Hãy tìm lời khuyên về khả năng chuyển cold email đến hộp thư và bạn sẽ gặp những quy tắc đầy tự tin: “30 email mỗi ngày là an toàn”, “Gmail sẽ cấm bạn nếu vượt quá giới hạn”, “chỉ cần bị chặn một lần là tên miền của bạn coi như hết.”
Khi chúng tôi (Outreach) kiểm tra tài liệu của chính Google và Yahoo, hầu hết các quy tắc đó đều không có nguồn chính thức. Một vài con số là thật và được công bố. Phần lớn là truyền miệng — hoặc là những con số thật bị chép sang sai ngữ cảnh.
Bài viết này trình bày những gì các nhà cung cấp hộp thư thực sự yêu cầu, con số nào thực sự khiến người gửi gặp rắc rối, và nên sửa gì trước tiên. Mọi con số dưới đây đều có liên kết đến trang chính thức mà nó được lấy từ đó.
Con số thư rác duy nhất mà Google thực sự công bố là gì?
Hãy giữ tỷ lệ khiếu nại thư rác của bạn dưới 0.3%. Hướng dẫn dành cho người gửi email của Google yêu cầu giữ tỷ lệ thư rác được báo cáo trong Postmaster Tools “dưới 0.10% và tránh để tỷ lệ thư rác từng đạt 0.30% trở lên.” Đó là ngưỡng gửi duy nhất mà Google công bố như một quy tắc cho mọi người gửi.
Yahoo đặt ra cùng một ngưỡng. Các thực hành tốt nhất dành cho người gửi của Yahoo nêu rõ: “Hãy giữ tỷ lệ thư rác của bạn dưới 0.3%.”
Bây giờ hãy quy đổi điều đó ra số thư thực tế. Gửi 300 email, nhận một báo cáo thư rác, và bạn đã ở mức 0.33% — vượt ngưỡng rồi.
Đó là lý do số lượng gửi không phải là tác nhân kích hoạt; nó là yếu tố khuếch đại. Dù bạn gửi 40 hay 300 email, điều đẩy bạn vượt ngưỡng là việc mọi người nhấp vào “Báo cáo thư rác.” Gửi nhiều hơn chỉ cho nhiều người hơn cơ hội làm điều đó.
Google và Yahoo yêu cầu gì từ mọi người gửi?
Cả hai nhà cung cấp đều yêu cầu xác thực, DNS hợp lệ, định dạng thư chuẩn và tỷ lệ thư rác thấp — từ mọi người gửi, không chỉ những người gửi với khối lượng lớn. Các yêu cầu của Google có hiệu lực từ ngày 1 tháng 2 năm 2024.
| Yêu cầu | Google (mọi người gửi) | Yahoo (mọi người gửi) |
|---|---|---|
| Xác thực | SPF hoặc DKIM | Tối thiểu SPF hoặc DKIM |
| DNS | DNS xuôi và DNS ngược hợp lệ (PTR) | DNS xuôi và DNS ngược hợp lệ |
| Tỷ lệ thư rác | Dưới 0.3% (nên nhắm dưới 0.1%) | Dưới 0.3% |
| Định dạng | RFC 5322 | RFC 5321 và 5322 |
| Khác | Kết nối TLS; không giả mạo tiêu đề From: của Gmail | — |
Google cũng lưu ý rằng việc gửi đến các tài khoản Gmail cá nhân yêu cầu khóa DKIM từ 1024 bit trở lên.
Nếu bạn gửi từ tên miền của riêng mình, bạn có thể kiểm tra SPF, DKIM và DMARC chỉ trong vài giây bằng công cụ kiểm tra miễn phí cho thiết lập người gửi của chúng tôi. Phần thiết lập từng bước nằm trong hướng dẫn thiết lập SPF, DKIM và DMARC của chúng tôi.
Khi nào bạn được tính là người gửi hàng loạt, và điều gì thay đổi?
Bạn trở thành người gửi hàng loạt khi gửi hơn 5.000 thư đến các tài khoản Gmail cá nhân trong một ngày — và Google nói rằng trạng thái đó là vĩnh viễn. Người gửi hàng loạt phải đáp ứng thêm các yêu cầu bổ sung ngoài những yêu cầu ở trên.
Từ phần câu hỏi thường gặp về hướng dẫn dành cho người gửi của Google:
- “Những người gửi đáp ứng các tiêu chí trên ít nhất một lần sẽ vĩnh viễn được coi là người gửi hàng loạt.”
- “Khi tính giới hạn 5.000 thư, chúng tôi đếm tất cả thư được gửi từ cùng một tên miền chính.” Nhiều hộp thư trên một tên miền được cộng dồn lại.
Các yêu cầu bổ sung dành cho người gửi hàng loạt:
- DMARC được thiết lập cho tên miền gửi.
- Alignment (căn chỉnh tên miền): tên miền trong tiêu đề From: phải khớp với tên miền SPF hoặc tên miền DKIM.
- Hủy đăng ký chỉ bằng một cú nhấp cho các thư tiếp thị, cùng một liên kết hủy đăng ký hiển thị rõ ràng. Google khuyến nghị xử lý các yêu cầu hủy đăng ký trong vòng 48 giờ; Yahoo nói trong vòng 2 ngày.
Việc thực thi đang ngày càng chặt chẽ hơn. Phần câu hỏi thường gặp của Google nêu: “Bắt đầu từ tháng 11 năm 2025, Gmail đang tăng cường thực thi đối với lưu lượng không tuân thủ”, bao gồm cả việc từ chối tạm thời và vĩnh viễn.
Hầu hết những người gửi cold email một mình không bao giờ đạt đến 5.000 thư mỗi ngày. Nhưng việc thiết lập DMARC và một cách hủy đăng ký dễ dàng ngay từ ngày đầu tốn rất ít chi phí và loại bỏ một lý do khiến người nhận nhấp vào “Báo cáo thư rác.”
Vượt quá giới hạn gửi hằng ngày của Gmail có khiến tài khoản của bạn bị cấm không?
Không. Một tài khoản Gmail có thể gửi tối đa 500 email mỗi ngày, và nếu bạn vượt quá, trang giới hạn gửi của Google nêu rằng “bạn sẽ có thể gửi email trở lại trong vòng 1 đến 24 giờ.” Đó là một lần tạm dừng, không phải lệnh cấm.
Đây là chỗ nhiều bài viết nhầm lẫn hai sự kiện khác nhau:
| Điều gì xảy ra | Kết quả |
|---|---|
| Bạn vượt quá 500 email trong một ngày | Việc gửi bị tạm dừng; tự động được gỡ trong vòng 1–24 giờ |
| Báo cáo thư rác dồn dập | Khả năng chuyển thư đến giảm và thư của bạn có thể bị hạn chế hoặc từ chối — đây mới là điều thực sự gây hại cho người gửi |
Cũng trang đó đặt ra một giới hạn riêng là 500 người nhận trong một email. Giới hạn này nói về số người mà một thư được gửi đến, không phải số thư bạn gửi mỗi ngày. Cold email thường được gửi đến từng người nhận một, nên giới hạn này hiếm khi áp dụng.
Vậy mỗi ngày gửi bao nhiêu cold email thì an toàn?
Google chưa bao giờ công bố một con số nào. Bất kỳ bài viết nào nêu ra một khối lượng gửi hằng ngày “an toàn” đều chỉ đang nêu ý kiến, không phải quy tắc của Google.
Điều Google thực sự cho thấy là họ theo dõi những thay đổi đột ngột. Tài liệu tham khảo về lỗi SMTP của Google có những thông báo như:
421 4.7.28 Gmail đã phát hiện tốc độ gửi email bất thường. Để bảo vệ người dùng khỏi thư rác, email đã bị giới hạn tốc độ tạm thời.
“Bất thường” có nghĩa là có một sự so sánh. Google không nói họ so sánh với cái gì, và họ không công bố ngưỡng đó. Vì vậy những bảng kiểu như “một tên miền được bao nhiêu ngày tuổi thì có thể gửi an toàn bấy nhiêu email” không có cơ sở chính thức.
Vì một đợt tăng đột ngột về khối lượng có thể khiến việc gửi của bạn bị tạm dừng, thói quen an toàn là bắt đầu từ ít và tăng dần. Outreach cũng giãn nhịp gửi để bảo vệ tài khoản email mà bạn dùng để gửi: gửi một email, nghỉ khoảng 10 phút trước email tiếp theo, và giữ một giới hạn hằng ngày.
Hai con số duy nhất được công bố là những con số ở trên: 500 email mỗi ngày cho một tài khoản Gmail, và tỷ lệ thư rác dưới 0.3%.
Bạn có thể xem tỷ lệ khiếu nại thư rác của chính mình ở đâu?
Trong Google Postmaster Tools — nhưng chỉ dành cho một tên miền mà bạn sở hữu và đã xác minh. Nếu bạn gửi từ một địa chỉ @gmail.com, sẽ không có bảng điều khiển nào dành cho bạn, vì bạn không thể xác minh gmail.com.
Trang thiết lập Postmaster Tools của Google nêu rằng công cụ này “sẽ không hiển thị thông tin về email của bạn cho đến khi tên miền của bạn được xác minh.” Công cụ này cũng cảnh báo rằng dữ liệu có thể bị thiếu vào những ngày khối lượng gửi của bạn quá thấp, nhằm bảo vệ quyền riêng tư của người dùng.
Đây là phần gây nản nhất của cold email: ngưỡng là có thật, nhưng với một người gửi nhỏ thì đồng hồ đo thường để trống. Nếu bạn có một tên miền công ty, hãy xác minh nó dù sao. Vào những ngày có đủ khối lượng gửi, bạn sẽ thấy tỷ lệ thư rác thực tế và kết quả xác thực của mình thay vì phải đoán.
Nên sửa gì trước tiên để giữ cold email không rơi vào thư rác?
Xác thực trên tên miền gửi của bạn — trước cả khối lượng, thời điểm hay nội dung. Nếu một máy chủ nhận không thể xác minh rằng một thư thực sự đến từ tên miền của bạn, nội dung sẽ không cứu được nó.
Ba bản ghi DNS làm công việc này:
- SPF liệt kê những máy chủ nào được phép gửi thư cho tên miền của bạn.
- DKIM thêm một chữ ký chứng minh thư không bị thay đổi trong quá trình truyền.
- DMARC cho bên nhận biết phải làm gì khi kiểm tra SPF hoặc DKIM thất bại, và gắn chúng với tên miền From: của bạn.
Cả ba đều là bản ghi TXT mà bạn thêm vào nơi DNS của tên miền bạn được quản lý. Hãy kiểm tra trạng thái hiện tại của chúng bằng công cụ kiểm tra miễn phí cho thiết lập người gửi của chúng tôi. Nếu bạn gửi từ một địa chỉ @gmail.com thông thường, Google sẽ lo phần này cho bạn.
Điều thứ hai cần sửa là danh sách của bạn. Gửi đến những địa chỉ không tồn tại sẽ tạo ra thư bị trả lại. Khi thư bị trả lại dồn lại, các nhà cung cấp hộp thư coi đó là một người gửi không giữ danh sách sạch, và thư của bạn gửi đến các địa chỉ hợp lệ cũng có thể rơi vào thư rác. Trước khi gửi, bạn có thể kiểm tra một địa chỉ bằng công cụ kiểm tra địa chỉ email miễn phí của chúng tôi, công cụ này hỏi máy chủ email của người nhận mà không gửi bất cứ thứ gì. Xem thêm về điều này trong cách kiểm tra một địa chỉ email có tồn tại hay không.
Thứ ba: hãy làm cho việc hủy đăng ký trở nên dễ dàng. Nếu mọi người không tìm được lối thoát, họ sẽ dùng nút thư rác thay thế — và tỷ lệ thư rác chính là con số khiến người gửi bị hạn chế.
Tóm tắt ngắn gọn
- Ngưỡng thư rác duy nhất mà Google và Yahoo công bố là tỷ lệ khiếu nại thư rác dưới 0.3% (Google khuyến nghị dưới 0.1%).
- Vượt quá 500 email mỗi ngày trên Gmail sẽ tạm dừng việc gửi trong 1 đến 24 giờ. Đó không phải là lệnh cấm tài khoản.
- Gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày đến Gmail khiến bạn vĩnh viễn trở thành người gửi hàng loạt, với yêu cầu bắt buộc về DMARC và hủy đăng ký bằng một cú nhấp.
- Không có khối lượng cold email hằng ngày “an toàn” chính thức nào. Những đợt tăng đột ngột mới là thứ trông bất thường.
- Hãy sửa SPF, DKIM và DMARC trước, rồi làm sạch danh sách, rồi làm cho việc hủy đăng ký dễ dàng.
Outreach thêm thông tin người gửi của bạn và một liên kết hủy đăng ký vào cuối mỗi email, đồng thời tự động giãn nhịp gửi để bảo vệ tài khoản email của bạn. Outreach chỉ gửi cho các doanh nghiệp Hàn Quốc sau khi bạn đánh dấu rằng bạn đã xác nhận người nhận đã đồng ý trước hoặc trường hợp ngoại lệ được áp dụng. Trường hợp ngoại lệ là khi bạn nhận được thông tin liên hệ của người nhận trực tiếp thông qua một giao dịch và bạn quảng cáo cùng loại hàng hóa hoặc dịch vụ trong vòng 6 tháng sau khi giao dịch đó kết thúc. Để lập chính danh sách đó, hãy xem cách thu thập dữ liệu liên hệ B2B tự động. Để có cách diễn đạt cold email mà bạn có thể điều chỉnh, hãy xem các mẫu cold email B2B.
