如何自動收集 B2B 聯絡資料，以及該檢查什麼

B2B 銷售從一份名單開始。不論您的產品多好，在您知道要聯絡誰之前，什麼事都不會發生。

手動建立這份名單，比大多數人預期的慢：搜尋、載入每個網站、找到聯絡資料、貼進試算表，然後重複。以每家公司 1 到 2 分鐘計算，300 家公司要花上好幾天的空檔時間。

本文說明如何從公開的網路來源自動收集 B2B 聯絡資料，包括一個好的流程需要哪些步驟、該濾掉什麼，以及在寄出任何一封信之前該檢查什麼。內容是依據我們（Outreach）在建立自己的收集流程時所測量到的結果。

B2B 聯絡資料究竟從哪裡來？

大部分本來就是公開的。公司把電子郵件和電話號碼放在自己的網站、名錄和「關於我們」頁面上，原因只有一個：它們希望被聯絡，不論是被客戶、供應商還是合作夥伴。

所以自動化的 B2B 潛在客戶收集，並不是要挖出隱藏的資訊。重點是穩定地、大規模地找出符合您條件的公開聯絡資料。

困難之處在於這些資料很分散。每家公司的網站都不同，把資料列在不同的地方，格式也各不相同。有的把電子郵件放在頁尾；有的藏在「聯絡我們」頁面；德國的公司則可能列在它的 Impressum（法律聲明）頁面上。

自動收集聯絡資料需要哪些步驟？

四個：尋找、造訪、篩選和驗證。少了任何一個，名單就會變得難以使用。

步驟 1：尋找。收集符合您關鍵字的候選公司。只有一個關鍵字通常不夠：同一個產業有好幾種名稱，而每個名稱找到的公司都不一樣。為了達到目標數量，請擴大到人們用來稱呼同類公司的各種不同說法。

步驟 2：造訪。不要原封不動地儲存候選公司。載入每家公司的網站，找出聯絡資料，而且不要只停在首頁。在我們對德國公司的測試中，只檢查首頁，只能為 24 家中的 10 家找到電子郵件。連「聯絡我們」和「關於我們」頁面也一起檢查後，數字升到 24 家中的 16 家（67%），每個網站的平均耗時也從 22 秒降到 14.9 秒。

步驟 3：篩選。候選名單裡會混有不是公司的東西。如果留著不處理，它們會浪費信件，也讓您的主動聯繫顯得草率。

步驟 4：驗證。檢查您收集到的電子郵件，是否為真實且可送達的地址。跳過這個步驟，之後的代價很高，詳見下文。

抓取來的潛在客戶名單裡，該濾掉什麼？

任何不是單一、真實公司的東西。在我們檢視的一批搜尋結果中，只有 30 筆中的 17 筆是真正的公司。其餘的是新聞報導、列表網站、政府機關和協會。

有一個重要的警告：在某個產業有效的篩選規則，在另一個產業會失效。在我們自己的測試中，針對牙醫診所和房地產調整了好幾輪之後，錯誤率是 3.3%。改成整脊師和保險經紀人後，錯誤率升到 27%，部分原因是以網域組成的公司名稱（例如 parkridgechiropractic.com），需要產業用字才能被正確拆開。

所以當您評估任何潛在客戶收集工具時，請用一個不是您自己的產業跑一次。這是能看出它的規則究竟有多通用的最便宜的測試。

如果寄信給不存在的地址，會怎麼樣？

您寄給有效地址的信，也會開始進到垃圾郵件匣。這是最重要的名單品質問題，而且很容易被低估。

寄給不存在地址的信會被退回。當退信不斷累積，郵件服務商會把它解讀為不檢查名單的寄件者。從那時起，連寄給真實、有在使用的地址的郵件，也更有可能進到收件者的垃圾郵件匣。

這就是為什麼要在寄信之前先驗證。方法是詢問收件者的郵件伺服器，它是否會接受寄往該地址的信，而且不會真的寄出郵件。收件者不會收到任何東西。

這個方法有限制。有些伺服器會接受寄往每一個地址的信（所謂的「全部接收（catch-all）」設定），有些則拒絕回答這個問題。在這些情況下，誠實的答案是「無法確認」，而不是「有效」。您不必註冊，就能用我們的免費電子郵件地址檢查工具試試看；完整的說明請見如何檢查電子郵件地址是否存在。

要怎麼確認結果符合您指定的地區？

先檢查街道地址。只有在沒有地址時，才使用電話號碼。如果兩者都沒有，就不要儲存這家公司。

如果您鎖定的是某一州的室內裝修業者，結果隔壁州的公司也混了進來，那麼每一封寄給它們的信都是浪費。證據的順序很重要。

有地址的話，就由地址決定。沒有什麼比公司自己公布的地址更可靠。

沒有地址的話，就看屬於該地區的電話號碼，也就是分配給該地區的區碼。但要小心：免付費電話和沿用舊據點的號碼很常見。在一次收集 50 家喬治亞州公司的過程中，有 4 家使用外州的號碼（877、561、916、855）。我們逐一手動檢查了每個網站，四家全都有喬治亞州的地址。如果先以電話號碼篩選，就會丟掉四家有效的公司。

兩者都沒有的話，就不要儲存。您收集到的公司會比較少，但沒有錯誤地區項目的名單，價值更高。

該去哪裡找候選公司？

從已經整理好公司名稱和地址的來源開始。如果從一頁搜尋結果開始，您也會得到前面提到的新聞報導、列表網站和部落格評論，而把它們濾掉需要額外的時間。

整理好的來源通常有三種：

不論來源是什麼，最穩妥的做法是到公司自己的網站確認聯絡資料。公司會自己更新網站，所以網站上的資料，比登記資料或名錄上寫的，更可能是它現在正在使用的。

Outreach 也是在這類公開來源中找公司，所以對於這些來源沒有涵蓋的地區或產業，結果可能很少，甚至沒有。手動做，也就是搜尋、載入每個網站、複製資料，每家公司大約要 1 到 2 分鐘，300 家則要 5 到 10 小時；我們在單人創業者找 B2B 聯絡人的 4 種方法中比較了各種手動做法。

自動收集和購買潛在客戶名單有什麼不同？

您得到的是符合您確切條件的最新資料。購買的名單有兩個與生俱來的問題。

您不知道它們是什麼時候收集的。公司聯絡資料會隨著商店關門、員工異動而過時。舊地址會變成失效地址，而失效地址會造成前面提到的退信問題。

它們很少符合您的條件。購買的名單是「1,000 家製造商」這類大範圍的整批資料。如果您要的是「某一州公開電子郵件地址的室內裝修業者」，市面上並沒有這樣的現成名單。

直接收集可以解決這兩個問題：資料就和收集的那一刻一樣新，而條件由您設定，包括把某個聯絡欄位設為必填，這樣沒有電子郵件的公司就完全不會被儲存。

寄信給收集到的名單之前，該檢查什麼？

您寄件網域的身分驗證，以及每個地址的狀態。如果您的寄信設定還沒準備好，再好的名單也一樣會進到垃圾郵件匣。

寄件網域的身分驗證。收件的伺服器會透過 SPF、DKIM 和 DMARC，檢查一封信是否真的來自您的網域。Google 的寄件者規範要求所有寄件者都要有 SPF 或 DKIM，大量寄件者還要有 DMARC。請用我們的寄件網域免費檢查工具檢查您的網域，步驟請見設定 SPF、DKIM 與 DMARC。

Address status（地址狀態）。請在第一次寄信之前檢查名單上的每個地址，而不是等到退信出現之後。我們的免費電子郵件地址檢查工具會詢問收件者的郵件伺服器地址是否存在，過程中不會寄出任何東西，並告訴您這個地址是存在、不存在，還是無法確認。

送達率方面的內容，包括 Google 公布的唯一一個垃圾郵件門檻，請見陌生開發信為什麼會被歸為垃圾郵件。

Outreach 如何自動化這一切？

Outreach 在同一個地方完成全部四個步驟。由您決定要在哪裡找、要找什麼、要多少家公司，以及需要哪些聯絡資料；其餘的就由它代勞。

輸入關鍵字和地區，它就會找出符合條件的公司，造訪它們的網站來收集電子郵件、電話號碼和 Instagram 帳號，並濾掉不是公司的項目。電子郵件地址在儲存之前會先經過檢查。每個聯絡欄位要略過、有則收集，還是設為必填，由您決定。

收費是依找到的每項聯絡資料計算，而且沒有找到的資料不收費。收集開始之前，您會看到依您所選欄位計算出的最高可能費用。

韓國境外的地區也適用：選擇一個國家和一個州或省，只有所在地已確認的公司才會被儲存。想看真實的例子，請見我們如何建立 305 家美國韓國人經營公司的名單。您可以從同一份名單寄出電子郵件。電子郵件會從您已連結的 Gmail 一封一封寄出，每封之間暫停約 10 分鐘，而且寄送佇列會在任何信寄出之前，把每個地址標示為有效、未確認或無法送達。如果有郵件沒有送達，使用的點數會退還給您。對於沒有回覆的公司，可以依您設定的間隔，自動寄出追蹤信。

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