Wiele szablonów zimnych e-maili w internecie ma obiecany wskaźnik odpowiedzi. My w Outreach tego nie zrobimy. Wskaźnik odpowiedzi zależy od tego, do kogo się pisze, co się oferuje i jak dobra jest lista — a liczba bez tego kontekstu nic nie mówi o własnej kampanii.
Możemy za to dać uzasadnienie. Poniżej znajduje się pięć szablonów zimnych e-maili B2B na sytuacje, z którymi zespoły sprzedaży spotykają się najczęściej, a po każdym z nich dlaczego jest zbudowany właśnie tak. Gdy zrozumie się powody, każdy z nich można dostosować do własnego rynku, zamiast kopiować słowa napisane dla kogoś innego.
Szablony używają miejsc do uzupełnienia w {{double_braces}}. Należy zastąpić każde z nich — e-mail, który dociera z wciąż widocznym {{first_name}}, mówi czytelnikowi dokładnie, ile uwagi mu poświęcono.
Co sprawia, że zimny e-mail B2B działa?
Trafność dla czytelnika, jedna jasna prośba i łatwy sposób, by odmówić. Wszystko inne — długość, ton, temat wiadomości — służy tym trzem rzeczom.
Kilka zasad powtarza się w każdym szablonie poniżej:
- Zacząć od nich, a nie od siebie. Pierwsza linijka powinna pokazywać, że wiadomo coś konkretnego o firmie czytelnika. „Jesteśmy wiodącym dostawcą...” dotyczy tylko nadawcy.
- Jedna prośba na e-mail. Czytelnik, który musi wybierać między „umów rozmowę”, „zobacz naszą prezentację” i „przekaż to właściwej osobie”, często nie robi żadnej z tych rzeczy.
- Niech odpowiedź będzie krótka. Na pytanie „Czy warto umówić 15-minutową rozmowę?” można odpowiedzieć jednym słowem. Na „Daj znać, co o tym sądzisz” nie można.
- Być uczciwym w temacie. Temat powinien opisywać, o czym naprawdę jest e-mail. Sztuczki, takie jak fałszywe „Re:”, zostają zauważone, gdy tylko czytelnik dotrze do treści, i spalają zaufanie, którego nie da się odzyskać.
- Zawsze dołączać możliwość rezygnacji. Daje ona niezainteresowanemu czytelnikowi lepszą opcję niż przycisk „Zgłoś spam”. Google i Yahoo każą nadawcom utrzymywać poziom spamu poniżej 0.3% — więcej na ten temat we wpisie dlaczego zimne e-maile trafiają do spamu.
Jak wygląda dobry pierwszy szablon zimnego e-maila?
Krótki e-mail, który podaje konkretny powód pisania do tej firmy, opisuje jeden konkretny rezultat, jaki można zaoferować, i zadaje jedno pytanie tak lub nie.
Temat: {{company}} — {{specific_area}}
Dzień dobry {{first_name}},
Zainteresowała mnie informacja o {{company}}: {{konkretna obserwacja — na przykład drugi magazyn w Ohio otwarty tej wiosny}}.
Pomagamy {{type_of_company}} {{konkretny rezultat — na przykład skrócić czas wdrażania nowych dostawców}}. {{Jedno zdanie dowodu — nazwany klient lub konkretny wynik, za którym można stanąć}}.
Czy warto umówić 15-minutową rozmowę, by sprawdzić, czy to pasuje do {{company}}?
{{your_name}} {{title}}, {{your_company}}
{{postal_address}} · Jeśli kolejne wiadomości są niepożądane, wystarczy odpowiedzieć „nie, dziękuję”, a nie napiszę ponownie.
Dlaczego to działa:
- Temat podaje nazwę ich firmy i zagadnienie, a nie nazwę produktu. Mówi czytelnikowi, o czym jest e-mail, bez udawania czegoś innego.
- Pierwsza linijka dowodzi, że to nie masowy e-mail. Konkretna obserwacja mogła zostać napisana tylko dla nich.
- Jeden rezultat, a nie lista funkcji. Czytelnik powinien po jednokrotnym przeczytaniu móc powtórzyć jednym zdaniem, czym zajmuje się nadawca.
- Dowód, który można obronić. Prawdziwa nazwa klienta lub wynik, który można udokumentować, przebija przymiotnik. Jeśli jeszcze go nie ma, lepiej pominąć tę linijkę, niż go zmyślać.
- Stopka pełni dwie funkcje. Adres pocztowy pokazuje czytelnikowi, że nadawca to prawdziwa firma, a prosta informacja o rezygnacji daje niezadowolonemu czytelnikowi alternatywę dla przycisku spamu.
Jak kontaktować się ponownie po braku odpowiedzi?
Należy wysłać krótką wiadomość uzupełniającą, która dodaje jedną nową informację i równie łatwo pozwala powiedzieć „nie jestem zainteresowany”, jak „tak”. Wiadomość uzupełniająca, która mówi tylko „wracam do tematu”, nie daje czytelnikowi nowego powodu, by odpowiedzieć.
Temat: {{taki sam temat jak w pierwszym e-mailu}}
Dzień dobry {{first_name}},
Jeszcze jedna myśl o {{specific_area}} w {{company}}: {{nowa, użyteczna informacja — na przykład krótki przykład, jak podobna firma poradziła sobie z tym samym problemem}}.
Jeśli to nie jest teraz priorytet, krótkie „nie teraz” w zupełności wystarczy — zamknę temat po mojej stronie.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Wystarczy odpowiedzieć „nie, dziękuję”, aby nie otrzymywać dalszych wiadomości ode mnie.
Dlaczego to działa:
- Zachowuje pierwotny temat. Czytelnik widzi oba e-maile w kontekście, więc kontynuuje się rozmowę, a nie maskuje nowego e-maila jako odpowiedzi za pomocą fałszywego „Re:”.
- Dodaje wartość zamiast presji. Nowy przykład lub spostrzeżenie daje powód do odpowiedzi, którego pierwszy e-mail nie dawał.
- „Nie teraz” jest zaproszoną odpowiedzią. Jasne nie jest przydatne: mówi, żeby przestać, i jest dla nadawcy znacznie lepsze niż cisza, po której następuje zgłoszenie spamu.
- Nadal zawiera możliwość rezygnacji. Każdy e-mail w sekwencji daje czytelnikowi ten sam łatwy sposób wycofania się, nie tylko pierwszy.
Ile wiadomości uzupełniających i w jakich odstępach? Żaden dostawca poczty nie publikuje reguły, a my jej nie wymyślimy. Rozsądny sprawdzian: jeśli odbieranie takiej sekwencji samemu byłoby niekomfortowe, to jest ich za dużo.
Jak wysłać zimny e-mail do koreańskiej firmy z zagranicy?
Należy pisać krótko, otwierać i zamykać wiadomość koreańskim pozdrowieniem, podawać godziny w czasie standardowym Korei i zaczynać temat od „(광고)”, co po koreańsku znaczy „(Reklama)”. Outreach dodaje to oznaczenie automatycznie przy wysyłce do koreańskich firm, więc wystarczy napisać resztę tematu. Outreach wysyła do koreańskich firm dopiero po zaznaczeniu, że potwierdzono, iż odbiorca wcześniej wyraził zgodę albo że zachodzi wyjątek. Wyjątek zachodzi wtedy, gdy dane kontaktowe odbiorcy uzyskano bezpośrednio w ramach transakcji, a reklamuje się ten sam rodzaj towarów lub usług w ciągu 6 miesięcy od jej zakończenia.
Temat: (광고) {{your_company}} — {{temat prostymi słowami po polsku}} / {{temat po koreańsku, jeśli można go zapisać poprawnie}}
{{company}} {{tytuł odbiorcy — na przykład 담당자님}}께,
안녕하세요. (Dzień dobry.)
Nazywam się {{your_name}} i reprezentuję {{your_company}} z {{country}}. {{Jedna linijka o tym, dlaczego wiadomość trafia właśnie do tej firmy — na przykład coś widocznego na ich stronie internetowej}}.
{{Jedno lub dwa zdania: co się oferuje i dlaczego jest to istotne dla rynku koreańskiego lub konkretnie dla ich firmy.}}
Czy możliwa byłaby krótka rozmowa wideo? Mogę rozmawiać {{godziny w czasie standardowym Korei, KST}}.
감사합니다. (Dziękuję.) {{your_name}}
{{your_company}} · {{email}} · {{phone}} · {{postal_address}} 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 회신해 주세요. / Aby przestać otrzymywać te e-maile, odpowiedz „unsubscribe”.
Dlaczego to działa:
- „(광고)” stoi na początku tematu. Outreach umieszcza je tam automatycznie w e-mailach do koreańskich firm, więc słowa po nim powinny wskazywać zagadnienie.
- Pozdrowienie jest zgodne z koreańską etykietą biznesową. „담당자님께” znaczy mniej więcej „Do osoby odpowiedzialnej”, a „{{name}} 대표님” używa się wobec szefa firmy. „안녕하세요” (dzień dobry) i „감사합니다” (dziękuję) są standardowe i uprzejme. Krótkie koreańskie pozdrowienie pokazuje starania; jeśli nie da się napisać naturalnego koreańskiego, resztę lepiej zostawić w jasnej, prostej polszczyźnie niż w niezgrabnym tłumaczeniu maszynowym.
- Nazwa firmy, e-mail, telefon i adres znajdują się w stopce. Czytelnik, który nigdy nie słyszał o firmie nadawcy, od razu widzi, kim jest nadawca i jak można się z nim skontaktować inaczej.
- Informacja o rezygnacji jest po koreańsku i po polsku. Czytelnik może nie czuć się swobodnie po polsku, więc sposób wycofania się jest zapisany w obu językach.
- Godziny są podane w KST (UTC+9). Oszczędza to czytelnikowi przeliczanie stref czasowych i pokazuje, że nadawca pomyślał o jego dniu pracy.
Jak napisać e-mail z przedstawieniem na czyjeś polecenie?
Należy wymienić w pierwszej linijce osobę, która poleciła kontakt, powiedzieć, dlaczego uznała, że warto porozmawiać, i zachować prośbę małą. Polecenie działa, bo pożycza zaufanie — więc działa tylko wtedy, gdy jest prawdziwe.
Temat: Z polecenia {{referrer_name}}
Dzień dobry {{first_name}},
Piszę z polecenia {{referrer_name}} z {{referrer_company}}. {{Wspomniał/Wspomniała/Wspomnieli}}, że {{company}} jest {{konkretna sytuacja opisana przez polecającego}}.
Współpracowaliśmy z {{referrer_company}} przy {{co wspólnie zrobiono}}, a według {{referrer_name}} podobne podejście może się przydać także w tej firmie.
Czy 15-minutowa rozmowa w przyszłym tygodniu miałaby sens? Jeśli termin jest nietrafiony, nie ma żadnego problemu.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Wystarczy odpowiedzieć „nie, dziękuję”, a nie będę się już odzywać.
Dlaczego to działa:
- Nazwa osoby polecającej jest w temacie i w pierwszej linijce. To najważniejszy fakt w e-mailu, więc trafia tam, gdzie czytelnik patrzy najpierw.
- Wyjaśnia powiązanie. „Polecono mi się odezwać” jest mocniejsze, gdy czytelnik widzi, dlaczego.
- Zależy od zgody. Imienia i nazwiska danej osoby można użyć tylko za jej zgodą. Jeśli odbiorca zapyta polecającego i dowie się, że zgody nie było, traci się obie relacje.
Wariant: poprosić osobę polecającą o wysłanie krótkiego e-maila z przedstawieniem do obu stron. Wtedy pierwsza wiadomość jest odpowiedzią w wątku, którego odbiorca już oczekuje.
Co wysłać po spotkaniu z kimś na targach?
Wiadomość uzupełniającą, która przypomina dokładnie, gdzie i jak doszło do spotkania, odwołuje się do czegoś konkretnego, o czym rozmawiano, i przesyła to, co obiecano.
Temat: Po spotkaniu na {{event_name}} — {{co obiecano przesłać}}
Dzień dobry {{first_name}},
Dziękujemy za odwiedzenie naszego stoiska na {{event_name}} w dniu {{day}}. Rozmawialiśmy o {{konkretna rzecz, o której była mowa — na przykład przegląd dostawców opakowań na kolejny sezon}}.
Zgodnie z obietnicą przesyłamy {{to, co obiecano — na przykład kartę specyfikacji naszych tacek nadających się do recyklingu}}: {{link lub załącznik}}.
Jeśli to pomoże, mogę {{jeden konkretny następny krok — na przykład wysłać próbki do biura}}. Wystarczy dać znać.
{{your_name}}
{{postal_address}} · Wystarczy odpowiedzieć „nie, dziękuję”, a usunę adres z mojej listy.
Dlaczego to działa:
- Temat podaje nazwę wydarzenia. Na targach spotyka się dziesiątki wystawców; nazwa wydarzenia od razu mówi, dlaczego nadawca pisze.
- Szczegół z rozmowy dowodzi, że nadawca słuchał. Odróżnia go od każdego wystawcy wysyłającego ten sam e-mail „miło było poznać”.
- Dostarcza to, o co poproszono. Informacje, o które poprosił odbiorca, to e-mail, który najchętniej przeczyta, więc nie należy go rozcieńczać niezwiązaną promocją.
- Następny krok jest opcjonalny i konkretny. „Daj znać” wystarczy, gdy odbiorca dostał coś konkretnego, na co może się zgodzić.
Co sprawdzić przed wysłaniem któregokolwiek z tych szablonów?
Czy adres jest prawdziwy i czy domena jest uwierzytelniona. Dwa szybkie sprawdzenia:
- Czy adres jest prawdziwy? Wysyłanie na adresy, które nie istnieją, powoduje odbicia. Nasze bezpłatne narzędzie do sprawdzania adresów e-mail pyta serwer pocztowy odbiorcy, czy adres istnieje; wyjaśnienie wyników zawiera wpis jak zweryfikować adres e-mail.
- Czy domena jest uwierzytelniona? Google i Yahoo wymagają SPF lub DKIM od każdego nadawcy. Nasze bezpłatne narzędzie do sprawdzania uwierzytelniania poczty odczytuje rekordy domeny, a nasz poradnik SPF, DKIM i DMARC pokazuje, jak je skonfigurować.
(Nasze bezpłatne narzędzia są dostępne po angielsku i koreańsku; należy wpisać adres e-mail lub wiadomość, które mają zostać sprawdzone.)
Jak wysłać te szablony w Outreach?
Wystarczy wkleić szablon do kroku wiadomości w projekcie Outreach, a miejsca do uzupełnienia dla każdej firmy są wypełniane automatycznie. Znajdowanie firm, wysyłka i kontakt uzupełniający odbywają się w tym samym projekcie.
- Zbuduj listę. Utwórz projekt, wybierz firmy w Korei lub poza Koreą, wskaż kraj i region i wpisz słowa kluczowe branży z docelową liczbą firm. Outreach zbiera e-mail, numer telefonu i nazwę użytkownika na Instagramie każdej firmy i umieszcza je w jednym wierszu tabeli wyników. Adresy, które nie istnieją, nie są zapisywane.
- Napisz wiadomość. Wklej pierwszy szablon do edytora wiadomości. Pola takie jak nazwa firmy są uzupełniane automatycznie dla każdego odbiorcy. Linijkę, która dowodzi, że przyjrzano się ich firmie — konkretną obserwację — nadal trzeba napisać samodzielnie, na podstawie czegoś, co faktycznie się zobaczyło.
- Wyślij. Wybierz Send now (Wyślij teraz) albo zaplanuj wysyłkę na później. E-maile wychodzą z własnego podłączonego konta Gmail, pojedynczo, z przerwą około 10 minut między nimi i z dziennym limitem, aby chronić konto, z którego się wysyła.
- Kontynuuj kontakt. Wyślij wiadomość uzupełniającą podobną do drugiego szablonu do firm, do których e-mail już wysłano, albo ustaw automatyczne wiadomości uzupełniające, które trafiają do firm, które nie odpowiedziały, w wybranym odstępie.
Potem każdy projekt pokazuje prosty lejek — zebrane firmy, wysłane e-maile, otrzymane odpowiedzi — dzięki czemu można porównać, jak działają różne sformułowania, po liczbie odpowiedzi. Cena jest naliczana za każdą znalezioną informację kontaktową, bez miesięcznej subskrypcji, a po rejestracji są darmowe kredyty.
W skrócie
- Dobry zimny e-mail B2B jest dopasowany do czytelnika, prosi o jedną małą rzecz i ułatwia powiedzenie „nie”.
- Wiadomości uzupełniające powinny wnosić coś nowego i zachowywać pierwotny temat — nigdy fałszywego „Re:”.
- W przypadku koreańskich firm: otworzyć wiadomość krótkim koreańskim pozdrowieniem, rozpocząć temat od „(광고)”, podać nazwę firmy, e-mail, telefon i adres oraz zapisać informację o rezygnacji po koreańsku i po polsku.
- Polecenia działają tylko za zgodą osoby polecającej; wiadomości po targach powinny przesyłać to, co obiecano.
- Każdy e-mail powinien zawierać łatwą możliwość rezygnacji — to alternatywa czytelnika dla przycisku spamu.
