Jak automatycznie zbierać dane kontaktowe B2B — co sprawdzić

Sprzedaż B2B zaczyna się od listy. Choćby produkt był najlepszy, nic się nie dzieje, dopóki nie wiadomo, z kim się skontaktować.

Budowanie tej listy ręcznie trwa dłużej, niż większość osób się spodziewa: wyszukać, załadować każdą stronę, znaleźć dane kontaktowe, wkleić je do arkusza kalkulacyjnego, powtórzyć. Przy 1 do 2 minut na firmę 300 firm to dni wolnego czasu.

Ten wpis wyjaśnia, jak automatycznie zbierać dane kontaktowe B2B z publicznych źródeł internetowych — jakie kroki powinien obejmować dobry proces, co odfiltrować i co sprawdzić, zanim wyjdzie choćby jeden e-mail. Opiera się na tym, co my (Outreach) zmierzyliśmy podczas budowy własnego procesu zbierania danych.

Skąd naprawdę pochodzą dane kontaktowe B2B?

Większość z nich jest już publiczna. Firmy umieszczają adres e-mail i numer telefonu na swojej stronie, w katalogach i na stronach „O nas” z jednego powodu: chcą, aby kontaktowali się z nimi klienci, dostawcy i partnerzy.

Automatyczne zbieranie leadów B2B nie polega więc na wygrzebywaniu ukrytych informacji. Chodzi o znajdowanie publicznych danych kontaktowych, które odpowiadają przyjętym kryteriom, niezawodnie i na dużą skalę.

Trudność polega na tym, że te dane są rozproszone. Każda firma ma inną stronę, podaje dane w innym miejscu i w innym formacie. Jedna umieszcza adres e-mail w stopce, inna ukrywa go na stronie kontaktowej, a niemiecka firma może go podać na stronie Impressum.

Jakich kroków wymaga automatyczne zbieranie kontaktów?

Czterech: znajdź, odwiedź, odfiltruj i zweryfikuj. Pominięcie któregokolwiek sprawia, że z listy trudno korzystać.

Krok 1 — Znajdź. Zbierz firmy-kandydatów pasujące do słów kluczowych. Jedno słowo kluczowe rzadko wystarcza: ta sama branża ma kilka nazw, a każda nazwa wydobywa inne firmy. Aby osiągnąć docelową liczbę, trzeba rozszerzyć wyszukiwanie o różne określenia, jakich ludzie używają na ten sam rodzaj firmy.

Krok 2 — Odwiedź. Nie zapisuj kandydatów w takiej postaci, w jakiej są. Załaduj stronę każdej firmy i szukaj danych kontaktowych — i nie poprzestawaj na stronie głównej. W naszych testach na firmach niemieckich samo sprawdzenie strony głównej dawało adres e-mail dla 10 z 24 firm. Sprawdzenie także stron Kontakt i O nas podniosło ten wynik do 16 z 24 (67%), a średni czas na jedną stronę spadł z 22 sekund do 14.9 sekundy.

Krok 3 — Odfiltruj. Listy kandydatów zawierają rzeczy, które nie są firmami. Pozostawione, marnują e-maile i sprawiają, że docieranie do klientów wygląda niedbale.

Krok 4 — Zweryfikuj. Sprawdź, czy zebrane adresy e-mail są prawdziwe i dostarczalne. Pominięcie tego kroku kosztuje później dużo — o tym niżej.

Co odfiltrować z listy leadów zebranej automatycznie?

Wszystko, co nie jest pojedynczą, prawdziwą firmą. W jednej partii wyników wyszukiwania, które przejrzeliśmy, tylko 17 z 30 było faktycznymi firmami. Resztę stanowiły artykuły prasowe, serwisy katalogowe, urzędy państwowe i stowarzyszenia.

Jedno ważne ostrzeżenie: reguły filtrowania, które działają w jednej branży, zawodzą w innej. W naszych własnych testach, po kilku rundach dostrajania na gabinetach stomatologicznych i nieruchomościach, odsetek błędów wynosił 3.3%. Przejście na kręgarzy i agentów ubezpieczeniowych podniosło go do 27%, częściowo dlatego, że nazwy firm zbudowane z domen (takie jak parkridgechiropractic.com) wymagają słów branżowych, aby poprawnie je podzielić.

Dlatego oceniając dowolne narzędzie do zbierania leadów, należy uruchomić je raz na branży, która nie jest naszą. To najtańszy test, który pokazuje, jak ogólne są jego reguły.

Co się stanie, jeśli wyśle się e-maile na nieistniejące adresy?

E-maile na prawidłowe adresy również zaczną trafiać do spamu. To najważniejszy problem jakości listy i łatwo go nie docenić.

E-mail na nieistniejący adres wraca jako zwrot (bounce). Gdy zwroty się kumulują, dostawcy poczty odczytują to jako nadawcę, który nie sprawdza swojej listy. Od tej chwili nawet wiadomości na prawdziwe, aktywne adresy częściej trafiają do folderu spamu odbiorcy.

Dlatego weryfikuje się przed wysyłką. Metoda: zapytać serwer pocztowy odbiorcy, czy przyjmie pocztę na dany adres, bez faktycznego wysyłania wiadomości. Odbiorca niczego nie otrzymuje.

Są ograniczenia. Niektóre serwery przyjmują pocztę na każdy adres (konfiguracja „catch-all”), a niektóre odmawiają odpowiedzi na to pytanie. W takich przypadkach uczciwą odpowiedzią jest „nie można potwierdzić”, a nie „prawidłowy.” Można to wypróbować bez rejestracji w naszym bezpłatnym narzędziu do sprawdzania adresów e-mail; pełne wyjaśnienie znajduje się we wpisie jak sprawdzić, czy adres e-mail istnieje.

Jak upewnić się, że wyniki odpowiadają zadanemu regionowi?

Najpierw należy sprawdzić adres. Numer telefonu wykorzystuje się tylko wtedy, gdy adresu nie ma. Jeśli nie ma ani adresu, ani numeru, firmy nie należy zapisywać.

Jeśli oferta jest kierowana do wykonawców wnętrz w jednym stanie, a przedostają się firmy z sąsiedniego stanu, każdy z tych e-maili jest zmarnowany. Kolejność dowodów ma znaczenie.

Jeśli jest adres, decyduje adres. Nic nie jest bardziej wiarygodne niż adres, który firma sama publikuje.

Jeśli nie ma adresu, należy spojrzeć na numery telefonów właściwe dla regionu — numery kierunkowe przypisane do tego regionu. Trzeba jednak uważać: numery bezpłatne i numery przeniesione ze starej siedziby są częste. W zbiorze 50 firm z Georgii 4 używały numerów z innych stanów (877, 561, 916, 855). Sprawdziliśmy każdą stronę ręcznie i wszystkie cztery miały adresy w Georgii. Filtrowanie najpierw po numerze telefonu odrzuciłoby cztery prawidłowe firmy.

Jeśli nie ma ani jednego, ani drugiego, nie należy jej zapisywać. Zbiera się mniej firm, ale lista bez wpisów z niewłaściwego regionu jest warta więcej.

Gdzie szukać firm-kandydatów?

Warto zacząć od źródeł, w których nazwy i adresy firm są już uporządkowane. Jeśli zacznie się od strony wyników wyszukiwania, dostaje się także opisane wyżej artykuły prasowe, serwisy katalogowe i recenzje na blogach, a ich odfiltrowanie zajmuje dodatkowy czas.

Uporządkowane źródła zwykle są trzech rodzajów:

Niezależnie od źródła bezpieczniej jest potwierdzić dane kontaktowe na stronie samej firmy. Firma sama aktualizuje swoją stronę, więc dane, które tam podaje, to z większym prawdopodobieństwem te, których używa dziś, niż to, co mówi rejestr lub wpis w katalogu.

Outreach również znajduje firmy w takich publicznych źródłach, więc dla regionu lub branży, których te źródła nie obejmują, wyników może być niewiele albo wcale. Robienie tego ręcznie — wyszukiwanie, ładowanie każdej strony, kopiowanie danych — zajmuje około 1 do 2 minut na firmę, czyli 5 do 10 godzin na 300; ręczne opcje porównujemy we wpisie 4 sposoby na znalezienie kontaktów B2B dla samodzielnego założyciela.

Czym zautomatyzowane zbieranie różni się od kupna listy leadów?

Dostaje się aktualne dane, które odpowiadają dokładnie przyjętym kryteriom. Kupowane listy mają dwa wbudowane problemy.

Nie wiadomo, kiedy je zebrano. Dane kontaktowe firm się starzeją, gdy sklepy się zamykają, a pracownicy zmieniają. Stare adresy stają się martwymi adresami, a martwe adresy powodują opisany wyżej problem zwrotów.

Rzadko odpowiadają przyjętym kryteriom. Kupowane listy przychodzą w szerokich kawałkach, takich jak „1 000 producentów”. Jeśli poprosi się o „wykonawców wnętrz w jednym stanie, którzy publikują adres e-mail”, taka lista nie istnieje w gotowej postaci.

Zbieranie bezpośrednie rozwiązuje oba problemy: dane są tak świeże, jak chwila zebrania, a warunki ustala się samodzielnie — w tym można uczynić dane pole kontaktowe wymaganym, tak aby firmy bez adresu e-mail w ogóle nie były zapisywane.

Co sprawdzić przed wysyłką do zebranej listy?

Uwierzytelnianie domeny wysyłającej i stan każdego adresu. Dobra lista i tak trafi do spamu, jeśli konfiguracja wysyłki nie jest gotowa.

Uwierzytelnianie domeny wysyłającej. Serwery odbierające sprawdzają, czy wiadomość naprawdę pochodzi z naszej domeny, za pomocą SPF, DKIM i DMARC. Wytyczne Google dla nadawców wymagają SPF lub DKIM od wszystkich nadawców, a DMARC od nadawców masowych. Domenę można sprawdzić naszym bezpłatnym narzędziem do sprawdzania domeny nadawcy, a kroki znajdują się we wpisie konfiguracja SPF, DKIM i DMARC.

Address status (stan adresu). Każdy adres z listy należy sprawdzić przed pierwszą wysyłką, a nie po nadejściu zwrotów. Nasze bezpłatne narzędzie do sprawdzania adresów e-mail pyta serwer pocztowy odbiorcy, czy adres istnieje, niczego nie wysyłając, i mówi, czy adres istnieje, nie istnieje, czy nie można go zweryfikować.

Stronę dostarczalności — w tym jedyny próg spamu, który publikuje Google — omawia wpis dlaczego zimne e-maile trafiają do spamu.

Jak Outreach to automatyzuje?

Outreach wykonuje wszystkie cztery kroki w jednym miejscu. Samemu wybiera się, gdzie szukać, czego szukać, ile firm zebrać i jakich danych kontaktowych potrzeba; resztę Outreach robi za nas.

Wpisuje się słowa kluczowe i region, a on znajduje pasujące firmy, odwiedza ich strony internetowe, aby zebrać adresy e-mail, numery telefonów i nazwy użytkowników na Instagramie, i odfiltrowuje wpisy, które nie są firmami. Adresy e-mail są sprawdzane, zanim zostaną zapisane. Dla każdego pola kontaktowego wybiera się, czy je pominąć, zebrać, jeśli jest dostępne, czy wymagać.

Płaci się za każdą znalezioną informację kontaktową, a za informacje, których nie znaleziono, nic. Przed rozpoczęciem zbierania widać maksymalny możliwy koszt wyliczony na podstawie wybranych pól.

Działa to także w regionach poza Koreą: wybiera się kraj oraz stan lub prowincję i zapisywane są tylko firmy, których lokalizacja jest potwierdzona. Prawdziwy przykład znajduje się we wpisie jak zbudowaliśmy listę 305 firm należących do Koreańczyków w USA. Z tej samej listy można wysyłać e-maile. E-maile wychodzą z własnego podłączonego konta Gmail, pojedynczo, z przerwą około 10 minut między nimi, a kolejka wysyłki pokazuje każdy adres jako prawidłowy, niepotwierdzony lub niedostarczalny, zanim cokolwiek wyjdzie. Jeśli wiadomość nie zostanie dostarczona, kredyty za nią wracają na konto. Do firm, które nie odpowiadają, mogą wychodzić automatyczne e-maile uzupełniające w ustawionym odstępie.

Nowe konta dostają darmowe kredyty na start.