Xây dựng một danh sách khách hàng B2B thường đòi hỏi nhiều công cụ: một công cụ để tìm email doanh nghiệp theo từ khóa, một công cụ khác để kiểm tra các email đó, một công cụ thứ ba để gửi cold email — và cả một buổi chiều chuyển bảng tính qua lại giữa chúng.
Chúng tôi (Outreach) đã xây dựng một màn hình làm được tất cả những việc đó. Bạn nhập một từ khóa ngành, chọn nơi cần tìm, và Outreach thu thập các doanh nghiệp phù hợp cùng địa chỉ email, số điện thoại và tên người dùng Instagram của họ. Từ chính danh sách đó, bạn gửi email từ Gmail của mình.
Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình, từng bước một, kèm ảnh chụp màn hình. Outreach hỗ trợ tiếng Anh và tiếng Hàn. Các ảnh chụp màn hình minh họa bên dưới hiển thị giao diện tiếng Anh với dữ liệu minh họa.
Outreach làm được gì, tóm gọn trong một câu?
Outreach biến một từ khóa ngành thành danh sách doanh nghiệp kèm thông tin liên hệ, rồi cho phép bạn gửi email cho danh sách đó mà không cần rời khỏi trang. Đây vừa là công cụ tìm khách hàng tiềm năng B2B, vừa là công cụ tự động hóa cold email trong một.
Mỗi dự án đều đi theo 4 giai đoạn quy trình, được gom thành 3 tab ở đầu màn hình dự án hiện tại: Collect (Thu thập), Collection results (Kết quả thu thập) và Send (Gửi). Tab Collect gồm cả phần từ khóa lẫn các lựa chọn thông tin liên hệ:
- Phần từ khóa trong Collect — nơi bạn chọn tìm ở đâu và tìm loại doanh nghiệp nào
- Các lựa chọn thông tin liên hệ trong Collect — bạn muốn nhận những thông tin liên hệ nào và bao nhiêu doanh nghiệp
- Collection results — bảng các doanh nghiệp mà Outreach đã tìm thấy
- Send — email gửi đến các doanh nghiệp bạn chọn
Bạn cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu?
Một từ khóa, một tài khoản Gmail để gửi và credit — và tài khoản mới được tặng 100 credit miễn phí. Số credit đó đủ để chạy một dự án đầu tiên nhỏ và thấy kết quả thực tế trước khi trả bất kỳ khoản nào.
- Một từ khóa. Loại doanh nghiệp bạn muốn tiếp cận: “xưởng bia thủ công”, “phòng khám nha khoa”, “studio thiết kế nội thất”.
- Một tài khoản Gmail. Email được gửi từ chính địa chỉ Gmail của bạn, nên thư trả lời về thẳng hộp thư đến của bạn. Bạn kết nối tài khoản này trong Settings (Cài đặt).
Làm sao để cho Outreach biết nơi cần tìm và cần tìm gì?
Trong phần từ khóa của tab Collect, bạn chọn Domestic (Trong Hàn Quốc) hoặc Overseas (Ngoài Hàn Quốc), nhập một hoặc nhiều từ khóa ngành và đặt số lượng doanh nghiệp mong muốn. Hãy xem lại quốc gia, khu vực, từ khóa và số lượng mục tiêu trong phần từ khóa trước khi bắt đầu thu thập.
Chọn Overseas rồi bạn chọn một quốc gia và, nếu muốn, một bang hoặc khu vực. Outreach có thể thu thập từ 193 quốc gia, và khi bạn chọn một khu vực, Outreach chỉ giữ lại những doanh nghiệp đã được xác nhận có vị trí trong khu vực đó. Trong Overseas còn có tùy chọn “Only Korean-owned businesses” (Chỉ doanh nghiệp do người Hàn Quốc sở hữu) dành cho những ai bán hàng cho các doanh nghiệp Hàn Quốc ở nước ngoài. Chúng tôi trình bày chi tiết phần nước ngoài trong bài cách tìm khách mua ở nước ngoài theo quốc gia và khu vực.
Tiếp theo, hãy thêm các từ khóa của bạn. Bạn có thể thêm nhiều từ cho cùng một ngành, vì mỗi doanh nghiệp tự mô tả mình theo cách khác nhau, và mỗi tên gọi sẽ tìm ra những doanh nghiệp khác nhau. Số lượng mục tiêu nằm ở bên phải hàng từ khóa.
Màn hình hiện tại ở trên cho thấy các thiết lập tìm kiếm đã chọn: Georgia, Hoa Kỳ, ba từ khóa ngành và mục tiêu 300 doanh nghiệp. Đây là thẻ cài đặt từ khóa, không phải một danh sách riêng các cụm từ tìm kiếm được tạo ra. Hãy xem các từ của bạn có mô tả đúng những doanh nghiệp bạn muốn hay không trước khi bắt đầu. Những cách mô tả khác nhau cho cùng một ngành, chẳng hạn “nhà hàng Hàn Quốc” và “quán ăn Hàn Quốc”, có thể tìm ra các doanh nghiệp khác nhau. Màn hình mẫu đã bật bộ lọc chỉ lấy doanh nghiệp do người Hàn Quốc sở hữu. Chỉ có từ khóa thì không bật bộ lọc đó. Mục tiêu là một yêu cầu, không phải sự đảm bảo rằng có đủ doanh nghiệp phù hợp.
Làm sao để chọn thông tin liên hệ cần thu thập?
Với từng mục Email, Phone number (Số điện thoại), Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn, bạn chọn một trong ba thiết lập: Skip (Bỏ qua), If available (Nếu có) hoặc Required (Bắt buộc). Lựa chọn này quyết định cả những gì có trong danh sách của bạn lẫn số tiền bạn phải trả.
- Skip — không mua và không nhận trường thông tin đó.
- If available — lưu lại nếu doanh nghiệp có công khai thông tin đó.
- Required — chỉ lưu những doanh nghiệp có thông tin đó. Nếu bạn chỉ định gửi email, hãy đặt Email thành Required và mọi doanh nghiệp trong danh sách của bạn đều sẽ có địa chỉ email.
Ví dụ hiện tại ở trên hiển thị cả bốn lựa chọn thông tin liên hệ. Email, Phone number và Instagram handle được đặt là “If available”, còn LinkedIn được đặt là “Skip”. Outreach lưu một doanh nghiệp khi doanh nghiệp đó có ít nhất một trong các thông tin liên hệ đã chọn. Hãy đổi một trường sang “Required” khi mọi doanh nghiệp được lưu bắt buộc phải có trường đó.
Làm sao để biết chi phí của một lần thu thập trước khi bắt đầu?
Một dòng chi phí xuất hiện phía trên nút bắt đầu, cho biết số credit tối đa mà lần chạy có thể dùng và số dư hiện tại của bạn. Bạn thấy trường hợp xấu nhất trước khi quyết định.
Cách tính rất đơn giản. Trong ví dụ này, lần chạy yêu cầu tối đa 300 doanh nghiệp và 3 thông tin liên hệ được chọn, nên mức tối đa là 300 × 3 = 900 credit. Bạn bị tính 1 credit cho mỗi thông tin liên hệ thực sự tìm thấy. Nếu một doanh nghiệp có email nhưng không có số điện thoại và không có Instagram, bạn trả 1 credit cho doanh nghiệp đó, không phải 3. Vì vậy chi phí thực tế thường thấp hơn mức tối đa.
Khi các con số đã đúng, hãy nhấp Start collecting (Bắt đầu thu thập). Doanh nghiệp ở Hàn Quốc được tìm thấy trong thông tin kinh doanh công khai như hồ sơ kinh doanh của chính phủ, còn doanh nghiệp ở nước ngoài được tìm thấy trong các nguồn như dữ liệu bản đồ công khai; mỗi doanh nghiệp được kiểm tra thông tin liên hệ và khu vực ngay khi được thu thập, nên một lần chạy cần một khoảng thời gian. Bạn có thể rời khỏi trang; việc thu thập vẫn tiếp tục chạy.
Bảng kết quả hiển thị những gì?
Mỗi doanh nghiệp một hàng: tên doanh nghiệp, email, số điện thoại, tên người dùng Instagram và nơi tìm thấy. Một thẻ tóm tắt ở đầu bảng đếm xem có bao nhiêu doanh nghiệp có từng loại thông tin liên hệ.
Trong ví dụ minh họa của chúng tôi, một danh sách gồm 34 doanh nghiệp mẫu có 24 doanh nghiệp có email, 7 có tên người dùng Instagram, 15 có số điện thoại và 5 không có thông tin liên hệ nào. Một doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một trường liên hệ, nên số lượng email, Instagram và số điện thoại chồng lên nhau. Các con số này là dữ liệu minh họa, không phải kết quả từ chiến dịch của khách hàng.
Có hai điều diễn ra trước khi một doanh nghiệp xuất hiện trong bảng này:
- Những thứ không phải doanh nghiệp bị loại bỏ. Các bài báo, trang liệt kê nhiều doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và hiệp hội không thuộc về một danh sách khách hàng tiềm năng B2B, nên Outreach loại chúng ra.
- Địa chỉ email được kiểm tra trước khi lưu. Outreach hỏi máy chủ email của người nhận xem địa chỉ có tồn tại hay không, mà không gửi bất cứ thứ gì. Những địa chỉ không tồn tại sẽ không được lưu. (Bạn có thể thử kiểu kiểm tra tương tự trên một địa chỉ riêng lẻ bằng công cụ kiểm tra miễn phí của chúng tôi; công cụ này cũng có bằng tiếng Anh.)
Mọi doanh nghiệp bạn thu thập đều nằm trong danh sách gửi theo mặc định; bạn chỉ cần loại bỏ những doanh nghiệp bạn không muốn. Hãy đánh dấu các doanh nghiệp trong bảng, rồi dùng menu Change send list (Thay đổi danh sách gửi) để thêm chúng vào hoặc xóa chúng khỏi danh sách email. Doanh nghiệp vẫn nằm trong bảng của bạn dù theo cách nào. Download to Excel (Tải xuống Excel) ở đầu bên phải của bảng cho bạn danh sách dưới dạng bảng tính, kèm theo các bộ lọc bạn đã áp dụng.
Làm sao để gửi cold email từ Gmail?
Trên tab Send, hãy viết tiêu đề và nội dung, rồi nhấp Send now (Gửi ngay) hoặc chọn thời điểm trong Send later (Gửi sau). Email được gửi từ Gmail đã kết nối của bạn, lần lượt từng thư một. Bạn có thể điều chỉnh khoảng cách giữa các lần gửi và giới hạn hằng ngày trước khi gửi.
Bạn chỉ cần viết nội dung một lần. Các trường như {company_name} được điền tự động cho từng doanh nghiệp, nên mỗi email đều gọi đúng tên doanh nghiệp nhận. Nếu cần ý tưởng, hãy xem 5 mẫu cold email B2B.
Sau đó hãy chọn thời điểm gửi:
- Send now bắt đầu gửi ngay lập tức.
- Send later cho phép bạn hẹn một thời điểm cụ thể, hoặc để Outreach chọn thời điểm gửi tránh cuối tuần và đêm khuya.
Outreach gửi email lần lượt từng thư một theo khoảng cách gửi và giới hạn hằng ngày đã cấu hình. Hãy dùng Change limit/speed (Thay đổi giới hạn/tốc độ) để xem lại các thiết lập hiện tại của bạn. Các thiết lập đó không đảm bảo thời điểm người nhận nhận được email.
Hàng đợi gửi cũng lưu lại những doanh nghiệp bạn đã gửi email.
Nếu một email bạn gửi không được chuyển đến người nhận, credit của email đó sẽ được hoàn lại. Trước lần gửi lớn đầu tiên, bạn cũng nên kiểm tra tên miền của mình bằng công cụ kiểm tra miễn phí cho thiết lập người gửi của chúng tôi (có bằng tiếng Anh và tiếng Hàn); bài thiết lập SPF, DKIM và DMARC giải thích công cụ này kiểm tra những gì.
Làm sao để theo dõi những doanh nghiệp chưa trả lời?
Bạn có thể gửi thư theo dõi thủ công từ danh sách “Already sent” (Đã gửi), hoặc thiết lập email theo dõi tự động chỉ gửi đến những doanh nghiệp chưa trả lời. Một chủ doanh nghiệp bận rộn đã bỏ lỡ email đầu tiên của bạn có thể trả lời một email thứ hai ngắn gọn, nên việc thiết lập một lần là đáng làm.
- Theo dõi thủ công. Trong dự án, những doanh nghiệp bạn đã gửi email sẽ chuyển sang “Already sent”. Hãy chọn họ và gửi thư theo dõi.
- Automatic follow-up emails (Email theo dõi tự động). Một mục menu cùng tên cho phép bạn thiết lập thư theo dõi được gửi tự động sau một số ngày nhất định — và chỉ gửi cho những doanh nghiệp chưa trả lời. Ai trả lời sẽ được gỡ khỏi chuỗi gửi.
- Saved text (Văn bản đã lưu). Hãy lưu các thư bạn dùng thường xuyên trong menu Saved text để không phải viết lại cho từng dự án.
Xem ở đâu để biết điều gì đang hiệu quả?
Mỗi dự án có một màn hình kết quả cho biết bạn đã thu thập bao nhiêu doanh nghiệp, đã gửi email cho bao nhiêu doanh nghiệp và bao nhiêu doanh nghiệp đã trả lời. Mức sụt giảm lớn nhất giữa hai giai đoạn là điều cần sửa trước tiên.
Trong ví dụ minh họa này, màn hình hiển thị 128 doanh nghiệp được thu thập, 52 được gửi email, 3 nhấp vào liên kết và 4 trả lời. Đây là số liệu mẫu, không phải kết quả của khách hàng. Nếu phần lớn doanh nghiệp đã được thu thập nhưng ít được gửi email, danh sách cần thêm email (lần sau hãy đặt Email thành Required). Nếu nhiều doanh nghiệp đã được gửi email nhưng ít trả lời, nội dung email là thứ cần thay đổi.
Việc này mất bao lâu so với làm thủ công?
Làm thủ công, tìm thông tin liên hệ của một doanh nghiệp mất khoảng 1–2 phút, nên 300 doanh nghiệp mất từ 5 đến 10 giờ. Đó là thời gian thực tế để tìm kiếm, mở từng website, tìm trang liên hệ và sao chép thông tin vào bảng tính.
Với Outreach, bạn đặt điều kiện một lần rồi nhấp Start collecting. Việc tìm doanh nghiệp, thu thập thông tin liên hệ và kiểm tra khu vực diễn ra mà không cần bạn, và bạn không phải ngồi xem. Chúng tôi so sánh các cách thủ công chi tiết hơn trong bài 4 cách tìm thông tin liên hệ B2B khi bạn khởi nghiệp một mình.
Bạn nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với một từ khóa, một khu vực và một mục tiêu nhỏ, chẳng hạn 30 doanh nghiệp. 100 credit miễn phí của bạn đủ cho lần chạy đầu như vậy, và bạn sẽ thấy chính xác danh sách cho ngành của mình trông thế nào trước khi chi bất kỳ khoản nào.
- Tạo tài khoản miễn phí.
- Tạo một dự án và nhập một từ khóa.
- Đặt Email thành Required nếu email là kênh chính của bạn.
- Kiểm tra dòng chi phí, rồi bắt đầu thu thập.
- Kết nối Gmail, viết một nội dung ngắn và gửi.
Không có gói đăng ký hằng tháng. Bạn trả theo từng thông tin liên hệ tìm thấy và từng thư đã gửi, và nút dấu chấm hỏi ở góc dưới bên phải mọi màn hình cho bạn tìm kiếm, câu hỏi thường gặp và cách liên hệ với chúng tôi nếu bạn gặp khó khăn.
