Veel templates voor koude e-mails die u online vindt, komen met een beloofd reactiepercentage. Dat doen wij (Outreach) niet. Reactiepercentages hangen af van wie u schrijft, wat u aanbiedt en hoe goed uw lijst is – en een getal zonder die context zegt niets over uw eigen campagne.
Wat wij u wel kunnen geven, is de redenering. Hieronder staan vijf B2B-templates voor koude e-mails voor de situaties die verkoopteams het vaakst tegenkomen, elk gevolgd door waarom ze zo is opgebouwd. Zodra u de redenen begrijpt, kunt u elke template aanpassen aan uw markt in plaats van woorden te kopiëren die voor iemand anders zijn geschreven.
De templates gebruiken plaatshouders tussen {{double_braces}}. Vervang ze allemaal – een e-mail die aankomt met {{first_name}} er nog in, vertelt de lezer precies hoeveel aandacht hij of zij krijgt.
Wat zorgt ervoor dat een koude B2B-e-mail werkt?
Relevantie voor de lezer, één duidelijke vraag en een makkelijke manier om nee te zeggen. Al het andere – lengte, toon, onderwerpregel – dient die drie.
Een paar principes lopen door alle onderstaande templates heen:
- Begin bij hen, niet bij uzelf. De eerste regel moet laten zien dat u iets specifieks weet over het bedrijf van de lezer. “Wij zijn een toonaangevende aanbieder van...” gaat over u.
- Eén vraag per e-mail. Een lezer die moet kiezen tussen “plan een gesprek”, “bekijk onze presentatie” en “stuur dit door naar de juiste persoon” doet vaak niets van die drie.
- Houd de reactie klein. “Zou een gesprek van 15 minuten de moeite waard zijn?” kan met één woord worden beantwoord. “Laat me weten wat u ervan vindt” niet.
- Wees eerlijk in het onderwerp. Het onderwerp moet beschrijven waar de e-mail echt over gaat. Trucs zoals een valse “Re:” worden opgemerkt zodra de lezer de berichttekst bereikt, en ze verbranden vertrouwen dat u niet terugwint.
- Neem altijd een afmeldmogelijkheid op. Die geeft een lezer die niet geïnteresseerd is een betere optie dan de knop “Spam melden”. Google en Yahoo vragen afzenders allebei om het spampercentage onder 0.3% te houden – meer daarover in waarom koude e-mails in de spam belanden.
Wat is een goede template voor een eerste koude e-mail?
Een korte e-mail die een specifieke reden noemt waarom u juist dit bedrijf schrijft, één concreet resultaat noemt dat u kunt bieden en één ja-of-nee-vraag stelt.
Onderwerp: {{specific_area}} bij {{company}}
Goedendag {{first_name}},
Ik zag dat {{company}} {{specific_observation — bijvoorbeeld: dit voorjaar een tweede magazijn in Ohio heeft geopend}}.
Wij helpen {{type_of_company}} {{specific_outcome — bijvoorbeeld: de tijd te verkorten die het kost om nieuwe leveranciers aan te sluiten}}. {{Eén zin als bewijs – een klant met naam of een concreet resultaat waar u achter kunt staan}}.
Zou een gesprek van 15 minuten de moeite waard zijn om te zien of dit past bij {{company}}?
{{your_name}} {{title}}, {{your_company}}
{{postal_address}} · Als u liever niets meer van mij hoort, antwoord dan gewoon “nee, bedankt” en ik mail u niet meer.
Waarom het werkt:
- Het onderwerp noemt hun bedrijf en een thema, niet uw product. Het vertelt de lezer waar de e-mail over gaat zonder zich als iets anders voor te doen.
- De eerste regel bewijst dat dit geen massamail is. Een specifieke observatie kan alleen voor hen geschreven zijn.
- Eén resultaat, geen lijst met functies. De lezer moet na één keer lezen in één zin kunnen herhalen wat u doet.
- Bewijs waar u achter kunt staan. Een echte klantnaam of een resultaat dat u kunt documenteren, wint het van een bijvoeglijk naamwoord. Hebt u er nog geen, laat die regel dan weg in plaats van er een te verzinnen.
- De voettekst doet twee dingen. Het postadres laat de lezer zien dat u een echt bedrijf bent, en de afmelding in gewone taal geeft een lezer die er niet blij mee is een alternatief voor de spamknop.
Hoe volgt u op nadat er geen reactie is gekomen?
Stuur een korte follow-up die één nieuw stukje informatie toevoegt en het even makkelijk maakt om “niet geïnteresseerd” te zeggen als “ja.” Een follow-up die alleen zegt “ik breng dit even onder uw aandacht” geeft de lezer geen nieuwe reden om te antwoorden.
Onderwerp: {{hetzelfde onderwerp als uw eerste e-mail}}
Goedendag {{first_name}},
Nog één gedachte over {{specific_area}} bij {{company}}: {{nieuwe, nuttige informatie — bijvoorbeeld: een kort voorbeeld van hoe een vergelijkbaar bedrijf hetzelfde probleem heeft aangepakt}}.
Als het nu geen prioriteit is, is een korte “nu niet” helemaal prima – dan sluit ik het aan mijn kant af.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Antwoord “nee, bedankt” als u niets meer van mij wilt horen.
Waarom het werkt:
- Het behoudt het oorspronkelijke onderwerp. De lezer ziet beide e-mails in samenhang, dus u zet een gesprek voort – u vermomt geen nieuwe e-mail als antwoord met een valse “Re:”.
- Het voegt waarde toe in plaats van druk. Een nieuw voorbeeld of inzicht geeft een reden om te reageren die de eerste e-mail niet gaf.
- “Nu niet” is een uitgenodigd antwoord. Een duidelijk nee is nuttig: het zegt u te stoppen en is veel beter voor u dan stilte gevolgd door een spammelding.
- Het bevat nog steeds de afmelding. Elke e-mail in de reeks geeft de lezer dezelfde makkelijke uitweg, niet alleen de eerste.
Hoeveel follow-ups, en met welke tussenpozen? Geen enkele mailprovider publiceert een regel en wij zullen er geen verzinnen. Een redelijke toets: als u zich ongemakkelijk zou voelen bij het ontvangen van de reeks, is het te veel.
Hoe stuurt u vanuit het buitenland een koude e-mail naar een Koreaans bedrijf?
Houd het kort, open en sluit af met een Koreaanse groet, geef tijden in Koreaanse standaardtijd en begin het onderwerp met “(광고)”, Koreaans voor “(Reclame).” Outreach voegt dat label automatisch toe wanneer u naar Koreaanse bedrijven verstuurt, dus u hoeft alleen de rest van het onderwerp te schrijven. Outreach verstuurt alleen naar Koreaanse bedrijven nadat u hebt aangegeven te hebben bevestigd dat de ontvanger vooraf heeft ingestemd of dat de uitzondering van toepassing is. De uitzondering geldt wanneer u de contactgegevens van de ontvanger rechtstreeks via een transactie hebt ontvangen en u binnen 6 maanden nadat die transactie is beëindigd reclame maakt voor dezelfde soort goederen of diensten.
Onderwerp: (광고) {{your_company}} — {{onderwerp in eenvoudig Nederlands}} / {{onderwerp in het Koreaans, als u het correct kunt schrijven}}
{{company}} {{recipient_title — bijvoorbeeld: 담당자님}}께,
안녕하세요. (Hallo.)
Ik ben {{your_name}} van {{your_company}} in {{country}}. {{Eén regel over waarom u juist dit bedrijf schrijft — bijvoorbeeld: iets wat u op hun website zag}}.
{{Een of twee zinnen: wat u aanbiedt en waarom dat relevant is voor de Koreaanse markt of specifiek voor hun bedrijf.}}
Staat u open voor een kort videogesprek? Ik ben beschikbaar op {{tijden in Koreaanse standaardtijd, KST}}.
감사합니다. (Hartelijk dank.) {{your_name}}
{{your_company}} · {{email}} · {{phone}} · {{postal_address}} 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 회신해 주세요. / Om deze e-mails niet meer te ontvangen, antwoordt u “afmelden.”
Waarom het werkt:
- “(광고)” staat vooraan in het onderwerp. Outreach plaatst het daar automatisch voor e-mails aan Koreaanse bedrijven, dus de woorden erna moeten het onderwerp dragen.
- De aanhef volgt de Koreaanse zakelijke conventie. “담당자님께” betekent ongeveer “Aan de verantwoordelijke persoon” en “{{name}} 대표님” wordt gebruikt voor een bedrijfsleider. “안녕하세요” (hallo) en “감사합니다” (dank u) zijn standaard en beleefd. Een korte Koreaanse groet toont inspanning; als u geen natuurlijk Koreaans kunt schrijven, houd de rest dan in duidelijk, eenvoudig Nederlands in plaats van een onhandige machinevertaling.
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres staan allemaal in de voettekst. Een lezer die nog nooit van uw bedrijf heeft gehoord, ziet in één oogopslag wie u bent en hoe hij of zij u op een andere manier kan bereiken.
- De afmelding staat in het Koreaans en het Nederlands. De lezer voelt zich misschien niet op zijn gemak in het Nederlands, dus de uitweg staat in beide talen.
- Tijden staan in KST (UTC+9). Zo hoeft de lezer geen tijdzones om te rekenen en laat u zien dat u hebt nagedacht over zijn of haar werkdag.
Hoe schrijft u een introductie-e-mail via een doorverwijzing?
Noem in de eerste regel de persoon die u heeft doorverwezen, zeg waarom die dacht dat u moest praten en houd de vraag klein. Een doorverwijzing werkt omdat ze vertrouwen leent – dus ze werkt alleen als ze echt is.
Onderwerp: {{referrer_name}} raadde mij aan contact met u op te nemen
Goedendag {{first_name}},
{{referrer_name}} van {{referrer_company}} raadde mij aan contact op te nemen. {{Hij/Zij}} vertelde dat {{company}} {{specifieke situatie die de doorverwijzer beschreef}}.
Wij hebben met {{referrer_company}} samengewerkt aan {{wat u samen hebt gedaan}}, en {{referrer_name}} dacht dat een vergelijkbare aanpak ook voor u nuttig zou kunnen zijn.
Zou een gesprek van 15 minuten volgende week de moeite waard zijn? Als het tijdstip niet uitkomt, is dat helemaal geen probleem.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Antwoord “nee, bedankt” en ik neem geen contact meer op.
Waarom het werkt:
- De naam van de doorverwijzer staat in het onderwerp en in de eerste regel. Het is het belangrijkste feit in de e-mail, dus het staat waar de lezer het eerst kijkt.
- Het legt de verbinding uit. “Ze raadden me aan contact op te nemen” is sterker wanneer de lezer kan zien waarom.
- Het hangt af van toestemming. Gebruik alleen iemands naam als die ermee heeft ingestemd. Als de ontvanger bij de doorverwijzer navraag doet en ontdekt dat dat niet zo was, bent u beide relaties kwijt.
Een variant: vraag de doorverwijzer om een korte introductie-e-mail naar u beiden te sturen. Dan is uw eerste bericht een antwoord in een gesprek dat de ontvanger al verwacht.
Wat stuurt u na een ontmoeting op een beurs?
Een follow-up die hen precies herinnert aan waar en hoe u elkaar hebt ontmoet, verwijst naar iets specifieks dat u hebt besproken en stuurt wat u hebt beloofd.
Onderwerp: Naar aanleiding van {{event_name}} – {{wat u beloofde te sturen}}
Goedendag {{first_name}},
Bedankt voor uw bezoek aan onze stand op {{event_name}} op {{day}}. U vertelde {{iets specifieks wat de ontvanger zei — bijvoorbeeld: dat u voor het volgende seizoen verpakkingsleveranciers beoordeelt}}.
Zoals beloofd, hierbij {{wat u beloofde — bijvoorbeeld: het specificatieblad van onze recyclebare trays}}: {{link of bijlage}}.
Als het helpt, kan ik {{één concrete vervolgstap — bijvoorbeeld: monsters naar uw kantoor sturen}}. Laat het me gerust weten.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Antwoord “nee, bedankt” en ik haal u van mijn lijst.
Waarom het werkt:
- Het onderwerp noemt het evenement. Op een beurs ontmoeten mensen tientallen exposanten; de naam van het evenement vertelt hen meteen waarom u schrijft.
- Een detail uit het gesprek bewijst dat u hebt geluisterd. Het onderscheidt u van elke exposant die dezelfde “leuk u te ontmoeten”-e-mail stuurt.
- Het levert wat gevraagd was. Informatie waar de ontvanger om vroeg, is de e-mail die hij of zij het liefst leest, dus verwater die niet met niet-gerelateerde promotie.
- De volgende stap is optioneel en concreet. “Laat het me weten” is genoeg wanneer u hen iets specifieks hebt gegeven om ja op te zeggen.
Wat moet u controleren voordat u een van deze templates verstuurt?
Dat het adres echt bestaat en dat uw domein is geauthenticeerd. Twee snelle controles:
- Bestaat het adres echt? Verzenden naar adressen die niet bestaan, leidt tot onbestelbare e-mails. Onze gratis checker voor e-mailadressen vraagt aan de mailserver van de ontvanger of een adres bestaat; zie hoe u een e-mailadres controleert voor de betekenis van de resultaten.
- Is uw domein geauthenticeerd? Google en Yahoo eisen van elke afzender SPF of DKIM. Onze gratis checker voor mailauthenticatie zoekt uw records op en onze gids voor SPF, DKIM en DMARC laat zien hoe u ze instelt.
(Onze gratis checkers zijn beschikbaar in het Engels en Koreaans; voer het e-mailadres of het bericht in dat u wilt controleren.)
Hoe verstuurt u deze templates met Outreach?
Plak een template in de berichtstap van een Outreach-project en de plaatshouders voor elk bedrijf worden voor u ingevuld. Het vinden van de bedrijven, het verzenden en het opvolgen gebeuren allemaal in hetzelfde project.
- Bouw de lijst. Maak een project aan, kies tussen binnen Korea en buiten Korea, kies een land en regio en typ uw zoekwoorden voor de branche met een streefaantal. Outreach verzamelt van elk bedrijf het e-mailadres, het telefoonnummer en de Instagram-gebruikersnaam en zet die op één rij van een resultatentabel. Adressen die niet bestaan, worden niet bewaard.
- Write the message (Het bericht schrijven). Plak de eerste template in de berichteditor. Velden zoals de bedrijfsnaam worden automatisch voor elke ontvanger ingevuld. De regel die bewijst dat u naar hun bedrijf hebt gekeken – de specifieke observatie – schrijft u nog steeds zelf, op basis van iets wat u echt hebt gezien.
- Send (Verzenden). Klik op Send now (Nu verzenden) of plan de verzending voor later. E-mails worden vanuit uw eigen gekoppelde Gmail verzonden, één voor één met een pauze van ongeveer 10 minuten ertussen en een dagelijkse limiet, om het account te beschermen waarmee u verzendt.
- Opvolgen. Stuur een follow-up zoals de tweede template naar de bedrijven die u al hebt gemaild, of stel automatische follow-ups in die naar bedrijven gaan die niet hebben gereageerd, met een interval dat u zelf kiest.
Daarna toont elk project een eenvoudige trechter – verzamelde bedrijven, verzonden e-mails, ontvangen reacties – zodat u kunt vergelijken hoe verschillende formuleringen presteren aan de hand van de reacties die ze opleveren. De prijs is per gevonden contactgegeven, zonder maandabonnement en met gratis credits bij aanmelding.
De korte versie
- Een goede koude B2B-e-mail is specifiek voor de lezer, vraagt om één klein ding en maakt “nee” makkelijk.
- Follow-ups moeten iets nieuws toevoegen en het oorspronkelijke onderwerp behouden – nooit een valse “Re:”.
- Voor Koreaanse bedrijven: open met een korte Koreaanse groet, begin het onderwerp met “(광고)”, vermeld naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres en schrijf de afmelding in het Koreaans en het Nederlands.
- Doorverwijzingen werken alleen met toestemming van de doorverwijzer; follow-ups na een beurs moeten sturen wat u hebt beloofd.
- Elke e-mail moet een makkelijke afmelding bevatten – het is het alternatief van de lezer voor de spamknop.
