İnternetteki pek çok soğuk e-posta şablonu, vaat edilen bir yanıt oranıyla gelir. Biz (Outreach) bunu yapmayacağız. Yanıt oranları kime yazdığınıza, ne sunduğunuza ve listenizin ne kadar iyi olduğuna bağlıdır — ve bu bağlam olmadan bir sayı, kendi kampanyanız hakkında hiçbir şey söylemez.
Size verebileceğimiz şey gerekçedir. Aşağıda, satış ekiplerinin en sık karşılaştığı durumlar için beş B2B soğuk e-posta şablonu yer alıyor ve her birinin ardından neden bu şekilde kurulduğu anlatılıyor. Gerekçeleri anladığınızda, bunlardan herhangi birini başkası için yazılmış sözcükleri kopyalamak yerine kendi pazarınıza uyarlayabilirsiniz.
Şablonlar {{double_braces}} içinde yer tutucular kullanır. Hepsini değiştirin — içinde hâlâ {{first_name}} yazan bir e-posta, okuyucuya ne kadar ilgi gördüğünü tam olarak söyler.
Bir B2B soğuk e-postayı etkili kılan nedir?
Okuyucuya uygunluk, tek bir net istek ve hayır demenin kolay bir yolu. Geri kalan her şey — uzunluk, ton, konu satırı — bu üçüne hizmet eder.
Aşağıdaki her şablonda birkaç ilke geçerlidir:
- Önce onları öne çıkarın, kendinizi değil. İlk satır, okuyucunun şirketi hakkında belirli bir şey bildiğinizi göstermelidir. “Biz önde gelen bir sağlayıcıyız...” sizinle ilgilidir.
- E-posta başına tek bir istek. “Bir görüşme ayarlayın”, “sunumumuza göz atın” ve “bunu doğru kişiye iletin” arasında seçim yapmak zorunda kalan bir okuyucu çoğu zaman hiçbirini yapmaz.
- Yanıtı küçük tutun. “15 dakikalık bir görüşmeye değer mi?” tek bir sözcükle yanıtlanabilir. “Düşüncelerinizi bana bildirin” ise tek sözcükle yanıtlanamaz.
- Konuda dürüst olun. Konu, e-postanın gerçekte ne hakkında olduğunu anlatmalıdır. Sahte bir “Re:” gibi hileler okuyucu metne ulaştığı anda fark edilir ve geri kazanamayacağınız güveni yakar.
- Her zaman bir abonelikten çıkma seçeneği ekleyin. İlgilenmeyen bir okuyucuya “Spam bildir” düğmesinden daha iyi bir seçenek sunar. Google ve Yahoo, göndericilere spam oranlarını 0.3%'in altında tutmalarını söyler — bunun hakkında daha fazlası için soğuk e-postalar neden spam'e düşer yazısına bakın.
İyi bir ilk soğuk e-posta şablonu nasıl olur?
Neden bu şirkete yazdığınızı belirten özel bir gerekçe içeren, sunabileceğiniz tek bir somut sonucu ifade eden ve tek bir evet-hayır sorusu soran kısa bir e-posta.
Konu: {{company}} — {{specific_area}}
Merhaba {{first_name}},
{{company}} firmasının {{specific_observation — örneğin bu bahar Ohio'da ikinci bir depo açması}} dikkatimi çekti.
{{type_of_company}} firmalarına {{specific_outcome — örneğin yeni tedarikçileri sisteme alma süresini kısaltma}} konusunda yardımcı oluyoruz. {{Tek cümlelik kanıt — adı verilen bir müşteri veya arkasında durabileceğiniz somut bir sonuç}}.
Bunun {{company}} için uygun olup olmadığını görmek üzere 15 dakikalık bir görüşme yapmaya değer mi?
{{your_name}} {{title}}, {{your_company}}
{{postal_address}} · Benden haber almak istemezseniz “hayır teşekkürler” yazarak yanıtlamanız yeterli, bir daha e-posta göndermem.
Neden işe yarar:
- Konu, ürününüzü değil, onların şirketini ve bir konuyu adlandırır. Okuyucuya, başka bir şey gibi davranmadan e-postanın ne hakkında olduğunu söyler.
- İlk satır, bunun toplu bir e-posta olmadığını kanıtlar. Belirli bir gözlem ancak onlar için yazılmış olabilir.
- Tek bir sonuç, bir özellik listesi değil. Okuyucu, e-postayı bir kez okuduktan sonra ne yaptığınızı tek cümleyle tekrar edebilmelidir.
- Savunabileceğiniz kanıt. Gerçek bir müşteri adı ya da belgeleyebileceğiniz bir sonuç, bir sıfattan daha değerlidir. Henüz böyle bir şeyiniz yoksa satırı uydurmak yerine çıkarın.
- Alt bilgi iki iş görür. Posta adresi okuyucuya gerçek bir şirket olduğunuzu gösterir, sade dille yazılmış abonelikten çıkma seçeneği ise memnun olmayan okuyucuya spam düğmesine bir alternatif sunar.
Yanıt gelmezse nasıl takip etmelisiniz?
Yeni bir bilgi ekleyen ve “ilgilenmiyorum” demeyi “evet” demek kadar kolay kılan kısa bir takip e-postası gönderin. Yalnızca “sadece hatırlatmak istedim” diyen bir takip e-postası, okuyucuya yanıt vermesi için yeni bir neden sunmaz.
Konu: {{ilk e-postanızla aynı konu}}
Merhaba {{first_name}},
{{company}} firmasının {{specific_area}} konusunda bir düşünce daha: {{yeni, faydalı bir bilgi — örneğin benzer bir şirketin aynı sorunu nasıl ele aldığına dair kısa bir örnek}}.
Şu an öncelik değilse kısa bir “şimdi değil” yanıtı da gayet yeterli — kendi tarafımda konuyu kapatacağım.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Benden haber almayı durdurmak için “hayır teşekkürler” yazarak yanıtlayın.
Neden işe yarar:
- Özgün konuyu korur. Okuyucu iki e-postayı da bağlamı içinde görür; böylece yeni bir e-postayı sahte bir “Re:” ile yanıt gibi göstermek yerine bir görüşmeyi sürdürmüş olursunuz.
- Baskı yerine değer katar. Yeni bir örnek ya da içgörü, ilk e-postanın sunmadığı bir yanıt verme nedeni sağlar.
- “Şimdi değil”, davet edilmiş bir yanıttır. Net bir hayır işe yarar: durmanızı söyler ve sessizlik ardından gelen bir spam bildiriminden sizin için çok daha iyidir.
- Hâlâ abonelikten çıkma seçeneğini taşır. Dizideki her e-posta okuyucuya aynı kolay çıkış yolunu sunar, yalnızca ilki değil.
Kaç takip e-postası ve aralarında ne kadar süre? Hiçbir posta kutusu sağlayıcısı bir kural yayımlamaz ve biz de uydurmayacağız. Makul bir test şudur: diziyi kendiniz almaktan rahatsız olacaksanız fazla demektir.
Yurt dışından bir Koreli şirkete soğuk e-postayı nasıl gönderirsiniz?
Kısa tutun, Korece bir selamlamayla açıp kapatın, saatleri Kore Standart Saati ile verin ve konuyu Korecede “(Reklam)” anlamına gelen “(광고)” ile başlatın. Outreach, Koreli firmalara gönderim yaptığınızda bu etiketi otomatik olarak ekler; bu yüzden konunun geri kalanını yazmanız yeterlidir. Outreach, Koreli firmalara yalnızca alıcının önceden onay verdiğini ya da istisnanın geçerli olduğunu doğruladığınızı işaretledikten sonra gönderim yapar. İstisna, alıcının iletişim bilgilerini doğrudan bir işlem yoluyla edindiğiniz ve aynı türden mal veya hizmetin reklamını o işlemin sona ermesinden sonraki 6 ay içinde yaptığınız durumdur.
Konu: (광고) {{your_company}} — {{sade Türkçeyle konu}} / {{doğru yazabiliyorsanız Korece konu}}
{{company}} {{recipient_title — örneğin 담당자님}}께,
안녕하세요. (Merhaba.)
Ben {{country}} ülkesindeki {{your_company}} firmasından {{your_name}}. {{Bu şirkete neden özellikle yazdığınıza dair tek satır — örneğin web sitelerinde gördüğünüz bir şey}}.
{{Bir iki cümle: ne sunduğunuz ve bunun Kore pazarıyla ya da özellikle onların işiyle neden ilgili olduğu.}}
Kısa bir görüntülü görüşmeye açık mısınız? Şu saatlerde müsaitim: {{Kore Standart Saati (KST) cinsinden saatler}}.
감사합니다. (Teşekkür ederim.) {{your_name}}
{{your_company}} · {{email}} · {{phone}} · {{postal_address}} 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 회신해 주세요. / Bu e-postaları almayı durdurmak için “abonelikten çık” yazarak yanıtlayın.
Neden işe yarar:
- “(광고)” konuda ilk sırada gelir. Outreach, Koreli firmalara giden e-postalarda bunu otomatik olarak oraya koyar; bu yüzden ondan sonraki sözcükler konuyu taşımalıdır.
- Selamlama, Kore iş görgü kurallarına uyar. “담당자님께” kabaca “Sorumlu kişiye” anlamına gelir ve “{{name}} 대표님” bir şirket başkanı için kullanılır. “안녕하세요” (merhaba) ve “감사합니다” (teşekkür ederim) standart ve naziktir. Kısa bir Korece selamlama çaba gösterdiğinizi belli eder; doğal Korece yazamıyorsanız geri kalanını beceriksiz bir makine çevirisi yerine açık ve basit bir Türkçeyle tutun.
- Ad, e-posta, telefon ve adres alt bilgidedir. Şirketinizi hiç duymamış bir okuyucu, kim olduğunuzu ve size başka bir yoldan nasıl ulaşacağını bir bakışta görebilir.
- Abonelikten çıkma seçeneği Korece ve Türkçedir. Okuyucu Türkçe konusunda rahat olmayabilir, bu yüzden çıkış yolu her ikisinde de yazılmıştır.
- Saatler KST (UTC+9) ile verilir. Okuyucunun saat dilimlerini çevirmesini önler ve onların çalışma gününü düşündüğünüzü gösterir.
Bir referans tanıtım e-postasını nasıl yazarsınız?
Sizi yönlendiren kişinin adını ilk satırda belirtin, neden konuşmanız gerektiğini düşündüğünü söyleyin ve isteğinizi küçük tutun. Bir referans, güveni ödünç aldığı için işe yarar — dolayısıyla yalnızca gerçekse işe yarar.
Konu: {{referrer_name}} iletişime geçmemi önerdi
Merhaba {{first_name}},
{{referrer_company}} firmasından {{referrer_name}}, sizinle iletişime geçmemi önerdi. {{O/Kendisi}}, {{company}} firmasının {{referans verenin anlattığı belirli durum}} olduğundan bahsetti.
{{referrer_company}} ile {{birlikte yaptığınız iş}} konusunda çalıştık ve {{referrer_name}} benzer bir yaklaşımın sizin için de faydalı olabileceğini düşündü.
Önümüzdeki hafta 15 dakikalık bir görüşme faydalı olur mu? Zamanlama uygun değilse hiç sorun değil.
{{your_name}}
{{postal_address}} · “Hayır teşekkürler” yazarak yanıtlayın, bir daha takip etmeyeceğim.
Neden işe yarar:
- Referans verenin adı konuda ve ilk satırdadır. Bu, e-postadaki en önemli gerçektir; bu yüzden okuyucunun ilk baktığı yere konur.
- Bağlantıyı açıklar. “Ulaşmamı önerdi” sözü, okuyucu nedenini görebildiğinde daha güçlüdür.
- İzne bağlıdır. Bir kişinin adını yalnızca kabul ettiyse kullanın. Alıcı referans verene sorup onun kabul etmediğini öğrenirse her iki ilişkiyi de kaybetmiş olursunuz.
Bir varyasyon: referans verenden her ikinize kısa bir tanıtım e-postası göndermesini isteyin. O zaman ilk mesajınız, alıcının zaten beklediği bir e-posta zincirindeki bir yanıt olur.
Bir fuarda biriyle tanıştıktan sonra ne göndermelisiniz?
Tam olarak nerede ve nasıl tanıştığınızı hatırlatan, konuştuğunuz belirli bir şeye atıfta bulunan ve vaat ettiğinizi gönderen bir takip e-postası.
Konu: {{event_name}} sonrası takip — {{göndermeyi vaat ettiğiniz şey}}
Merhaba {{first_name}},
{{day}} günü {{event_name}} etkinliğindeki standımıza uğradığınız için teşekkürler. {{belirli bir söz — örneğin gelecek sezon için ambalaj tedarikçilerini incelediğiniz}} konusundan bahsetmiştiniz.
Söz verdiğim gibi, işte {{vaat ettiğiniz şey — örneğin geri dönüştürülebilir tepsilerimizin teknik özellik föyü}}: {{bağlantı veya ek}}.
Yardımı olacaksa {{somut bir sonraki adım — örneğin ofisinize numune göndermek}} mümkün. Haber vermeniz yeterli.
{{your_name}}
{{postal_address}} · “Hayır teşekkürler” yazarak yanıtlayın, sizi listemden çıkarayım.
Neden işe yarar:
- Konu etkinliği adlandırır. İnsanlar bir fuarda onlarca katılımcıyla tanışır; etkinlik adı onlara neden yazdığınızı anında söyler.
- Görüşmeden bir ayrıntı, dinlediğinizi kanıtlar. Sizi aynı “tanıştığımıza memnun oldum” e-postasını gönderen diğer tüm katılımcılardan ayırır.
- İstenileni teslim eder. Alıcının istediği bilgi, okumaya en yatkın olduğu e-postadır; bu yüzden onu alakasız tanıtımlarla sulandırmayın.
- Sonraki adım isteğe bağlı ve somuttur. Onlara evet diyebilecekleri belirli bir şey sunduğunuzda “Haber verin” demek yeterlidir.
Bu şablonlardan herhangi birini göndermeden önce neyi kontrol etmelisiniz?
Adresin gerçek olduğunu ve alan adınızın doğrulanmış olduğunu. İki hızlı kontrol:
- Adres gerçek mi? Var olmayan adreslere göndermek geri dönen e-postalara yol açar. Ücretsiz e-posta adresi kontrol aracımız, bir adresin var olup olmadığını alıcının posta sunucusuna sorar; sonuçların ne anlama geldiği için bir e-posta adresi nasıl doğrulanır yazısına bakın.
- Alan adınız doğrulanmış mı? Google ve Yahoo, her göndericiden SPF veya DKIM ister. Ücretsiz posta doğrulama kontrol aracımız kayıtlarınıza bakar, SPF, DKIM ve DMARC rehberimiz ise bunların nasıl kurulacağını gösterir.
(Ücretsiz kontrol araçlarımız İngilizce ve Korece olarak kullanılabilir; kontrol etmek istediğiniz e-posta adresini ya da mesajı girin.)
Bu şablonları Outreach ile nasıl gönderirsiniz?
Bir şablonu Outreach projesinin mesaj adımına yapıştırın; her firma için yer tutucular sizin yerinize doldurulur. Firmaları bulma, gönderme ve takip etme aynı projede gerçekleşir.
- Listeyi oluşturun. Bir proje oluşturun, Kore içi veya Kore dışını seçin, bir ülke ve bölge belirleyin ve sektör anahtar kelimelerinizi bir hedef sayıyla birlikte yazın. Outreach, her firmanın e-postasını, telefon numarasını ve Instagram kullanıcı adını toplar ve bunları bir sonuç tablosunun tek satırına koyar. Var olmayan adresler kaydedilmez.
- Write the message (Mesajı yaz). İlk şablonu mesaj düzenleyicisine yapıştırın. Firma adı gibi alanlar her alıcı için otomatik olarak doldurulur. Şirketlerine baktığınızı kanıtlayan satır — belirli gözlem — yine de gerçekten gördüğünüz bir şeyden yola çıkarak sizin yazmanız gereken kısımdır.
- Send (Gönderim). Send now (Şimdi gönder) ile hemen gönderin ya da daha sonrasına planlayın. E-postalar, gönderdiğiniz hesabı korumak için bağlı kendi Gmail hesabınızdan, aralarında yaklaşık 10 dakikalık bir bekleme ve günlük bir limitle tek tek gönderilir.
- Takip edin. Daha önce e-posta gönderdiğiniz firmalara ikinci şablon gibi bir takip e-postası gönderin ya da seçtiğiniz bir aralıkla yanıt vermeyen firmalara giden otomatik takipler ayarlayın.
Ardından projelerin her biri, toplanan firmalar, gönderilen e-postalar ve alınan yanıtlardan oluşan basit bir huni gösterir; böylece farklı ifadelerin aldığı yanıtlara göre nasıl performans gösterdiğini karşılaştırabilirsiniz. Fiyatlandırma, bulunan her iletişim bilgisi başınadır; aylık abonelik yoktur ve kayıtta ücretsiz krediler verilir.
Kısaca
- İyi bir B2B soğuk e-postası okuyucuya özeldir, tek bir küçük şey ister ve “hayır” demeyi kolaylaştırır.
- Takip e-postaları yeni bir şey eklemeli ve özgün konuyu korumalıdır — asla sahte bir “Re:” değil.
- Koreli şirketler için: kısa bir Korece selamlamayla açın, konuyu “(광고)” ile başlatın, ad, e-posta, telefon ve adresi ekleyin ve abonelikten çıkma seçeneğini Korece ve Türkçe yazın.
- Referanslar yalnızca referans verenin izniyle işe yarar; fuar takipleri vaat ettiğinizi göndermelidir.
- Her e-posta kolay bir abonelikten çıkma seçeneği taşımalıdır — bu, okuyucunun spam düğmesine alternatifidir.
