업체 명단을 손으로 만들면 보통 이렇게 흘러갑니다. 검색하고, 홈페이지를 열고, 연락처를 찾아 표에 붙여 넣고, 다시 검색합니다. 저희가 재 보니 사람이 하면 한 곳에 1~2분, 300곳이면 5~10시간이 걸립니다.
저희 Outreach는 이 일을 키워드 하나로 시작하게 만든 영업 자동화 도구입니다. 이 글은 처음 가입하신 분이 프로젝트 하나를 만들어 업체를 모으고 첫 메일을 보내기까지, 단계마다 무엇을 고르고 왜 그렇게 고르는지를 순서대로 설명합니다.
예시는 처음부터 끝까지 하나로 갑니다. 서울에 있는 정육점에 납품을 제안하려는 경우입니다.
Outreach는 어떤 순서로 쓰나요?
프로젝트 하나를 만들면 화면 맨 위에 '수집'·'수집 결과'·'발송'·'설문 결과' 탭 4개가 나란히 놓입니다. 명단 만들기부터 첫 연락까지는 앞의 세 탭을 왼쪽부터 차례로 쓰면 끝납니다.
- '수집' 탭의 질문 1~3 — 어디서, 어떤 업체를 몇 곳 찾을지 정합니다.
- '수집' 탭의 질문 4 — '어떤 업체만 저장할까요?'에서 어떤 연락처를 받을지 정하고 '수집 시작'을 누릅니다.
- '수집 결과' 탭 — 모인 업체를 표로 확인하고 보낼 곳을 고릅니다.
- '발송' 탭 — 문구를 쓰고 이메일을 보냅니다.
프로젝트는 왼쪽 메뉴 '프로젝트' 아래의 '+ 새 프로젝트'로 만듭니다. 거래처 종류마다 프로젝트를 따로 만들어 두면 명단과 발송 기록이 섞이지 않습니다.
'수집' 탭 질문 1~3에는 무엇을 적나요?
'무슨 업체를 찾을까요?'에 업종 키워드를 적고, '어디서 찾을까요?'에서 나라와 지역을 고르고, '몇 곳을 모을까요?'에서 목표 곳 수를 정합니다. 서울 정육점이라면 키워드에 '정육점'을 적고, 나라는 대한민국 그대로 두고 '지역' 줄에서 '서울'을 고르고, '100곳'을 고릅니다.
키워드는 하나보다 여럿이 좋습니다. 같은 업종도 부르는 말이 여러 가지이기 때문입니다. '정육점'으로 나오는 가게와 '축산물 판매장', '한우직판장'으로 나오는 가게가 서로 다릅니다. 세 말을 함께 적으면 빠지는 업체가 줄어듭니다.
키워드마다 '서울'을 되풀이해 적지 않아도 됩니다. '어디서 찾을까요?'에서 고른 지역이 검색할 때 모든 키워드에 자동으로 붙습니다. 지역이나 업종이 다른 것을 따로 찾으려면 '+ 다른 업체·지역도 함께 찾기'로 검색을 하나 더하세요.
'어디서 찾을까요?'에서 나라를 외국으로 바꾸면 그 나라의 지역(주·도)을 고르는 칸이 나옵니다. 해외 업체를 찾는 방법은 해외 거래처 찾는 법에 따로 정리했습니다.
수집 전에 검색 조건은 어떻게 확인하나요?
수집 화면 오른쪽의 '이렇게 찾습니다' 칸에서 찾을 업종, 나라와 지역, 목표 개수를 확인합니다. 서울 정육점을 찾는다면 '정육점', '축산물 판매장', '한우직판장'을 키워드로 적고 지역에서 서울을 고릅니다. 아래 시험용 화면은 미국 조지아를 선택하고 업종 키워드 세 개와 목표 300곳을 정한 예시입니다. 화면은 입력한 조건을 보여 주며, 실제 검색 문장 목록을 따로 보여 주는 상자는 아닙니다.
원하는 업체를 설명하는 말인지 확인하고, 다른 업종이나 다른 지역이 섞일 수 있는 낱말은 수집 전에 고칩니다. 같은 업종도 여러 표현으로 찾을 수 있습니다. 예를 들어 'Korean restaurant' 대신 'Korean eatery'를 함께 시도하면 다른 업체를 찾을 수 있습니다. 목표 300곳은 요청한 개수이며, 조건에 맞는 업체가 실제로 300곳 있다는 보장은 아닙니다.
'수집' 탭 질문 4 '어떤 업체만 저장할까요?'에서는 무엇을 골라야 하나요?
받을 정보 네 가지(이메일·전화번호·인스타 아이디·링크드인)를 하나씩 '안 받음 / 있으면 받기 / 꼭 있어야 함' 중에서 고릅니다. 고르는 기준은 하나입니다. "모은 명단으로 어떻게 연락할 것인가."
- 메일만 보낼 계획이라면 이메일을 '꼭 있어야 함'으로 둡니다. 이메일이 없는 업체는 아예 저장하지 않습니다.
- 전화번호나 인스타그램 아이디도 받을 계획이라면 이메일을 '있으면 받기'로 둡니다. 정육점처럼 이메일을 잘 공개하지 않는 업종은 이쪽이 훨씬 많이 모입니다.
- 쓰지 않을 정보는 '안 받음'으로 둡니다. 받지 않은 정보에는 토큰이 쓰이지 않습니다.
비용은 언제, 얼마나 나가는지 미리 알 수 있나요?
'수집 시작'을 누르기 전에 비용 줄에 업체 최대 몇 곳까지 모으는지와 '받은 정보만큼 토큰이 쓰입니다'라는 안내가 먼저 나옵니다. 토큰이 모자라면 닿는 데까지 받고 멈춘다는 안내도 함께 나옵니다.
위 화면은 업체 최대 300곳으로 정한 경우입니다. '최대'인 이유는 받은 연락처 정보만큼만 토큰이 쓰이고, 찾지 못한 정보에는 토큰이 쓰이지 않기 때문입니다. 어떤 정육점에서 전화번호만 찾고 이메일과 인스타 아이디는 못 찾았다면, 그 가게에서는 전화번호 한 개만큼만 쓰입니다.
'수집 시작'을 누르면 나머지는 자동으로 진행됩니다. 국내 업체는 정부가 공개한 사업자 자료, 해외 업체는 공개 지도 자료처럼 공개된 업체 정보에서 찾고, 한 곳씩 연락처와 지역을 확인하고 걸러 가며 모으기 때문에 시간이 걸립니다. 진행 중에도 다른 화면을 보셔도 됩니다.
'수집 결과' 탭의 표에서는 무엇을 볼 수 있나요?
업체 한 곳이 표의 한 줄로 들어오고, 그 줄에 업체명·이메일·전화번호·인스타 아이디·어디서 찾았는지가 함께 보입니다. 한 곳의 연락처를 찾으려고 여러 창을 오갈 필요가 없습니다.
표에 들어오기 전에 두 가지를 거릅니다.
- 업체가 아닌 곳을 뺍니다. 뉴스 기사, 여러 업체를 모아 둔 목록 사이트, 관공서, 협회는 저장하지 않습니다.
- 없는 이메일 주소를 뺍니다. 저장하기 전에 받는 쪽 메일 서버에 "이 주소가 있느냐"고 물어서, 없다는 답이 온 주소는 저장하지 않습니다. 없는 주소로 보내면 반송이 쌓이고, 반송이 쌓이면 멀쩡한 메일까지 스팸함으로 갈 수 있기 때문입니다. 원리는 이메일 주소가 살아 있는지 확인하는 법에 적었습니다.
업체마다 가진 연락처는 다릅니다. 저희 시험용 명단 예시에서는 모은 34곳 가운데 이메일이 있는 곳이 24곳, 인스타그램 아이디가 있는 곳이 7곳, 전화번호가 있는 곳이 15곳이었습니다.
결과 표의 '보낼 목록 바꾸기' 메뉴로 보낼 대상을 한꺼번에 바꾸고, 표 조작 줄 오른쪽 끝의 '엑셀로 내려받기'로 표를 파일로 받을 수 있습니다.
④ 이메일은 어떻게 보내나요?
내 이메일 계정을 연결하고, 문구를 쓰고, '지금 발송'을 누르면 한 통 보내고 10분쯤 쉬는 속도로 천천히 나갑니다. 한꺼번에 몰아서 보내지 않는 것은 메일이 나가는 사장님의 계정을 보호하기 위해서입니다. 하루에 보낼 통수에도 한도를 두어, 한 계정에서 하루에 너무 많이 나가지 않게 합니다.
이메일 발송 카드는 네 줄로 되어 있습니다.
- 메일 연결 — 메일은 사장님이 연결한 이메일 계정으로 나가고, 답장도 그 계정으로 옵니다. Gmail이 아닌 메일은 '서버 직접 입력'에 메일 회사 안내서의 값을 적어 연결합니다.
- 보낼 문구 작성 — 문구 안에
{company_name}같은 칸을 넣어 두면 받는 업체마다 그 업체 이름으로 바뀌어 나갑니다. 정육점 100곳에 한 번에 써도 업체마다 자기 업체 이름이 들어간 메일을 받습니다. - 내게 먼저 테스트 발송 — 내 주소로 먼저 한 통 받아 보고, 글자가 깨지거나 칸이 비는 곳이 없는지 확인합니다.
- 발송하기 — '지금 발송'을 누르거나, '나중에 보내기'에서 시각을 정해 예약합니다.
발송 목록에서는 업체별 이메일과 발송 시각을 확인할 수 있습니다. 아직 보내지 않은 업체는 '아직 안 보낸 곳'에서 따로 확인합니다.
주소 옆에 '확인 안 됨'이 붙은 곳은 상대 메일 서버가 주소가 있는지 알려 주지 않는 경우로, 보내 봐야 압니다. 이메일은 보낸 만큼 토큰이 쓰이고, 전달이 안 된 발송은 토큰을 돌려드립니다. 회사 도메인 주소로 보내신다면 보내는 주소 건강검진에서 그 도메인 설정이 제대로 됐는지 로그인 없이 먼저 확인해 보세요.
보낸 뒤에는 무엇을 하면 되나요?
답장을 기다리는 동안 후속 메일, 자동 후속 메일, 성과 보기 세 가지를 쓰면 됩니다.
- 후속 메일 — 프로젝트의 '이미 보낸 곳'에서 이미 보낸 업체에 이어서 한 통을 더 보냅니다.
- 자동 후속 메일 — 왼쪽 메뉴의 '자동 후속 메일'에서, 답장이 없으면 정해 둔 간격으로 다시 보내도록 걸어 둡니다. 프로젝트 화면의 '답장 없으면 자동으로 다시 보내기 →' 링크로도 갈 수 있습니다.
- 저장 문구 — 잘 먹힌 문구를 '저장 문구'에 저장해 두면 다음 프로젝트에서 그대로 가져다 씁니다.
- 성과 보기 — '발송' 탭 머리글의 '이 프로젝트 성과 보기 →'를 누르면, 모은 곳에서 보낸 곳, 답장 온 곳까지 단계마다 몇 곳이 남는지 그래프로 보입니다.
그래프에서 가장 많이 줄어드는 단계가 고칠 자리입니다. 보낸 곳에 비해 답장이 적다면 문구를 바꿔 봅니다. 후속 메일을 어떻게 쓰는지는 B2B 콜드메일 예시에 예문을 실었습니다.
처음이라면 얼마로 시작할 수 있나요?
가입하면 무료 토큰을 드려서, 결제 없이 바로 해 볼 수 있습니다. 예를 들어 이메일만 '꼭 있어야 함'으로 받아 30곳을 모으고 그 30곳에 메일을 한 통씩 보내는 작은 범위부터 돌려 보세요. 화면의 토큰 게이지가 얼마나 줄었는지 본 뒤 범위를 넓히면 됩니다. 무료 토큰으로 명단 만들기부터 발송까지 한 사이클을 돌려 볼 수 있습니다.
더 필요해지면 요금제를 올리거나 추가 토큰을 충전하시면 됩니다. 요금제는 Basic 월 19,000원부터이고, 추가 토큰은 가장 작은 충전이 100,000원에서 10% 할인한 90,000원입니다. 무료 요금제로도 매달 토큰이 들어오며, 요금제로 매달 받는 토큰은 다음 달로 넘어가지 않고 추가 토큰은 만료되지 않습니다. 어떤 분께 잘 맞는지는 Outreach가 맞는 사람에 정리했습니다.
키워드 하나만 정하셨다면 준비는 끝났습니다. 무료로 가입하고 첫 프로젝트 만들기 — 가입하면 무료 토큰으로 바로 해 볼 수 있습니다.
