Wystawca potrzebuje firm, które mogłyby zajmować się jego produktami, a nie każdej firmy w pobliżu miejsca targów. Importerzy, hurtownicy i sprzedawcy detaliczni mają różne obowiązki zakupowe. Zaproszenie na stoisko staje się użyteczne, gdy odbiorca może ocenić gamę produktów i powód spotkania.
Ten przewodnik opiera się na hipotetycznym koreańskim producencie żywności, który wystawia się w Niemczech i szuka niemieckich importerów żywności. Szczegóły targów trzeba zastąpić potwierdzonymi informacjami wystawcy. Nie przedstawiono żadnego wyniku pozyskania kupców. Outreach wspiera listę firm i proces kontaktu; dopasowanie handlowe nadal oceniają, a ustalenia dotyczące spotkań potwierdzają ludzie.
Jak wygląda pełny przebieg docierania do kupców przed targami?
Wystawca szuka odpowiednich importerów, przegląda publiczne kontakty, testuje zaproszenie na spotkanie na stoisku i obsługuje odpowiedzi. W przykładzie z niemiecką żywnością należy najpierw przygotować kategorię produktu, wymagania dotyczące przechowywania i realistyczne warunki dostaw. Firma, która pojawia się w wyszukiwaniu, nadal jest tylko kandydatem: trzeba potwierdzić jej rolę importera i drogę przeglądu nowych produktów. Należy korzystać z rzeczywistych instrukcji wejścia podanych przez organizatora targów. Outreach nie udostępnia oficjalnej listy kupców uczestniczących w targach ani nie zatwierdza wstępu na teren targów.
Outreach łączy w jednym projekcie wyszukiwanie firm, zbieranie publicznych kontaktów, przegląd listy, wysyłanie e-maili i zapisy odpowiedzi. Grupy słów kluczowych mogą zawierać kraj, region, wspólne słowa wyszukiwania i docelową liczbę firm. Usługa znajduje opublikowane kontakty firmowe; nie gwarantuje prywatnego adresu e-mail wskazanej osoby decyzyjnej.
Jak odróżnić importera od sprzedawcy detalicznego?
Należy szukać wyraźnej roli importera, hurtownika lub dystrybutora, a nie samego sklepu sprzedającego podobną żywność. Jeśli hipotetycznym produktem jest sos przechowywany w temperaturze pokojowej, importer zajmujący się wyłącznie mrożonkami może być nieodpowiedni. Trzeba sprawdzić podaną gamę produktów i kanały dystrybucji. Materiały w języku koreańskim lub koreańska strona produktu nie dowodzą budżetu zakupowego ani uprawnień importowych. Ogólna skrzynka dużego dystrybutora może wymagać przekierowania do innego działu. Należy poprosić o właściwy kontakt do przeglądu produktów, zamiast twierdzić, że zidentyfikowano kupca.
Jak wybrać lokalne hasła wyszukiwania i obszar?
Należy używać haseł, których używają lokalni importerzy, takich jak Lebensmittelimporteur lub asiatische Lebensmittel Großhandel, i sprawdzać, co wyszukiwanie zwraca. Miasto targów i siedziba kupca nie muszą być tym samym miejscem. Ograniczenie wyszukiwania do miasta-gospodarza może pominąć odpowiednich importerów gdzie indziej; objęcie wyszukiwaniem całych Niemiec nie oznacza, że te firmy zamierzają przyjechać na targi. Grupy trzeba ustawić według rynku handlowego, a w zaproszeniu podać potwierdzone miasto targów i lokalizację stoiska. W przypadku innego kraju należy dodatkowo ocenić język i przydatność dostaw.
Do zdefiniowania wyszukiwania i zamówienia listy służy sekcja Keyword (słowo kluczowe) w zakładce Collect (Zbieranie). Każdej grupie geograficznej należy nadać warunki odpowiadające miejscom, w których faktycznie można zrealizować ofertę. Projekt może zawierać grupy dla różnych krajów. Podobne słowa wyszukiwania nie oznaczają identycznych potrzeb zakupowych, więc kwalifikacja trwa także po zebraniu.
Jakie pola kontaktowe kupców należy wybrać?
Jeśli zaproszenie i informacje o produkcie będą wysyłane e-mailem, należy ustawić dla Email (e-mail) opcję Required (Wymagane). Numery telefonów trzeba kupować tylko wtedy, gdy ktoś może odbyć odpowiednią rozmowę w danym języku i strefie czasowej. Sam numer nie zapewnia takiej możliwości. Aktywność na Instagramie jest tu zwykle mniej informacyjna niż opublikowany kontakt firmowy dla ofert produktowych. Trzeba mieć świadomość, że wymóg e-maila wyklucza skądinąd odpowiednie firmy bez publicznego adresu e-mail. Zakup kontaktów i kampanię należy planować razem, zamiast traktować cel zbierania jako cały budżet.
Dla Email, Phone (telefon), Instagram handle (nazwa użytkownika) i LinkedIn należy wybrać Skip (Pomiń), If available (Jeśli dostępne) lub Required. Każde wymagane pole musi być obecne; sam brak opcjonalnego pola nie wyklucza firmy. Skip oznacza, że danego pola nie kupuje się ani nie otrzymuje. Każde otrzymane pole kontaktowe kosztuje 1 kredyt, więc zakup zarówno e-maila, jak i numeru telefonu kosztuje 2 kredyty za tę firmę.
Jakie sprawdzenia dopasowania produktu następują po zbieraniu?
Przed wybraniem odbiorców należy sprawdzić gamę produktów, kanał sprzedaży i rolę importera. Firma opisana ogólnie jako importer żywności może zajmować się wyłącznie napojami i nie pasować do hipotetycznego sosu. Ten powód wykluczenia trzeba zapisać. Nie wolno twierdzić, że produkt spełnia wymagania dotyczące certyfikacji lub etykietowania, jeśli nie zostało to faktycznie zweryfikowane. Zamiast tego należy zaoferować odpowiednie materiały do przeglądu na spotkanie. W pliku przeglądu współpracownika dopasowanie produktu, rolę firmy i drogę kontaktu trzeba trzymać osobno. Nieznany dział niekoniecznie dyskwalifikuje firmę, ale publiczny adres e-mail nie naprawi słabego dopasowania produktu.
Start collecting (Rozpocznij zbieranie) zbiera kandydatów do przeglądu w Collection results (Wyniki zbierania). Na liście wysyłki należy zostawić tylko odpowiednie firmy. Download to Excel (Pobierz do Excela) tworzy plik CSV zgodny z Excelem; pola, których nie kupiono, pozostają puste. Współpracownik może przejrzeć wyeksportowany plik i oznaczyć nieodpowiednie firmy.
Jak napisać zaproszenie na spotkanie na stoisku?
Należy zacząć od produktu i celu rozmowy, a potem dodać potwierdzone informacje o targach. Ten hipotetyczny szkic wymaga prawdziwych danych przed użyciem:
Temat: Rozmowa o produktach spożywczych z firmą {company_name} na naszym stoisku targowym Dzień dobry, reprezentuję koreańskiego producenta żywności, który wystawia się w Niemczech. Chcielibyśmy przedstawić nasze sosy przechowywane w temperaturze pokojowej oraz warunki dostaw. Należy tu wstawić potwierdzoną nazwę targów, terminy i lokalizację stoiska. Czy zespół odpowiedzialny za import lub przegląd produktów spożywczych mógłby rozważyć otrzymanie szczegółów i umówienie rozmowy? Termin spotkania możemy uzgodnić w odpowiedzi.
Nie wolno sugerować poparcia ze strony organizatora targów ani istniejącej relacji z kupcem.
W sekcji Write your message (Napisz wiadomość) {company_name} w temacie lub treści zamienia się w nazwę firmy odbiorcy. Można zapisać treść pierwszego kontaktu i wiadomości uzupełniającej. Podstawienie nazwy nie świadczy o znajomości firmy. Należy unikać twierdzeń o niezweryfikowanych przychodach, problemach kadrowych lub obecnych relacjach z dostawcami.
Przed wysyłką należy podłączyć własną skrzynkę pocztową w Settings (Ustawienia) → Connect email (Połącz e-mail) i zapisać ustawienia. Trzeba postępować zgodnie z instrukcjami właściwymi dla dostawcy poczty, wyświetlanymi w tym miejscu, a potem wysłać test do własnej skrzynki odbiorczej. Należy użyć konta, które będzie obsługiwać odpowiedzi na tę kampanię.
Co przetestować w zaproszeniu na spotkanie?
We własnej skrzynce odbiorczej należy przetestować przedstawienie produktu, lokalizację stoiska i prośbę o spotkanie. Kompetentna osoba powinna sprawdzić angielskie lub niemieckie sformułowania oraz lokalną datę i godzinę wydarzenia. Jeśli wiadomość zawiera link do materiałów o produkcie, trzeba potwierdzić, że nadają się do udostępniania na zewnątrz i nie ujawniają poufnych warunków innego klienta. Przesłanie dokumentu nie dowodzi, że kupiec go ocenił. Test e-maila sprawdza komunikację i dane nadawcy; dopuszczenie produktu do importu wymaga osobnego przeglądu.
Należy użyć Preview (Podgląd), a potem Send yourself a test first (Najpierw wyślij sobie test), aby otrzymać wiadomość we własnej podłączonej skrzynce odbiorczej. Trzeba sprawdzić nazwę firmy, linki, dane nadawcy i drogę odpowiedzi. Test do siebie nie jest zwykłą płatną kampanią do potencjalnych klientów ani sposobem na pozyskanie prawdziwych klientów. Otrzymanie wiadomości samemu nie dowodzi dostarczenia jej innej firmie.
Kiedy należy zacząć wysyłać zaproszenia za granicę?
Należy zostawić czas na planowanie podróży, pytania o produkt i rozmowę po odpowiedzi. Wysyłka tuż przed wyjazdem zostawia mało miejsca na uzgodnienie spotkań. Gdy szczegóły targów zostaną potwierdzone, trzeba przygotować materiały o produkcie, które można udostępniać, i realistyczną dostępność. Termin należy zaproponować po odpowiedzi, a potem uzyskać potwierdzenie. Nie należy od razu powtarzać tej samej prośby do tej samej firmy e-mailem. Trzeba podać prawdziwego nadawcę i uszanować prośby o zaprzestanie kontaktu. Dostępność kontaktu i zasady wysyłki to osobne sprawdzenia.
Każdy e-mail kosztuje 2 kredyty. Odstęp wysyłki i dzienny limit można dostosować, dostępne jest też losowanie czasu, więc nie należy zakładać, że cała partia wychodzi natychmiast. Zakup pola telefonu daje numer; nie sprawia, że Outreach wykonuje połączenia.
Opublikowany adres nie jest zgodą na komunikację marketingową. Przed wysyłką należy sprawdzić wymagania kraju odbiorcy dotyczące zgody, oznaczeń reklamowych, danych nadawcy i rezygnacji z wiadomości. W przypadku Korei warto zajrzeć do wytycznych KISA, a w przypadku Stanów Zjednoczonych do poradnika FTC. Samo oznaczenie reklamowe nie uprawnia do każdej niezamówionej wiadomości.
Kiedy odpowiedź staje się potwierdzonym spotkaniem?
Spotkanie należy potwierdzić dopiero wtedy, gdy obie strony uzgodnią termin i miejsce. Prośba o informacje o produkcie to zainteresowanie, a nie rezerwacja stoiska. Trzeba wysłać materiały, potwierdzić właściwy zespół i omówić dostępność. Zobowiązania dotyczące spotkań należy zapisywać we własnym kalendarzu wystawcy; kliknięcie linku nie oznacza ani obecności, ani zamiaru zakupu. Po targach trzeba odróżnić rozmowy, prośby o próbki, negocjacje handlowe i zamówienia. Ręczne przypomnienie dla firmy, która nie odpowiedziała, powinno dodawać użyteczne, zwięzłe odniesienie do produktu i wydarzenia, a nie powtarzać całą pierwszą wiadomość.
Gdy importer rozważa spotkanie, należy potwierdzić jego rolę w odniesieniu do produktu i uzgodnić dostępność w czasie lokalnym. Trzeba zapisać rzeczywiste stoisko, uczestników i materiały do udostępnienia, a zmiany uwzględniać w kalendarzu. Należy ustalić, jakie próbki można dostarczyć, i odpowiadać na pytania o zgodność wyłącznie na podstawie zweryfikowanych dokumentów. Po targach trzeba wysłać specyfikacje, o które poproszono, i odróżnić wycenę od potwierdzonego zamówienia. Dzięki tym zapisom zespół stoiska może dokładnie przekazać dalej rzeczywistą prośbę kupca.
W Already sent (Już wysłane) należy użyć filtrów Sent (Wysłane) z ostatnich 7, 30 lub 90 dni, liczby wysyłek, Clicks (Kliknięcia) i statusu odpowiedzi, aby zawęzić ręczną listę wiadomości uzupełniających. Wybranym firmom należy wysłać osobną wiadomość uzupełniającą. Przed ponownym kontaktem trzeba przejrzeć niedostarczone wiadomości. Zapis niepowodzenia nie powoduje automatycznego ponowienia e-maila.
Jak zacząć pierwszy projekt zaproszeń dla kupców?
Należy zacząć od jednej kategorii produktów i jednego rynku, które można osobiście przejrzeć. Trzeba sprawdzić, czy hasła wskazują importerów żywności przechowywanej w temperaturze pokojowej, a potem poprawić niedopasowane wyniki, zanim zwiększy się cel. Zebrane firmy, rzeczywiste zaproszenia, odpowiedzi i potwierdzone spotkania trzeba zapisywać osobno. Uzupełnianie krótkiej listy niepowiązanymi branżami tworzy pracę bez poprawy planu udziału w targach. Początkowe kredyty należy wykorzystać do oceny dopasowania produktu i procesu komunikacji, a potem zdecydować o kolejnych zakupach kontaktów lub wiadomościach uzupełniających zgodnie z tym, co zespół faktycznie może obsłużyć.
Przy rejestracji otrzymuje się 100 darmowych kredytów, bez miesięcznej subskrypcji. Hipotetycznie zakup 30 pól e-mail i wysłanie 30 e-maili kosztuje 30 plus 60, czyli 90 kredytów. To arytmetyka, a nie obietnica, że będzie 30 pasujących firm ani że każdy e-mail zostanie dostarczony.
Typową kolejność ekranów opisuje przewodnik po Outreach. Strukturę pierwszego kontaktu i wiadomości uzupełniającej pokazują przykłady e-maili B2B. Załóż konto i rozpocznij pierwszy projekt.
