처음 보는 회사에 영업 메일을 쓰려고 하면 첫 줄에서 막힙니다. "안녕하세요, 저희는…"으로 시작해서 회사 소개를 길게 쓰고, 마지막에 "검토 부탁드립니다"로 끝나는 메일이 됩니다. 받는 분은 그 메일에 무엇을 답해야 할지 모릅니다.
이 글은 B2B 콜드메일(처음 연락하는 상대에게 보내는 영업 메일) 예문 5개를 제목과 본문 그대로 싣고, 각 예문을 왜 그렇게 썼는지 설명합니다. 대괄호 [회사명] 같은 칸만 바꾸면 바로 쓸 수 있게 만들었습니다.
뒤쪽에는 제목, 개인화, 길이, 후속 메일 간격을 정하는 원칙을 적었습니다. 저희(Outreach)는 "답장률 몇 %" 같은 업계 통계를 쓰지 않습니다. 출처를 확인할 수 없는 숫자이기 때문입니다. 대신 왜 그렇게 하는지를 설명합니다. 성과는 답장으로만 이야기합니다.
콜드메일은 어떤 구조로 써야 하나요?
상대 사정 한 줄 → 우리가 줄 수 있는 것 한 줄 → 근거 한 줄 → 부탁 하나, 이 네 칸이면 됩니다. 회사 소개는 근거 칸에 한 문장으로 들어갑니다.
받는 분은 "나한테 온 메일인가", "무슨 이득이 있나", "무엇을 하라는 건가"를 먼저 봅니다. 첫 몇 줄이 여기에 답하지 못하면 메일은 뒤로 밀립니다.
특히 부탁은 하나만 합니다. "자료를 보시고, 통화도 가능하시면 알려 주시고, 담당자분도 소개해 주세요"처럼 부탁이 셋이면 받는 분은 무엇부터 답할지 고르다가 답하지 않습니다. "샘플을 보내 드려도 될까요?"처럼 예/아니오로 답할 수 있는 부탁이 가장 답하기 쉽습니다.
예문 ① 처음 연락하는 국내 업체에는 어떻게 쓰나요?
상대 매장·제품에서 본 사실 하나로 시작하고, 샘플이나 짧은 통화처럼 부담 없는 부탁 하나로 끝냅니다. 제목 앞 (광고)와 맨 아래 두 줄(보내는 곳 정보, 그만 받는 방법)도 예문에 넣어 두었습니다. Outreach로 한국 업체에 보내면 제목의 (광고) 표기와 맨 아래 보내는 분 정보·수신거부 링크를 자동으로 붙이므로, 그때는 이 줄을 따로 적지 않으셔도 됩니다.
제목: (광고) [회사명] 매장용 종이 빨대 샘플 보내 드려도 될까요?
[담당자명]님, 안녕하세요. [우리 회사명]의 [내 이름]입니다.
[회사명] 인스타그램에서 [지점명] 새 매장 소식을 봤습니다. 음료 메뉴가 많은 매장이라 빨대 사용량이 적지 않으실 것 같아 연락드립니다.
저희는 음료가 오래 담겨 있어도 잘 눅눅해지지 않는 종이 빨대를 만들고, 현재 [납품처 수]곳의 카페에 납품하고 있습니다.
매장 규격에 맞는 샘플 한 상자를 무료로 보내 드려도 될까요? 괜찮으시면 받으실 주소만 답장으로 알려 주세요.
[내 이름] 드림 · [전화번호]
─ 전송자: [우리 회사명] · [사업장 주소] · [전화번호] 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 답장해 주세요.
왜 이렇게 썼나요?
- 첫 문장이 상대 이야기입니다. "새 매장 소식을 봤다"는 문장은 이 회사에만 맞는 말이라, 여러 곳에 똑같이 보낸 메일이 아니라는 신호가 됩니다.
- 제품 설명은 한 줄입니다. 받는 분이 궁금한 것은 제품의 모든 장점이 아니라 "우리 매장 문제를 푸는가"입니다.
- 근거는 숫자 하나로 충분합니다.
[납품처 수]칸에는 실제 숫자만 넣으세요. 없으면 문장을 빼는 편이 낫습니다. - 부탁은 "주소만 알려 달라"입니다. 답장에 필요한 수고가 가장 적은 부탁입니다.
예문 ② 답장이 없을 때 후속 메일은 어떻게 쓰나요?
첫 메일을 다시 보내지 말고, 새 정보 하나를 더하고, 부탁을 더 작게 줄입니다. 받는 분이 첫 메일을 못 봤을 수도 있으니 첫 메일 내용을 한 줄로 다시 요약합니다.
제목: (광고) [회사명] 종이 빨대 건 — 규격표 한 장 드립니다
[담당자명]님, 지난주 종이 빨대 샘플 건으로 연락드렸던 [우리 회사명]의 [내 이름]입니다.
샘플을 받기 번거로우실 수 있어, 매장에서 많이 쓰시는 컵 크기에 맞춘 규격표를 한 장으로 정리해 첨부했습니다.
지름과 길이, 한 상자에 든 개수, 주문 단위만 적었습니다.
보시고 맞는 규격이 있으면 번호만 답장해 주세요. 그 규격으로 샘플을 보내 드리겠습니다.
[내 이름] 드림 · [전화번호]
─ 전송자: [우리 회사명] · [사업장 주소] · [전화번호] 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 답장해 주세요.
왜 이렇게 썼나요?
- "확인하셨나요?"로 시작하지 않습니다. 확인하지 않은 사람에게 확인했느냐고 묻는 문장은 부담만 줍니다. 대신 "무슨 건인지"를 한 줄로 알려 줍니다.
- 새 정보(규격표)가 있습니다. 같은 말을 반복하는 후속 메일은 받는 분에게 새로 판단할 거리를 주지 않습니다.
- 부탁이 더 작아졌습니다. 첫 메일은 "주소를 알려 달라", 후속 메일은 "번호만 답해 달라"입니다.
- 제목에 'Re:'를 붙이지 않았습니다. 답장이 오간 적 없는 메일에 'Re:'를 붙이면 제목이 사실과 달라집니다. 메일을 읽고 속았다고 느낀 분은 답장 대신 스팸 신고를 누를 수 있습니다.
예문 ③ 해외 바이어에게 보내는 첫 메일은 무엇이 다른가요?
영어로 더 짧게 쓰고, 우리가 어느 나라 어떤 회사인지와 그 시장과의 연결점을 첫 두 문장에 넣습니다. 맨 아래에는 회사 주소와 그만 받는 방법을 한 줄씩 적었습니다.
Subject: Korean skincare for [Company] — sample kit?
Hi [First name],
I noticed [Company] carries several Korean skincare brands in your [City] stores. We are [Our company], a skincare manufacturer based in Seoul, and our [product line] is not yet distributed in [Country].
Our products are already sold through [channel] in Korea, and we can support [Country] labeling requirements.
Would you be open to receiving a free sample kit? If so, just reply with the best shipping address.
Best regards, [Your name] · [Title] · [Our company]
[Our company], [street address], Seoul, Republic of Korea If you'd rather not hear from us, reply "unsubscribe" and we won't email you again.
한국어로 풀면 "귀사가 한국 화장품 브랜드를 여럿 취급하는 것을 봤습니다. 저희 [제품군]은 아직 [나라]에 유통되지 않았고, [나라] 표시 규정에 맞출 수 있습니다. 무료 샘플 키트를 받아 보시겠습니까? 주소만 답장해 주세요."입니다.
왜 이렇게 썼나요?
- "한국 화장품을 이미 취급한다"는 사실이 연결점입니다. 해외 바이어에게는 처음 듣는 한국 회사가 왜 자기에게 연락했는지가 가장 먼저 궁금한 점입니다.
- 문장을 짧게 끊었습니다. 받는 분의 모국어가 영어가 아닐 수도 있습니다.
- 주소와 수신거부 줄을 넣었습니다. 처음 듣는 외국 회사일수록 받는 분은 실제로 있는 회사인지부터 궁금해합니다. 그만 받는 방법이 보이면, 관심 없는 분도 스팸 신고 대신 짧은 답장으로 거절할 수 있습니다.
해외 업체 명단을 어떻게 모으는지는 미국 한인 업체 리스트를 직접 모아 본 기록에 적었습니다.
예문 ④ 소개를 받아 연락할 때는 무엇을 먼저 쓰나요?
누가 소개했는지를 제목과 첫 문장에 씁니다. 소개한 사람의 이름이 이 메일을 읽을 이유가 되기 때문입니다. 제목 앞 (광고)와 맨 아래 두 줄은 예문 ①과 같은 모양입니다.
제목: (광고) [소개자 이름]님 소개로 연락드립니다 — [회사명] 물류 포장 건
[담당자명]님, 안녕하세요. [소개자 회사명]의 [소개자 이름]님께서 [회사명]이 요즘 택배 포장 파손 문제로 고민하신다고 알려 주셔서 연락드립니다.
저희 [우리 회사명]은 유리병·도자기처럼 깨지기 쉬운 제품용 완충 포장재를 만듭니다. [소개자 회사명]에도 [기간]째 납품하고 있습니다.
이번 주나 다음 주 중 15분 정도 통화가 가능하실까요? 편하신 시간을 두세 개 답장으로 알려 주시면 맞추겠습니다.
[내 이름] 드림 · [전화번호]
─ 전송자: [우리 회사명] · [사업장 주소] · [전화번호] 수신을 원하지 않으시면 이 메일에 "수신거부"라고 답장해 주세요.
왜 이렇게 썼나요?
- 소개자 이름이 제목에 있습니다. 받는 분이 아는 이름이 제목에 있으면 모르는 회사의 메일과 구별됩니다.
- 소개자가 전한 고민을 그대로 씁니다. "포장 파손"이라는 구체적인 문제가 있어서 제품 설명이 길 필요가 없습니다.
- 소개자와의 거래를 근거로 씁니다. 단, 소개자에게 이렇게 써도 되는지 먼저 물어보세요.
예문 ⑤ 전시회에서 만난 뒤에는 어떻게 이어 가나요?
만난 자리에서 나눈 대화 한 가지를 꺼내고, 그 자리에서 약속한 것을 보냅니다. 상대는 그날 수십 명과 명함을 주고받았을 수 있으니, 어디서 무슨 이야기를 했는지를 첫 문장에 적어야 기억합니다.
제목: [행사명] [부스 번호] 부스에서 뵌 [우리 회사명]입니다 — 말씀드린 단가표
[담당자명]님, 어제 [행사명] [부스 번호] 부스에서 인사드린 [우리 회사명]의 [내 이름]입니다.
그때 [회사명]이 다음 분기에 [제품군] 공급처를 늘리실 계획이라고 하셔서, 말씀드린 소량 주문 단가표를 첨부했습니다.
표 맨 아래에 최소 주문 수량과 납기도 함께 적었습니다.
검토하시다가 궁금한 부분이 생기면 이 메일에 답장만 주세요. 제가 바로 전화드리겠습니다.
[내 이름] 드림 · [전화번호]
왜 이렇게 썼나요?
- 행사명과 부스 번호가 제목에 있습니다. 상대가 그날을 떠올릴 수 있는 가장 짧은 단서입니다.
- 약속한 것을 지킵니다. "단가표를 보내 드리겠다"고 말했다면 그 단가표가 이 메일의 전부입니다. 다른 제품 소개를 덧붙이지 않습니다.
제목은 어떻게 써야 하나요?
받는 분 회사 이름이나 상황 하나 + 메일의 용건 하나를, 본문과 어긋나지 않게 씁니다. 위 예문 제목은 모두 "누구에게 · 무슨 건"만 담았습니다.
제목을 쓸 때 지키는 원칙은 세 가지입니다.
- 본문과 같은 이야기를 합니다. 제목에 "견적 문의 답변"이라고 쓰고 본문에서 제품을 소개하면 받는 분은 속았다고 느낍니다.
- 과장하지 않습니다. "무조건", "최저가", "긴급"은 확인할 수 없는 약속입니다.
- 제목 맨 앞에 (광고)가 붙는다면 남은 자리에 용건을 담습니다. "(광고) [회사명] 매장용 종이 빨대 샘플"처럼 상대 회사 이름과 용건만 남기면 (광고)가 앞에 있어도 무슨 메일인지 알 수 있습니다.
개인화는 어디까지 해야 하나요?
[회사명]과 [담당자명]을 바꿔 넣는 것만으로는 부족합니다. 그 회사에만 맞는 문장이 한 줄 있어야 합니다. 이름만 바뀐 메일은 받는 분이 봐도 여러 곳에 똑같이 보낸 메일임을 알 수 있습니다.
예문에서 쓴 개인화 칸은 두 종류입니다.
| 종류 | 예문의 칸 | 채우는 곳 |
|---|---|---|
| 이름 칸 | [회사명], [담당자명], [지점명] | 업체 홈페이지, 명함, 인스타그램 소개 |
| 사정 칸 | 새 매장 소식, 포장 파손 고민, 공급처를 늘릴 계획 | 업체 인스타그램 게시물, 소개자의 말, 만난 자리의 대화 |
사정 칸이 답장을 부르는 쪽입니다. "새 매장 소식을 봤다"는 한 줄은 보내는 사람이 이 회사를 실제로 살펴봤다는 증거입니다. 다만 확인한 사실만 적습니다. 추측("요즘 매출이 줄어 고민이실 텐데")은 틀리면 신뢰를 잃습니다.
본문은 얼마나 길어야 하나요?
휴대폰 화면 하나에 부탁까지 다 보이는 길이가 기준입니다. 이 글의 예문 본문은 인사와 서명을 빼면 5~8문장입니다. 부탁이 화면 아래로 밀리면 받는 분이 그 부탁을 보지 못한 채 넘어갈 수 있기 때문입니다.
줄일 때는 이 순서로 뺍니다.
- 회사 연혁, 수상 경력 같은 회사 소개 문단
- 제품의 두 번째, 세 번째 장점
- "바쁘신 와중에 죄송하지만" 같은 인사 문장
남기는 것은 상대 사정 한 줄, 우리가 줄 수 있는 것, 근거 하나, 부탁 하나입니다. 더 할 말은 답장이 온 다음에 합니다.
후속 메일은 언제, 몇 번 보내야 하나요?
받는 분이 첫 메일을 처리할 시간을 준 뒤, 매번 새 정보를 담아 보내고, 횟수는 미리 정해 둡니다. "며칠 뒤가 가장 좋다"는 공식 기준은 없습니다. 저희도 근거 없는 숫자를 권하지 않습니다.
대신 간격을 정할 때 이 원칙을 씁니다.
- 상대의 업무 흐름을 생각합니다. 주말이나 공휴일을 사이에 두고 바로 다시 보내면, 받는 분은 첫 메일을 확인할 기회도 없이 두 번째 메일을 받습니다.
- 보낼 새 정보가 있을 때 보냅니다. 예문 ②의 규격표처럼 첫 메일에 없던 것이 있어야 후속 메일이 됩니다. 새 정보가 없다면 아직 보낼 때가 아닙니다.
- 마지막 메일을 정해 둡니다. 마지막 후속 메일에는 "이번 메일을 끝으로 따로 연락드리지 않겠습니다"라고 적습니다. 받는 분이 부담 없이 넘어갈 수 있고, 필요하면 나중에 먼저 연락할 수 있습니다.
- 거부 의사는 즉시 따릅니다. "관심 없습니다"라는 답장이 오면 그 업체에는 더 보내지 않습니다. 거절한 곳에 계속 보내면 다음에는 답장 대신 스팸 신고가 돌아올 수 있습니다.
후속 메일을 여러 번 보낼수록 받는 주소가 살아 있는지도 중요해집니다. 없는 주소로 계속 보내면 반송이 쌓이고, 반송이 쌓이면 다른 메일까지 스팸함으로 갈 수 있습니다. 보내기 전에 이메일 주소 확인 도구로 주소가 실제로 메일을 받는지 확인할 수 있습니다. 스팸함에 가는 원인 전체는 콜드메일이 스팸함에 안 가게 하는 법에 정리했습니다.
Outreach에서는 이 예문을 어떻게 쓰나요?
예문을 프로젝트의 발송 단계 문구 칸에 붙여 넣고, 대괄호 칸을 자동으로 채워 보내면 됩니다. 업체 명단을 모으는 일부터 답장을 세는 일까지 한 프로젝트 안에서 이어집니다.
- 명단을 모읍니다. 프로젝트를 만들어 업종 키워드와 지역을 적으면, 조건에 맞는 업체의 이메일·전화번호·인스타그램 아이디를 모아 결과 표에 한 줄씩 정리합니다. 없는 주소는 저장 전에 걸러집니다.
- 문구를 넣습니다. 발송 단계의 문구 칸에 예문 ①을 붙여 넣으면, 업체 이름 같은 칸은 업체마다 자동으로 채워집니다. 다만 '새 매장 소식을 봤다' 같은 사정 칸은 사장님이 확인한 사실로 직접 쓰셔야 합니다. 자주 쓰는 문구는 메뉴의 '저장 문구'에 넣어 두고 다음 프로젝트에서 꺼내 쓰실 수 있습니다.
- 보냅니다. '지금 발송'을 누르거나 '나중에 보내기'로 예약합니다. 이메일은 사장님의 Gmail을 연결해 보내고, 한 통 보내고 10분쯤 쉬면서 천천히 나갑니다.
- 후속 메일을 보냅니다. 예문 ②처럼 새 정보를 담은 후속 메일은 '이미 보낸 곳'에서 보낼 수 있고, 답장이 없는 곳에 정해 둔 간격으로 다시 보내려면 메뉴의 '자동 후속 메일'을 쓰시면 됩니다.
보낸 뒤에는 프로젝트의 '성과 보기'에서 모은 수 → 보낸 수 → 답장 수가 단계 그래프로 나옵니다. 이 글에서 말한 것처럼 성과는 답장으로 보시면 되고, 문구를 바꾼 프로젝트끼리 답장 수를 나란히 놓고 비교하실 수 있습니다.
정리하면
- 콜드메일은 상대 사정 한 줄 → 줄 수 있는 것 → 근거 하나 → 부탁 하나로 씁니다.
- 부탁은 예/아니오로 답할 수 있는 작은 것 하나가 답하기 쉽습니다.
- 후속 메일은 첫 메일을 반복하지 않고 새 정보를 더하고 부탁을 줄입니다. 횟수는 미리 정하고 거부 의사는 즉시 따릅니다.
- 제목은 본문과 같은 이야기를 하고, 'Re:'처럼 사실과 다른 표시를 붙이지 않습니다.
- 후속 메일을 보내기 전에 받는 주소가 살아 있는지 확인합니다. 없는 주소로 계속 보내면 다른 메일까지 스팸함으로 갈 수 있습니다.
예문의 [회사명] 칸을 채울 업체 명단이 없다면, 저희 Outreach에 키워드를 넣어 업체의 이메일·전화번호·인스타그램 아이디를 모을 수 있습니다. 받은 정보 1개당 1크레딧이 빠지고, 찾지 못한 정보에는 크레딧을 받지 않습니다. 가입하면 100크레딧을 무료로 드립니다. 명단을 모으는 여러 방법은 B2B 고객 DB 모으는 4가지 방법에 비교해 두었습니다.
