「中小企業」というだけでは、ほとんどの業務ソフトウェアにとって、対象として十分に絞り込めていません。同じ業種の企業でも、見積もりの承認をメールで行う会社もあれば、専用のシステムを使う会社や、自社の製品では対応できない手順で進める会社もあります。業種の名前だけでは、困りごとがあることの証明にはなりません。機能を長々と紹介するメールは、それが自分に関係するかどうかを見つける作業を、受信者に押しつけることになります。
Outreachは、公開されている連絡先の発見、候補の確認、メールでの連絡、そしてやりとりの履歴の確認を支援します。このガイドでは、ソウルの産業用部品の販売業者に営業をかける、架空の見積承認ソフトウェアの提供会社を例に使います。これは業務の流れを示す例であり、顧客に導入された実績を示すものでも、特定の製品にそれらの機能があると主張するものでもありません。
最初に、どの業務を定めるべきですか？
自社の製品が扱う作業を定め、事実と推測を分けてください。この例は、見積書を作成したあとに、社内の承認状況を確認する作業を扱います。それでも提供会社は、その作業が繰り返し発生するものかどうか、そして買い手が今それをどう処理しているかを尋ねる必要があります。
対象とする業種、対応できる地域と言語、業務の流れ、そして対象外のことがらを書き出します。自社の製品が会計ツールや在庫管理ツールに置き換わるものではないなら、その点をはっきり示してください。そうしないと、初期の買い手が、自社の提供範囲よりはるかに大きな導入を期待してしまうことがあります。
現在利用できる機能と条件だけを示してください。他のソフトウェアとの動作を確認していない連携や、事実に基づかない時間や費用の削減を約束してはいけません。根拠のある顧客事例がないときは、代わりに実際の提供範囲を説明し、関係のある質問をしてください。
相性がよさそうな企業は、どう探せばよいですか？
その業務が発生しそうな買い手の種類を探し、需要の見極めはあとで行います。「産業用部品の販売業者」「工具の卸売業者」「電気資材の卸売業者」にあたるその国の言葉での言い方が、キーワードの候補です。これらの言葉は、ソフトウェアを購入する意思が確認できたことを示すものではありません。
プロジェクトを作成し、国、地域、共通の検索語、目標数を持つキーワードのグループを設定します。この例はソウルから始めます。自社のサポート体制が他の地域の顧客にも遠隔で対応できる形なら、別のグループを作って他の地域や国もカバーできます。プロジェクトが1つの国に限られると決めつける必要はありませんが、実際に対応できる条件は引き続き重要です。
「見積承認ソフトウェア」だけで検索すると、競合他社や製品の紹介記事が見つかることがあります。買い手が自社の事業をどう表現しているかで検索してください。ウェブサイトで取り扱い商品と見積もり問い合わせの窓口を確認しつつ、相手の社内ツールを見つけたかのように主張するのは避けます。
最初の連絡には、どの連絡先を選べばよいですか？
事業の提案を受け取れる窓口から始めます。この例では、Email（メール）をRequired（必須）、電話をかける予定があるときはPhone（電話番号）をIf available（あれば取得）、Instagram handle（アカウント名）をSkip（取得しない）にします。電話を使わない場合は、その項目も取得しないことにします。
現在の連絡先の選択肢には、Email、Phone、Instagram handle、LinkedInがあります。選べる設定は、Skip、If available、Requiredです。必須の項目はすべて存在している必要があります。任意の情報が欠けていても、必須の条件を満たす企業が除外されることはありません。電話番号とメールの両方を必須にすると、どちらか一方しか公開していない会社は除外されます。Skipは、その項目を購入せず、受け取らないことを意味します。
受け取った連絡先の項目1つにつき、1クレジットかかります。公開されている企業のメールアドレスが、買い手や承認の担当者個人のアドレスであるとは限りません。代表のメールアドレスから提案を担当者へ回してもらえるかどうかを確認してください。下調べをしたように見せるために、人の名前を作り上げてはいけません。
収集結果から、ソフトウェアとの相性についてどんなことが分かりますか？
得られるのは、候補についての公開された手がかりであり、社内に問題があることの証明ではありません。Start collecting（収集開始）を選んだあと、Collection results（収集結果）と、その企業のウェブサイトを確認します。その会社は、企業向けに産業用の製品を供給しているでしょうか？見積もりの問い合わせに対応しているでしょうか？こうした観察から言えるのは、質問する理由があるということまでで、承認の手順を診断できるわけではありません。
一般消費者向けだけの小売店、対応していない業種、言語やサービスの条件に合わない企業は、分けておきます。支店が複数あるからといって、承認の階層が複雑だとは限りません。現在使っているシステム、権限、予算は、対話の中で尋ねる事柄として残しておきます。
Download to Excel（Excelにダウンロード）は、Excelで開けるCSVファイルを作成し、購入しなかった項目は空欄のままにします。同僚が確認する場合は、公開されている手がかりと、確認できていない仮説を、別々の列に書き足してください。
最初のメールには、製品についてどこまで書けばよいですか？
現在の業務の対応範囲を説明し、その業務が買い手にあるかどうかを尋ねます。公開されている情報から関係があると判断して尋ねるほうが、確認していない問題を言い切るよりも正確です。この例の提供会社は、見積もりの承認について尋ね、説明が役に立つかどうかを確認します。
この架空のテンプレートは、機能を確認できる自社の製品に合わせて書き換える必要があります。実際の送信者の情報と、受信者の所在国で必要とされる表示を入れてください。
件名：{company_name}様の見積もり承認についてのご質問
はじめまして。
当社は、見積書を作成したあとの社内の承認状況を管理する業務ソフトウェアを提供しております。
その業務について、産業用部品の取扱会社の皆様にご連絡しております。現在、貴社では見積もりの承認を、別々の書類やメッセージにまたがって確認していらっしゃいますか？
この業務に関係がありましたら、現在の画面と対応範囲をご説明してもよろしいでしょうか？在庫管理や会計のツールを置き換えるご提案ではなく、既存のソフトウェアとの適合性は、別途確認が必要です。
実際のお名前、会社名、連絡先 今後のご連絡を希望されない場合は、ご返信ください。
このメッセージは、受信者に問題があるとは主張していません。打ち合わせ、お試しの登録、購入をまとめて求めるのではなく、質問を1つだけしています。実在しない大手の顧客や、根拠のない改善の数字を載せてしまうと、この慎重な範囲の示し方が台無しになります。
送信する前に、何を確認すべきですか？
企業名、製品の範囲、そして1つの明確な返信依頼を確認します。Write your message（メッセージ作成）では、件名または本文の{company_name}が企業名に置き換わります。Preview（プレビュー）で、不自然な文面になっていないか、以前のキャンペーンの名残が残っていないかを確認してください。
送信する前に、Settings（設定）→ Connect email（メール連携）でご自身のメールボックスを接続し、設定を保存します。そこに表示されるプロバイダーごとの手順に従い、ご自身の受信トレイにテスト送信を行ってください。このキャンペーンの返信を受け取るアカウントを使ってください。
Send yourself a test first（まず自分にテスト送信）で、連携したご自身の受信トレイにテストを送ります。デモ用のリンクが社外の人に見せてよいものか、顧客の非公開の資料が含まれていないかを確認してください。最初のメールは、関係のある業務についての質問を1つ支えるものにとどめ、技術マニュアルを丸ごと載せるものにしないでください。
このテスト送信は通常の見込み客向けキャンペーンではなく、企業を収集するものでもありません。最初のメッセージとフォローアップのメッセージは別々に保存できますが、製品の条件が変わったときは見直してください。保存した段落に、すでに提供していない機能が残っていることがあります。
実際の送信と費用は、何に左右されますか？
キャンペーンを始める前に、送信者、受信者、連絡先に関する要件を確認します。公開されている企業のメールアドレスは、マーケティングメールへの同意の証拠ではありません。受信者の所在国における同意、送信者の表示、連絡の停止に関する要件を確認してください。KISAのガイダンスとFTCのガイドが出発点になります。広告であることを示す表示だけで、すべてのメッセージが認められるわけではありません。
メールは1通につき2クレジットかかります。標準の間隔はおよそ10分で、調整でき、ばらつくこともあります。すぐに届くことや返信が来ることは保証されません。ソフトウェアがそうした判断を決めてくれると考えず、受信者の言語と勤務時間を考慮してください。
今後のキャンペーンでも、連絡の停止の依頼を尊重してください。
返信を、見込みを見極めるヒアリングにつなげる質問は何ですか？
現在の業務、利用者、導入にあたっての制約について尋ねます。Already sent（送信済み）と返信の絞り込みで、やりとりの履歴が分かります。Sent（送信日）の絞り込みには、直近7日、30日、90日と、送信回数があります。リンクのクリックは、自社の資料に対する反応であり、製品への登録や有料での導入ではありません。
「承認はメールで行っています」という返事は、現在のやり方を確認できたということです。それでも、誰が依頼して誰が承認するのか、どの記録が必要なのか、そして製品が既存のツールや権限に合うのかを知る必要があります。「説明を聞きたい」という返事は、導入の合意ではありません。
ヒアリング、評価、実際の登録、有料の契約は、ご自身の記録の中で区別しておきます。Outreachが、ご自身のソフトウェアから登録や支払いの情報を自動で取得すると思い込まないでください。実際の顧客の利用状況は、導入の成果として数える前に、別途確認してください。
ソフトウェアのフォローアップでは、何を加えるべきですか？
相性を判断する助けになる、確認済みの情報を加えます。すでに送信した企業のうち返信のない企業を絞り込み、必要に応じて、別のフォローアップの内容を手動で使います。この例では、承認の依頼者と承認者が現在の製品で実際に何を見られるのかを説明します。
返信がないことは、買い手が時間や費用を無駄にしている証拠ではありません。すでに使っているツールで足りているなら、その答えを尊重してください。依頼があれば連絡をやめ、失敗したメッセージは自動で再送されないため、もう一度連絡する前に配信の失敗を確認してください。
返信があった企業には、同じ型どおりのフォローアップを送るのではなく、その企業の具体的な質問に答えてください。互換性について尋ねられたら、評価済みの条件だけを説明し、検証していない連携を約束してはいけません。
無料のクレジットで、どう始めればよいですか？
業務の仮説を1つ、顧客の種類を1つに絞って始めます。新規登録には100クレジットの無料分が含まれ、月額のサブスクリプションはありません。仮に、メールの項目30件を受け取り、メールを30通送信すると、90クレジットかかります。この計算は、30社の顧客や、すべてのメッセージの到達、有料の契約を保証するものではありません。受け取る電話番号の項目が増えると、その分の費用が加わります。
収集の前に、費用の見積もりと残高を確認してください。「産業用部品の販売業者における見積承認の必要性を見極める」のように、プロジェクトの目的を決めておくと、検索と質問の方向がそろいます。規模を絞って確認すれば、対象を広げる前に、その前提が役に立つかどうかが分かります。
サービスの完全ガイドとメールの書き方の例を読んでから、新規登録をしてください。Outreachは連絡先とやりとりの整理に使い、製品が合うかどうかや導入の状況は、確認した対話と実際の利用記録で判断してください。
