Zaproszenie firmowe potrzebuje powodu, dla którego warto przyjść, zanim będzie potrzebować dużej listy adresatów. Spotkanie z dostawcami, pokaz produktu i przyjęcie dla kadry kierowniczej mogą dotyczyć tej samej branży, ale bardzo różnych gości. Jasny termin nie uratuje zaproszenia skierowanego do firm, które nie mają praktycznego powodu, by wziąć udział.
Hipotetyczny przykład w całym przewodniku to dostawca opakowań organizujący stacjonarne spotkanie produktowe dla producentów żywności w Seulu. Nie przedstawiono żadnych wyników kampanii, klientów ani frekwencji. Outreach pomaga znajdować firmy i obsługiwać kontakt; rzeczywiste zapisy rejestracji i obecności prowadzi organizator.
Jak Outreach wspiera kampanię zaproszeń?
Organizator używa Outreach, aby znaleźć odpowiednie firmy, przejrzeć ich publiczne drogi kontaktu i wysłać zaproszenie. W przypadku spotkania produktowego o opakowaniach w Seulu należy najpierw zapisać, czego dowie się producent żywności, na przykład o dostępnych formatach opakowań i procesie zamawiania próbek. Zbieranie daje potencjalnych gości, a nie potwierdzonych uczestników. Ustalenia dotyczące miejsca, terminu wydarzenia i osoby odpowiadającej na pytania należy zachować we własnym planie organizatora. Te informacje są składnikami zaproszenia, a nie zadaniami, które wykonuje narzędzie do kontaktów. To rozróżnienie zapobiega też mylącej prognozie obłożenia wydarzenia opartej wyłącznie na wielkości listy kontaktów.
Outreach łączy w jednym projekcie wyszukiwanie firm, zbieranie publicznych kontaktów, przegląd listy, wysyłanie e-maili i zapisy odpowiedzi. Grupy słów kluczowych mogą zawierać kraj, region, wspólne słowa wyszukiwania i docelową liczbę firm. Usługa znajduje opublikowane kontakty firmowe; nie gwarantuje prywatnego adresu e-mail wskazanej osoby decyzyjnej.
Które firmy powinny znaleźć się na liście zaproszeń?
W pierwszej kolejności należy wybierać producentów żywności, których produkty i miejsca produkcji odpowiadają ofercie opakowań dostawcy. Sklep spożywczy lub restauracja mogą używać opakowań, ale mają inny proces zakupowy, więc nie należy traktować ich jako równorzędnych gości. Przed decyzją trzeba sprawdzić opublikowaną gamę produktów. Firmowa skrzynka kontaktowa jest drogą do firmy, a nie dowodem, że wiadomość otrzymuje kierownik zakupów. Gdy odbiorca jest nieznany, należy zapytać, czy zaproszenie można przekazać właściwemu zespołowi. Właściwą rolę trzeba ustalić przez odpowiedź, zamiast wymyślać imię i nazwisko osoby kontaktowej albo zakładać liczbę pracowników czy budżet.
Jak słowa wyszukiwania powinny uwzględniać miejsce wydarzenia?
Należy szukać firm, które chce się zaprosić, a nie nazwy wydarzenia. Hipotetyczne hasła to producent żywności, producent sosów i producent żywności pakowanej, w razie potrzeby w odpowiednikach w języku lokalnym. Obszar trzeba ustalić według rozsądnego dojazdu na miejsce w Seulu, a pobliskie okolice przejrzeć osobno, jeśli zostaną uwzględnione. Miejsce wydarzenia należy jasno wyjaśnić firmom spoza najbliższego miasta. Trzeba sprawdzić, czy wyniki zawierają konkurencyjnych dostawców opakowań zamiast producentów żywności, i odpowiednio poprawić hasła. Docelowa liczba to wybór organizatora dotyczący przeglądu, a nie szacunek wielkości rynku ani liczby zajętych miejsc.
Do zdefiniowania wyszukiwania i zamówienia listy służy sekcja Keyword (słowo kluczowe) w zakładce Collect (Zbieranie). Każdej grupie geograficznej należy nadać warunki odpowiadające miejscom, w których faktycznie można zrealizować ofertę. Projekt może zawierać grupy dla różnych krajów. Podobne słowa wyszukiwania nie oznaczają identycznych potrzeb zakupowych, więc kwalifikacja trwa także po zebraniu.
Jakie pola kontaktowe są potrzebne do zaproszeń?
Jeśli to spotkanie wykorzystuje zaproszenia e-mailowe, należy ustawić dla Email (e-mail) opcję Required (Wymagane), a Phone (telefon) i Instagram handle (nazwa użytkownika) pominąć, chyba że ma się konkretny powód, by ich używać. Taki wybór obejmuje firmy z publicznymi adresami e-mail; nie oznacza, że znaleziono każdego odpowiedniego producenta. Pole telefonu należy dodać tylko wtedy, gdy ktoś użyje go do omówienia udziału lub potwierdzenia właściwego działu. Aktywne konto na Instagramie jest tu mniej ważne niż gama produktów i odpowiedni kontakt firmowy. Wymaganie jednocześnie e-maila, telefonu i Instagrama wykluczyłoby producentów, którzy publikują tylko jeden lub dwa z tych kontaktów. Informacje niezbędne dla kampanii trzeba oddzielić od tych, które są jedynie interesujące.
Dla Email, Phone, Instagram handle i LinkedIn należy wybrać Skip (Pomiń), If available (Jeśli dostępne) lub Required. Każde wymagane pole musi być obecne; sam brak opcjonalnego pola nie wyklucza firmy. Skip oznacza, że danego pola nie kupuje się ani nie otrzymuje. Każde otrzymane pole kontaktowe kosztuje 1 kredyt, więc zakup zarówno e-maila, jak i numeru telefonu kosztuje 2 kredyty za tę firmę.
Co należy usunąć podczas przeglądu wyników?
Firmę i drogę kontaktu należy ocenić pod kątem celu wydarzenia. Trzeba usunąć konkurencyjnych sprzedawców opakowań, katalogi wydarzeń oraz firmy, których istotna działalność leży poza wybranym obszarem. Kilka adresów tej samej firmy nie uzasadnia automatycznie kilku zaproszeń. Jeśli wyeksportowany plik przegląda współpracownik z agencji, w pliku przeglądu należy zapisać gamę produktów, powód zaproszenia i powód wykluczenia. Nieznane role odbiorców trzeba wyraźnie zostawić jako nieznane. Wiarygodnie wyglądający adres e-mail nic nie mówi o zainteresowaniu producenta spotkaniem o opakowaniach. Organizator potrzebuje zarówno użytecznej drogi kontaktu, jak i uzasadnionego powodu zaproszenia danej firmy.
Start collecting (Rozpocznij zbieranie) zbiera kandydatów do przeglądu w Collection results (Wyniki zbierania). Na liście wysyłki należy zostawić tylko odpowiednie firmy. Download to Excel (Pobierz do Excela) tworzy plik CSV zgodny z Excelem; pola, których nie kupiono, pozostają puste. Współpracownik może przejrzeć wyeksportowany plik i oznaczyć nieodpowiednie firmy.
Co powinno znaleźć się w zaproszeniu na wydarzenie?
Odbiorcy należy podać organizatora, temat, potwierdzony termin i miejsce, warunki udziału oraz jedno kolejne działanie. Ten przykładowy szkic, który można dostosować, nie jest gotowy do wysłania, dopóki nie zostaną uzupełnione szczegóły wydarzenia:
Temat: Spotkanie o opakowaniach do żywności dla {company_name} Dzień dobry, koordynuję spotkanie produktowe dostawcy opakowań dla producentów żywności. Wyjaśnimy gamę opakowań i sposób obsługi próśb o próbki. Przed wysyłką należy tu dodać potwierdzony termin, miejsce i warunki udziału w wydarzeniu. Jeśli odpowiedni zespół chciałby otrzymać szczegóły zaproszenia, prosimy o odpowiedź na ten e-mail.
Wiersz z instrukcją należy zastąpić prawdziwymi informacjami. Nie wolno sugerować, że udział jest obowiązkowy, ani wymieniać prelegentów, którzy nie zgodzili się wziąć w nim udziału.
W sekcji Write your message (Napisz wiadomość) {company_name} w temacie lub treści zamienia się w nazwę firmy odbiorcy. Można zapisać treść pierwszego kontaktu i wiadomości uzupełniającej. Podstawienie nazwy nie świadczy o znajomości firmy. Należy unikać twierdzeń o niezweryfikowanych przychodach, problemach kadrowych lub obecnych relacjach z dostawcami.
Przed wysyłką należy podłączyć własną skrzynkę pocztową w Settings (Ustawienia) → Connect email (Połącz e-mail) i zapisać ustawienia. Trzeba postępować zgodnie z instrukcjami właściwymi dla dostawcy poczty, wyświetlanymi w tym miejscu, a potem wysłać test do własnej skrzynki odbiorczej. Należy użyć konta, które będzie obsługiwać odpowiedzi na tę kampanię.
Co organizator powinien przetestować przed wysyłką?
Przed skontaktowaniem się z firmami należy wysłać zaproszenie do siebie i sprawdzić szczegóły wydarzenia oraz drogę odpowiedzi. W przykładzie z opakowaniami trzeba potwierdzić podstawienie nazwy firmy, czytelność na telefonie oraz to, że data zgadza się z podanym dniem tygodnia. Jeśli zaproszenie zawiera link do rejestracji, należy w niego wejść i osobno sprawdzić rzeczywiste informacje o wydarzeniu. Trzeba wyznaczyć osobę, która będzie monitorować podłączoną skrzynkę odbiorczą w trakcie wysyłania zaproszeń. Polecenie dotyczące wstawienia miejsca nie może pozostać w prawdziwej wiadomości. Należy też wybrać prawdziwą tożsamość nadawcy: jeśli wydarzenie w imieniu dostawcy koordynuje agencja, trzeba wyjaśnić tę relację, zamiast ukrywać, kto kontaktuje się z odbiorcą.
Należy użyć Preview (Podgląd), a potem Send yourself a test first (Najpierw wyślij sobie test), aby otrzymać wiadomość we własnej podłączonej skrzynce odbiorczej. Trzeba sprawdzić nazwę firmy, linki, dane nadawcy i drogę odpowiedzi. Test do siebie nie jest zwykłą płatną kampanią do potencjalnych klientów ani sposobem na pozyskanie prawdziwych klientów. Otrzymanie wiadomości samemu nie dowodzi dostarczenia jej innej firmie.
Jak zaplanować wysyłkę przed terminem wydarzenia?
Plan należy układać wstecz od terminu rejestracji, zostawiając czas nie tylko na wysyłkę, ale też na przegląd i odpowiedzi. Nie należy planować kontaktu z całą listą tuż przed wydarzeniem. Trzeba przeznaczyć czas pracy na test do siebie, kampanię zaproszeń i obsługę skrzynki odbiorczej. Prośbę o niewysyłanie kolejnych zaproszeń trzeba uszanować. Zmiana odstępu wysyłki nie czyni terminu organizatora zobowiązaniem odbiorców ani nie gwarantuje dostarczenia. Zaproszenia pozostają komunikacją biznesową wymagającą przemyślanego planowania.
Każdy e-mail kosztuje 2 kredyty. Odstęp wysyłki i dzienny limit można dostosować, dostępne jest też losowanie czasu, więc nie należy zakładać, że cała partia wychodzi natychmiast. Zakup pola telefonu daje numer; nie sprawia, że Outreach wykonuje połączenia.
Opublikowany adres nie jest zgodą na komunikację marketingową. Przed wysyłką należy sprawdzić wymagania kraju odbiorcy dotyczące zgody, oznaczeń reklamowych, danych nadawcy i rezygnacji z wiadomości. W przypadku Korei warto zajrzeć do wytycznych KISA, a w przypadku Stanów Zjednoczonych do poradnika FTC. Samo oznaczenie reklamowe nie uprawnia do każdej niezamówionej wiadomości.
Jak odróżnić odpowiedzi od obecności?
Kliknięcia, odpowiedzi, zakończone rejestracje i rzeczywistą obecność należy zapisywać jako osobne dane. Producent z Seulu, który pyta o miejsce, odpowiedział, ale niekoniecznie się zarejestrował. Nawet wyrażony zamiar przyjścia różni się od przybycia w dniu wydarzenia. Właściwy dział, liczbę gości i wymagane informacje trzeba potwierdzić w ewidencji rejestracji organizatora. W przypadku firm, które nie odpowiedziały, należy zdecydować, czy odpowiednie jest jedno krótkie przypomnienie. Zapisy reakcji w Outreach nie synchronizują się automatycznie z systemem rejestracji na wydarzenie. Nie wolno przedstawiać liczby kliknięć jako obecności. Po spotkaniu prośby o slajdy, prośby o próbki i rozmowy handlowe również wymagają własnego statusu.
Przy pozytywnej odpowiedzi dział, liczbę gości i potwierdzony kontakt należy zapisać w swojej ewidencji rejestracji. Trzeba wysłać praktyczne informacje o dojeździe i sposób zgłaszania zmian. Prośbę o materiały należy odróżnić od potwierdzenia miejsca, aktualizować rezygnacje i sprawdzać rzeczywiste przybycia w dniu wydarzenia. Potem wymagania dotyczące próbek trzeba ustalić osobno od udziału. Dzięki temu pracownicy wydarzenia i sprzedaży mają spójny obraz tego, na co każda firma faktycznie się zgodziła.
W Already sent (Już wysłane) należy użyć filtrów Sent (Wysłane) z ostatnich 7, 30 lub 90 dni, liczby wysyłek, Clicks (Kliknięcia) i statusu odpowiedzi, aby zawęzić ręczną listę wiadomości uzupełniających. Wybranym firmom należy wysłać osobną wiadomość uzupełniającą. Przed ponownym kontaktem trzeba przejrzeć niedostarczone wiadomości. Zapis niepowodzenia nie powoduje automatycznego ponowienia e-maila.
Jak wygląda praktyczny pierwszy projekt zaproszeń?
Należy zacząć od jednego wydarzenia i jednej kategorii firm, które organizator może osobiście przejrzeć. W tym przykładzie trzeba najpierw sprawdzić, czy wybrane hasła znajdują producentów żywności, a nie sprzedawców detalicznych. Jeśli lista jest nieodpowiednia, należy zmienić hasła i region, zanim poprosi się o większy cel. Kredyty trzeba zachować na wysyłkę, zamiast wydawać cały początkowy stan konta na pola kontaktowe. Użyteczne pierwsze uruchomienie pokazuje, czy odbiorcy pasują i czy zaproszenie jasno wyjaśnia wydarzenie. To nie jest prognoza frekwencji. Poniższe obliczenie kosztów pomaga zaplanować przebieg pracy, nie sugerując wyniku rekrutacji na wydarzenie ani gwarantowanej liczby odpowiednich gości.
Przy rejestracji otrzymuje się 100 darmowych kredytów, bez miesięcznej subskrypcji. Hipotetycznie zakup 30 pól e-mail i wysłanie 30 e-maili kosztuje 30 plus 60, czyli 90 kredytów. To arytmetyka, a nie obietnica, że będzie 30 pasujących firm ani że każdy e-mail zostanie dostarczony.
Typową kolejność ekranów opisuje przewodnik po Outreach. Strukturę pierwszego kontaktu i wiadomości uzupełniającej pokazują przykłady e-maili B2B. Załóż konto i rozpocznij pierwszy projekt.
