Một lời mời của doanh nghiệp cần có lý do để tham dự trước khi cần một danh sách gửi lớn. Một buổi giới thiệu của nhà cung cấp, một buổi trình diễn sản phẩm và một buổi chiêu đãi lãnh đạo có thể thuộc cùng một ngành nhưng khách mời rất khác nhau. Một ngày tổ chức rõ ràng không thể cứu một lời mời nhắm vào những doanh nghiệp không có lý do thực tế để tham gia.
Ví dụ giả định xuyên suốt hướng dẫn này là một nhà cung cấp bao bì tổ chức buổi giới thiệu sản phẩm trực tiếp cho các nhà sản xuất thực phẩm ở Seoul. Không có kết quả chiến dịch, khách hàng hay lượt tham dự nào được nêu ra. Outreach giúp tìm doanh nghiệp và quản lý việc liên hệ; ban tổ chức tự giữ các bản ghi đăng ký và tham dự thực tế.
Outreach hỗ trợ một chiến dịch gửi thư mời như thế nào?
Ban tổ chức dùng Outreach để tìm các doanh nghiệp phù hợp, xem xét các kênh liên hệ công khai của họ và gửi thư mời. Với buổi giới thiệu bao bì ở Seoul, trước hết hãy ghi ra những gì một nhà sản xuất thực phẩm sẽ học được, chẳng hạn các dạng bao bì hiện có và quy trình yêu cầu mẫu thử. Việc thu thập tạo ra những người có thể được mời, không phải những người đã xác nhận tham dự. Hãy giữ việc sắp xếp địa điểm, thời gian sự kiện và người trả lời câu hỏi trong kế hoạch riêng của ban tổ chức. Những chi tiết đó là đầu vào của thư mời, không phải việc mà công cụ liên hệ hoàn thành. Sự phân biệt này cũng giúp tránh dự báo sai về sức chứa chỉ dựa trên quy mô của danh sách liên hệ.
Outreach kết nối việc tìm doanh nghiệp, thu thập thông tin liên hệ công khai, xem xét danh sách, gửi email và các bản ghi phản hồi trong một dự án. Các nhóm từ khóa có thể chứa một quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và một mục tiêu. Dịch vụ này tìm các thông tin liên hệ doanh nghiệp đã được công bố; nó không đảm bảo địa chỉ email riêng của một người ra quyết định cụ thể.
Những doanh nghiệp nào thuộc danh sách mời?
Hãy ưu tiên các nhà sản xuất thực phẩm có sản phẩm và địa điểm sản xuất phù hợp với chào hàng bao bì của nhà cung cấp. Một cửa hàng bán lẻ thực phẩm hoặc một nhà hàng có thể dùng bao bì nhưng có quy trình mua hàng khác, vì vậy đừng coi họ là những khách mời tương đương. Hãy kiểm tra dòng sản phẩm đã công bố trước khi quyết định. Một hộp thư liên hệ của công ty là một lối vào doanh nghiệp, không phải bằng chứng rằng người quản lý mua hàng nhận được thư. Hãy hỏi xem thư mời có thể được chuyển tiếp cho bộ phận liên quan hay không khi chưa biết người nhận. Hãy xác định vai trò phù hợp qua một phản hồi, thay vì bịa ra tên người liên hệ hay giả định số nhân viên hoặc ngân sách.
Các từ tìm kiếm nên phản ánh địa điểm sự kiện như thế nào?
Hãy tìm theo những doanh nghiệp bạn muốn mời, chứ không phải theo tên sự kiện. Các từ giả định gồm nhà sản xuất thực phẩm, nhà sản xuất nước sốt và nhà sản xuất thực phẩm đóng gói, kèm các từ tương đương bằng ngôn ngữ địa phương khi phù hợp. Hãy đặt khu vực quanh một quãng đường di chuyển trực tiếp hợp lý đến Seoul và xem xét riêng các khu vực lân cận nếu bạn chọn đưa chúng vào. Hãy giải thích rõ địa điểm cho các doanh nghiệp ở ngoài khu vực thành phố. Hãy kiểm tra xem kết quả có chứa các nhà cung cấp bao bì cạnh tranh thay vì nhà sản xuất thực phẩm hay không và điều chỉnh các từ tìm kiếm cho phù hợp. Số lượng mục tiêu là lựa chọn xem xét của ban tổ chức; đó không phải ước tính quy mô thị trường hay số chỗ ngồi sẽ được lấp đầy.
Hãy dùng phần từ khóa trong tab Collect (Thu thập) để xác định tìm kiếm và yêu cầu danh sách. Hãy đặt cho mỗi nhóm khu vực địa lý những điều kiện khớp với nơi bạn thực sự có thể cung cấp đề xuất. Một dự án có thể chứa các nhóm cho nhiều quốc gia khác nhau. Các từ tìm kiếm tương tự không có nghĩa là nhu cầu mua giống hệt nhau, vì vậy việc đánh giá điều kiện vẫn tiếp tục sau khi thu thập.
Cần những trường thông tin liên hệ nào cho thư mời?
Nếu buổi giới thiệu này dùng thư mời qua email, hãy yêu cầu bắt buộc Email và bỏ qua số điện thoại cùng tên người dùng Instagram trừ khi bạn có mục đích sử dụng cụ thể cho chúng. Việc đó chọn ra những doanh nghiệp có kênh email công khai; không có nghĩa là đã tìm thấy mọi nhà sản xuất phù hợp. Chỉ thêm trường điện thoại khi có người sẽ dùng nó để trao đổi về việc tham dự hoặc xác nhận bộ phận liên quan. Một tài khoản Instagram đang hoạt động ở đây ít quan trọng hơn dòng sản phẩm và một đầu mối liên hệ kinh doanh phù hợp. Việc yêu cầu bắt buộc cả email, điện thoại và Instagram cùng lúc sẽ loại những nhà sản xuất chỉ công bố một hoặc hai trong số đó. Hãy tách thông tin cần thiết cho chiến dịch khỏi thông tin chỉ thú vị.
Với Email, Phone (Số điện thoại), Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn, hãy chọn Skip (Bỏ qua), If available (Nếu có) hoặc Required (Bắt buộc). Mọi trường bắt buộc đều phải có; chỉ riêng một trường tùy chọn bị thiếu thì không loại trừ một doanh nghiệp. Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường đó. Mỗi trường thông tin liên hệ nhận được tốn 1 credit, nên việc mua cả email lẫn số điện thoại tốn 2 credit cho doanh nghiệp đó.
Bạn nên loại bỏ những gì khi xem xét kết quả?
Hãy xem xét doanh nghiệp và kênh liên hệ dựa trên mục đích của sự kiện. Hãy loại các bên bán bao bì cạnh tranh, các danh bạ sự kiện và những doanh nghiệp có hoạt động liên quan nằm ngoài khu vực bạn đã chọn. Nhiều địa chỉ của cùng một công ty không tự động biện minh cho việc gửi nhiều thư mời. Nếu một đồng nghiệp ở đơn vị đại diện xem xét tệp đã xuất, hãy ghi dòng sản phẩm, lý do mời và lý do loại vào tệp xem xét. Hãy để vai trò người nhận chưa biết ở trạng thái chưa biết một cách rõ ràng. Một địa chỉ email trông hợp lý không cho biết điều gì về mức độ quan tâm của nhà sản xuất đối với buổi giới thiệu bao bì. Ban tổ chức cần cả một kênh liên hệ dùng được lẫn một lý do chính đáng để mời doanh nghiệp đó.
Start collecting (Bắt đầu thu thập) gom các ứng viên để xem xét trong Collection results (Kết quả thu thập). Chỉ giữ các doanh nghiệp phù hợp trong danh sách gửi. Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel; các trường bạn không mua sẽ để trống. Một đồng nghiệp có thể xem xét tệp đã xuất và đánh dấu các doanh nghiệp không phù hợp.
Thư mời sự kiện nên có những gì?
Hãy cho người nhận biết đơn vị tổ chức, nội dung chính, thời gian và địa điểm đã xác nhận, điều kiện tham gia và một hành động tiếp theo duy nhất. Bản nháp giả định có thể điều chỉnh này chưa sẵn sàng để gửi cho đến khi các chi tiết sự kiện được bổ sung:
Tiêu đề: Buổi giới thiệu bao bì thực phẩm dành cho {company_name} Xin chào, tôi điều phối buổi giới thiệu sản phẩm của nhà cung cấp bao bì dành cho các nhà sản xuất thực phẩm. Chúng tôi sẽ giải thích dòng bao bì và cách xử lý các yêu cầu mẫu thử. Hãy thêm thời gian, địa điểm và điều kiện tham gia đã xác nhận của sự kiện vào đây trước khi gửi. Nếu bộ phận liên quan muốn nhận thông tin chi tiết về thư mời, vui lòng trả lời email này.
Hãy thay dòng hướng dẫn bằng thông tin thực tế. Đừng ngụ ý rằng việc tham dự là bắt buộc hay nêu tên những diễn giả chưa đồng ý tham gia.
Trong Write your message (Soạn nội dung), {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung sẽ trở thành tên doanh nghiệp của người nhận. Bạn có thể lưu nội dung liên hệ lần đầu và nội dung theo dõi. Việc thay một cái tên không chứng tỏ bạn đã hiểu rõ doanh nghiệp đó. Hãy tránh khẳng định một con số doanh thu, vấn đề nhân sự hay quan hệ nhà cung cấp hiện tại chưa được xác minh.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Ban tổ chức nên kiểm tra những gì trước khi gửi?
Hãy gửi thư mời cho chính bạn và kiểm tra chi tiết sự kiện cùng kênh nhận phản hồi trước khi liên hệ các doanh nghiệp. Với ví dụ bao bì, hãy xác nhận việc thay tên công ty, khả năng đọc dễ dàng trên điện thoại và việc ngày tổ chức khớp với thứ trong tuần đã nêu. Nếu bạn đưa vào một liên kết đăng ký, hãy mở liên kết đó và kiểm tra riêng thông tin sự kiện thực tế. Hãy giao cho một người theo dõi hộp thư đến đã kết nối trong lúc thư mời đang được gửi đi. Dòng hướng dẫn về việc thêm địa điểm không được còn sót lại trong thư thật. Hãy cũng chọn một danh tính người gửi trung thực: nếu một đơn vị đại diện điều phối sự kiện thay mặt nhà cung cấp, hãy giải thích mối quan hệ đó thay vì che giấu ai đang liên hệ với người nhận.
Hãy dùng Preview (Xem trước), rồi Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) để nhận thư trong hộp thư đến đã kết nối của chính bạn. Hãy kiểm tra tên công ty, các liên kết, thông tin người gửi và kênh nhận phản hồi. Một lần tự gửi thử không phải là một chiến dịch có trả phí thông thường gửi cho khách hàng tiềm năng, cũng không phải cách để thu thập khách hàng thực tế. Việc tự mình nhận được thư không xác lập việc thư đã được chuyển đến một doanh nghiệp khác.
Làm thế nào để lên kế hoạch gửi trước hạn chót của sự kiện?
Hãy tính ngược từ hạn đăng ký, dành thời gian cho việc xem xét và nhận phản hồi chứ không chỉ cho việc gửi. Đừng lên kế hoạch liên hệ cả danh sách ngay trước ngày sự kiện. Hãy bố trí thời gian làm việc cho lần tự gửi thử, chiến dịch gửi thư mời và việc xử lý hộp thư đến. Hãy tôn trọng yêu cầu không nhận thêm thư mời. Việc thay đổi khoảng cách gửi không biến hạn chót của ban tổ chức thành cam kết của người nhận, cũng không đảm bảo thư được chuyển đến. Thư mời vẫn là các thông tin liên lạc kinh doanh cần được lên kế hoạch có chủ đích.
Mỗi email tốn 2 credit. Khoảng cách gửi và giới hạn hằng ngày có thể điều chỉnh, kèm thời gian ngẫu nhiên hóa, vì vậy đừng cho rằng cả một đợt sẽ được gửi ngay lập tức. Mua một trường điện thoại chỉ cho bạn một số điện thoại; điều đó không khiến Outreach gọi điện.
Một địa chỉ được công bố không phải là sự đồng ý nhận tiếp thị. Trước khi gửi, hãy kiểm tra các yêu cầu của quốc gia người nhận về sự đồng ý, nhận diện quảng cáo, thông tin người gửi và việc từ chối nhận. Hãy xem hướng dẫn của KISA đối với Hàn Quốc và hướng dẫn của FTC đối với Hoa Kỳ. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để cho phép mọi thư không được yêu cầu.
Làm sao để phân biệt phản hồi với việc tham dự?
Hãy giữ lượt nhấp, phản hồi, các lượt đăng ký đã hoàn tất và việc tham dự thực tế thành các bản ghi riêng biệt. Một nhà sản xuất ở Seoul hỏi về địa điểm là đã phản hồi nhưng chưa chắc đã đăng ký. Ngay cả ý định tham dự đã được nói ra cũng khác với việc có mặt vào ngày diễn ra. Hãy xác nhận bộ phận liên quan, số lượng khách và thông tin cần thiết trong bản ghi đăng ký của ban tổ chức. Với những người chưa trả lời, hãy quyết định xem một lời nhắc ngắn gọn có phù hợp hay không. Các bản ghi phản hồi của Outreach không tự động đồng bộ với hệ thống đăng ký sự kiện. Đừng báo cáo số lượt nhấp như số người tham dự. Sau buổi giới thiệu, các yêu cầu nhận slide, yêu cầu nhận mẫu thử và các cuộc trao đổi thương mại cũng cần trạng thái riêng.
Với một phản hồi tích cực, hãy ghi bộ phận, số lượng khách và đầu mối liên hệ đã xác nhận vào bản ghi đăng ký của bạn. Hãy gửi thông tin thực tế về việc đến địa điểm và một cách để báo cáo thay đổi. Hãy giữ yêu cầu nhận tài liệu tách biệt với việc xác nhận chỗ ngồi, cập nhật các trường hợp hủy và kiểm tra số người thực sự đến vào ngày diễn ra. Sau đó, hãy xác định riêng các yêu cầu về mẫu thử, tách khỏi việc tham dự. Điều này giúp nhân viên sự kiện và nhân viên kinh doanh có cùng một cách ghi nhận về điều mà mỗi doanh nghiệp thực sự đã đồng ý.
Trong Already sent (Đã gửi), hãy dùng các bộ lọc Sent (Thời gian gửi) cho 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây, số lần gửi, Clicks (Lượt nhấp) và trạng thái phản hồi để thu hẹp một danh sách theo dõi thủ công. Hãy gửi cho các doanh nghiệp đã chọn nội dung Follow-up message (Thư theo dõi) riêng. Hãy xem lại các lần gửi thất bại trước khi liên hệ lại. Một bản ghi thất bại không tự động gửi lại một email.
Một dự án thư mời đầu tiên thiết thực là gì?
Hãy bắt đầu với một sự kiện và một nhóm doanh nghiệp mà ban tổ chức có thể tự mình xem xét. Trong ví dụ này, trước tiên hãy kiểm tra xem các từ đã chọn có tìm ra nhà sản xuất thực phẩm thay vì nhà bán lẻ hay không. Nếu danh sách không phù hợp, hãy thay đổi từ tìm kiếm và khu vực trước khi yêu cầu một mục tiêu lớn hơn. Hãy dành credit cho việc gửi thay vì dùng hết số dư ban đầu cho các trường thông tin liên hệ. Một lần chạy đầu tiên hữu ích cho biết đối tượng có phù hợp hay không và thư mời có giải thích rõ sự kiện hay không. Đó không phải là dự báo số người tham dự. Phần minh họa chi phí bên dưới giúp lên kế hoạch cho quy trình mà không ngụ ý kết quả tuyển người tham dự sự kiện hay một số lượng khách mời phù hợp được đảm bảo.
Bạn nhận được 100 credit miễn phí khi đăng ký, không có gói đăng ký hằng tháng. Giả sử mua 30 trường email và gửi 30 email thì tốn 30 cộng 60, tức 90 credit. Đó là phép tính, chứ không phải lời hứa rằng sẽ có 30 doanh nghiệp phù hợp hay mọi email đều được chuyển đến.
Để xem trình tự màn hình thông dụng, hãy xem hướng dẫn dịch vụ Outreach. Để xem cấu trúc email liên hệ lần đầu và email theo dõi, hãy xem các ví dụ email B2B. Tạo tài khoản và bắt đầu dự án đầu tiên của bạn.
