Doanh nghiệp bán văn phòng phẩm có thể bắt đầu những gì với Outreach?
Hãy dùng Outreach để tìm thông tin liên hệ công khai của các cơ sở kinh doanh mà bạn có thể phục vụ và tiếp cận lần đầu qua đúng kênh mua hàng. Có văn phòng không chứng minh rằng một công ty muốn có thêm nhà cung cấp hay sẽ đặt hàng định kỳ. Doanh nghiệp của bạn phải xác định rõ danh mục sản phẩm, điều kiện giao hàng và người xem xét việc mua hàng.
Ví dụ giả định là một nhà cung cấp giấy photocopy và văn phòng phẩm tiêu hao thông dụng cho các cơ sở ở Suwon, Hàn Quốc. Các doanh nghiệp và phản ứng trong hướng dẫn này chỉ mang tính minh họa, không phải kết quả của khách hàng. Ảnh chụp màn hình chứa dữ liệu mẫu, không phải bản ghi gửi của chiến dịch này. Quy trình hoàn chỉnh đi từ tìm doanh nghiệp và chọn thông tin liên hệ, qua xem xét, một đề xuất cụ thể, tự gửi thử, gửi thư, thư trả lời, cho đến chi phí. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu quy trình mua hàng, thay vì đề nghị một đầu mối chưa quen đồng ý ký hợp đồng định kỳ.
Outreach giúp bạn tìm các đầu mối liên hệ kinh doanh công khai, xem xét kết quả, gửi email qua chính tài khoản đã kết nối của bạn, và kiểm tra các bản ghi gửi và phản hồi. Một dự án gồm các nhóm từ khóa, mỗi nhóm có quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và số lượng mục tiêu riêng.
Bạn nên nhắm đến những doanh nghiệp, từ khóa và địa điểm nào?
Hãy chọn các cơ sở nằm trong khu vực giao hàng của bạn và có thể dùng loại văn phòng phẩm tiêu hao mà bạn thực sự bán. Các doanh nghiệp độc lập có văn phòng ở Suwon là nhóm đối tượng đầu tiên ở đây. Địa chỉ đăng ký của công ty không nhất thiết là địa chỉ nhận hàng. Một chi nhánh hoặc không gian làm việc chung có thể do bộ phận trung tâm xử lý việc mua hàng, vì vậy đừng cho rằng họ có thẩm quyền tại chỗ.
Hãy đặt Hàn Quốc và Gyeonggi trong nhóm từ khóa, với Suwon là từ tìm kiếm chung. Hãy thử các cách mô tả người mua như công ty sản xuất, văn phòng thiết kế và văn phòng kinh doanh, thay vì văn phòng phẩm vì cụm này có thể ra các nhà bán lẻ cạnh tranh. Hãy kiểm tra xem từng loại hình doanh nghiệp có phù hợp với danh mục của bạn hay không trong lúc xem xét. Đừng mở rộng lời chào hàng sang vật tư công nghiệp hay vật tư vệ sinh mà công ty bạn không thể cung cấp. Hãy xác định rõ địa bàn phục vụ và phạm vi sản phẩm thực tế trước khi tăng danh sách.
Những thông tin liên hệ nào giúp bạn xác định kênh mua hàng?
Hãy đặt Email thành Required (Bắt buộc) cho cách tiếp cận bằng danh mục sản phẩm và điều kiện đặt hàng. Trong ví dụ này, hãy thu thập Phone (Số điện thoại) ở mức If available (Nếu có) và bỏ qua Instagram. Số điện thoại có thể giúp nhân viên kinh doanh của bạn xác nhận một bộ phận; Outreach không tự động gọi điện cho doanh nghiệp để tìm người phụ trách mua hàng.
Một hộp thư công khai của công ty có thể xử lý các yêu cầu chung, tuyển dụng hoặc hành chính. Hãy hỏi xem đó có phải là kênh xem xét văn phòng phẩm tiêu hao hay không, thay vì tuyên bố đó là địa chỉ cá nhân đã xác minh của người mua. Một thông tin liên hệ không kèm tên người vẫn có thể hữu ích nếu mục đích của nó phù hợp. Việc bắt buộc thêm Phone sẽ loại những doanh nghiệp không công bố thông tin điện thoại. Hãy chọn các trường theo kênh bạn định dùng, thay vì coi mọi trường bổ sung là bằng chứng của một cơ hội mua hàng đủ điều kiện.
Các lựa chọn thông tin liên hệ hiện có là Email, Phone, Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn. Hãy chọn Skip (Bỏ qua), If available hoặc Required cho từng mục. Mọi trường bắt buộc đều phải có; một trường tùy chọn bị thiếu không ngăn bạn nhận được doanh nghiệp đó.
Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường thông tin liên hệ đó. Mỗi trường thông tin liên hệ thực sự nhận được tốn một credit.
Làm sao để kiểm tra một kết quả có phải là khách hàng tiềm năng thực sự hay không?
Hãy xem xét cơ sở đang hoạt động, địa điểm nhận hàng và mục đích của thông tin liên hệ. Với Suwon, vị trí công khai và mô tả doanh nghiệp là những dấu hiệu liên quan. Một tin cho thuê văn phòng hay một bài viết về công ty không phải là đầu mối mua hàng của chính công ty đó, và email của một dịch vụ bên ngoài cần được đánh giá riêng.
Đừng suy ra số nhân viên hay lượng giấy tiêu thụ hằng tháng từ ảnh chụp văn phòng. Một công ty có nhiều cơ sở cần xác nhận địa điểm nhận hàng và bên phụ trách mua. Nếu đồng nghiệp xem xét tệp đã xuất, hãy phân biệt một địa điểm đã được xác minh với một bộ phận mua hàng chưa được xác nhận. “Có văn phòng” và “đã xác nhận đầu mối mua hàng” là hai kết quả khác nhau. Hãy để nhà cung cấp hiện tại và ngày gia hạn ở trạng thái chưa biết nếu không có căn cứ. Việc luôn thể hiện rõ những giới hạn đó giúp đề xuất chính xác hơn và ngăn đội ngũ chuẩn bị một dự báo đơn hàng bịa đặt.
Collection results (Kết quả thu thập) chứa các đầu mối liên hệ kinh doanh công khai, không phải địa chỉ cá nhân được đảm bảo của những giám đốc mua hàng có tên cụ thể. Hãy xem xét doanh nghiệp và nơi nhận liên hệ trước khi chọn người nhận. Một email được công bố và thẩm quyền quyết định mua hàng là hai việc riêng biệt.
Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel. Các trường bạn không mua sẽ để trống. Bạn có thể chia sẻ tệp để đồng nghiệp xem xét.
Điều gì làm cho đề xuất văn phòng phẩm đầu tiên trở nên hữu ích?
Hãy mô tả phạm vi sản phẩm, cách đặt hàng và khu vực giao hàng của bạn, rồi hỏi xem người nhận có phụ trách việc xem xét hay không. Đề xuất giả định chỉ xoay quanh giấy photocopy và văn phòng phẩm tiêu hao thông dụng. Đừng bịa ra tỷ lệ tiết kiệm hay tuyên bố rằng bạn rẻ hơn nhà cung cấp hiện tại khi không có so sánh được chứng minh.
Thư mẫu có thể điều chỉnh: “Tiêu đề: Danh mục văn phòng phẩm tiêu hao dành cho {company_name}. Xin chào, tôi là [tên] của [nhà cung cấp]. Chúng tôi cung cấp giấy photocopy và văn phòng phẩm tiêu hao thông dụng cho các cơ sở ở Suwon. Đây có phải là đầu mối phù hợp để xem xét danh mục sản phẩm cùng điều kiện đặt hàng và giao hàng của chúng tôi không? Nếu có, tôi có thể gửi tài liệu. Báo giá sẽ phụ thuộc vào các mặt hàng, số lượng và cách thức nhận hàng cần thiết.” Hãy thay các dấu ngoặc vuông bằng thông tin thực tế. Chỉ thêm tần suất giao hàng, mức đặt hàng tối thiểu và chiết khấu mà doanh nghiệp bạn đã thực sự xác nhận.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Hãy dùng {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung để thay bằng tên doanh nghiệp. Hãy lưu thư đầu tiên và các thư theo dõi, kiểm tra Preview (Xem trước), và dùng Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) để nhận một email thử trong hộp thư đến đã kết nối của chính bạn.
Lần tự gửi thử danh mục cần kiểm tra những gì?
Hãy kiểm tra xem danh mục có còn cập nhật không và hướng dẫn đặt hàng, giao hàng trong đó có khớp với chính sách thực tế của bạn không. Một nhà cung cấp ở Suwon vô tình hứa giao hàng toàn quốc có thể nhận được những yêu cầu mà họ không thể đáp ứng. Hãy xem lại tên đã được cá nhân hóa, các liên kết và kênh nhận thư trả lời trong email mà tài khoản của chính bạn nhận được.
Hãy loại các mặt hàng không còn cung cấp khỏi đề xuất và giải thích chính xác mọi quy trình thay thế. Hãy thống nhất điều kiện giá, các khoản phí phát sinh và phí giao hàng giữa nội dung thư và danh mục. Nếu có liên kết yêu cầu báo giá, hãy kiểm tra xem người mua có hiểu cần cung cấp những mặt hàng và số lượng nào hay không. Một lần tự gửi thử không phải là yêu cầu báo giá của một công ty thực, và một trang yêu cầu hoạt động được không có nghĩa là đã có đơn hàng. Hãy chỉnh lại cách trình bày trước khi chọn người nhận thực tế để gửi chiến dịch.
Nên quản lý việc gửi email và xác nhận qua điện thoại như thế nào?
Hãy chọn người nhận phù hợp sau khi kiểm tra các yêu cầu liên hệ áp dụng và chỉ định một người xử lý thư trả lời. Nhà cung cấp trong ví dụ cần một người có thể xác minh tồn kho và việc giao hàng khi danh sách số lượng mặt hàng được gửi đến. Phạm vi chiến dịch nên phù hợp với năng lực đó; chỉ riêng việc gửi thư không tự động tạo ra đơn hàng bổ sung.
Trường điện thoại đã mua có thể hỗ trợ việc xác nhận bộ phận vào một thời điểm thích hợp, nhưng một email chưa được trả lời không biện minh cho việc gọi điện hay nhắn tin lặp lại qua nhiều kênh. Hãy tôn trọng doanh nghiệp từ chối việc xem xét. Hãy kiểm tra các lần gửi thất bại trước khi quyết định có nên thử liên hệ thêm lần nữa hay không. Một lượt nhấp vào liên kết danh mục không thể xác lập nhu cầu đối với những sản phẩm cụ thể. Hãy xác nhận yêu cầu thực tế của người nhận, rồi mới trao đổi về mặt hàng và điều kiện đặt hàng. Cách này giúp quy trình phản hồi dựa trên câu trả lời của người mua thay vì những giả định gắn với một danh sách liên hệ.
Mỗi email đã gửi tốn hai credit. Khoảng cách mặc định là khoảng mười phút, với thời gian có thể điều chỉnh và ngẫu nhiên hóa. Việc chọn số lượng mục tiêu không làm mọi email được gửi đi ngay lập tức, và một email đã gửi không phải là lời hứa về việc được chuyển đến hay được phản hồi.
Nhận một số điện thoại tốn một credit; việc nhận số đó không phải là dịch vụ bán hàng qua điện thoại tự động.
Việc tìm thấy một thông tin liên hệ công khai không tạo ra quyền gửi email tiếp thị. Trước khi gửi, hãy kiểm tra các yêu cầu về sự đồng ý, quảng cáo, nhận diện người gửi và từ chối nhận của quốc gia người nhận. Hãy tham khảo hướng dẫn của KISA đối với Hàn Quốc và hướng dẫn của FTC đối với Hoa Kỳ. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để được phép liên hệ khi người nhận không yêu cầu.
Làm sao để phân biệt thư trả lời với việc mua hàng định kỳ?
Hãy tách riêng các yêu cầu danh mục, yêu cầu báo giá, đơn hàng đầu tiên và đơn hàng lặp lại. Một yêu cầu danh mục chỉ là phản hồi ở giai đoạn tìm hiểu thông tin. Việc nhận được danh sách số lượng để báo giá vẫn chưa xác lập một đơn hàng. Việc cung cấp định kỳ phụ thuộc vào thỏa thuận thực tế về tần suất giao hàng, địa điểm nhận hàng và thanh toán, được chứng minh bằng hồ sơ thương mại.
Một email theo dõi thủ công phù hợp có thể nhắc đến thư trước đó và hỏi xem thư đã đến đúng kênh mua hàng chưa. Chỉ thêm những điều kiện thực sự đã thay đổi và tạo ra lý do để xem xét. Các lượt nhấp khác với kế hoạch gia hạn. Đơn đặt hàng, số lượng mặt hàng, các lần giao hàng và các giao dịch lặp lại thuộc về sổ sách riêng của bạn; Outreach không ngụ ý việc đồng bộ tự động. Khi một đồng nghiệp xem xét dữ liệu đã xuất, hãy phân công trách nhiệm trong công ty bạn để tránh gửi những đề xuất khác nhau hoặc mức giá không nhất quán cho cùng một khách hàng tiềm năng.
Already sent (Đã gửi) có thể được lọc theo Sent (Thời gian gửi) trong 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây, số lần gửi, Clicks (Lượt nhấp) và đã trả lời hoặc chưa trả lời. Hãy tự chọn người nhận và dùng một Follow-up message (Thư theo dõi) riêng. Quy trình thủ công này không phải là một chuỗi gửi đang tự động hoạt động.
Dự án đầu tiên và ngân sách của bạn nên gồm những gì?
Hãy chuẩn bị một danh mục sản phẩm còn cập nhật và một khu vực giao hàng trước khi xây dựng dự án. Ở đây, 30 trường email đã mua chỉ là một ví dụ chi phí tùy ý, không phải quy mô lô được đề xuất cho mọi nhà cung cấp văn phòng phẩm. Hãy chọn một con số mà bạn có thể đánh giá điều kiện và hỗ trợ khi có câu hỏi về mặt hàng. Hãy cập nhật các điều kiện đặt hàng cũ trước khi tìm thông tin liên hệ, thay vì sửa chúng sau khi người nhận trả lời.
Hãy tính cả chi phí tùy chọn của trường điện thoại đã mua và tách riêng chi phí tìm thông tin liên hệ khỏi chi phí gửi email. Đừng quyết định gửi cho toàn bộ mục tiêu trước khi xem xét kết quả. Hãy tham khảo hướng dẫn dịch vụ và các ví dụ đề xuất B2B để biết thêm bối cảnh. Để bắt đầu từ bài viết này, hãy đăng ký, tạo nhóm người mua ở Suwon, chọn yêu cầu bắt buộc đối với email và điều chỉnh đề xuất cho phù hợp với danh mục và chính sách giao hàng thực tế của bạn.
Đăng ký đã bao gồm 100 credit miễn phí, không có gói đăng ký hằng tháng. Giả sử 30 trường email cộng 30 email đã gửi thì dùng 30 + 60 = 90 credit. Phép tính này không đảm bảo có đủ 30 doanh nghiệp phù hợp, cũng không đảm bảo mọi email đều được chuyển đến.
Cần điều chỉnh gì khi thẩm quyền mua hàng hoặc điều kiện giao hàng khác biệt?
Hãy làm theo quy trình mua hàng khi một chi nhánh ở Suwon cho biết trụ sở chính mua tập trung. Với những khung giờ nhận hàng không phù hợp, hãy xác nhận một phương án thay thế thực tế thay vì hứa rằng tuyến giao hàng thông thường của bạn đáp ứng được mọi lịch trình. Hãy thử các cách mô tả doanh nghiệp liên quan khác trong khu vực phục vụ; một trường thông tin liên hệ khác không thể thay đổi tồn kho hay năng lực giao hàng. Những ngày gia hạn chưa biết thì cứ để là chưa biết.
Một yêu cầu về một mặt hàng riêng lẻ nên được giữ tách biệt với sự quan tâm đến việc cung cấp định kỳ. Hãy dùng các câu hỏi của lần chạy đầu tiên để cập nhật danh mục, mà không cho rằng mức tiêu thụ của một công ty áp dụng cho các công ty khác. Hãy kiểm tra chính sách giá nào chi phối một yêu cầu đang có sau khi danh mục thay đổi. Hãy phối hợp với nhân viên kinh doanh phụ trách khi đồng nghiệp xem xét các tệp. Thư trả lời và các lần mua lặp lại vẫn cần những bản ghi khác nhau.
Bạn có thể tiếp cận một công ty khi chưa biết quy mô của họ không?
Có, bạn có thể hỏi xem việc xem xét danh mục có phù hợp hay không mà không cần bịa ra số nhân viên hay mức tiêu thụ hằng tháng. Trước hết hãy kiểm tra cơ sở và khu vực phục vụ. Một văn phòng trông có vẻ lớn không phải là bằng chứng của một đơn hàng định kỳ lớn.
Bạn có cần địa chỉ cá nhân của người quản lý hành chính không? Bạn có thể bắt đầu qua một kênh doanh nghiệp công khai phù hợp và hỏi về trách nhiệm mua hàng, nhưng không được mô tả đó là liên hệ cá nhân đã xác nhận. Nếu đã có nhà cung cấp hiện tại thì sao? Hãy ghi lại câu trả lời và tôn trọng ý muốn xem xét của công ty thay vì xếp họ vào nhóm khách hàng mới. Một đồng nghiệp có thể xem xét kết quả không? Hãy chia sẻ tệp tương thích với Excel và nhờ họ đánh giá kênh mua hàng và điều kiện giao hàng. Đơn hàng định kỳ được xác lập bằng hồ sơ mua hàng thực tế, không chỉ bằng một thư trả lời.
