「小型企業」對大多數商務軟體來說，並不是夠精確的目標對象。同一個產業的公司，可能透過電子郵件、專用系統，或您的產品不支援的流程來核准報價。產業標籤並不能證明對方有痛點。冗長的功能介紹，等於要求收件者替您發現它和自己有什麼關聯。
Outreach 支援公開聯絡資料的發掘、候選名單的檢視、電子郵件聯繫，以及溝通記錄。本指南以一家假想的報價核准軟體供應商，向首爾的工業零件經銷商接洽為例。這是一個工作流程範例，並非客戶採用的證據，也不是在宣稱任何特定產品具備這些功能。
該先定義哪一個工作流程？
請定義您的產品負責處理的任務，並把事實和假設分開。 這個範例處理的是報價準備好之後，檢查內部核准的情況。供應商仍然必須詢問，這項工作是否重複性高，以及買家目前如何處理。
請說明目標產業、支援的地區與語言、工作流程，以及排除的項目。如果您的產品並不取代會計或庫存工具，請明確寫出來。否則早期的買家可能會期待比您所提供的更大規模的導入。
只展示目前已有的功能和條件。不要承諾未經驗證的與其他軟體的串接，也不要捏造節省的時間與成本。如果沒有站得住腳的客戶故事，就說明實際的範圍，並改問一個相關的問題。
該怎麼搜尋可能合適的公司？
請搜尋可能出現這種工作流程的買家類別，之後再評估需求。 「工業零件經銷商」「工具批發商」和「電氣材料批發商」在當地的對應說法，是候選的關鍵字。它們並不能證明對方確實有採購軟體的意願。
請建立一個專案和關鍵字群組，內含國家、地區、共用搜尋詞和目標數量。這個範例從首爾開始。如果您的支援模式適合其他地方的遠端客戶，可以另設群組來涵蓋其他地區或國家。專案並不預設只限於一個國家；您實際的支援條件仍然很重要。
只搜尋「報價核准軟體」，可能會找到競爭對手和產品文章。請搜尋買家如何描述自己的業務。請檢視網站上的產品和報價詢問管道，同時避免宣稱您已發現對方的內部工具。
第一次接洽該選擇哪些聯絡資料？
請從能夠接收商務提案的管道開始。 在範例中，Email（電子郵件）設為 Required（必須有），在計畫包含通話時，Phone（電話）設為 If available（有則收集），而 Instagram handle（帳號）設為 Skip（略過）。如果您不會使用電話，也請略過那個欄位。
目前的聯絡資料選項包括 Email、Phone、Instagram handle 和 LinkedIn。可選的有 Skip、If available 和 Required。每個必填欄位都必須有資料。缺少選填資訊，並不會排除符合必要條件的公司。同時要求電話和電子郵件，會排除只公開其中一項的公司。Skip 代表您不購買也不接收該欄位。
每個實際取得的聯絡欄位，費用是 1 點。公開的公司電子郵件，不保證是買家或核准負責人的個人地址。請確認通用信箱能否轉交這份提案。不要為了讓信看起來像是做過功課，就捏造一個人名。
收集結果能告訴您哪些關於軟體適配度的資訊？
收集結果提供的是候選公司的公開證據，而不是內部問題的證明。 按下 Start collecting（開始收集）之後，請檢視 Collection results（收集結果）和該公司的網站。它是否向企業供應工業產品？它是否處理報價詢問？這些觀察可以支持您提出一個問題，但不能作為對其核准流程的診斷。
請把只服務消費者的零售商、不支援的產業，以及超出您語言或服務條件的公司分開處理。有多個分店，並不代表核准層級一定很複雜。請把目前使用的系統、權限和預算，留作洽談中的問題。
Download to Excel（下載成 Excel）會產生一個與 Excel 相容的 CSV 檔案，沒有購買的欄位會保持空白。如果同事要檢視這個檔案，請另外加上欄位，分別記錄公開證據和尚未確認的假設。
第一封信該放多少產品細節？
請說明目前的工作流程範圍，並詢問買家是否有這樣的工作流程。 以公開的相關性為基礎提出問題，比斷言一個未經驗證的問題更準確。範例中的供應商詢問的是報價核准，以及對方是否覺得有一段說明會有幫助。
這個假想的範本，必須改寫成適用於您能夠驗證其功能的產品。請附上真實的寄件者資訊，以及收件者所在國家要求的揭露事項。
主旨：給 {company_name} 的報價核准相關問題
您好，
我們提供商務軟體，用來管理報價準備好之後的內部核准狀態。
我們正在針對這項工作流程，聯絡工業零件供應商。貴團隊目前是否需要跨不同的文件或訊息來確認報價核准？
如果這項工作與貴公司相關，我們可以說明目前的畫面和範圍嗎？這不是要取代庫存或會計工具的提案，與現有軟體是否相容，需要另外評估。
您的真實姓名、公司和聯絡方式 如果您不想再收到後續郵件，請回覆通知。
這封信並沒有宣稱收件者有問題。它只問一個問題，而不是一次要求會議、試用註冊和購買。捏造的企業客戶或沒有依據的改善數字，會破壞這個謹慎設定的範圍。
寄出之前該檢查什麼？
請檢查公司名稱、產品的界線，以及一個清楚的回覆請求。 在 Write your message（撰寫信件）中，主旨或內文裡的 {company_name} 會被替換成公司名稱。請在 Preview（預覽）中檢查用詞是否自然，以及有沒有先前行銷活動留下的內容。
寄信之前，請在 Settings（設定）→ Connect email（連結電子郵件）連結您自己的信箱，並儲存設定。請依照畫面上顯示的各電子郵件服務商專屬說明操作，然後寄一封測試信到您自己的收件匣。請使用將負責處理這次行銷活動回覆的帳號。
請使用 Send yourself a test first（先寄測試信給自己），把測試信寄到您自己已連結的收件匣。請確認示範連結適合外部人士查看，且不含任何客戶的私人資料。第一封信應該支持一個相關的工作流程問題，而不是複製一整份技術手冊。
測試並不是一般的潛在客戶行銷活動，也不會收集公司。請分別儲存第一封信和追蹤信，但在產品條件改變時要重新檢視。已儲存的段落，可能包含您已不再提供的功能。
正式寄信和費用該注意什麼？
開始行銷活動之前，請檢視寄件者、收件者和聯絡資料的要求。 公開的公司電子郵件，並不是同意接收行銷信的證明。請檢查收件者所在國家對同意、寄件者身分標示和停止聯絡的要求。KISA 指引和 FTC 指南是起點。光是標示廣告，並不能允許每一封信。
每封電子郵件的費用是 2 點。基本的間隔大約是 10 分鐘，可以調整，也可能有所變化。不保證立即送達或收到回覆。請考慮收件者的語言和工作時間，而不要以為軟體會替您決定這些選擇。
在之後的行銷活動中，也請尊重對方停止聯絡的要求。
哪些問題能把回覆變成有效的需求探索？
請詢問目前的工作方式、使用者和採用上的限制。 Already sent（已寄送）和回覆篩選條件會顯示溝通記錄。Sent（寄出時間）篩選條件包括最近 7、30 或 90 天和寄送次數。點擊連結，只是與您的資料互動，並不是產品註冊或付費採用。
「我們用電子郵件核准」只是確認了目前的做法。您仍然需要知道是誰提出申請、誰核准，需要哪一份記錄，以及產品是否符合既有的工具和權限。「我們想聽聽說明」並不是導入協議。
請在您自己的記錄中，把探索、評估、實際註冊和付費合約區分開來。不要以為 Outreach 會自動從您的軟體擷取註冊或付款資料。在把實際的客戶活動算成採用成果之前，請另外加以驗證。
軟體產業的追蹤信該補充什麼？
請補充有助於評估適配度的已驗證資訊。 篩選出已寄送但沒有回覆的公司，並在適當時手動使用另外的追蹤信內容。以這個範例來說，請說明申請人和核准人在目前的產品中實際看得到什麼。
沒有回應，並不能證明買家正在浪費時間或金錢。如果對方現有的工具已經夠用，請尊重這個答案。對方要求時就停止，並且在進一步聯絡之前，先檢查寄送失敗的記錄；失敗的郵件不會自動重試。
對於有回覆的公司，請回答它們提出的具體問題，而不是再寄同樣的通用追蹤信。如果對方詢問相容性，只描述已評估過的條件，不要做未經測試的串接承諾。
該怎麼用免費點數開始？
請從一個工作流程假設和一個客戶類別開始。 註冊時包含 100 點免費點數，沒有月費訂閱。假設取得 30 個電子郵件欄位，再寄出 30 封電子郵件，會用掉 90 點。這個計算並不保證一定有 30 位客戶、每封信都送達，或達成付費合約。額外取得電話欄位，費用會增加。
收集之前，請先確認費用估算和餘額。像「評估工業零件經銷商的報價核准情況」這樣的專案目的，能讓搜尋和提出的問題保持一致。先做較小規模的檢視，就能在擴大對象之前，知道這個前提是否有用。
請閱讀完整的服務教學和電子郵件撰寫範例，然後註冊。請用 Outreach 來整理聯絡資料和溝通內容；產品是否合適、客戶是否採用，則要透過已驗證的對話和實際使用記錄來評估。
