辦公用品業者可以用 Outreach 開始做什麼？
請使用 Outreach 找到您能服務的辦公場所的公開聯絡資料，並向適當的採購管道進行初次聯絡。擁有辦公室，並不能證明一家公司想要另一家供應商，或會定期下單。您的公司必須自行確認供貨品項的涵蓋範圍、配送條件，以及由誰負責審核採購。
這個假想的範例，是一家向南韓水原的辦公場所供應影印紙和一般辦公耗材的供應商。本指南中的公司與反應僅為示意，並非客戶成果。截圖顯示的是示範資料，並非這次行銷活動的寄送記錄。完整的流程，從尋找公司、選擇聯絡方式，到檢視、具體的提案、自我測試、寄送、回覆和費用。請先確認採購流程，而不是要求一位身分不明的聯絡人同意定期合約。
Outreach 協助您找到公開的公司聯絡資料、檢視結果、透過您自己已連結的帳號寄送電子郵件，並查看寄送與回覆記錄。一個專案包含多個關鍵字群組，每個群組有各自的國家、地區、共用搜尋詞和目標數量。
該鎖定哪些公司、關鍵字和地點？
請選擇位於您配送範圍內、可能會用到您實際販售耗材的辦公場所。在這裡，水原市設有辦公室的獨立公司是第一批對象。公司登記的地址，不一定就是它的收貨地址。分公司或共享辦公空間的採購，可能由別處集中處理，所以不要假設當地有決定權。
請在群組中設定南韓和京畿道，並把水原作為共用搜尋詞。請嘗試使用製造公司、設計公司和商務辦公室這類買家描述，而不是搜尋辦公用品，因為後者可能找到競爭的零售商。請在檢視時，確認每一種公司類型是否符合您的商品目錄。請不要把提案擴大到您的公司無法供應的工業用品或清潔用品。在擴大名單之前，請先確認實際的地理範圍與供貨品項的涵蓋範圍。
哪些聯絡資料有助於找出採購管道？
如果要以型錄和訂購條件向對方聯絡，請把 Email（電子郵件）設為必要。在這個範例中，請把 Phone（電話）設為 If available（有則收集），並略過 Instagram。電話可能有助於您的業務人員確認部門；Outreach 並不會自動打電話給該公司去找採購經理。
公司公開的信箱，可能負責處理一般洽詢、招募或行政事務。請詢問它是否是審核辦公耗材的管道，而不是宣稱它是買家已確認的個人地址。沒有寫明個人姓名的聯絡窗口，只要用途合適，仍然可能有用。如果同時要求 Phone，會排除沒有公開電話資訊的公司。請圍繞您打算使用的管道來選擇欄位，而不是把每一個額外的欄位，都當成符合條件的採購機會的證明。
目前的聯絡資料選項有 Email、Phone、Instagram handle（帳號）和 LinkedIn。請為每一項選擇 Skip（略過）、If available或 Required（必須有）。每個必填欄位都必須有資料；少了選填欄位，並不會讓您拿不到該公司。
Skip 代表您不購買也不接收該聯絡欄位。每個實際取得的聯絡欄位，費用是 1 點。
要怎麼確認收集結果是真正的潛在買家？
請檢視營業中的場所、收貨地點和聯絡窗口的用途。就水原而言，公開的地點和公司說明是相關的線索。辦公室出租的刊登資訊，或介紹某家公司的文章，本身並不是該公司的採購聯絡窗口，而外部服務的電子郵件，則需要另外評估。
請不要從辦公室的照片推測員工人數或每月的紙張用量。擁有多處辦公場所的公司，需要確認收貨的地點和採購的負責方。如果同事要檢視匯出的檔案，請把已確認的地點，與尚未確認的採購部門區分開來。「有辦公室」和「已確認採購聯絡窗口」是兩種不同的發現。除非有依據，否則請讓現有供應商和續約日期保持未知。讓這些限制清楚可見，會使提案更準確，並避免團隊準備出憑空捏造的訂單預測。
Collection results（收集結果）裡包含的是公開的公司聯絡管道，不保證是指名採購經理的個人地址。在選擇收件對象之前，請檢視公司和聯絡窗口。公開的電子郵件，與做出採購決定的權限，是兩件不同的事。
Download to Excel（下載成 Excel）會產生一個與 Excel 相容的 CSV 檔案。您沒有購買的欄位會保持空白。您可以分享這個檔案，讓同事檢視。
第一份辦公用品提案要怎樣才實用？
請說明您的商品範圍、訂購管道和配送地區，然後詢問收件者是否負責審核。這份假想的提案，只談影印紙和一般耗材。在沒有可靠比較依據的情況下，請不要編造節省的百分比，也不要宣稱比現有的供應商更便宜。
可調整的信件範例：「主旨：給 {company_name} 的辦公耗材型錄。您好，我是[供應商名稱]的[姓名]。我們供應影印紙和一般辦公耗材給水原的辦公場所。請問這裡是審閱型錄，以及我們的訂購與配送條件的合適聯絡窗口嗎？如果是的話，我可以寄上資料。報價會依所需的品項、數量和收貨安排而定。」請把方括號內的內容換成實際資料。只加入您的公司已實際確認的配送頻率、最低訂購量和折扣。
寄信之前，請在 Settings（設定）→ Connect email（連結電子郵件）連結您自己的信箱，並儲存設定。請依照畫面上顯示的各電子郵件服務商專屬說明操作，然後寄一封測試信到您自己的收件匣。請使用將負責處理這次行銷活動回覆的帳號。
在主旨或內文中使用 {company_name}，就會代入公司名稱。請儲存第一封信和追蹤信，查看 Preview（預覽），並使用 Send yourself a test first（先寄測試信給自己），在您自己已連結的收件匣收到測試信。
型錄的自我測試該檢查什麼？
請檢查型錄是否為最新版本，以及其中的訂購和配送說明，是否與您實際的政策一致。水原的供應商若不小心承諾了全國配送，可能會收到無法滿足的要求。請在您自己帳號收到的郵件中，檢視代入的名稱、連結和回覆管道。
請把無法供貨的品項從提案中移除，並準確說明任何替代品的處理方式。請讓信件和型錄中的價格條件、額外費用和配送費保持一致。如果有索取報價的連結，請檢查買家是否清楚該提供哪些品項和數量。自我測試並不是真正公司提出的報價要求，而運作正常的申請頁面，也不代表已經有訂單。請先修正呈現方式，再選擇實際的收件對象進行行銷寄送。
電子郵件寄送和電話確認該如何安排？
請在檢查適用的聯絡規定之後，選擇合適的收件對象，並指派專人處理回覆。這家範例供應商，需要有人在收到品項數量資料時，能夠確認庫存和配送。行銷活動的規模應該配合這樣的處理能力；光是寄信，並不會自動產生補貨訂單。
購買的電話欄位，可以在適當的時機用來確認部門，但電子郵件沒有得到回覆，並不構成反覆打電話或跨管道傳訊息的理由。請尊重拒絕審核的公司。請先檢查寄送失敗的記錄，再決定是否適合再次嘗試聯絡。點擊型錄連結，並不能證明對特定商品有需求。請確認收件者實際提出的要求，然後再討論品項和訂購條件。這樣可以讓回覆的處理流程，建立在買家的回答上，而不是附加在聯絡名單上的假設。
每封寄出的電子郵件費用是 2 點。預設的間隔大約是 10 分鐘，也可以調整，並提供隨機化的時間安排。設定目標數量，並不會讓每封信立刻寄出，而寄出的信件也不代表保證送達或回覆。
取得一個電話號碼的費用是 1 點；取得該號碼，並不代表有自動電話銷售服務。
找到公開的聯絡資料，並不代表取得了寄送行銷郵件的許可。寄信之前，請檢查收件者所在國家對同意、廣告、寄件者身分標示和取消訂閱方式的要求。韓國請參考 KISA 指引，美國請參考 FTC 指南。光是標示廣告，並不能授權您未經請求就聯絡對方。
要如何區分回覆與定期採購？
請把索取型錄、索取報價、首次訂單和重複訂單分開。索取型錄只是資訊階段的回應。收到用於報價的數量清單，仍然不代表成立了訂單。定期供貨取決於雙方對配送頻率、收貨地點和結算方式的實際約定，並有商業記錄作為依據。
合適的手動追蹤，可以提及先前寄出的信，並詢問它是否送到了採購管道。只加入確實有變動、能成為對方重新審核理由的條件。點擊和續約計畫是兩回事。採購單、品項數量、配送和重複交易，都屬於您自己的記錄；Outreach 並不暗示它們會自動同步。當同事檢視匯出的資料時，請在公司內部指定負責人，以避免對同一位潛在客戶寄出不同的提案或不一致的價格。
Already sent（已寄送）可以依 Sent（寄出時間）篩選最近 7、30 或 90 天內的記錄，也可以依寄送次數、Clicks（點擊）和有無回覆篩選。請自行選擇收件對象，並使用另外的 Follow-up message（追蹤信）。這個手動作業並不是會自動運作的追蹤流程。
第一個專案和預算該包含什麼？
請在建立專案之前，準備好最新的型錄和配送地區。這裡購買 30 個電子郵件地址，只是任意設定的費用範例，並不是適合每一家辦公用品供應商的建議批次大小。請選擇一個您能夠評估是否合適、且在收到品項詢問時仍能支援的數量。請在發掘聯絡資料之前，就更新過時的訂購條件，而不是等收件者回覆之後才更正。
請把選購的電話費用也一併列入，並把發掘聯絡資料與寄送電子郵件分開計算。在檢視結果之前，請不要決定寄給目標數量的全部對象。想了解更多背景，請參考服務指南和 B2B 提案範例。如果想從這篇文章開始，請註冊，建立水原的買家群組，把 Email 設為必要，並依照您實際的型錄和配送政策調整提案。
註冊時包含 100 點免費點數，沒有月費訂閱。假設取得 30 個電子郵件欄位，再寄出 30 封電子郵件，會用掉 30 + 60 = 90 點。這個計算並不保證一定能找到 30 家符合條件的公司，也不保證每封信都會送達。
當採購決定權或配送條件不符時，該怎麼調整？
當水原的分公司表示由總部集中採購時，請依照對方的採購流程處理。如果收貨時間不合適，請確認實際可行的替代方案，而不是承諾您平常的配送方式能配合任何時程。請在服務地區內，嘗試其他相關的公司描述；多一個聯絡欄位，並不能改變庫存或配送能力。不清楚的續約日期，就讓它保持不清楚。
單一品項的詢問，應該與對定期供貨的興趣分開處理。請利用第一輪收到的問題來更新型錄，而不要假設某一家公司的用量也適用於其他公司。型錄變更之後，請確認現有的詢問適用哪一套價格政策。當同事檢視檔案時，請協調負責的業務人員。回覆與重複採購，仍然需要不同的記錄。
在不知道公司規模的情況下，可以主動聯絡嗎？
可以，您可以在不編造員工人數或每月用量的情況下，詢問對方是否有審閱型錄的需求。請先確認辦公場所和服務地區。看起來很大的辦公室，並不能證明會有大量的定期訂單。
您需要行政經理的個人地址嗎？您可以從合適的公開公司管道開始，詢問誰負責採購，但不可以把它說成已確認的個人聯絡窗口。如果已經有合作中的供應商怎麼辦？請記錄對方的回答，並尊重該公司的審核意願，而不是把它歸類為新客戶。同事可以檢視結果嗎？請分享與 Excel 相容的檔案，並請他們評估採購管道和配送條件。定期訂單是由實際的採購記錄來確立，而不是單憑一封電子郵件回覆。
