B2B İletişim Verileri Otomatik Olarak Nasıl Toplanır — Nelere Bakmalı

B2B satış bir listeyle başlar. Ürününüz ne kadar iyi olursa olsun, kiminle iletişime geçeceğinizi bilene kadar hiçbir şey olmaz.

Bu listeyi elle oluşturmak çoğu insanın beklediğinden yavaştır: ara, her web sitesini yükle, iletişim bilgilerini bul, bir e-tabloya yapıştır, tekrarla. Firma başına 1 ila 2 dakikayla, 300 firma boş zamanınızdan günler alır.

Bu yazı, B2B iletişim verilerinin herkese açık web kaynaklarından otomatik olarak nasıl toplanacağını açıklıyor — iyi bir sürecin ihtiyaç duyduğu adımlar, nelerin elenmesi gerektiği ve tek bir e-posta çıkmadan önce nelerin kontrol edilmesi gerektiği. Yazı, biz (Outreach) kendi toplama sürecimizi kurarken ölçtüklerimize dayanıyor.

B2B iletişim verisi aslında nereden gelir?

Çoğu zaten herkese açıktır. Firmalar e-postalarını ve telefon numaralarını web sitelerine, rehberlere ve Hakkımızda sayfalarına tek bir nedenle koyar: müşteriler, tedarikçiler ve ortaklar tarafından kendilerine ulaşılmasını isterler.

Dolayısıyla otomatik B2B müşteri adayı toplama, gizli bilgileri kazıp çıkarmakla ilgili değildir. Mesele, güvenilir biçimde ve büyük ölçekte ölçütlerinize uyan herkese açık iletişim bilgilerini bulmaktır.

Zor olan, bu verinin dağınık olmasıdır. Her firmanın farklı bir web sitesi vardır, bilgilerini farklı bir yerde listeler ve farklı biçimlendirir. Biri e-postayı alt bilgiye koyar; bir diğeri İletişim sayfasında saklar; bir Alman firması ise Impressum sayfasında listeleyebilir.

Otomatik iletişim toplama hangi adımları gerektirir?

Dört adım: bulma, ziyaret etme, filtreleme ve doğrulama. Herhangi birini atlarsanız liste kullanması zor hâle gelir.

Adım 1 — Bulma. Anahtar kelimelerinize uyan aday firmaları toplayın. Tek bir anahtar kelime nadiren yeterlidir: aynı sektör birkaç adla anılır ve her ad farklı firmalar ortaya çıkarır. Hedef sayınıza ulaşmak için, aynı tür firma için insanların kullandığı farklı terimlere doğru genişletin.

Adım 2 — Ziyaret. Adayları olduğu gibi kaydetmeyin. Her firmanın web sitesini yükleyin ve iletişim bilgilerini arayın — ve ana sayfada durmayın. Alman firmalarıyla yaptığımız testlerde yalnızca ana sayfaya bakmak 24 firmadan 10'unun e-postasını buldu. İletişim ve Hakkımızda sayfalarına da bakmak bunu 24 firmadan 16'sına (67%) çıkardı ve web sitesi başına ortalama süre 22 saniyeden 14.9 saniyeye düştü.

Adım 3 — Filtreleme. Aday listeleri firma olmayan şeyleri de içerir. Listede kalırlarsa e-postaları boşa harcar ve iletişim çalışmanızı özensiz gösterir.

Adım 4 — Doğrulama. Topladığınız e-postaların gerçek, teslim edilebilir adresler olup olmadığını kontrol edin. Bu adımı atlamak ileride pahalıya patlar — aşağıya bakın.

Otomatik toplanmış bir müşteri adayı listesinden nelerin elenmesi gerekir?

Tek bir gerçek firma olmayan her şey. İncelediğimiz bir arama sonuçları grubunda 30 sonuçtan yalnızca 17'si gerçek firmaydı. Geri kalanı haber makaleleri, listeleme siteleri, devlet daireleri ve derneklerdi.

Önemli bir uyarı: bir sektörde işe yarayan filtreleme kuralları başka bir sektörde başarısız olur. Kendi testlerimizde, diş klinikleri ve emlak üzerinde birkaç tur ayar yaptıktan sonra hata oranı 3.3% idi. Kayropraktisyenlere ve sigorta acentelerine geçmek bunu 27% seviyesine çıkardı; bunun bir nedeni, alan adlarından türetilen firma adlarının (örneğin parkridgechiropractic.com) doğru ayrılması için sektör sözcüklerine ihtiyaç duyulmasıdır.

Bu yüzden herhangi bir müşteri adayı toplama aracını değerlendirirken onu sizin olmayan bir sektörde bir kez çalıştırın. Bu, kurallarının gerçekte ne kadar genel olduğunu ortaya çıkaran en ucuz testtir.

Var olmayan adreslere e-posta gönderirseniz ne olur?

Geçerli adreslere gönderdiğiniz e-postalar da spam'e düşmeye başlar. Bu, en önemli liste kalitesi sorunudur ve hafife almak kolaydır.

Var olmayan bir adrese gönderilen e-posta geri döner. Geri dönenler biriktiğinde posta kutusu sağlayıcıları bunu listesini kontrol etmeyen bir gönderici olarak okur. Bundan sonra gerçek, aktif adreslere gönderilen iletilerin bile alıcının Spam klasörüne düşme olasılığı daha yüksektir.

Bu yüzden göndermeden önce doğrularsınız. Yöntem: alıcının posta sunucusuna o adres için posta kabul edip etmeyeceğini sormak, gerçekte hiçbir ileti göndermeden. Alıcı hiçbir şey almaz.

Sınırlar vardır. Bazı sunucular her adres için posta kabul eder (“catch-all” kurulumu), bazıları ise soruyu yanıtlamayı reddeder. Bu durumlarda dürüst cevap “geçerli” değil, “doğrulanamıyor”dur. Kayıt olmadan ücretsiz e-posta adresi kontrol aracımızla deneyebilirsiniz; tam açıklama bir e-posta adresinin var olup olmadığı nasıl kontrol edilir yazısındadır.

Sonuçların istediğiniz bölgeyle eşleştiğinden nasıl emin olursunuz?

Önce sokak adresini kontrol edin. Telefon numarasını yalnızca adres yoksa kullanın. İkisi de yoksa firmayı kaydetmeyin.

Bir eyaletteki iç mekân müteahhitlerini hedefliyorsanız ve bir sonraki eyaletin firmaları içeri sızarsa, o e-postaların her biri israftır. Kanıtların sırası önemlidir.

Adres varsa, adres karar verir. Bir firmanın kendi yayımladığı adresten daha güvenilir hiçbir şey yoktur.

Adres yoksa, bölgeye özgü telefon numaralarına bakın — o bölgeye atanmış alan kodları. Ancak dikkatli olun: ücretsiz hat numaraları ve eski bir konumdan taşınan numaralar yaygındır. Georgia'da 50 firmalık bir toplamada 4'ü eyalet dışı numaralar kullanıyordu (877, 561, 916, 855). Her web sitesini elle kontrol ettik ve dördünün de Georgia'da adresi vardı. Önce telefon numarasına göre filtrelemek dört geçerli firmayı elerdi.

İkisi de yoksa, kaydetmeyin. Daha az firma toplarsınız ama yanlış bölgeden kayıt içermeyen bir liste daha değerlidir.

Aday firmaları nerede aramalısınız?

Firma adlarının ve adreslerinin zaten düzenlendiği kaynaklardan başlayın. Bir arama sonuçları sayfasından başlarsanız yukarıda anlatılan haber makalelerini, listeleme sitelerini ve blog incelemelerini de alırsınız ve bunları elemek ek zaman alır.

Düzenli kaynaklar genellikle üç türdür:

Kaynak ne olursa olsun, iletişim bilgilerini firmanın kendi web sitesinden doğrulamak daha güvenlidir. Bir firma web sitesini kendisi güncellediği için oradaki bilgilerin bugün kullandığı bilgiler olma olasılığı, bir kaydın ya da listenin söylediğinden daha yüksektir.

Outreach da firmaları bunlar gibi herkese açık kaynaklarda bulur; bu yüzden bu kaynakların kapsamadığı bir bölge ya da sektör için sonuçlar az olabilir veya hiç çıkmayabilir. Elle yapmak — ara, her web sitesini yükle, bilgileri kopyala — firma başına yaklaşık 1 ila 2 dakika, 300 firma için ise 5 ila 10 saat sürer; elle yapılan seçenekleri tek başına girişimci olarak B2B iletişim bilgilerini bulmanın 4 yolu yazısında karşılaştırıyoruz.

Otomatik toplama, müşteri adayı listesi satın almaktan nasıl farklıdır?

Tam ölçütlerinize uyan güncel veriyi alırsınız. Satın alınan listelerin iki yerleşik sorunu vardır.

Ne zaman toplandıklarını bilmezsiniz. Dükkânlar kapandıkça ve çalışanlar değiştikçe firma iletişim verisi eskir. Eski adresler ölü adreslere dönüşür ve ölü adresler yukarıdaki geri dönen e-posta sorununa yol açar.

Ölçütlerinizle nadiren eşleşirler. Satın alınan listeler “1.000 üretici” gibi geniş parçalar hâlinde gelir. “Bir eyalette e-posta adresi yayımlayan iç mekân müteahhitleri” isterseniz, hazır rafta böyle bir liste bulunmaz.

Doğrudan toplamak ikisini de çözer: veri, toplandığı an kadar tazedir ve koşulları siz belirlersiniz — bir iletişim alanını zorunlu yapmak dahil; böylece e-postası olmayan firmalar hiç kaydedilmez.

Topladığınız listeye göndermeden önce nelere bakmalısınız?

Gönderen alan adınızın kimlik doğrulaması ve her adresin durumu. Gönderim kurulumunuz hazır değilse iyi bir liste bile spam'e düşer.

Gönderen alan adı kimlik doğrulaması. Alıcı sunucular, bir iletinin gerçekten sizin alan adınızdan gelip gelmediğini SPF, DKIM ve DMARC ile kontrol eder. Google'ın gönderici yönergeleri tüm göndericilerden SPF veya DKIM, toplu e-posta gönderenlerden ise DMARC ister. Alan adınızı ücretsiz gönderen alan adı kontrol aracımızla kontrol edin; adımlar için SPF, DKIM ve DMARC kurulumu yazısına bakın.

Address status (Adres durumu). Listedeki her adresi ilk gönderimden önce kontrol edin, geri dönenler geldikten sonra değil. Ücretsiz e-posta adresi kontrol aracımız, hiçbir şey göndermeden alıcının posta sunucusuna bir adresin var olup olmadığını sorar ve adresin var olduğunu, var olmadığını ya da doğrulanamadığını size bildirir.

Teslimat tarafı — Google'ın yayımladığı tek spam eşiği dahil — soğuk e-postalar neden spam'e düşer yazısında ele alınıyor.

Outreach bunu nasıl otomatikleştirir?

Outreach dört adımın tamamını tek bir yerde çalıştırır. Nerede arayacağınıza, neyi arayacağınıza, kaç firma istediğinize ve hangi iletişim bilgilerine ihtiyacınız olduğuna siz karar verirsiniz; gerisi sizin için gerçekleşir.

Anahtar kelimeleri ve bir bölgeyi girin; Outreach eşleşen firmaları bulur, e-postaları, telefon numaralarını ve Instagram kullanıcı adlarını toplamak için web sitelerini ziyaret eder ve firma olmayan kayıtları eler. E-posta adresleri kaydedilmeden önce kontrol edilir. Her iletişim alanı için atlamayı, varsa toplamayı ya da zorunlu kılmayı siz seçersiniz.

Bulunan her iletişim bilgisi için ücretlendirilirsiniz ve bulunamayan bilgiler için hiçbir şey ödemezsiniz. Toplama başlamadan önce, seçtiğiniz alanlara göre ulaşılabilecek en yüksek maliyeti görürsünüz.

Kore dışındaki bölgeler de çalışır: bir ülke ve bir eyalet ya da il seçin; yalnızca konumu doğrulanmış firmalar kaydedilir. Gerçek bir örnek için ABD'deki sahibi Koreli 305 firmalık bir listeyi nasıl oluşturduk yazısına bakın. Aynı listeden e-posta gönderebilirsiniz. E-postalar, kendi bağladığınız Gmail hesabından, aralarında yaklaşık 10 dakikalık bir bekleme olacak şekilde tek tek gider ve gönderim kuyruğu, herhangi bir şey çıkmadan önce her adresi geçerli, doğrulanamamış ya da teslim edilemez olarak gösterir. Bir ileti teslim edilmezse kredileri size geri döner. Yanıt vermeyen firmalar için, belirlediğiniz bir aralıkla otomatik takip e-postaları gönderilebilir.

Yeni hesaplar kayıt olurken ücretsiz kredi alır.