Nhiều mẫu cold email trên mạng đi kèm một tỷ lệ phản hồi được hứa hẹn. Chúng tôi (Outreach) sẽ không làm vậy. Tỷ lệ phản hồi phụ thuộc vào việc bạn viết cho ai, bạn cung cấp gì và danh sách của bạn tốt đến đâu — và một con số thiếu bối cảnh đó không cho bạn biết gì về chiến dịch của chính bạn.
Điều chúng tôi có thể cho bạn là lý lẽ đằng sau. Dưới đây là năm mẫu cold email B2B cho những tình huống mà các đội bán hàng gặp thường xuyên nhất, mỗi mẫu đều kèm theo lý do vì sao nó được xây dựng như vậy. Khi hiểu các lý do đó, bạn có thể điều chỉnh bất kỳ mẫu nào cho phù hợp với thị trường của mình thay vì sao chép những câu chữ được viết cho thị trường của người khác.
Các mẫu dùng chỗ trống đặt trong {{double_braces}}. Hãy thay thế từng chỗ một — một email đến tay người đọc mà vẫn còn {{first_name}} bên trong cho người đọc biết chính xác họ được quan tâm đến mức nào.
Điều gì khiến một cold email B2B hiệu quả?
Sự liên quan với người đọc, một yêu cầu rõ ràng và một cách dễ dàng để từ chối. Mọi thứ còn lại — độ dài, giọng điệu, dòng tiêu đề — đều phục vụ ba điều đó.
Một vài nguyên tắc xuyên suốt mọi mẫu bên dưới:
- Hãy bắt đầu bằng họ, không phải bạn. Dòng đầu tiên nên cho thấy bạn biết điều gì đó cụ thể về công ty của người đọc. “Chúng tôi là nhà cung cấp hàng đầu về...” là nói về bạn.
- Mỗi email chỉ một yêu cầu. Một người đọc phải chọn giữa “đặt lịch gọi,” “xem bản trình bày của chúng tôi” và “chuyển email này cho đúng người” thường sẽ không làm việc nào cả.
- Hãy làm cho câu trả lời thật nhỏ. “Có đáng để gọi 15 phút không?” có thể được trả lời bằng một từ. “Hãy cho tôi biết suy nghĩ của bạn” thì không.
- Hãy trung thực trong tiêu đề. Tiêu đề nên mô tả đúng nội dung thật của email. Những mánh như giả “Re:” bị phát hiện ngay khi người đọc xuống đến phần nội dung, và chúng làm mất niềm tin mà bạn không thể lấy lại.
- Luôn kèm theo cách từ chối nhận email. Nó cho người đọc không quan tâm một lựa chọn tốt hơn nút “Báo cáo thư rác”. Google và Yahoo đều yêu cầu người gửi giữ tỷ lệ thư rác dưới 0.3% — xem thêm ở bài vì sao cold email rơi vào thư rác.
Mẫu cold email đầu tiên tốt trông như thế nào?
Một email ngắn nêu rõ lý do cụ thể khiến bạn viết cho chính công ty này, nêu một kết quả cụ thể bạn có thể mang lại và đặt một câu hỏi có hoặc không.
Tiêu đề: {{specific_area}} của {{company}}
Chào anh/chị {{first_name}},
Tôi thấy rằng {{company}} {{quan sát cụ thể — ví dụ: đã mở thêm kho thứ hai ở Ohio vào mùa xuân này}}.
Chúng tôi giúp {{type_of_company}} {{kết quả cụ thể — ví dụ: rút ngắn thời gian tiếp nhận nhà cung cấp mới}}. {{Một câu dẫn chứng — tên một khách hàng cụ thể hoặc một kết quả cụ thể mà bạn có thể bảo chứng}}.
Anh/chị có thấy đáng để gọi 15 phút để xem điều này có phù hợp với {{company}} không?
{{your_name}} {{title}}, {{your_company}}
{{postal_address}} · Nếu anh/chị không muốn nhận thư từ tôi nữa, chỉ cần trả lời “không, cảm ơn” và tôi sẽ không gửi email nữa.
Vì sao hiệu quả:
- Tiêu đề nêu tên công ty của họ và một chủ đề, không phải sản phẩm của bạn. Nó cho người đọc biết email nói về điều gì mà không giả vờ là thứ khác.
- Dòng đầu tiên chứng minh đây không phải email gửi hàng loạt. Một quan sát cụ thể chỉ có thể được viết riêng cho họ.
- Một kết quả, không phải danh sách tính năng. Người đọc nên có thể nhắc lại bạn làm gì trong một câu sau khi đọc một lần.
- Dẫn chứng mà bạn có thể bảo vệ. Tên một khách hàng thật hoặc một kết quả bạn có thể chứng minh bằng tài liệu mạnh hơn một tính từ. Nếu chưa có, hãy bỏ dòng đó đi thay vì bịa ra.
- Phần chân thư làm hai việc. Địa chỉ bưu chính cho người đọc thấy bạn là một công ty thật, và cách từ chối nhận bằng ngôn ngữ đơn giản cho người đọc không hài lòng một lựa chọn thay cho nút thư rác.
Nên gửi email theo dõi như thế nào khi chưa có trả lời?
Hãy gửi một email theo dõi ngắn, bổ sung một thông tin mới và làm cho việc nói “không quan tâm” dễ dàng như nói “có.” Một email theo dõi chỉ nói “xin nhắc lại thư trước” thì không cho người đọc thêm lý do nào để trả lời.
Tiêu đề: {{tiêu đề giống email đầu tiên của bạn}}
Chào anh/chị {{first_name}},
Thêm một ý nữa về {{specific_area}} của {{company}}: {{thông tin mới, hữu ích — ví dụ: một ví dụ ngắn về cách một công ty tương tự đã xử lý cùng vấn đề này}}.
Nếu hiện tại đây chưa phải ưu tiên, một câu “để sau” nhanh gọn hoàn toàn không sao — tôi sẽ khép lại vấn đề này ở phía tôi.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Hãy trả lời “không, cảm ơn” để không nhận thư của tôi nữa.
Vì sao hiệu quả:
- Giữ nguyên tiêu đề ban đầu. Người đọc thấy cả hai email trong cùng bối cảnh, nên bạn đang tiếp nối một cuộc trao đổi — chứ không phải ngụy trang một email mới thành thư trả lời bằng một “Re:” giả.
- Mang lại giá trị thay vì áp lực. Một ví dụ hoặc góc nhìn mới cho người đọc một lý do để trả lời mà email đầu tiên không có.
- “Để sau” là một câu trả lời được chào đón. Một lời từ chối rõ ràng là hữu ích: nó cho bạn biết hãy dừng lại, và tốt hơn nhiều cho bạn so với sự im lặng rồi bị báo cáo thư rác.
- Vẫn kèm cách từ chối nhận. Mọi email trong chuỗi đều cho người đọc cùng một lối thoát dễ dàng, không chỉ email đầu tiên.
Nên theo dõi bao nhiêu lần, và cách nhau bao lâu? Không nhà cung cấp hộp thư nào công bố một quy tắc, và chúng tôi sẽ không bịa ra một quy tắc. Một phép thử hợp lý: nếu bạn thấy khó chịu khi tự mình nhận chuỗi email đó, thì như vậy là quá nhiều.
Làm sao để gửi cold email cho một công ty Hàn Quốc từ nước ngoài?
Hãy viết ngắn gọn, mở đầu và kết thúc bằng một lời chào tiếng Hàn, ghi giờ theo giờ chuẩn Hàn Quốc, và bắt đầu tiêu đề bằng “(광고)”, tiếng Hàn nghĩa là “(Quảng cáo).” Outreach tự động thêm nhãn đó khi bạn gửi cho các doanh nghiệp Hàn Quốc, nên bạn chỉ cần viết phần còn lại của tiêu đề. Outreach chỉ gửi cho các doanh nghiệp Hàn Quốc sau khi bạn đánh dấu rằng bạn đã xác nhận người nhận đã đồng ý trước hoặc trường hợp ngoại lệ được áp dụng. Trường hợp ngoại lệ là khi bạn nhận được thông tin liên hệ của người nhận trực tiếp thông qua một giao dịch và bạn quảng cáo cùng loại hàng hóa hoặc dịch vụ trong vòng 6 tháng sau khi giao dịch đó kết thúc.
Tiêu đề: (광고) {{your_company}} — {{chủ đề bằng tiếng Việt đơn giản}} / {{chủ đề bằng tiếng Hàn, nếu bạn viết chính xác được}}
{{company}} {{recipient_title — ví dụ: 담당자님}}께,
안녕하세요. (Xin chào.)
Tôi là {{your_name}} đến từ {{your_company}} tại {{country}}. {{Một dòng nêu lý do bạn viết riêng cho công ty này — ví dụ: điều gì đó bạn thấy trên website của họ}}.
{{Một hoặc hai câu: bạn cung cấp gì và vì sao điều đó phù hợp với thị trường Hàn Quốc hoặc riêng doanh nghiệp của họ.}}
Anh/chị có sẵn lòng trao đổi qua một cuộc gọi video ngắn không? Tôi có thể trao đổi vào {{giờ theo giờ chuẩn Hàn Quốc, KST}}.
감사합니다. (Cảm ơn.) {{your_name}}
{{your_company}} · {{email}} · {{phone}} · {{postal_address}} 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 회신해 주세요. / Để ngừng nhận các email này, hãy trả lời “unsubscribe.”
Vì sao hiệu quả:
- “(광고)” đứng đầu trong tiêu đề. Outreach tự động đặt nó ở đó cho các email gửi tới doanh nghiệp Hàn Quốc, nên những từ phía sau nên nêu rõ chủ đề.
- Lời chào theo thông lệ kinh doanh Hàn Quốc. “담당자님께” có nghĩa đại khái là “Kính gửi người phụ trách,” và “{{name}} 대표님” được dùng cho người đứng đầu công ty. “안녕하세요” (xin chào) và “감사합니다” (cảm ơn) là cách nói chuẩn mực và lịch sự. Một lời chào ngắn bằng tiếng Hàn cho thấy sự nỗ lực; nếu bạn không viết được tiếng Hàn tự nhiên, hãy giữ phần còn lại bằng tiếng Việt rõ ràng, đơn giản thay vì một bản dịch máy gượng gạo.
- Tên, email, điện thoại và địa chỉ đều có trong chân thư. Một người đọc chưa từng nghe đến công ty của bạn có thể thấy ngay bạn là ai và cách liên hệ với bạn bằng cách khác.
- Cách từ chối nhận được viết bằng tiếng Hàn và tiếng Việt. Người đọc có thể không thoải mái với tiếng Việt, nên lối thoát được viết bằng cả hai thứ tiếng.
- Giờ được ghi theo KST (UTC+9). Cách này giúp người đọc khỏi phải quy đổi múi giờ, và cho thấy bạn đã nghĩ đến ngày làm việc của họ.
Làm sao để viết email giới thiệu qua người quen?
Hãy nêu tên người đã giới thiệu bạn ngay dòng đầu, nói vì sao họ nghĩ hai bên nên trao đổi, và giữ yêu cầu thật nhỏ. Việc giới thiệu có hiệu quả vì nó mượn lòng tin — nên chỉ hiệu quả khi nó là thật.
Tiêu đề: {{referrer_name}} gợi ý tôi liên hệ
Chào anh/chị {{first_name}},
{{referrer_name}} tại {{referrer_company}} đã gợi ý tôi liên hệ. {{Anh ấy/Cô ấy/Họ}} đã nhắc rằng {{company}} đang {{tình huống cụ thể mà người giới thiệu đã mô tả}}.
Chúng tôi đã làm việc với {{referrer_company}} về {{việc hai bên đã làm cùng nhau}}, và {{referrer_name}} nghĩ rằng một cách tiếp cận tương tự có thể hữu ích cho anh/chị.
Một cuộc gọi 15 phút vào tuần tới có đáng không? Nếu thời điểm chưa phù hợp thì không sao cả.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Hãy trả lời “không, cảm ơn” và tôi sẽ không liên hệ lại.
Vì sao hiệu quả:
- Tên người giới thiệu có trong tiêu đề và dòng đầu tiên. Đó là thông tin quan trọng nhất trong email, nên nó được đặt ở nơi người đọc nhìn vào đầu tiên.
- Giải thích mối liên hệ. “Họ gợi ý tôi liên hệ” mạnh hơn khi người đọc hiểu được lý do.
- Phụ thuộc vào sự cho phép. Chỉ dùng tên của ai đó nếu họ đã đồng ý. Nếu người nhận hỏi lại người giới thiệu và phát hiện họ không đồng ý, bạn đã mất cả hai mối quan hệ.
Một biến thể: hãy nhờ người giới thiệu gửi một email giới thiệu ngắn cho cả hai bên. Khi đó, email đầu tiên của bạn là một thư trả lời trong một chuỗi thư mà người nhận đã chờ sẵn.
Nên gửi gì sau khi gặp ai đó ở hội chợ thương mại?
Một email theo dõi nhắc họ chính xác bạn đã gặp ở đâu và như thế nào, đề cập đến điều cụ thể hai bên đã trao đổi, và gửi những gì bạn đã hứa.
Tiêu đề: Theo dõi sau {{event_name}} — {{điều bạn đã hứa sẽ gửi}}
Chào anh/chị {{first_name}},
Cảm ơn anh/chị đã ghé gian hàng của chúng tôi tại {{event_name}} vào {{day}}. Anh/chị đã nhắc đến {{điều cụ thể họ đã nói — ví dụ: anh/chị đang xem xét các nhà cung cấp bao bì cho mùa tới}}.
Như đã hứa, đây là {{điều bạn đã hứa — ví dụ: bảng thông số kỹ thuật của khay có thể tái chế của chúng tôi}}: {{liên kết hoặc tệp đính kèm}}.
Nếu hữu ích, tôi có thể {{một bước tiếp theo cụ thể — ví dụ: gửi mẫu đến văn phòng của anh/chị}}. Chỉ cần cho tôi biết.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Hãy trả lời “không, cảm ơn” và tôi sẽ xóa anh/chị khỏi danh sách của tôi.
Vì sao hiệu quả:
- Tiêu đề nêu tên sự kiện. Người ta gặp hàng chục nhà trưng bày tại một hội chợ; tên sự kiện cho họ biết ngay vì sao bạn viết.
- Một chi tiết từ cuộc trò chuyện chứng tỏ bạn đã lắng nghe. Nó phân biệt bạn với mọi nhà trưng bày gửi cùng một email “rất vui được gặp bạn”.
- Gửi đúng thứ đã được yêu cầu. Thông tin mà người nhận yêu cầu là email họ có nhiều khả năng đọc nhất, nên đừng làm loãng nó bằng quảng cáo không liên quan.
- Bước tiếp theo là tùy chọn và cụ thể. “Hãy cho tôi biết” là đủ khi bạn đã đưa cho họ điều gì đó cụ thể để đồng ý.
Bạn nên kiểm tra gì trước khi gửi bất kỳ mẫu nào trong số này?
Địa chỉ phải là thật và tên miền của bạn phải được xác thực. Hai bước kiểm tra nhanh:
- Địa chỉ có thật không? Gửi đến những địa chỉ không tồn tại sẽ tạo ra thư bị trả lại. Công cụ kiểm tra địa chỉ email miễn phí của chúng tôi hỏi máy chủ email của người nhận xem một địa chỉ có tồn tại hay không; hãy xem cách xác minh một địa chỉ email để biết ý nghĩa của các kết quả.
- Tên miền của bạn đã được xác thực chưa? Google và Yahoo yêu cầu mọi người gửi phải có SPF hoặc DKIM. Công cụ kiểm tra xác thực thư miễn phí của chúng tôi tra cứu các bản ghi của bạn, và hướng dẫn SPF, DKIM và DMARC của chúng tôi chỉ cách thiết lập chúng.
(Các công cụ kiểm tra miễn phí của chúng tôi có bằng tiếng Anh và tiếng Hàn; hãy nhập địa chỉ email hoặc nội dung thư bạn muốn kiểm tra.)
Làm sao để gửi các mẫu này bằng Outreach?
Hãy dán một mẫu vào bước soạn nội dung của một dự án Outreach, và các chỗ trống cho từng doanh nghiệp sẽ được điền giúp bạn. Việc tìm doanh nghiệp, gửi và theo dõi đều diễn ra trong cùng một dự án.
- Xây dựng danh sách. Tạo một dự án, chọn trong Hàn Quốc hoặc ngoài Hàn Quốc, chọn quốc gia và khu vực, rồi nhập từ khóa ngành kèm số lượng mục tiêu. Outreach thu thập email, số điện thoại và tên người dùng Instagram của từng doanh nghiệp và đặt chúng trên một hàng của bảng kết quả. Những địa chỉ không tồn tại sẽ không được lưu.
- Write the message (Soạn nội dung). Dán mẫu đầu tiên vào trình soạn nội dung. Các trường như tên doanh nghiệp được điền tự động cho từng người nhận. Dòng chứng minh bạn đã tìm hiểu công ty của họ — quan sát cụ thể — vẫn là phần bạn tự viết dựa trên điều bạn thực sự đã thấy.
- Send (Gửi). Chọn Send now (Gửi ngay) hoặc hẹn giờ để gửi sau. Email được gửi từ chính Gmail đã kết nối của bạn, từng email một với khoảng nghỉ khoảng 10 phút giữa các email và một giới hạn hằng ngày, để bảo vệ tài khoản bạn gửi đi.
- Theo dõi. Gửi một email theo dõi giống mẫu thứ hai cho những doanh nghiệp bạn đã gửi email, hoặc thiết lập email theo dõi tự động gửi cho những doanh nghiệp chưa trả lời, theo khoảng thời gian bạn chọn.
Sau đó, mỗi dự án hiển thị một phễu đơn giản — số doanh nghiệp đã thu thập, số email đã gửi, số phản hồi nhận được — để bạn so sánh cách diễn đạt khác nhau hiệu quả ra sao dựa trên số phản hồi nhận được. Giá tính theo từng thông tin liên hệ tìm thấy, không có gói đăng ký hằng tháng và có credit miễn phí khi đăng ký.
Tóm tắt nhanh
- Một cold email B2B tốt cụ thể với người đọc, chỉ xin một điều nhỏ và làm cho việc nói “không” trở nên dễ dàng.
- Email theo dõi nên bổ sung điều gì đó mới và giữ nguyên tiêu đề ban đầu — không bao giờ dùng “Re:” giả.
- Với công ty Hàn Quốc: mở đầu bằng một lời chào ngắn bằng tiếng Hàn, bắt đầu tiêu đề bằng “(광고)”, ghi tên, email, điện thoại và địa chỉ, và viết cách từ chối nhận bằng tiếng Hàn và tiếng Việt.
- Việc giới thiệu chỉ có hiệu quả khi có sự cho phép của người giới thiệu; email theo dõi sau hội chợ thương mại nên gửi những gì bạn đã hứa.
- Mọi email nên kèm một cách từ chối nhận dễ dàng — đó là lựa chọn thay thế của người đọc cho nút thư rác.
