“Doanh nghiệp nhỏ” không phải là một nhóm đối tượng đủ chính xác cho phần lớn phần mềm doanh nghiệp. Các công ty cùng ngành có thể phê duyệt báo giá qua email, qua một hệ thống chuyên dụng, hoặc qua một quy trình mà sản phẩm của bạn không hỗ trợ. Một nhãn ngành không chứng minh được một điểm vướng mắc. Một phần giới thiệu tính năng dài dòng bắt người nhận phải tự tìm ra mức độ liên quan thay cho bạn.
Outreach hỗ trợ tìm thông tin liên hệ công khai, xem xét ứng viên, tiếp cận qua email và lịch sử trao đổi. Hướng dẫn này dùng ví dụ về một nhà cung cấp phần mềm phê duyệt báo giá giả định tiếp cận các nhà phân phối linh kiện công nghiệp ở Seoul. Đây là một ví dụ về quy trình làm việc, không phải bằng chứng về việc khách hàng áp dụng hay khẳng định rằng một sản phẩm cụ thể có những khả năng đó.
Nên xác định quy trình nào trước tiên?
Hãy xác định công việc mà sản phẩm của bạn xử lý và tách bạch sự thật khỏi giả định. Ví dụ này liên quan đến việc kiểm tra phê duyệt nội bộ sau khi một báo giá được soạn xong. Nhà cung cấp vẫn phải hỏi xem công việc đó có lặp đi lặp lại không và hiện người mua xử lý nó như thế nào.
Hãy mô tả ngành dự kiến, khu vực địa lý và ngôn ngữ được hỗ trợ, quy trình làm việc và các trường hợp loại trừ. Nếu sản phẩm của bạn không thay thế các công cụ kế toán hay quản lý tồn kho, hãy nói rõ điều đó. Nếu không, một người mua ban đầu có thể kỳ vọng một triển khai lớn hơn nhiều so với những gì bạn cung cấp.
Chỉ trình bày những chức năng và điều kiện hiện đang có. Đừng hứa hẹn những kết nối chưa được xác minh với phần mềm khác hay những khoản tiết kiệm thời gian và chi phí bịa ra. Nếu không có một câu chuyện khách hàng đủ vững, hãy giải thích phạm vi thực tế và đặt một câu hỏi liên quan thay vào đó.
Làm sao để tìm các doanh nghiệp có khả năng phù hợp?
Hãy tìm các nhóm người mua nơi quy trình này có thể xảy ra, rồi đánh giá nhu cầu sau. Các cách gọi tương đương ở địa phương của “nhà phân phối linh kiện công nghiệp,” “nhà bán buôn dụng cụ” và “nhà bán buôn vật tư điện” là các từ khóa ứng viên. Chúng không chứng minh một ý định mua phần mềm đã được xác nhận.
Hãy tạo một dự án và các nhóm từ khóa với quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và mục tiêu. Ví dụ này bắt đầu ở Seoul. Nếu mô hình hỗ trợ của bạn phù hợp với khách hàng từ xa ở nơi khác, các nhóm riêng có thể bao phủ những vùng hoặc quốc gia khác. Dự án không được mặc định giới hạn ở một quốc gia; điều kiện hỗ trợ thực tế của bạn vẫn quan trọng.
Chỉ tìm “phần mềm phê duyệt báo giá” có thể ra các đối thủ cạnh tranh và bài viết về sản phẩm. Hãy tìm theo cách người mua mô tả doanh nghiệp của mình. Hãy xem các sản phẩm và kênh gửi yêu cầu báo giá trên website, đồng thời tránh khẳng định rằng bạn đã phát hiện ra các công cụ nội bộ của họ.
Nên chọn những thông tin liên hệ nào cho lần tiếp cận đầu tiên?
Hãy bắt đầu với một kênh có thể tiếp nhận đề xuất kinh doanh. Trong ví dụ, Email được đặt là Required (Bắt buộc), Phone (Số điện thoại) là If available (Nếu có) khi cuộc gọi nằm trong kế hoạch, còn Instagram handle (Tên người dùng) là Skip (Bỏ qua). Nếu bạn sẽ không dùng điện thoại, hãy bỏ qua cả trường đó.
Các lựa chọn thông tin liên hệ hiện có gồm Email, Phone, Instagram handle và LinkedIn. Các lựa chọn là Skip, If available và Required. Mọi trường bắt buộc đều phải có. Thông tin tùy chọn bị thiếu không loại trừ một doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện bắt buộc. Việc yêu cầu bắt buộc cả điện thoại lẫn email sẽ loại những công ty chỉ công bố một trong hai. Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường đó.
Mỗi trường thông tin liên hệ nhận được tốn một credit. Một email công ty công khai không được đảm bảo là địa chỉ cá nhân của người mua hay người phụ trách phê duyệt. Hãy kiểm tra xem một hộp thư chung có thể chuyển đề xuất đến đúng người hay không. Đừng bịa ra tên một người để làm cho thông điệp có vẻ đã được nghiên cứu kỹ.
Kết quả cho bạn biết điều gì về mức độ phù hợp của phần mềm?
Chúng cung cấp bằng chứng công khai về một ứng viên, chứ không phải bằng chứng về một vấn đề nội bộ. Sau khi chọn Start collecting (Bắt đầu thu thập), hãy xem xét Collection results (Kết quả thu thập) và website của công ty. Công ty có cung cấp sản phẩm công nghiệp cho doanh nghiệp không? Công ty có xử lý các yêu cầu báo giá không? Những quan sát đó có thể biện minh cho một câu hỏi, chứ không phải một chẩn đoán về quy trình phê duyệt của họ.
Hãy tách riêng các nhà bán lẻ chỉ phục vụ người tiêu dùng, các ngành chưa được hỗ trợ và các công ty nằm ngoài ngôn ngữ hay điều kiện dịch vụ của bạn. Nhiều chi nhánh không tự động có nghĩa là có một hệ thống phê duyệt nhiều cấp phức tạp. Hãy giữ hệ thống hiện tại, quyền hạn và ngân sách như những câu hỏi dành cho cuộc trao đổi.
Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel, để trống các trường chưa mua. Hãy thêm các cột riêng cho bằng chứng công khai và các giả thuyết chưa xác nhận nếu một đồng nghiệp sẽ xem xét tệp.
Email đầu tiên nên có bao nhiêu chi tiết về sản phẩm?
Hãy giải thích phạm vi quy trình hiện tại và hỏi xem quy trình đó có tồn tại với người mua hay không. Một câu hỏi dựa trên mức độ liên quan công khai thì chính xác hơn việc khẳng định một vấn đề chưa được xác minh. Nhà cung cấp trong ví dụ hỏi về việc phê duyệt báo giá và liệu một lời giải thích có hữu ích không.
Mẫu giả định này phải được điều chỉnh cho một sản phẩm mà bạn có thể xác minh các chức năng. Hãy ghi thông tin người gửi thật và các thông tin công bố bắt buộc của quốc gia người nhận.
Tiêu đề: Một câu hỏi về việc phê duyệt báo giá tại {company_name}
Xin chào,
Chúng tôi cung cấp phần mềm doanh nghiệp để quản lý trạng thái phê duyệt nội bộ sau khi một báo giá được soạn xong.
Chúng tôi đang liên hệ với các nhà cung cấp linh kiện công nghiệp về quy trình này. Hiện nay đội của quý công ty có kiểm tra việc phê duyệt báo giá qua các tài liệu hoặc thư trao đổi tách biệt không?
Nếu công việc này có liên quan, chúng tôi có thể giải thích các màn hình hiện tại và phạm vi của sản phẩm không? Đây không phải là đề xuất thay thế các công cụ quản lý tồn kho hay kế toán, và khả năng tương thích với phần mềm hiện có sẽ cần được đánh giá riêng.
Họ tên thật, công ty và thông tin liên hệ của bạn Vui lòng trả lời nếu quý công ty không muốn nhận thêm thư.
Thông điệp này không khẳng định người nhận đang gặp vấn đề. Nó đặt một câu hỏi thay vì đòi hỏi cùng lúc một cuộc họp, việc đăng ký dùng thử và việc mua hàng. Những khách hàng doanh nghiệp bịa ra hay các số liệu cải thiện không có căn cứ sẽ làm hỏng phạm vi được cân nhắc cẩn thận đó.
Nên kiểm tra những gì trước khi gửi?
Hãy kiểm tra tên công ty, ranh giới sản phẩm và một yêu cầu phản hồi rõ ràng. Trong Write your message (Soạn nội dung), {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung sẽ được thay bằng tên công ty. Hãy kiểm tra Preview (Xem trước) xem cách diễn đạt có tự nhiên không và có còn sót lại nội dung từ các chiến dịch trước hay không.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Hãy dùng Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) gửi đến hộp thư đến đã kết nối của chính bạn. Hãy xác nhận rằng các liên kết demo phù hợp với người xem bên ngoài và không chứa tài liệu riêng tư của khách hàng. Email đầu tiên nên hỗ trợ một câu hỏi về quy trình có liên quan, chứ không phải sao chép cả một cuốn hướng dẫn kỹ thuật.
Email thử không phải là một chiến dịch gửi cho khách hàng tiềm năng thông thường và không thu thập doanh nghiệp. Hãy lưu thư đầu tiên và các thư theo dõi riêng biệt, nhưng hãy xem lại chúng khi điều kiện sản phẩm thay đổi. Một đoạn đã lưu có thể chứa một khả năng mà bạn không còn cung cấp.
Điều gì chi phối việc gửi thực tế và chi phí?
Hãy xem xét người gửi, người nhận và các yêu cầu về thông tin liên hệ trước khi bắt đầu chiến dịch. Một email doanh nghiệp công khai không phải là bằng chứng về sự đồng ý nhận tiếp thị. Hãy kiểm tra các yêu cầu về sự đồng ý, nhận diện người gửi và dừng liên hệ tại quốc gia của người nhận. Hướng dẫn của KISA và hướng dẫn của FTC là những điểm khởi đầu. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để được phép gửi mọi thư.
Mỗi email tốn hai credit. Khoảng cách cơ bản là khoảng mười phút, có thể điều chỉnh và có thể dao động. Việc chuyển đến ngay lập tức và việc nhận được phản hồi không được đảm bảo. Hãy cân nhắc ngôn ngữ và giờ làm việc của người nhận thay vì cho rằng phần mềm đã quyết định những lựa chọn đó.
Hãy tôn trọng cả các yêu cầu dừng liên hệ trong những chiến dịch sau.
Những câu hỏi nào giúp biến một phản hồi thành cuộc tìm hiểu nhu cầu đã được đánh giá điều kiện?
Hãy hỏi về công việc hiện tại, người dùng và các ràng buộc khi áp dụng. Already sent (Đã gửi) và các bộ lọc phản hồi cho thấy lịch sử trao đổi. Các bộ lọc Sent (Thời gian gửi) gồm 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây và số lần gửi. Một lượt nhấp vào liên kết là một tương tác với tài liệu của bạn, chứ không phải việc đăng ký sản phẩm hay áp dụng có trả phí.
“Chúng tôi phê duyệt qua email” xác nhận một phương pháp hiện tại. Bạn vẫn cần biết ai đưa ra yêu cầu và ai phê duyệt, cần hồ sơ nào, và sản phẩm có phù hợp với các công cụ và quyền hạn hiện có hay không. “Chúng tôi muốn được giải thích” không phải là một thỏa thuận triển khai.
Hãy giữ việc tìm hiểu nhu cầu, đánh giá, đăng ký thực tế và hợp đồng có trả phí tách biệt trong sổ sách của chính bạn. Đừng cho rằng Outreach tự động lấy dữ liệu đăng ký hay thanh toán từ phần mềm của bạn. Hãy xác minh riêng hoạt động thực tế của khách hàng trước khi tính nó là một kết quả áp dụng.
Email theo dõi của một nhà cung cấp phần mềm nên bổ sung điều gì?
Hãy bổ sung thông tin đã được xác minh giúp đánh giá mức độ phù hợp. Hãy lọc các công ty đã gửi nhưng chưa trả lời và dùng thủ công nội dung theo dõi riêng khi phù hợp. Với ví dụ này, hãy giải thích người yêu cầu phê duyệt và người phê duyệt thực sự nhìn thấy gì trong sản phẩm hiện tại.
Sự im lặng không phải là bằng chứng cho thấy người mua đang lãng phí thời gian hay tiền bạc. Nếu công cụ hiện có của họ đã đủ dùng, hãy tôn trọng câu trả lời đó. Hãy dừng khi được yêu cầu, và xem lại các lần gửi thất bại trước khi liên hệ thêm; các thư gửi thất bại không tự động được gửi lại.
Với các công ty đã trả lời, hãy trả lời câu hỏi cụ thể của họ thay vì gửi cùng một email theo dõi chung chung. Nếu họ hỏi về khả năng tương thích, hãy chỉ mô tả những điều kiện đã được đánh giá, chứ không phải một lời hứa tích hợp chưa được thử nghiệm.
Làm sao để bắt đầu với số credit miễn phí?
Hãy bắt đầu với một giả thuyết về quy trình và một nhóm khách hàng. Đăng ký đã bao gồm 100 credit miễn phí, không có gói đăng ký hằng tháng. Nhận 30 trường email và gửi 30 email sẽ tốn 90 credit theo giả định. Phép tính đó không đảm bảo có 30 khách hàng, việc chuyển đến hay các hợp đồng có trả phí. Các trường điện thoại nhận thêm sẽ làm tăng chi phí.
Hãy kiểm tra ước tính chi phí và số dư trước khi thu thập. Một mục đích dự án như “đánh giá quy trình phê duyệt báo giá tại các nhà phân phối linh kiện công nghiệp” giúp việc tìm kiếm và câu hỏi nhất quán với nhau. Một lần xem xét nhỏ hơn có thể cho bạn biết tiền đề có hữu ích hay không trước khi bạn mở rộng đối tượng.
Hãy đọc hướng dẫn dịch vụ đầy đủ và các ví dụ viết email, rồi đăng ký. Hãy dùng Outreach để sắp xếp thông tin liên hệ và việc trao đổi; hãy đánh giá mức độ phù hợp của sản phẩm và việc áp dụng thông qua các cuộc trao đổi đã được xác minh và hồ sơ sử dụng thực tế.
