Publiczny firmowy e-mail biura to dopiero początek sprzedaży usług sprzątania. Dwie firmy w tym samym budynku mogą mieć pod kontrolą różne przestrzenie. Jedna może zlecić sprzątanie własnego biura, a druga polega na zarządcy budynku w sprawie części wspólnych. Godziny dostępu, materiały i prace wyłączone również wpływają na umowę.
Outreach pomaga znajdować publiczne kontakty firmowe, przeglądać kandydatów, wysyłać e-maile oraz sprawdzać historię komunikacji. W tym przewodniku występuje hipotetyczna firma sprzątająca z Seongnam, która zwraca się do niezależnych najemców biur w Bundang w sprawie cyklicznego sprzątania wnętrz. To ilustracyjny proces pracy, a nie studium przypadku umowy ani gwarancja jakości sprzątania.
Jakie lokale i odpowiedzialności należy zdefiniować najpierw?
Przed zbudowaniem listy należy określić przestrzeń, prace cykliczne i wyłączenia. Przykładowy wykonawca zajmuje się wnętrzami biur, a z tej oferty wyłącza prace zewnętrzne, specjalistyczne sprzątanie po budowie i profesjonalne zwalczanie szkodników. Odbiorca nie powinien rozumieć słowa „sprzątanie” jako każdej usługi obsługi obiektu.
Oprócz użytkownika lokalu trzeba wskazać stronę zawierającą umowę. Najemca może zlecić sprzątanie własnego biura, natomiast zarządca budynku kontroluje wspólne korytarze i toalety. Oferta dotycząca części wspólnych wysłana do najemcy może trafić do osoby, która nie może jej zatwierdzić.
Należy przygotować realny obszar działania, godziny dostępu, sposób oceny i podział odpowiedzialności za materiały. Jeśli nie wykonuje się prac nocnych, trzeba o tym napisać, gdy ma to znaczenie. Standardowa cena miesięczna podana przed poznaniem lokalu ukrywa istotne różnice między umowami.
Jak wyszukiwać odpowiedni rodzaj biur?
Należy używać kategorii działalności klientów w obrębie rzeczywistego obszaru świadczenia usług. W tym przykładzie obszarem jest Bundang, a pożądany kupiec prowadzi samodzielne biuro. To hipotetyczny wybór operacyjny, a nie uniwersalne zalecenie dotyczące obszaru.
Należy utworzyć projekt i grupy słów kluczowych z krajem, regionem, wspólnymi słowami i docelową liczbą firm. Lokalne odpowiedniki „firma projektowa”, „firma doradcza” i „firma programistyczna” mogą wskazać kandydatów, ale ich obecność w biurze nadal wymaga sprawdzenia. Samo wyszukiwanie „sprzątanie biur” może znaleźć innych dostawców usług sprzątania.
Jeśli docelowymi kupcami są zarządcy budynków, trzeba zmienić zarówno słowa kluczowe, jak i ofertę. Prywatna przestrzeń najemcy i umowa na cały budynek wiążą się z różnymi odpowiedzialnościami. Sformułowania wyszukiwania nie ustalą powierzchni, warunków dostępu ani istniejącej umowy z dostawcą.
Które pola kontaktowe powinny być wymagane?
Należy wymagać kontaktu potrzebnego dla wybranego kanału oferty. W przykładzie dla Email (e-mail) ustawia się Required (Wymagane), dla Phone (telefon) — If available (Jeśli dostępne), jeśli zakres ma być omawiany telefonicznie, a dla Instagram handle (nazwa użytkownika) — Skip (Pomiń).
Bieżące ustawienia danych kontaktowych to Email, Phone, Instagram handle i LinkedIn. Każde pole ma do wyboru Skip, If available i Required. Każde wymagane pole musi być obecne. Brak opcjonalnych danych nie wyklucza firmy, która spełnia obowiązkowe warunki. Wymaganie jednocześnie e-maila i telefonu wyklucza firmy, które publikują tylko jedno z nich. Skip oznacza, że danej informacji nie kupuje się ani nie otrzymuje.
Każde otrzymane pole kosztuje jeden kredyt. Publiczny e-mail nie musi należeć do osoby zarządzającej obiektem. Pole telefonu również nie oznacza, że Outreach dzwoni za użytkownika. Rzeczywistą drogę kontaktu trzeba ustalić samodzielnie, a w razie potrzeby poprosić ogólną skrzynkę o przekazanie zapytania właściwej osobie.
Co wykluczyć podczas przeglądu listy?
Należy wykluczyć kandydatów, których lokal lub rola w zawieraniu umów nie pasuje do oferty. Po wybraniu Start collecting (Rozpocznij zbieranie) należy przejrzeć Collection results (Wyniki zbierania) i stronę internetową firmy. Nazwa firmy i zarejestrowana lokalizacja nie dowodzą, że istnieje obsadzone samodzielne biuro. Adresy wirtualne i przestrzenie współdzielone mogą mieć inne ustalenia.
Należy wydzielić firmy spoza obszaru usług, niejasne lokale i obiekty wykraczające poza zakres oferty. Kilku najemców w jednym budynku nie oznacza automatycznie kilku kupców na sprzątanie części wspólnych. Zanim wybierze się odbiorców, trzeba ustalić, kto zarządza daną przestrzenią.
Download to Excel (Pobierz do Excela) tworzy plik CSV zgodny z Excelem. Niekupione pola pozostają puste. Można dodać pytania do przeglądu i wykluczenia, które oceni współpracownik. Niepotwierdzone powierzchnie i godziny dostępu należy zostawić oznaczone jako pytania na ocenę na miejscu.
Jak pierwsza oferta sprzątania powinna wyjaśniać zakres?
Należy napisać, co się sprząta i co trzeba wiedzieć przed wyceną. „Przystępne cenowo sprzątanie” nie wyjaśnia, czy oferta pasuje do obecnych ustaleń odbiorcy. Przykład proponuje sprzątanie prywatnego biura i najpierw pyta o dostęp i przestrzeń.
To hipotetyczna wiadomość, którą można dostosować. Należy użyć prawdziwych szczegółów usługi, prawdziwych danych nadawcy i informacji wymaganych w kraju odbiorcy.
Temat: Zakres sprzątania biura dla {company_name}
Dzień dobry,
Świadczymy z Seongnam cykliczne sprzątanie wnętrz biur.
Proponujemy sprzątanie prywatnej przestrzeni biurowej w Bundang. Zarządzanie częściami wspólnymi budynku i sprzątanie specjalistyczne nie wchodzą w zakres tej propozycji.
Jeśli firma rozważa dostawców, czy możemy najpierw potwierdzić rodzaj przestrzeni i dozwolone godziny dostępu? Po ocenie tych warunków rozdzielimy proponowane prace i wycenę.
Prawdziwe imię i nazwisko, firma i dane kontaktowe Jeśli dalsze wiadomości są niepożądane, prosimy o odpowiedź.
Prośba o wycenę nie upoważnia do zmyślania wymiarów ani częstotliwości wizyt. Należy potwierdzić powierzchnię, harmonogram, dostęp, sprzęt, materiały eksploatacyjne i wyłączenia. Jeśli klient jest zadowolony z obecnego wykonawcy, nie wolno twierdzić, że zmiana jest konieczna.
Przed wysyłką należy podłączyć własną skrzynkę pocztową w Settings (Ustawienia) → Connect email (Połącz e-mail) i zapisać ustawienia. Trzeba postępować zgodnie z instrukcjami właściwymi dla dostawcy poczty, wyświetlanymi w tym miejscu, a potem wysłać test do własnej skrzynki odbiorczej. Należy użyć konta, które będzie obsługiwać odpowiedzi na tę kampanię.
Co pomaga sprawdzić e-mail testowy?
Sprawdza, czy nazwa odbiorcy, granice oferty i prośba są jasne w rzeczywistej wiadomości. Należy napisać wiadomość i użyć {company_name} tam, gdzie to właściwe. Outreach zastępuje to pole nazwą firmy. Trzeba obejrzeć Preview (Podgląd), a potem użyć Send yourself a test first (Najpierw wyślij sobie test), aby wysłać test do podłączonej skrzynki odbiorczej.
Wiadomość należy przeczytać na telefonie. Czy odbiorca widzi, co jest wyłączone, czy sformułowanie przypadkowo sugeruje, że uwzględnione są wszystkie prace? Jeśli udostępnia się zdjęcia obiektów, trzeba używać wyłącznie materiałów, do których ma się prawo, i sprawdzić, czy nie ma w nich prywatnych informacji o klientach.
Test nie jest zwykłą kampanią do potencjalnych klientów i nie zbiera kontaktów biur. Tekst początkowy i uzupełniający należy zapisywać osobno. Błędy trzeba poprawić przed prawdziwą wysyłką, nawet jeśli sformułowanie pochodzi z wcześniej zapisanej oferty.
Co się dzieje po rozpoczęciu wysyłki?
Przed rozpoczęciem należy potwierdzić odbiorców, podłączonego nadawcę i wymagania dotyczące kontaktu. Każdy e-mail kosztuje dwa kredyty. Podstawowy odstęp wynosi około dziesięciu minut; można go dostosować i może się zmieniać. Rozpoczęcie kampanii i pełne dostarczenie to różne zdarzenia, a dostarczenie i umowy nie są gwarantowane.
Publiczne kontakty i zgoda na komunikację marketingową to dwie osobne sprawy. Należy sprawdzić wymagania kraju odbiorcy dotyczące zgody, ujawniania nadawcy i rezygnacji. Wytyczne KISA i poradnik FTC stanowią punkt wyjścia. Samo oznaczenie reklamowe nie uprawnia do każdej nowej wiadomości sprzedażowej. Prośbę o zaprzestanie kontaktu trzeba szanować także w dalszej korespondencji.
Co zweryfikować po odpowiedzi?
Przed zgodą na wizytę lub wycenę należy potwierdzić przestrzeń, uprawnienia i warunki usługi. Already sent (Już wysłane) pokazuje historię kontaktów, z filtrami odpowiedzi oraz filtrami Sent (Wysłane) dla ostatnich siedmiu, trzydziestu lub dziewięćdziesięciu dni i liczby wysyłek. Kliknięcie linku to interakcja z ofertą, a nie umówiona ocena na miejscu.
Jeśli kupiec pyta o cenę, należy potwierdzić powierzchnię i układ, dozwolone godziny, prace powtarzalne, odpowiedzialność za materiały i strefy zastrzeżone. W przypadku najemcy trzeba odróżnić jego prywatną przestrzeń od części wspólnych, którymi zarządza zarządca budynku. Wizytę należy zapisać dopiero wtedy, gdy obie strony zgodzą się na termin.
Zapytanie, ocenę na miejscu, wycenę i umowę należy prowadzić we własnych zapisach operacyjnych. Nie wolno zakładać automatycznego połączenia z planerem wizyt ani rejestrem umów na sprzątanie. Liczenie każdej odpowiedzi jako umowy mogłoby zaburzyć planowanie obsady i spodziewane przychody.
Jak wygląda przydatna wiadomość uzupełniająca dla kupca biurowego?
Gdy dalszy kontakt jest właściwy, należy dostarczyć praktyczną pomoc w ocenie. Firmy, do których e-mail został już wysłany, a które nie odpowiedziały, można przefiltrować i ręcznie użyć osobnej treści uzupełniającej. W tym przykładzie krótka lista pytań o przestrzeń i dostęp pomaga odbiorcy zdecydować, czy rozmowa ma sens.
Jeśli klient ma już wykonawcę, nie wolno wielokrotnie naciskać na jego zmianę. Brak odpowiedzi nie dowodzi problemu z higieną. Na prośbę trzeba przerwać kontakt, a przed kolejnym kontaktem przejrzeć niedostarczone wiadomości; nieudane wiadomości nie są ponawiane automatycznie.
Przed użyciem starego tekstu należy jeszcze raz sprawdzić własną dostępność. Zmieniony plan obsady nie powinien pozostawiać zapisanej wiadomości obiecującej terminy, których już nie można zapewnić.
Jak zacząć od darmowych kredytów otrzymanych przy rejestracji?
Należy przetestować jeden rodzaj lokalu na jednym realnym obszarze. Rejestracja obejmuje sto darmowych kredytów, bez miesięcznej subskrypcji. Otrzymanie trzydziestu pól e-mail i wysłanie trzydziestu e-maili kosztowałoby hipotetycznie dziewięćdziesiąt kredytów: trzydzieści plus sześćdziesiąt. To nie gwarantuje trzydziestu odpowiednich firm ani dostarczenia każdej wiadomości. Dodatkowo otrzymane pola telefonu zwiększają koszt.
Przed zbieraniem należy sprawdzić szacowany koszt i saldo. Na małej liście trzeba najpierw ustalić, czy firmy z listy kontrolują przestrzeń, którą proponuje się sprzątać. Jeśli zakres pozostaje niejasny, trzeba go doprecyzować, zanim zwiększy się liczbę kontaktów.
Pełny przewodnik wyjaśnia ogólną kolejność działań, a przykłady e-maili pomagają ułożyć ofertę. Należy zarejestrować się i utworzyć projekt, którego cel wskazuje zarówno lokal, jak i pracę, na przykład cykliczne sprzątanie prywatnych biur w Bundang. Warunki na miejscu i zobowiązania umowne trzeba opierać na późniejszej rozmowie.
