Montar uma lista de leads B2B costuma exigir várias ferramentas: uma para encontrar e-mails de empresas por palavra-chave, outra para verificá-los, uma terceira para enviar os cold emails — e uma tarde inteira passando planilhas de uma para outra.
Nós, do Outreach, criamos uma única tela que faz tudo isso. Você digita uma palavra-chave de setor, escolhe onde procurar, e o Outreach coleta as empresas correspondentes com seus endereços de e-mail, telefones e usuários do Instagram. A partir da mesma lista, você envia e-mails pelo seu próprio Gmail.
Este artigo percorre tudo, passo a passo, com capturas de tela. O Outreach é compatível com inglês e coreano. As capturas de tela de demonstração abaixo mostram a interface em inglês com dados ilustrativos.
O que o Outreach faz, em uma frase?
O Outreach transforma uma palavra-chave de setor em uma lista de empresas com dados de contato e depois permite que você envie e-mails para essa lista sem sair da página. Ele é, ao mesmo tempo, uma ferramenta de geração de leads B2B e uma ferramenta de automação de cold email.
Todo projeto segue 4 etapas de trabalho, agrupadas em 3 abas na parte superior da tela do projeto atual: Collect (Coleta), Collection results (Resultados da coleta) e Send (Envio). A aba Collect reúne tanto a seção de palavras-chave quanto as escolhas de dados de contato:
- Seção de palavras-chave em Collect — onde procurar e que tipo de empresa encontrar
- Escolhas de contato em Collect — quais dados de contato você quer e quantas empresas
- Collection results — a tabela de empresas que o Outreach encontrou
- Send — e-mails para as empresas que você escolher
O que você precisa antes de começar?
Uma palavra-chave, uma conta do Gmail para enviar e créditos — e as contas novas ganham 100 créditos grátis. Isso basta para rodar um pequeno primeiro projeto e ver resultados reais antes de pagar qualquer coisa.
- Uma palavra-chave. O tipo de empresa que você quer alcançar: “cervejaria artesanal”, “clínica odontológica”, “estúdio de design de interiores”.
- Uma conta do Gmail. Os e-mails saem do seu próprio endereço do Gmail, então as respostas chegam direto à sua caixa de entrada. Você a conecta em Settings (Configurações).
Como dizer ao Outreach onde procurar e o que encontrar?
Na seção de palavras-chave da aba Collect, você escolhe Domestic (dentro da Coreia) ou Overseas (fora da Coreia), digita uma ou mais palavras-chave do setor e define quantas empresas deseja. Antes de iniciar a coleta, revise o país, a região, as palavras-chave e a meta de empresas na seção de palavras-chave.
Escolha Overseas e você seleciona um país e, se quiser, um estado ou região. O Outreach pode coletar empresas em 193 países e, quando você escolhe uma região, mantém apenas as empresas cuja localização nessa região está confirmada. Em Overseas também há a opção “Only Korean-owned businesses” (somente empresas de proprietários coreanos), para quem vende a empresas coreanas fora da Coreia. Tratamos da busca fora da Coreia em detalhes em como encontrar compradores fora da Coreia por país e região.
Em seguida, adicione suas palavras-chave. Você pode incluir várias palavras para o mesmo setor, porque as empresas se descrevem de maneiras diferentes e cada nome encontra empresas diferentes. A meta de empresas fica à direita da linha de palavras-chave.
A tela atual acima mostra as configurações de busca selecionadas: Geórgia, EUA, três palavras-chave do setor e uma meta de 300 empresas. Ela é um cartão de configurações de palavra-chave, não uma lista separada de termos de busca gerados. Antes de começar, confira se as suas palavras descrevem as empresas que você quer. Descrições diferentes do mesmo setor, como “restaurante coreano” e “casa de comida coreana”, podem encontrar empresas diferentes. Na tela de exemplo, o filtro de empresas de proprietários coreanos está ativado. Palavras-chave sozinhas não ativam esse filtro. A meta é um pedido, não uma garantia de que existam empresas compatíveis suficientes.
Como escolher quais dados de contato coletar?
Para cada dado de contato (e-mail, telefone, usuário do Instagram e LinkedIn), você escolhe uma de três opções: Skip (Ignorar), If available (Se disponível) ou Required (Obrigatório). Essa escolha define tanto o que entra na sua lista quanto o que você paga.
- Skip — não comprar nem receber esse campo.
- If available — salvar o dado quando a empresa o publica.
- Required — salvar apenas as empresas que têm esse dado. Se você pretende enviar somente e-mails, defina Email como Required e todas as empresas da sua lista terão um endereço.
O exemplo atual acima mostra as quatro escolhas de contato. Email, Phone number e Instagram handle estão definidos como “If available”, e LinkedIn está definido como “Skip”. O Outreach salva uma empresa quando ela tem pelo menos um dos dados de contato selecionados. Mude um campo para “Required” quando toda empresa salva precisar tê-lo.
Como saber quanto uma coleta vai custar antes de começar?
Uma linha de custo aparece acima do botão de início, mostrando o número máximo de créditos que a coleta pode usar e o seu saldo atual. Você vê o pior cenário antes de se comprometer.
A conta é simples. Neste exemplo, a coleta pede até 300 empresas e 3 dados de contato estão selecionados, então o máximo é 300 × 3 = 900 créditos. Você é cobrado 1 crédito por dado de contato efetivamente encontrado. Se uma empresa tem e-mail, mas não tem telefone nem Instagram, você paga 1 crédito por ela, e não 3. É por isso que o custo real costuma ficar abaixo do máximo.
Quando os números estiverem corretos, clique em Start collecting (Iniciar coleta). As empresas na Coreia são encontradas em informações empresariais públicas, como registros empresariais do governo, e as empresas fora da Coreia em fontes como dados públicos de mapas; cada uma é verificada quanto a dados de contato e região conforme é coletada, e é por isso que uma coleta leva algum tempo. Você pode sair da página; a coleta continua em andamento.
O que a tabela de resultados mostra?
Uma linha por empresa: o nome da empresa, e-mail, telefone, usuário do Instagram e onde ela foi encontrada. Um cartão de resumo no topo conta quantas empresas têm cada tipo de dado de contato.
No nosso exemplo ilustrativo, uma lista de 34 empresas de exemplo tem 24 com e-mail, 7 com usuário do Instagram, 15 com telefone e 5 sem nenhum dado de contato. Uma empresa pode ter mais de um campo de contato, então as contagens de e-mail, Instagram e telefone se sobrepõem. Esses números são dados ilustrativos, e não resultados de uma campanha de cliente.
Duas coisas acontecem antes de uma empresa chegar a esta tabela:
- O que não é empresa é filtrado. Artigos de notícias, sites que listam muitas empresas, órgãos públicos e associações não pertencem a uma lista de leads B2B, por isso o Outreach os remove.
- Os endereços de e-mail são verificados antes de serem salvos. O Outreach pergunta ao servidor de e-mail do destinatário se o endereço existe, sem enviar nada. Os endereços que não existem não são salvos. (Você pode fazer o mesmo tipo de verificação em um único endereço com o nosso verificador gratuito; o verificador também está disponível em inglês.)
Toda empresa que você coleta entra na lista de envio por padrão; você só remove as que não quer. Marque as empresas na tabela e use o menu Change send list (Alterar lista de envio) para adicioná-las à lista de e-mails ou tirá-las de lá. A empresa continua na sua tabela de qualquer forma. Download to Excel (Baixar para Excel), na extremidade direita da tabela, entrega a lista como uma planilha, com os filtros que você tiver aplicado.
Como enviar cold emails pelo Gmail?
Na aba Send, escreva o assunto e a mensagem e clique em Send now (Enviar agora) ou escolha um horário em Send later (Enviar mais tarde). Os e-mails saem do seu Gmail conectado, um de cada vez. Você pode ajustar o intervalo de envio e o limite diário antes de enviar.
Escreva a mensagem uma única vez. Campos como {company_name} são preenchidos automaticamente para cada empresa, de modo que cada e-mail é dirigido à empresa pelo nome. Se você precisar de ideias, veja 5 modelos de cold email B2B.
Depois, escolha quando enviar:
- Send now começa imediatamente.
- Send later permite agendar um horário específico ou deixar que o Outreach escolha um horário de envio que evite fins de semana e madrugadas.
O Outreach envia os e-mails um de cada vez, usando o intervalo de envio e o limite diário configurados. Use Change limit/speed (Alterar limite/velocidade) para revisar as suas configurações atuais. Essas configurações não garantem quando um destinatário receberá um e-mail.
A fila de envio também guarda as empresas para as quais você já enviou e-mail.
Se um e-mail que você enviar não for entregue, os créditos desse e-mail são devolvidos. Antes do seu primeiro envio grande, também vale a pena passar o seu domínio pelo nosso verificador gratuito das configurações do remetente (disponível em inglês e coreano); configurar SPF, DKIM e DMARC explica o que ele verifica.
Como fazer follow-up com as empresas que não responderam?
Você pode enviar um follow-up manualmente a partir da lista “Already sent” (Já enviados) ou configurar e-mails de follow-up automáticos que saem apenas para as empresas que não responderam. Um proprietário ocupado que perdeu o seu primeiro e-mail pode responder a um segundo, mais curto, então vale a pena configurar isso uma vez.
- Follow-up manual. No projeto, as empresas para as quais você já enviou e-mail passam para “Already sent”. Selecione-as e envie uma mensagem de follow-up.
- Automatic follow-up emails (e-mails de follow-up automáticos). Um item de menu com o mesmo nome permite configurar um follow-up enviado automaticamente após um número definido de dias — e apenas para as empresas que não responderam. Quem responde é retirado da sequência.
- Saved text (textos salvos). Guarde as mensagens que você usa com frequência no menu Saved text para não reescrevê-las em cada projeto.
Onde você vê o que está funcionando?
Cada projeto tem uma visão de resultados que mostra quantas empresas você coletou, para quantas enviou e-mail e quantas responderam. A maior queda entre duas etapas é o que você deve corrigir primeiro.
Neste exemplo ilustrativo, a tela mostra 128 empresas coletadas, 52 com e-mail enviado, 3 que clicaram em um link e 4 que responderam. Essas são contagens de exemplo, e não resultados de clientes. Se a maioria das empresas foi coletada, mas poucas receberam e-mail, a lista precisa de mais endereços de e-mail (na próxima vez, defina Email como Required). Se muitas receberam e-mail, mas poucas responderam, o que deve mudar é a mensagem.
Quanto tempo isso leva em comparação com fazer tudo manualmente?
Manualmente, encontrar os dados de contato de uma empresa leva cerca de 1 a 2 minutos, então 300 empresas levam de 5 a 10 horas. Esse é o tempo realista para pesquisar, abrir cada site, encontrar a página de contato e copiar os dados para uma planilha.
Com o Outreach, você define as condições uma vez e clica em Start collecting. A busca de empresas, a coleta dos dados de contato e a verificação da região acontecem sem você, e você não precisa acompanhar nada. Comparamos as opções manuais com mais detalhes em 4 maneiras de encontrar contatos B2B como fundador solo.
Por onde começar?
Comece com uma palavra-chave, uma região e uma meta pequena, como 30 empresas. Os seus 100 créditos grátis cobrem uma primeira coleta como essa, e você verá exatamente como é a lista para o seu setor antes de gastar qualquer coisa.
- Crie uma conta grátis.
- Crie um projeto e digite uma palavra-chave.
- Defina Email como Required se o e-mail for o seu canal principal.
- Confira a linha de custo e depois inicie a coleta.
- Conecte o Gmail, escreva uma mensagem curta e envie.
Não há assinatura mensal. Você paga por dado de contato encontrado e por mensagem enviada, e um botão de interrogação no canto inferior direito de cada tela oferece busca, perguntas frequentes e uma forma de enviar uma mensagem para nós caso você tenha dificuldade.
