B2B DB를 온라인에서 자동으로 모으는 법

B2B 영업은 명단에서 시작합니다. 제품이 아무리 좋아도 보낼 곳이 없으면 아무 일도 일어나지 않습니다.

그런데 명단을 만드는 일이 생각보다 오래 걸립니다. 검색하고, 홈페이지를 열고, 연락처를 찾고, 표에 옮기고. 300곳이면 며칠이 갑니다.

이 글은 그 과정을 자동으로 하는 방법과, 자동으로 할 때 반드시 확인해야 할 것들을 정리한 것입니다.

B2B DB는 어디에 있나요?

대부분 이미 온라인에 공개돼 있습니다.

사업하는 사람은 자기 연락처를 인터넷에 올려 둡니다. 홈페이지에, 업소록에, 소개 페이지에. 이유는 하나입니다 — 연락을 받기 위해서입니다. 거래처를 찾고 있거나, 제안을 기다리고 있습니다.

즉 B2B DB를 모으는 일은 없는 정보를 캐내는 것이 아니라, 이미 공개된 정보를 조건에 맞게 찾아내는 일입니다.

문제는 그 정보가 흩어져 있다는 점입니다. 업체마다 다른 홈페이지에, 다른 자리에, 다른 형식으로 적혀 있습니다.

자동으로 모으려면 무엇이 필요한가요?

네 단계가 필요합니다. 하나라도 빠지면 쓸 수 없는 명단이 됩니다.

1단계 — 찾기. 키워드에 맞는 업체 후보를 모읍니다. 이때 키워드 하나로는 부족합니다. '정육점 서울'로 나오는 곳과 '축산물 판매장 서울'로 나오는 곳이 다릅니다. 같은 업종을 부르는 여러 말로 넓혀야 원하는 개수를 채울 수 있습니다.

2단계 — 열어 보기. 찾은 후보를 그대로 명단에 담으면 안 됩니다. 각 업체의 홈페이지를 실제로 열어 연락처를 찾아야 합니다. 이때 첫 화면만 보면 절반을 놓칩니다. '연락처'·'회사소개' 페이지까지 들어가야 이메일이 나오는 곳이 많습니다.

3단계 — 걸러내기. 모은 후보에는 업체가 아닌 것이 섞입니다. 뉴스 기사, 여러 업체를 모아 보여주는 목록 사이트, 관공서, 협회, 블로그 후기. 이것들을 걸러내지 않으면 명단의 상당 부분이 쓸모없습니다.

4단계 — 확인하기. 모은 이메일이 실제로 살아 있는 주소인지 확인해야 합니다. 이 단계를 건너뛰면 뒤에서 큰 대가를 치릅니다(아래 참조).

걸러내기가 왜 중요한가요?

명단의 품질이 곧 영업 시간이기 때문입니다.

업체가 아닌 곳이 섞인 명단으로 메일을 보내면 두 가지를 잃습니다. 첫째, 그 메일에 쓴 시간과 비용입니다. 둘째, 엉뚱한 곳에 영업 메일을 보낸 인상입니다.

걸러내야 할 것은 대체로 이렇습니다.

여기서 한 가지 주의할 점이 있습니다. 걸러내는 기준이 업종마다 다릅니다. 치과에서 잘 통하던 기준이 보험설계사에서는 안 통합니다. 그래서 명단 수집 도구를 고르실 때는 자기 업종이 아닌 다른 업종으로도 한 번 돌려 보시는 것이 가장 확실한 검사입니다.

죽은 주소를 보내면 어떻게 되나요?

멀쩡한 주소로 보낸 메일까지 스팸함으로 갑니다.

이게 명단 품질에서 가장 중요한 부분입니다. 없는 주소로 메일을 보내면 반송됩니다. 반송이 쌓이면 메일 회사(구글·네이버)는 "이 사람은 명단을 검증하지 않고 뿌린다"고 판단합니다. 그때부터는 살아 있는 주소로 보낸 메일도 상대방 스팸함으로 들어갑니다.

그래서 보내기 전에 확인해야 합니다. 방법은 메일을 보내지 않고 상대 메일 서버에 "이 주소로 보낼 건데 받나요?"라고 물어보는 것입니다. 받는 분에게는 아무것도 가지 않습니다.

이메일 주소가 살아있는지 확인하는 도구를 로그인 없이 쓰실 수 있습니다. 결과를 읽는 법은 이메일 주소 확인하는 법에 정리했습니다.

지역을 정확히 맞추려면?

주소를 먼저 보고, 주소가 없을 때만 전화번호를 봅니다.

'경기도 인테리어 업체'를 찾는데 서울 업체가 섞이면 그만큼 낭비입니다. 지역을 확인하는 근거는 두 가지인데, 순서가 중요합니다.

주소가 있으면 주소가 답입니다. 업체가 적어 둔 주소만큼 확실한 것이 없습니다.

주소가 없으면 그 지역에만 쓰는 전화번호를 봅니다. 서울 02, 경기 031 같은 국번입니다. 다만 전국 대표번호(1588 등)나 예전 번호를 쓰는 곳이 있어, 번호만 보고 거르면 멀쩡한 업체를 버립니다.

둘 다 없으면 저장하지 않는 것이 맞습니다. 모이는 개수는 줄지만, 엉뚱한 지역이 섞인 명단보다 낫습니다.

업체 후보는 어디서 찾나요?

업체 이름과 주소가 이미 정리된 자료에서 시작하는 것이 좋습니다. 검색 결과 화면에서 시작하면 앞에서 본 뉴스 기사·목록 사이트·블로그 후기가 함께 나와, 걸러내는 데 시간이 더 듭니다.

정리된 자료는 대체로 세 가지입니다.

어느 자료든 연락처는 업체 홈페이지에서 한 번 더 확인하는 편이 안전합니다. 홈페이지는 업체가 직접 고쳐 두는 곳이라, 자료에 적힌 연락처보다 지금 쓰는 연락처일 가능성이 큽니다.

Outreach도 이런 공개 자료에서 업체를 찾습니다. 그래서 자료에 없는 지역이나 업종은 결과가 적거나 없을 수 있습니다. 사람이 검색해서 하나씩 모으면 한 곳당 1~2분, 300곳이면 5~10시간이 걸린다는 계산은 B2B 고객 DB 모으는 4가지 방법에 적었습니다.

이메일이 없는 업체는 명단에서 빼야 하나요?

메일만 보낼 계획이면 빼는 것이 맞고, 전화번호나 인스타그램 아이디도 받을 계획이면 남겨 두는 것이 맞습니다. 저희가 잰 식당 업종에서는 이메일을 공개하지 않은 곳이 절반을 넘었기 때문에, 이 선택에 따라 모이는 개수가 크게 달라집니다.

저희 실측으로 미국 조지아의 한식당 229곳 중 이메일이 있는 곳은 4곳이었습니다. 파리의 한식 업체 후보 74곳에서는 48곳(65%)이 이메일을 전혀 찾지 못했습니다. 식당처럼 전화로 손님을 받는 업종은 이메일이 드뭅니다.

더 깊이 찾아도 크게 늘지 않았습니다. 독일·프랑스 업체 사이트에 흔히 있는 사업자 고지 페이지에 이메일이 있는지 14곳을 다시 확인해 보니 더 찾은 곳은 0곳이었습니다. 유럽에서 홈페이지 주소를 찾아낸 169곳 가운데서도 127곳(75%)은 사이트에 이메일이 없었습니다. 이메일이 없는 것은 찾는 방법의 문제라기보다 업체가 공개하지 않은 경우가 대부분이라는 뜻입니다.

Outreach에서는 이메일·전화번호·인스타그램 아이디마다 '안 받음', '있으면 받기', '꼭 있어야 함'을 고릅니다. 이메일을 '꼭 있어야 함'으로 두면 이메일이 없는 곳은 저장하지 않고, '있으면 받기'로 두면 전화번호나 인스타그램 아이디만 있는 곳도 받습니다. 받은 정보만큼만 토큰이 쓰이고 찾지 못한 정보에는 토큰이 쓰이지 않으므로, 이메일이 없는 곳을 받아도 이메일 몫의 토큰은 나가지 않습니다.

명단을 사는 것과 뭐가 다른가요?

파는 명단에는 두 가지 한계가 있습니다.

언제 모은 것인지 알 수 없습니다. 업체 연락처는 빠르게 낡습니다. 가게가 문을 닫거나 담당자가 바뀌면 그 주소는 죽습니다. 앞에서 본 반송 문제가 바로 여기서 시작됩니다.

조건이 안 맞습니다. 파는 명단은 '제조업 1,000곳' 같은 덩어리입니다. "경기도에서 인테리어 시공하는 곳 중 이메일이 있는 곳"처럼 좁히면 그런 명단이 없습니다.

직접 모으면 이 두 가지가 해결됩니다. 모으는 그 순간의 정보이고, 조건을 내가 정합니다.

모은 다음에는 무엇을 해야 하나요?

명단이 있어도 보내는 쪽 준비가 안 돼 있으면 스팸함으로 갑니다. 보내기 전에 보내는 주소의 인증 설정부터 확인하십시오.

보내는 주소의 인증 설정. 받는 쪽은 "이 메일이 정말 그 회사에서 보낸 것인가"를 확인합니다. 확인할 방법이 없으면 내용과 무관하게 스팸함으로 보냅니다. 보내는 주소 건강검진에서 주소만 넣으면 바로 나옵니다. 설정하는 순서는 SPF·DKIM·DMARC 설정법에 적었습니다.

자세한 내용은 콜드메일이 스팸함에 안 가게 하는 법에 정리했습니다.

Outreach로 하면 무엇이 달라지나요?

위의 네 단계를 한 자리에서, 사장님 대신 합니다. 사장님이 정하실 것은 어디서 무엇을 몇 곳 찾을지와 어떤 연락처를 받을지뿐입니다.

키워드와 지역을 넣으면 조건에 맞는 업체를 찾고, 홈페이지를 열어 이메일·전화번호·인스타그램 아이디를 모으고, 업체가 아닌 곳은 걸러냅니다. 저장하기 전에 이메일이 살아 있는 주소인지 확인하고, 찾지 못한 정보에는 비용을 받지 않습니다.

실제 화면에서는 프로젝트 하나에 네 단계가 차례로 놓여 있습니다.

1. 어디서 찾을지 정합니다. '어디서 찾을까요'에서 국내 또는 해외를 고르고, 업종 키워드(예: 경기도 인테리어)를 적은 뒤 키워드 줄 오른쪽에 목표 개수를 정합니다. 키워드 설정에서 입력한 업종과 지역, 목표 개수를 수집 전에 확인하실 수 있습니다.
2. 받을 정보를 고릅니다. 이메일·전화번호·인스타그램 아이디·링크드인을 각각 '안 받음 / 있으면 받기 / 꼭 있어야 함' 중에서 고릅니다. 비용 줄에 업체 최대 몇 곳인지와 '받은 정보만큼 토큰이 쓰입니다'라는 안내가 먼저 나오고, 확인하신 뒤 '수집 시작'을 누르시면 됩니다.
3. 결과 표를 봅니다. 업체명·이메일·전화번호·인스타그램 아이디·어디서 찾았는지가 한 줄에 정리됩니다. '보낼 목록 바꾸기' 메뉴로 보낼 곳을 고르고, '엑셀로 내려받기'로 표를 받아 가실 수도 있습니다.
4. 보냅니다. 문구를 쓰면 업체 이름 같은 칸이 자동으로 채워지고, '지금 발송' 또는 '나중에 보내기'(예약)를 고릅니다. 이메일은 사장님의 이메일 계정을 연결해 한 통 보내고 10분쯤 쉬면서 천천히 보냅니다.

보낸 뒤에도 할 일이 이어집니다. 답장이 없는 곳에는 메뉴의 '자동 후속 메일'로 정해 둔 간격에 다시 보낼 수 있고, 자주 쓰는 문구는 '저장 문구'에 넣어 두고 꺼내 쓸 수 있습니다. 프로젝트의 '성과 보기'를 누르면 모은 수 → 보낸 수 → 답장 수가 단계 그래프로 나와, 어느 단계에서 많이 줄어드는지 한눈에 보입니다.

토큰은 받은 연락처 정보만큼, 이메일은 보낸 만큼 쓰입니다. 전달이 안 된 발송은 토큰을 돌려드리고, 무료 요금제로 매달 토큰이 들어옵니다.

해외도 됩니다. 나라와 주·도를 고르면 그 지역이 확실한 곳만 저장합니다. 해외 명단을 모으는 구체적인 방법은 해외 B2B DB 수집하는 법에 적었습니다.

가입하시면 무료 토큰이 들어오므로, 먼저 한 지역·한 업종으로 작게 돌려 보시길 권합니다.