公開的辦公室電子郵件，只是清潔業務銷售的開始。同一棟大樓內的兩家公司，可能掌管不同的空間。其中一家可以委託清潔自己的辦公室，另一家則可能仰賴大樓管理員處理共用設施。進出時間、耗材和排除在外的工作，也都會影響合約。
Outreach 協助您發掘公開的公司聯絡資料、檢視候選名單、寄送電子郵件，並查看溝通記錄。本指南以一家假想的城南市清潔公司，向盆唐的獨立辦公室進駐者接洽定期的室內清潔服務為例。這是一個說明用的工作流程，並非合約案例研究，也不保證清潔成效。
該先定義哪些場所和責任？
請在建立名單之前，先明確說明空間、定期工作和排除項目。 範例中的業者負責辦公室室內，這份提案不包含外部作業、專業的施工後清潔和專業除蟲。收件者不應該把「清潔」這個詞，解讀為所有的設施服務。
除了進駐者之外，也要確認簽約的一方。租戶可以委託清潔自己的私人辦公室，而共用的走廊和廁所則由大樓管理員掌管。把共用區域的提案寄給租戶，可能會送到沒有權限核准的人手上。
請準備好您可行的服務區域、進出時間、評估方式和耗材責任。如果您不提供夜間作業，在相關時要說明。在了解場所之前就提出標準月費，會掩蓋合約之間的重要差異。
該怎麼搜尋合適類型的辦公室？
請在您實際的服務區域內，使用客戶的行業類別。 以這個範例來說，服務區域是盆唐，理想的買家則經營一間獨立辦公室。這是一個假想的營運選擇，並不是普遍適用的區域建議。
請建立一個專案和關鍵字群組，內含國家、地區、共用搜尋詞和目標數量。「設計公司」「顧問公司」和「軟體公司」在當地的對應說法，可以找出候選公司，但它們是否有辦公室，仍然需要檢視。只搜尋「辦公室清潔」，可能會找到其他清潔業者。
如果您想接洽的買家是大樓管理員，請同時更改關鍵字和提案內容。租戶的私人空間和整棟大樓的合約，責任並不相同。搜尋用語無法確定樓地板面積、進出條件或既有的供應商協議。
哪些聯絡欄位該設為必要？
請要求您所選的提案管道所需要的聯絡資料。 在範例中，請把 Email（電子郵件）設為 Required（必須有），如果您打算透過電話討論範圍，Phone（電話）設為 If available（有則收集），並把 Instagram handle（帳號）設為 Skip（略過）。
目前的聯絡資料選項包括 Email、Phone、Instagram handle 和 LinkedIn。每個欄位都有 Skip、If available 和 Required 這幾個選項。每個必填欄位都必須有資料。缺少選填資料，並不會排除符合您必要條件的公司。同時要求電子郵件和電話，會排除只公開其中一項的公司。Skip 代表該項資訊不會被購買，也不會提供給您。
每個取得的欄位，費用是 1 點。公開的電子郵件，不保證屬於設施管理人員。電話欄位也不代表 Outreach 會替您打電話。請自行確認實際的聯絡管道，並在適當時請通用信箱把詢問轉交給對的人。
檢視名單時該排除哪些？
請排除場所或簽約角色不符合您提案的候選公司。 按下 Start collecting（開始收集）之後，請檢視 Collection results（收集結果）和該公司的網站。公司名稱和登記地點，並不能證明那裡有一間有人員駐點的獨立辦公室。虛擬地址和共享空間，可能有不同的安排。
請把服務區域之外的公司、場所不明確的公司，以及超出您服務範圍的設施分開處理。同一棟大樓有好幾個租戶，並不代表共用區域清潔就有好幾個買家。選擇收件對象之前，請先確定是誰在管理相關的空間。
Download to Excel（下載成 Excel）會產生一個與 Excel 相容的 CSV 檔案。沒有購買的欄位會保持空白。您可以加上檢視問題和排除項目，讓同事評估。尚未確認的面積和進出時間，請標示為留待評估時詢問的問題。
第一份清潔提案該如何說明服務範圍？
請說明您清潔什麼，以及報價之前需要知道什麼。 「價格實惠的清潔」，無法說明您的提案是否符合收件者目前的安排。範例提出的是私人辦公室的清潔，並且先詢問進出和空間的情況。
這是一封可以調整的假想信件。請使用真實的服務細節、真實的寄件者資訊，以及收件者所在國家要求的揭露事項。
主旨：給 {company_name} 的辦公室清潔範圍
您好，
我們從城南市提供定期的辦公室室內清潔服務。
我們提出的是盆唐私人辦公空間的清潔。大樓共用區域的管理和專業清潔，不在這次介紹的範圍內。
如果您正在評估服務業者，我們可以先確認空間的類型和允許的進出時間嗎？在評估過這些條件之後，我們會再分開說明建議的工作項目和報價。
您的真實姓名、公司和聯絡方式 如果您不想再收到後續郵件，請回覆通知。
對方要求報價，並不代表您可以自行編造面積或到訪頻率。請確認面積、時程、進出、設備、耗材和排除項目。如果客戶對目前的業者很滿意，就不要宣稱有必要更換。
寄信之前，請在 Settings（設定）→ Connect email（連結電子郵件）連結您自己的信箱，並儲存設定。請依照畫面上顯示的各電子郵件服務商專屬說明操作，然後寄一封測試信到您自己的收件匣。請使用將負責處理這次行銷活動回覆的帳號。
測試信能幫您確認什麼？
測試信可以確認收件者名稱、界線和請求，在實際的信件中是否清楚。 請撰寫您的信件，並在適當的地方使用 {company_name}。Outreach 會把這個欄位換成公司名稱。請檢查 Preview（預覽），然後使用 Send yourself a test first（先寄測試信給自己），寄到您已連結的收件匣。
請用手機閱讀這封信。收件者能看出哪些項目不包含，還是措辭不小心暗示了所有工作都包含在內？如果您分享現場照片，請只使用已獲授權的素材，並確認不含客戶的私人資訊。
測試並不是一般的潛在客戶行銷活動，也不會收集辦公室的聯絡資料。請分別儲存第一封信和追蹤信的內容。即使措辭來自先前儲存的提案，也要在正式寄出之前修正錯誤。
開始寄信之後會發生什麼事？
開始之前，請確認收件對象、已連結的寄件者和聯絡資料的要求。 每封電子郵件的費用是 2 點。基本間隔大約是 10 分鐘；可以調整，也可能有所變化。行銷活動開始和全部送達是兩件不同的事，而且不保證送達或簽成合約。
公開的聯絡資料和行銷同意是兩回事。請檢查收件者所在國家對同意、寄件者揭露和取消訂閱的規定。KISA 指引和 FTC 指南提供了起點。光是標示廣告，並不能允許每一封新的銷售信。在之後的聯絡中，也請尊重停止聯絡的要求。
收到回覆之後該評估什麼？
在同意拜訪或報價之前，請先確認空間、權限和服務條件。 Already sent（已寄送）會顯示聯絡記錄，並提供回覆篩選，以及 Sent（寄出時間）篩選（最近 7、30 或 90 天）和寄送次數。點擊連結，只是與提案互動，並不是已預約的現場評估。
如果買家詢問價格，請確認面積和配置、允許的時間、重複性的工作、耗材責任和限制區域。對於租戶，請區分它的私人空間和由大樓管理的共用區域。只有在雙方都同意約定時間之後，才記錄為一次拜訪。
請在您自己的營運記錄中，分別記錄詢問、評估、報價和合約。不要以為會自動與拜訪排程工具或清潔合約登記簿連動。把每一則回覆都算成合約，可能會扭曲人力配置和預期營收。
對辦公室買家來說，什麼樣的追蹤信才有用？
當適合進一步聯絡時，請提供實用的評估輔助資料。 您可以篩選出已寄送但沒有回覆的公司，並手動使用另外的追蹤信內容。以這個範例來說，一份關於空間和進出問題的簡短檢查清單，能幫助收件者判斷是否值得洽談。
如果客戶已經有合作的業者，不要一再施壓要求它更換。沒有回應，並不能證明有衛生問題。對方要求時就停止，並且在再次聯絡之前，先檢查寄送失敗的記錄；失敗的郵件不會自動重試。
使用舊的內容之前，請重新確認您自己的可用時間。人力安排改變之後，不應該讓已儲存的信件還在承諾您已無法提供的時段。
該怎麼用註冊時的免費點數開始？
請在一個可行的區域，測試一種場所類型。 註冊時包含 100 點免費點數，沒有月費訂閱。假設取得 30 個電子郵件欄位，再寄出 30 封電子郵件，會用掉 90 點：30 加 60。這並不保證有 30 家合適的公司，也不保證每封信都送達。額外取得電話欄位，費用會增加。
收集之前，請先確認費用估算和餘額。在小規模的名單上，先確認名單中的公司是否掌管您打算清潔的空間。如果範圍仍然不明確，請先改進這個定義，再增加聯絡對象的數量。
完整教學說明了整體流程，而電子郵件範例能幫助您組織提案。請註冊並建立一個專案，讓專案目的同時指出場所和工作，例如盆唐的定期私人辦公室清潔。請讓現場條件和合約承諾，以之後的洽談為準。
