Bán hàng B2B bắt đầu từ một danh sách. Dù sản phẩm của bạn tốt đến đâu, sẽ không có gì xảy ra cho đến khi bạn biết nên liên hệ với ai.
Lập danh sách đó bằng tay chậm hơn hầu hết mọi người nghĩ: tìm kiếm, tải từng website, tìm thông tin liên hệ, dán vào bảng tính, rồi lặp lại. Với 1 đến 2 phút cho mỗi doanh nghiệp, 300 doanh nghiệp tốn nhiều ngày thời gian rảnh.
Bài viết này giải thích cách thu thập dữ liệu liên hệ B2B tự động từ các nguồn web công khai — những bước mà một quy trình tốt cần có, những gì cần lọc bỏ và những gì cần kiểm tra trước khi gửi đi dù chỉ một email. Bài viết dựa trên những gì chúng tôi (Outreach) đã đo được trong lúc xây dựng quy trình thu thập của riêng mình.
Dữ liệu liên hệ B2B thực sự đến từ đâu?
Phần lớn đã được công khai. Các doanh nghiệp đặt email và số điện thoại của họ trên website, trong các danh bạ và trên trang Giới thiệu vì một lý do: họ muốn được liên hệ — bởi khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
Vì vậy, việc thu thập khách hàng tiềm năng B2B tự động không phải là đào bới thông tin ẩn. Đó là tìm các thông tin liên hệ công khai khớp với tiêu chí của bạn, một cách đáng tin cậy và ở quy mô lớn.
Phần khó là dữ liệu này nằm rải rác. Mỗi doanh nghiệp có một website khác nhau, liệt kê thông tin ở một nơi khác nhau và định dạng chúng theo cách khác nhau. Một nơi đặt email ở chân trang; một nơi khác giấu nó trong trang Liên hệ; một doanh nghiệp ở Đức có thể liệt kê nó trên trang Impressum của họ.
Việc thu thập thông tin liên hệ tự động cần những bước nào?
Bốn bước: tìm, truy cập, lọc và xác minh. Bỏ qua bất kỳ bước nào thì danh sách sẽ khó sử dụng.
Bước 1 — Tìm. Thu thập các doanh nghiệp ứng viên khớp với từ khóa của bạn. Một từ khóa hiếm khi đủ: cùng một ngành có nhiều tên gọi, và mỗi tên gọi tìm ra những doanh nghiệp khác nhau. Để đạt số lượng mục tiêu, hãy mở rộng sang các thuật ngữ khác nhau mà mọi người dùng cho cùng một loại doanh nghiệp.
Bước 2 — Truy cập. Đừng lưu các ứng viên nguyên trạng. Hãy tải website của từng doanh nghiệp và tìm thông tin liên hệ — và đừng dừng lại ở trang chủ. Trong các thử nghiệm của chúng tôi trên các doanh nghiệp ở Đức, chỉ kiểm tra trang chủ thì tìm được email của 10 trên 24 doanh nghiệp. Kiểm tra thêm các trang Liên hệ và Giới thiệu đã nâng con số đó lên 16 trên 24 (67%), và thời gian trung bình cho mỗi website giảm từ 22 giây xuống còn 14.9 giây.
Bước 3 — Lọc. Danh sách ứng viên bao gồm cả những thứ không phải doanh nghiệp. Nếu để nguyên, chúng sẽ lãng phí email và khiến hoạt động tiếp cận của bạn trông cẩu thả.
Bước 4 — Xác minh. Hãy kiểm tra xem các email bạn thu thập có phải là địa chỉ thật, có thể nhận thư hay không. Bỏ qua bước này sẽ tốn kém về sau — xem bên dưới.
Nên lọc bỏ những gì khỏi một danh sách khách hàng tiềm năng thu thập tự động?
Bất cứ thứ gì không phải là một doanh nghiệp thật, riêng lẻ. Trong một đợt kết quả tìm kiếm mà chúng tôi xem lại, chỉ có 17 trên 30 là doanh nghiệp thực sự. Phần còn lại là các bài báo, trang danh bạ liệt kê, cơ quan chính phủ và hiệp hội.
| Cần lọc bỏ | Cách nhận biết |
|---|---|
| Bài báo | URL chứa /news/ hoặc đường dẫn kiểu bài viết; tiêu đề đọc như một dòng tít báo |
| Trang danh bạ liệt kê | Tiêu đề kiểu “[Ngành] tốt nhất ở [thành phố]”; liên hệ của nhiều doanh nghiệp trên một trang |
| Cơ quan chính phủ và hiệp hội | Trong tên có “Thành phố…”, “Sở…”, “Hiệp hội”, “Phòng thương mại” |
| Trang sản phẩm | URL chứa /product/ hoặc /goods/ — tên sản phẩm bị lưu thành tên doanh nghiệp |
| Trang đích SEO | Tiêu đề kiểu “[Dịch vụ] được đánh giá cao nhất ở [khu vực]” thay vì tên doanh nghiệp thật |
Một cảnh báo quan trọng: các quy tắc lọc hiệu quả ở một ngành sẽ thất bại ở ngành khác. Trong các thử nghiệm của chính chúng tôi, sau nhiều vòng tinh chỉnh trên các phòng khám nha khoa và bất động sản, tỷ lệ lỗi là 3.3%. Chuyển sang các bác sĩ nắn xương khớp và đại lý bảo hiểm đã nâng tỷ lệ này lên 27%, một phần vì các tên doanh nghiệp được tạo từ tên miền (như parkridgechiropractic.com) cần có từ chỉ ngành để được tách đúng.
Vì vậy, khi bạn đánh giá bất kỳ công cụ thu thập khách hàng tiềm năng nào, hãy chạy nó một lần trên một ngành không phải của bạn. Đó là phép thử rẻ nhất cho thấy các quy tắc của nó thực sự tổng quát đến mức nào.
Điều gì xảy ra nếu bạn gửi email đến những địa chỉ không tồn tại?
Email của bạn gửi đến các địa chỉ hợp lệ cũng bắt đầu rơi vào thư rác. Đây là vấn đề chất lượng danh sách quan trọng nhất, và rất dễ bị đánh giá thấp.
Một email gửi đến địa chỉ không tồn tại sẽ bị trả lại. Khi thư bị trả lại dồn lại, các nhà cung cấp hộp thư coi đó là một người gửi không kiểm tra danh sách của mình. Từ đó trở đi, ngay cả những thư gửi đến các địa chỉ thật, đang hoạt động cũng dễ rơi vào thư mục thư rác của người nhận hơn.
Đó là lý do bạn xác minh trước khi gửi. Phương pháp: hỏi máy chủ email của người nhận xem nó có chấp nhận thư cho địa chỉ đó hay không, mà không thực sự gửi một thư nào. Người nhận không nhận được gì cả.
Có những giới hạn. Một số máy chủ chấp nhận thư cho mọi địa chỉ (thiết lập “catch-all”), và một số từ chối trả lời câu hỏi đó. Trong những trường hợp đó, câu trả lời trung thực là “không thể xác nhận” chứ không phải “hợp lệ.” Bạn có thể thử mà không cần đăng ký bằng công cụ kiểm tra địa chỉ email miễn phí của chúng tôi; phần giải thích đầy đủ nằm trong cách kiểm tra một địa chỉ email có tồn tại hay không.
Làm sao để đảm bảo kết quả khớp với khu vực bạn yêu cầu?
Hãy kiểm tra địa chỉ đường phố trước. Chỉ dùng số điện thoại khi không có địa chỉ. Nếu không có cả hai, đừng lưu doanh nghiệp đó.
Nếu bạn nhắm đến các nhà thầu nội thất ở một bang và các doanh nghiệp từ bang bên cạnh lọt vào, thì mỗi email trong số đó đều là lãng phí. Thứ tự của bằng chứng rất quan trọng.
Nếu có địa chỉ, địa chỉ quyết định. Không gì đáng tin cậy hơn địa chỉ mà chính doanh nghiệp công bố.
Nếu không có địa chỉ, hãy xem các số điện thoại đặc trưng theo khu vực — mã vùng được cấp cho khu vực đó. Nhưng hãy cẩn thận: số miễn phí cước và số được giữ lại từ địa điểm cũ rất phổ biến. Trong một đợt thu thập 50 doanh nghiệp ở Georgia, có 4 doanh nghiệp dùng số của bang khác (877, 561, 916, 855). Chúng tôi kiểm tra thủ công từng website, và cả bốn đều có địa chỉ ở Georgia. Nếu lọc theo số điện thoại trước, chúng tôi đã loại bỏ bốn doanh nghiệp hợp lệ.
Nếu không có cả hai, đừng lưu. Bạn thu thập được ít doanh nghiệp hơn, nhưng một danh sách không có mục sai khu vực có giá trị hơn.
Nên tìm các doanh nghiệp ứng viên ở đâu?
Hãy bắt đầu từ những nguồn mà tên và địa chỉ doanh nghiệp đã được tổ chức sẵn. Nếu bạn bắt đầu từ một trang kết quả tìm kiếm, bạn cũng sẽ nhận được các bài báo, trang danh bạ liệt kê và bài đánh giá trên blog đã nêu ở trên, và việc lọc chúng ra tốn thêm thời gian.
Các nguồn có tổ chức thường thuộc ba loại:
| Nguồn | Chứa gì | Cần lưu ý gì |
|---|---|---|
| Hồ sơ kinh doanh của chính phủ | Tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ mà doanh nghiệp đã đăng ký | Chỉ bao gồm các doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký, và thông tin liên hệ thay đổi sau khi đăng ký có thể không được cập nhật |
| Dữ liệu bản đồ công khai | Tên và địa chỉ cửa hàng; một số mục có kèm website | Thiên về các doanh nghiệp xuất hiện trên bản đồ, như nhà hàng và cửa hàng, và hiếm khi có địa chỉ email |
| Danh bạ doanh nghiệp | Các doanh nghiệp được liệt kê theo khu vực và danh mục | Có tên trong danh bạ không có nghĩa là doanh nghiệp đó khớp với tiêu chí của bạn |
Dù nguồn nào, an toàn hơn là xác nhận thông tin liên hệ trên website riêng của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp tự cập nhật website của mình, nên thông tin ở đó có nhiều khả năng là thông tin họ đang dùng hiện nay hơn bất cứ điều gì mà một hồ sơ hay một mục liệt kê ghi.
Outreach cũng tìm doanh nghiệp trong các nguồn công khai như thế này, nên với một khu vực hoặc ngành mà các nguồn đó không bao phủ, kết quả có thể ít hoặc không có. Làm thủ công — tìm kiếm, tải từng website, sao chép thông tin — mất khoảng 1 đến 2 phút cho mỗi doanh nghiệp, hoặc 5 đến 10 giờ cho 300 doanh nghiệp; chúng tôi so sánh các cách làm thủ công trong 4 cách tìm thông tin liên hệ B2B khi bạn khởi nghiệp một mình.
Thu thập tự động khác gì so với mua một danh sách khách hàng tiềm năng?
Bạn có dữ liệu hiện tại khớp chính xác với tiêu chí của bạn. Danh sách mua sẵn có hai vấn đề vốn có.
Bạn không biết chúng được thu thập khi nào. Dữ liệu liên hệ doanh nghiệp bị lỗi thời khi cửa hàng đóng cửa và nhân viên thay đổi. Các địa chỉ cũ trở thành địa chỉ đã chết, và địa chỉ đã chết gây ra vấn đề thư bị trả lại nêu ở trên.
Chúng hiếm khi khớp với tiêu chí của bạn. Các danh sách mua sẵn chia thành những mảng rộng như “1.000 nhà sản xuất.” Hãy yêu cầu “nhà thầu nội thất trong một bang có công khai địa chỉ email” và sẽ không có danh sách như vậy bán sẵn.
Thu thập trực tiếp giải quyết cả hai vấn đề: dữ liệu mới đúng như thời điểm nó được thu thập, và bạn đặt ra các điều kiện — bao gồm đặt một trường thông tin liên hệ là bắt buộc, để các doanh nghiệp không có email hoàn toàn không được lưu.
Bạn nên kiểm tra gì trước khi gửi đến danh sách đã thu thập?
Việc xác thực tên miền gửi của bạn, và trạng thái của từng địa chỉ. Một danh sách tốt vẫn rơi vào thư rác nếu thiết lập gửi của bạn chưa sẵn sàng.
Xác thực tên miền gửi. Các máy chủ nhận kiểm tra xem một thư có thực sự đến từ tên miền của bạn hay không bằng SPF, DKIM và DMARC. Hướng dẫn dành cho người gửi của Google yêu cầu SPF hoặc DKIM từ mọi người gửi, và DMARC từ người gửi hàng loạt. Hãy kiểm tra tên miền của bạn bằng công cụ kiểm tra miễn phí cho thiết lập người gửi của chúng tôi, và xem thiết lập SPF, DKIM và DMARC để biết các bước.
Address status (Trạng thái địa chỉ). Hãy kiểm tra mọi địa chỉ trong danh sách trước lần gửi đầu tiên, chứ không phải sau khi thư bị trả lại xuất hiện. Công cụ kiểm tra địa chỉ email miễn phí của chúng tôi hỏi máy chủ email của người nhận xem một địa chỉ có tồn tại hay không mà không gửi bất cứ thứ gì, và cho bạn biết địa chỉ đó tồn tại, không tồn tại hay không thể xác minh.
Phần liên quan đến khả năng chuyển thư đến hộp thư — bao gồm ngưỡng thư rác duy nhất mà Google công bố — được trình bày trong vì sao cold email rơi vào thư rác.
Outreach tự động hóa việc này như thế nào?
Outreach thực hiện cả bốn bước ở một nơi. Bạn quyết định tìm ở đâu, tìm gì, muốn bao nhiêu doanh nghiệp và cần những thông tin liên hệ nào; phần còn lại diễn ra thay bạn.
Hãy nhập từ khóa và một khu vực, và Outreach tìm các doanh nghiệp phù hợp, truy cập website của họ để thu thập email, số điện thoại và tên người dùng Instagram, và lọc bỏ những mục không phải doanh nghiệp. Địa chỉ email được kiểm tra trước khi lưu. Với từng trường thông tin liên hệ, bạn chọn bỏ qua, thu thập nếu có hoặc bắt buộc.
Bạn bị tính phí theo từng thông tin liên hệ tìm được và không tính phí cho những thông tin không tìm thấy. Trước khi việc thu thập bắt đầu, bạn thấy chi phí tối đa có thể có dựa trên các trường bạn đã chọn.
Các khu vực ngoài Hàn Quốc cũng dùng được: hãy chọn một quốc gia và một bang hoặc tỉnh, và chỉ những doanh nghiệp đã xác nhận được vị trí mới được lưu. Để xem một ví dụ thực tế, hãy xem cách chúng tôi lập danh sách 305 doanh nghiệp do người Hàn Quốc sở hữu tại Mỹ. Bạn có thể gửi email từ cùng danh sách đó. Email được gửi từ Gmail đã kết nối của chính bạn, từng thư một với quãng nghỉ khoảng 10 phút giữa các thư, và hàng đợi gửi cho thấy từng địa chỉ là hợp lệ, chưa xác nhận hay không gửi được trước khi bất cứ thứ gì được gửi đi. Nếu một thư không được chuyển đến, credit của thư đó sẽ được hoàn lại cho bạn. Với những doanh nghiệp không trả lời, email theo dõi tự động có thể được gửi đi theo khoảng thời gian bạn đặt.
Tài khoản mới được tặng credit miễn phí khi đăng ký.
