Một email văn phòng công khai chỉ là bước khởi đầu của việc bán dịch vụ vệ sinh. Hai doanh nghiệp trong cùng một tòa nhà có thể kiểm soát những không gian khác nhau. Một bên có thể đặt dịch vụ vệ sinh cho văn phòng của chính mình trong khi bên kia dựa vào ban quản lý tòa nhà cho các khu vực dùng chung. Giờ ra vào, vật tư và các hạng mục bị loại trừ cũng ảnh hưởng đến hợp đồng.
Outreach giúp bạn tìm các thông tin liên hệ doanh nghiệp công khai, xem xét ứng viên, gửi email và xem lại lịch sử trao đổi. Hướng dẫn này theo dõi một công ty vệ sinh giả định ở Seongnam tiếp cận các đơn vị thuê văn phòng độc lập ở Bundang về dịch vụ vệ sinh nội thất định kỳ. Đây là một quy trình minh họa, không phải một nghiên cứu tình huống về hợp đồng hay lời đảm bảo về chất lượng vệ sinh.
Nên xác định mặt bằng và trách nhiệm nào trước tiên?
Hãy nêu rõ không gian, các công việc định kỳ và các hạng mục loại trừ trước khi lập danh sách. Nhà cung cấp trong ví dụ xử lý nội thất văn phòng, loại trừ khỏi đề xuất này các công việc bên ngoài, vệ sinh chuyên biệt sau xây dựng và diệt côn trùng chuyên nghiệp. Người nhận không nên hiểu từ “vệ sinh” là mọi dịch vụ cơ sở vật chất.
Hãy xác định bên ký hợp đồng chứ không chỉ bên sử dụng không gian. Một đơn vị thuê có thể đặt dịch vụ vệ sinh cho văn phòng riêng của mình, trong khi ban quản lý tòa nhà kiểm soát hành lang và nhà vệ sinh dùng chung. Một đề xuất cho khu vực dùng chung gửi đến một đơn vị thuê có thể đến tay người không có quyền phê duyệt.
Hãy chuẩn bị khu vực có thể phục vụ, giờ ra vào, phương pháp khảo sát và trách nhiệm cung cấp vật tư. Nếu bạn không nhận việc ban đêm, hãy nói rõ khi cần. Một mức giá hằng tháng tiêu chuẩn đưa ra trước khi hiểu mặt bằng sẽ che giấu những khác biệt quan trọng giữa các hợp đồng.
Làm sao để tìm đúng loại văn phòng?
Hãy dùng các nhóm ngành của khách hàng trong khu vực phục vụ thực tế của bạn. Trong ví dụ này, khu vực là Bundang và người mua mong muốn là đơn vị vận hành một văn phòng độc lập. Đó là một lựa chọn vận hành giả định, không phải khuyến nghị khu vực áp dụng chung.
Hãy tạo một dự án và các nhóm từ khóa với quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và mục tiêu. Các cách gọi tương đương ở địa phương của “công ty thiết kế,” “công ty tư vấn” và “công ty phần mềm” có thể giúp xác định ứng viên, nhưng việc họ có văn phòng thực tế vẫn cần được xem xét. Chỉ tìm “vệ sinh văn phòng” có thể ra các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh khác.
Nếu người mua bạn nhắm đến là các ban quản lý tòa nhà, hãy thay đổi cả từ khóa lẫn đề xuất. Không gian riêng của một đơn vị thuê và một hợp đồng cho cả tòa nhà có những trách nhiệm khác nhau. Cách diễn đạt khi tìm kiếm không thể xác lập diện tích sàn, điều kiện ra vào hay một thỏa thuận nhà cung cấp hiện có.
Nên đặt bắt buộc những trường thông tin liên hệ nào?
Hãy yêu cầu bắt buộc thông tin liên hệ cần cho kênh đề xuất bạn đã chọn. Trong ví dụ, hãy đặt Email là Required (Bắt buộc), Phone (Số điện thoại) là If available (Nếu có) nếu bạn định trao đổi về phạm vi qua điện thoại, và Instagram handle (Tên người dùng) là Skip (Bỏ qua).
Các lựa chọn thông tin liên hệ hiện có gồm Email, Phone, Instagram handle và LinkedIn. Mỗi trường có các lựa chọn Skip, If available và Required. Mọi trường bắt buộc đều phải có. Dữ liệu tùy chọn bị thiếu không loại trừ một công ty đáp ứng các điều kiện bắt buộc của bạn. Việc yêu cầu bắt buộc cả email lẫn điện thoại sẽ loại những công ty chỉ công bố một trong hai. Skip nghĩa là thông tin đó không được mua và không được cung cấp cho bạn.
Mỗi trường nhận được tốn một credit. Một email công khai không được đảm bảo thuộc về người quản lý cơ sở. Một trường điện thoại cũng không có nghĩa là Outreach gọi điện thay bạn. Hãy tự xác lập kênh liên hệ thực tế và đề nghị hộp thư chung chuyển yêu cầu đến đúng người khi phù hợp.
Nên loại trừ những gì khi xem xét danh sách?
Hãy loại các ứng viên có mặt bằng hoặc vai trò ký hợp đồng không phù hợp với đề xuất của bạn. Sau khi chọn Start collecting (Bắt đầu thu thập), hãy xem xét Collection results (Kết quả thu thập) và website của công ty. Tên công ty và địa chỉ đăng ký không chứng minh có một văn phòng độc lập có nhân sự. Địa chỉ ảo và không gian dùng chung có thể có những cách bố trí khác.
Hãy tách riêng các công ty ngoài khu vực phục vụ, mặt bằng chưa rõ và các cơ sở vượt quá phạm vi của bạn. Nhiều đơn vị thuê trong cùng một tòa nhà không tự động tạo ra nhiều người mua cho dịch vụ vệ sinh khu vực dùng chung. Hãy xác định ai quản lý không gian liên quan trước khi chọn người nhận.
Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel. Các trường chưa mua sẽ để trống. Bạn có thể thêm các câu hỏi xem xét và các hạng mục loại trừ để đồng nghiệp đánh giá. Hãy đánh dấu diện tích và giờ ra vào chưa xác nhận là những câu hỏi dành cho buổi khảo sát.
Đề xuất vệ sinh đầu tiên nên giải thích phạm vi như thế nào?
Hãy nêu rõ bạn vệ sinh những gì và cần biết những gì trước khi báo giá. “Vệ sinh giá phải chăng” không giải thích được đề xuất của bạn có khớp với sắp xếp hiện tại của người nhận hay không. Ví dụ đề xuất vệ sinh văn phòng riêng và hỏi về việc ra vào cũng như không gian trước.
Đây là một thư giả định có thể điều chỉnh. Hãy dùng thông tin dịch vụ trung thực, thông tin người gửi thật và các thông tin công bố bắt buộc đối với quốc gia người nhận.
Tiêu đề: Phạm vi vệ sinh văn phòng cho {company_name}
Xin chào,
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vệ sinh nội thất văn phòng định kỳ từ Seongnam.
Chúng tôi đề xuất dịch vụ vệ sinh cho không gian văn phòng riêng ở Bundang. Việc quản lý khu vực dùng chung của tòa nhà và vệ sinh chuyên biệt nằm ngoài phạm vi của phần giới thiệu này.
Nếu quý công ty đang xem xét các nhà cung cấp, chúng tôi có thể trước hết xác nhận loại không gian và các khung giờ ra vào được phép không? Chúng tôi sẽ tách riêng các hạng mục đề xuất và báo giá sau khi đánh giá những điều kiện đó.
Họ tên thật, doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn Vui lòng trả lời nếu quý công ty không muốn nhận thêm thư.
Một yêu cầu báo giá không phải là sự cho phép bịa ra diện tích hay tần suất ghé thăm. Hãy xác nhận diện tích, lịch trình, việc ra vào, thiết bị, vật tư tiêu hao và các hạng mục loại trừ. Nếu khách hàng hài lòng với nhà cung cấp hiện tại, đừng khẳng định rằng cần thay đổi.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Một email thử giúp bạn kiểm tra điều gì?
Nó kiểm tra xem tên người nhận, các ranh giới và yêu cầu có rõ ràng trong thư thực tế hay không. Hãy soạn thư và chèn {company_name} ở nơi phù hợp. Outreach thay trường đó bằng tên công ty. Hãy xem Preview (Xem trước), rồi dùng Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) gửi đến hộp thư đến đã kết nối của bạn.
Hãy đọc thư trên điện thoại. Người nhận có thấy được những gì bị loại trừ không, hay cách diễn đạt vô tình ngụ ý rằng mọi công việc đều được bao gồm? Nếu bạn chia sẻ ảnh chụp hiện trường, chỉ dùng tài liệu đã được cấp phép và kiểm tra rằng không có thông tin riêng tư của khách hàng.
Email thử không phải là một chiến dịch gửi cho khách hàng tiềm năng thông thường và không thu thập thông tin liên hệ văn phòng. Hãy lưu nội dung ban đầu và nội dung theo dõi riêng biệt. Hãy sửa lỗi trước khi gửi thật, ngay cả khi nội dung lấy từ một đề xuất đã lưu trước đó.
Điều gì xảy ra khi bạn bắt đầu gửi?
Hãy xác nhận người nhận, người gửi đã kết nối và các yêu cầu về thông tin liên hệ trước khi bắt đầu. Mỗi email tốn hai credit. Khoảng cách cơ bản là khoảng mười phút; có thể điều chỉnh và có thể dao động. Việc bắt đầu chiến dịch và việc chuyển đến hoàn tất là hai sự kiện khác nhau, và việc chuyển đến hay hợp đồng đều không được đảm bảo.
Thông tin liên hệ công khai và sự đồng ý nhận tiếp thị là hai việc riêng biệt. Hãy kiểm tra các quy định của quốc gia người nhận về sự đồng ý, công bố thông tin người gửi và từ chối nhận. Hướng dẫn của KISA và hướng dẫn của FTC là những điểm khởi đầu. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để cho phép mọi thư chào bán mới. Hãy tôn trọng cả yêu cầu dừng liên hệ trong những lần liên hệ sau.
Nên đánh giá những gì sau khi có phản hồi?
Hãy xác nhận không gian, thẩm quyền và điều kiện dịch vụ trước khi đồng ý một buổi khảo sát hay báo giá. Already sent (Đã gửi) cho thấy lịch sử liên hệ, cùng các bộ lọc phản hồi và bộ lọc Sent (Thời gian gửi) cho 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây và số lần gửi. Một lượt nhấp vào liên kết là một tương tác với đề xuất, chứ không phải một buổi khảo sát hiện trường đã được đặt lịch.
Nếu người mua hỏi giá, hãy xác nhận diện tích và bố cục, các khung giờ được phép, các công việc lặp lại, trách nhiệm cung cấp vật tư và các khu vực hạn chế. Với một đơn vị thuê, hãy phân biệt không gian riêng của họ với các khu vực dùng chung do ban quản lý tòa nhà quản lý. Chỉ ghi nhận một lần ghé thăm sau khi cả hai bên đồng ý về cuộc hẹn.
Hãy giữ yêu cầu tìm hiểu, khảo sát, báo giá và hợp đồng trong sổ sách vận hành của chính bạn. Đừng cho rằng có kết nối tự động với công cụ đặt lịch ghé thăm hay sổ đăng ký hợp đồng vệ sinh. Việc tính mọi phản hồi là một hợp đồng có thể làm sai lệch việc bố trí nhân sự và doanh thu kỳ vọng.
Email theo dõi nào hữu ích cho một người mua văn phòng?
Hãy cung cấp một công cụ hỗ trợ đánh giá thiết thực khi việc liên hệ thêm là phù hợp. Bạn có thể lọc các doanh nghiệp đã gửi nhưng chưa trả lời và dùng thủ công nội dung theo dõi riêng. Với ví dụ này, một danh sách kiểm tra ngắn về không gian và việc ra vào giúp người nhận quyết định xem có đáng thảo luận hay không.
Nếu khách hàng đã có nhà cung cấp, đừng liên tục gây áp lực buộc họ thay thế. Sự im lặng không phải là bằng chứng của một vấn đề vệ sinh. Hãy dừng khi được yêu cầu, và xem lại các lần gửi thất bại trước khi liên hệ lại; các thư gửi thất bại không tự động được gửi lại.
Hãy kiểm tra lại khả năng phục vụ của chính bạn trước khi dùng nội dung cũ. Một kế hoạch nhân sự đã thay đổi không nên để lại một thư đã lưu hứa những khung giờ mà bạn không còn có thể đáp ứng.
Làm sao để bắt đầu với số credit miễn phí khi đăng ký?
Hãy thử một loại mặt bằng trong một khu vực có thể phục vụ. Đăng ký đã bao gồm 100 credit miễn phí và không có gói đăng ký hằng tháng. Nhận 30 trường email và gửi 30 email sẽ tốn 90 credit theo giả định: 30 cộng 60. Điều đó không đảm bảo có 30 doanh nghiệp phù hợp hay việc mọi thư đều được chuyển đến. Các trường điện thoại nhận thêm sẽ làm tăng chi phí.
Hãy kiểm tra ước tính chi phí và số dư trước khi thu thập. Với một danh sách nhỏ, trước hết hãy xác lập xem các doanh nghiệp trong danh sách có kiểm soát không gian mà bạn định vệ sinh hay không. Nếu phạm vi vẫn chưa rõ, hãy cải thiện định nghĩa đó trước khi mở rộng số lượng liên hệ.
Hướng dẫn đầy đủ giải thích trình tự chung, và các ví dụ email giúp cấu trúc đề xuất. Hãy đăng ký và tạo một dự án có mục đích nêu rõ cả mặt bằng lẫn công việc, chẳng hạn vệ sinh văn phòng riêng định kỳ ở Bundang. Hãy để các điều kiện hiện trường và cam kết hợp đồng dựa trên cuộc trao đổi sau đó.
