Come raccogliere automaticamente dati di contatto B2B — che cosa verificare

Le vendite B2B iniziano con una lista. Per quanto buono sia il Suo prodotto, non succede nulla finché non sa chi contattare.

Costruire quella lista a mano è più lento di quanto la maggior parte delle persone si aspetti: cercare, caricare ogni sito web, trovare i dati di contatto, incollarli in un foglio di calcolo, ripetere. A 1–2 minuti per azienda, 300 aziende richiedono giorni di tempo libero.

Questo articolo spiega come raccogliere automaticamente dati di contatto B2B da fonti web pubbliche — i passaggi che un buon processo richiede, che cosa escludere e che cosa controllare prima che parta anche una sola email. Si basa su ciò che noi (Outreach) abbiamo misurato mentre costruivamo il nostro processo di raccolta.

Da dove provengono davvero i dati di contatto B2B?

La maggior parte è già pubblica. Le aziende mettono la propria email e il proprio numero di telefono sul sito web, negli elenchi e nelle pagine Chi siamo per un solo motivo: vogliono essere contattate — da clienti, fornitori e partner.

Quindi la raccolta automatica di lead B2B non consiste nello scovare informazioni nascoste. Consiste nel trovare dati di contatto pubblici che corrispondano ai Suoi criteri, in modo affidabile e su larga scala.

La parte difficile è che questi dati sono sparsi. Ogni azienda ha un sito web diverso, indica i propri dati in un punto diverso e li presenta in modo diverso. Una mette l'email nel piè di pagina; un'altra la nasconde in una pagina Contatti; un'azienda tedesca può indicarla nella pagina Impressum.

Di quali passaggi ha bisogno la raccolta automatica dei contatti?

Quattro: trovare, visitare, filtrare e verificare. Se ne salta uno, la lista diventa difficile da usare.

Passaggio 1 — Trovare. Raccolga le aziende candidate che corrispondono alle Sue parole chiave. Una sola parola chiave raramente basta: lo stesso settore ha più nomi e ciascun nome fa emergere aziende diverse. Per raggiungere il numero obiettivo, ci si allarga ai diversi termini che le persone usano per lo stesso tipo di azienda.

Passaggio 2 — Visitare. Non salvi le candidate così come sono. Carichi il sito web di ciascuna azienda e cerchi i dati di contatto — e non si fermi alla home page. Nei nostri test su aziende tedesche, controllando solo la home page abbiamo trovato un'email per 10 su 24 aziende. Controllando anche le pagine Contatti e Chi siamo il dato è salito a 16 su 24 (67%), e il tempo medio per sito web è sceso da 22 secondi a 14,9 secondi.

Passaggio 3 — Filtrare. Le liste di candidate includono cose che non sono aziende. Se restano, sprecano email e fanno sembrare poco curata la Sua attività di contatto.

Passaggio 4 — Verificare. Controlli che le email raccolte siano indirizzi reali e recapitabili. Saltare questo passaggio costa caro più avanti — veda sotto.

Che cosa va escluso da una lista di lead raccolta automaticamente?

Tutto ciò che non è una singola azienda reale. In un lotto di risultati di ricerca che abbiamo esaminato, solo 17 su 30 erano vere aziende. Gli altri erano articoli di giornale, siti di elenchi, uffici governativi e associazioni.

Un avvertimento importante: le regole di filtraggio che funzionano in un settore falliscono in un altro. Nei nostri test, dopo diversi cicli di messa a punto su studi dentistici e immobiliare, il tasso di errori era del 3,3%. Passando a chiropratici e agenti assicurativi è salito al 27%, in parte perché i nomi di azienda ricavati dai domini (come parkridgechiropractic.com) richiedono parole del settore per essere divisi correttamente.

Quindi, quando valuta qualsiasi strumento di raccolta di lead, lo provi una volta su un settore che non è il Suo. È il test più economico per scoprire quanto siano davvero generali le sue regole.

Che cosa succede se si scrive a indirizzi email che non esistono?

Anche le Sue email verso indirizzi validi cominciano a finire nello spam. È il problema di qualità della lista più importante, ed è facile sottovalutarlo.

Un'email a un indirizzo inesistente rimbalza. Quando i rimbalzi si accumulano, i fornitori di caselle di posta lo leggono come il segnale di un mittente che non controlla la propria lista. Da quel momento, anche i messaggi verso indirizzi reali e attivi hanno più probabilità di finire nella cartella spam del destinatario.

Per questo si verifica prima di inviare. Il metodo: chiedere al server di posta del destinatario se accetterà posta per quell'indirizzo, senza inviare effettivamente un messaggio. Il destinatario non riceve nulla.

Ci sono dei limiti. Alcuni server accettano posta per qualsiasi indirizzo (una configurazione “catch-all”), e altri si rifiutano di rispondere alla domanda. In quei casi, la risposta onesta è “non confermabile” anziché “valido.” Può provarlo senza registrarsi con il nostro verificatore email gratuito; la spiegazione completa è in come verificare se un indirizzo email esiste.

Come ci si assicura che i risultati corrispondano alla regione richiesta?

Controlli prima l'indirizzo stradale. Usi il numero di telefono solo quando manca l'indirizzo. Se manca anche quello, non salvi l'azienda.

Se punta a ditte di ristrutturazione di interni di uno stato e ne entrano alcune dello stato vicino, ognuna di quelle email è sprecata. L'ordine delle prove conta.

Se c'è un indirizzo, decide l'indirizzo. Nulla è più affidabile dell'indirizzo che un'azienda pubblica da sé.

Se manca l'indirizzo, si guardano i numeri di telefono tipici della regione — i prefissi assegnati a quella regione. Ma attenzione: i numeri verdi e i numeri rimasti da una vecchia sede sono comuni. In una raccolta in Georgia di 50 aziende, 4 usavano numeri di altri stati (877, 561, 916, 855). Abbiamo controllato ogni sito web a mano e tutte e quattro avevano indirizzi in Georgia. Filtrare prima in base al numero di telefono avrebbe scartato quattro aziende valide.

Se non è disponibile nessuno dei due, non la salvi. Raccoglie meno aziende, ma una lista senza voci di regioni sbagliate vale di più.

Dove conviene cercare le aziende candidate?

Parta da fonti in cui i nomi e gli indirizzi delle aziende sono già organizzati. Se parte da una pagina di risultati di ricerca, ottiene anche gli articoli di giornale, i siti di elenchi e le recensioni di blog descritti sopra, e filtrarli richiede tempo in più.

Le fonti organizzate di solito sono di tre tipi:

Qualunque sia la fonte, è più sicuro confermare i dati di contatto sul sito web dell'azienda stessa. Un'azienda aggiorna da sé il proprio sito, quindi i dati lì riportati hanno più probabilità di essere quelli che usa oggi rispetto a ciò che dice un registro o un elenco.

Anche Outreach trova le aziende in fonti pubbliche come queste, quindi per una regione o un settore che quelle fonti non coprono i risultati possono essere pochi o nulli. Farlo a mano — cercare, caricare ogni sito web, copiare i dati — richiede circa 1–2 minuti per azienda, ovvero 5–10 ore per 300; confrontiamo le opzioni manuali in 4 modi per trovare contatti B2B da fondatore indipendente.

In che cosa la raccolta automatica è diversa dall'acquisto di una lista di lead?

Si ottengono dati aggiornati che corrispondono esattamente ai Suoi criteri. Le liste acquistate hanno due problemi intrinseci.

Non si sa quando sono stati raccolti. I dati di contatto delle aziende invecchiano man mano che i negozi chiudono e il personale cambia. I vecchi indirizzi diventano indirizzi inattivi, e gli indirizzi inattivi causano il problema dei rimbalzi descritto sopra.

Raramente corrispondono ai Suoi criteri. Le liste acquistate sono in blocchi ampi come “1.000 produttori.” Se chiede “ditte di ristrutturazione di interni di uno stato che pubblicano un indirizzo email,” una lista simile già pronta non esiste.

Raccogliere direttamente risolve entrambi: i dati sono aggiornati al momento in cui vengono raccolti e le condizioni le stabilisce Lei — compreso rendere obbligatorio un campo di contatto, così le aziende senza email non vengono salvate affatto.

Che cosa conviene controllare prima di inviare alla lista raccolta?

L'autenticazione del Suo dominio di invio e lo stato di ciascun indirizzo. Anche una buona lista finisce nello spam se la configurazione di invio non è pronta.

Autenticazione del dominio di invio. I server riceventi controllano con SPF, DKIM e DMARC se un messaggio proviene davvero dal Suo dominio. Le linee guida di Google per i mittenti richiedono SPF o DKIM a tutti i mittenti e DMARC ai mittenti di email collettive. Controlli il Suo dominio con il nostro verificatore gratuito delle impostazioni del mittente e veda la configurazione di SPF, DKIM e DMARC per i passaggi.

Address status (Stato dell'indirizzo). Controlli ogni indirizzo della lista prima del primo invio, non dopo l'arrivo dei rimbalzi. Il nostro verificatore email gratuito chiede al server di posta del destinatario se un indirizzo esiste senza inviare nulla e Le dice se l'indirizzo esiste, non esiste o non può essere verificato.

L'aspetto della recapitabilità — compresa l'unica soglia di spam che Google pubblica — è trattato in perché le cold email finiscono nello spam.

Come lo automatizza Outreach?

Outreach esegue tutti e quattro i passaggi in un unico posto. Lei decide dove cercare, che cosa cercare, quante aziende desidera e di quali dati di contatto ha bisogno; il resto avviene per Lei.

Inserisca parole chiave e una regione, e Outreach trova le aziende corrispondenti, visita i loro siti web per raccogliere email, numeri di telefono e nomi utente Instagram ed esclude le schede che non sono aziende. Gli indirizzi email vengono controllati prima di essere salvati. Per ogni campo di contatto sceglie se saltarlo, raccoglierlo se disponibile o renderlo obbligatorio.

Paga per ogni dato di contatto trovato e nulla per i dati non trovati. Prima che la raccolta inizi, vede il costo massimo possibile in base ai campi che ha scelto.

Funzionano anche le regioni fuori dalla Corea: scelga un Paese e uno stato o una provincia e vengono salvate solo le aziende la cui sede è confermata. Per un esempio reale, veda come abbiamo creato una lista di 305 aziende di proprietà coreana negli Stati Uniti. Può inviare email dalla stessa lista. Le email partono dal Suo Gmail collegato, una alla volta con una pausa di circa 10 minuti tra l'una e l'altra, e la coda di invio mostra ogni indirizzo come valido, non confermato o non recapitabile prima che parta qualsiasi cosa. Se un messaggio non viene consegnato, i relativi crediti Le vengono restituiti. Per le aziende che non rispondono, possono partire email di follow-up automatiche a un intervallo da Lei impostato.

I nuovi account ricevono crediti gratuiti alla registrazione.