參展商需要的是能經手其產品的公司，而不是展場附近的每一家公司。進口商、批發商和零售商的採購職責各不相同。當收件者能評估產品範圍和會面的理由時，攤位邀請才會有用。
本指南以一家假想的韓國食品製造商為例，它在德國參展，並尋找德國的食品進口商。展覽的細節必須換成參展商已確認的資訊。文中並未宣稱任何買家招募的結果。Outreach 支援公司名單和聯絡的工作流程；商業上是否合適，以及會面的安排，仍然由人來評估和確認。
完整的展覽開發流程是什麼？
參展商搜尋相關的進口商、檢視公開聯絡資料、測試攤位會面邀請，並管理回覆。以德國食品的範例來說，請先準備好產品類別、儲存要求和實際可行的供貨條件。出現在搜尋結果中的公司，仍然只是候選公司：請確認它的進口角色，以及審閱新產品的管道。請使用展覽主辦單位提供的正式入場說明。Outreach 並不提供官方的展覽買家名冊，也無法核准進入展場。
Outreach 在一個專案內，串連公司發掘、公開聯絡資料的收集、名單檢視、電子郵件寄送和回覆記錄。關鍵字群組可以設定國家、地區、共用搜尋詞和目標數量。這項服務找到的是公開的公司聯絡資料；它不保證能提供指名決策者的私人電子郵件地址。
如何區分進口商和零售商？
請尋找明確的進口、批發或配銷角色，而不只是販售類似食品的商店。如果假想的產品是常溫保存的醬料，只經營冷凍食品的進口商可能就不適合。請檢查對方所述的產品範圍和配銷管道。韓文資料或韓國產品頁面，並不能證明對方有採購預算或進口權限。大型經銷商的一般信箱，可能需要轉交給其他部門。請詢問適當的產品審閱聯絡窗口，而不是宣稱已經找到了買家。
該如何選擇當地的搜尋詞和地理範圍？
請使用當地進口商會用的詞，例如 Lebensmittelimporteur 或 asiatische Lebensmittel Großhandel，並檢視搜尋結果。展覽所在的城市和買家的總部，不一定在同一個地方。把搜尋範圍限制在主辦城市，可能會錯過其他地方的相關進口商；擴大到整個德國，也不代表那些公司打算前往參展。請圍繞商業市場來設定群組，並在邀請函中寫明已確認的展覽城市和攤位位置。如果是另一個國家，也請檢視語言和供貨是否合適。
請使用 Collect（收集）分頁中的 Keyword（關鍵字）區塊，來定義搜尋並要求名單。請為每個地區群組設定與您實際能夠提供服務的地點相符的條件。一個專案可以包含不同國家的群組。相似的搜尋詞並不代表相同的採購需求，所以收集之後還要繼續評估。
該要求哪些買家聯絡欄位？
如果邀請函和產品資訊會以電子郵件寄出，請把 Email（電子郵件）設為 Required（必須有）。只有在有人能用相關語言和時區適當地撥打電話時，才購買電話號碼。光有一組號碼，並不具備這樣的能力。在這裡，對於產品提案而言，Instagram 的活動通常不如公開的公司聯絡窗口有參考價值。請理解，要求電子郵件，會排除沒有公開電子郵件的其他相關公司。請把聯絡資料的購買和行銷活動一併規劃，而不是把收集目標當成全部的預算。
對於 Email、Phone（電話）、Instagram handle（帳號）和 LinkedIn，請選擇 Skip（略過）、If available（有則收集）或 Required。每個必填欄位都必須有資料；光是缺少選填欄位，並不會排除一家公司。Skip 代表您不購買也不接收該欄位。每個實際取得的聯絡欄位，費用是 1 點，所以同時購買電子郵件和電話號碼，該公司的費用就是 2 點。
收集之後，該做哪些產品適配檢查？
選擇收件對象之前，請先檢查產品範圍、銷售管道和進口角色。一家被籠統描述為食品進口商的公司，可能只經手飲料，與假想的醬料並不相符。請記錄這個排除的理由。除非確實查證過，否則請不要宣稱符合認證或標示規定。請改為提供適合的審閱資料，供會面使用。在同事的檢視檔案中，請把產品適配度、公司角色和聯絡窗口分開記錄。部門不明，不一定使這家公司失去資格，但公開的電子郵件，也無法彌補產品不相符的問題。
Start collecting（開始收集）會把候選公司收集起來，供您在 Collection results（收集結果）中檢視。請只把合適的公司留在寄送名單中。Download to Excel（下載成 Excel）會產生一個與 Excel 相容的 CSV 檔案；您沒有購買的欄位會保持空白。同事可以檢視匯出的檔案，並標出不合適的公司。
如何撰寫攤位會面邀請？
請先說明產品和洽談的目的，再加入已確認的展覽資訊。這份假想的草稿，在使用之前需要填入真實的細節：
主旨：在我們的展覽攤位，與 {company_name} 洽談食品產品 您好，我代表一家在德國參展的韓國食品製造商。我們想介紹我們常溫保存的醬料和供貨條件。請在這裡填入已確認的展覽名稱、日期和攤位位置。負責進口或審閱食品的團隊，是否可以考慮收取詳細資料並安排洽談？我們可以透過回覆來約定會面時間。
請不要暗示有展覽主辦單位的背書，或已有現有的買家關係。
在 Write your message（撰寫信件）中，主旨或內文裡的 {company_name} 會變成收件公司的名稱。您可以儲存第一封信和追蹤信的內容。代入名稱，並不代表您熟悉那家公司。請避免斷言未經驗證的營收數字、人員問題或目前的供應商關係。
寄信之前，請在 Settings（設定）→ Connect email（連結電子郵件）連結您自己的信箱，並儲存設定。請依照畫面上顯示的各電子郵件服務商專屬說明操作，然後寄一封測試信到您自己的收件匣。請使用將負責處理這次行銷活動回覆的帳號。
會面邀請中該測試什麼？
請在您自己的收件匣中，測試產品介紹、攤位位置和會面要求。請讓有能力的審閱者，檢查英文或德文的措辭，以及活動當地的日期和時間。如果您連結了產品資料，請確認這些資料適合對外分享，而且不會洩露其他客戶的機密條件。提供文件，並不能證明買家評估過它。電子郵件的測試，檢查的是溝通內容和寄件者資料；產品是否符合進口資格，需要另外檢視。
請使用 Preview（預覽），然後使用 Send yourself a test first（先寄測試信給自己），在您自己已連結的收件匣收到這封信。請檢查公司名稱、連結、寄件者資料和回覆管道。自我測試並不是一般的付費潛在客戶行銷活動，也不是收集實際客戶的方式。自己收到這封信，並不能證實它會送達另一家公司。
海外邀請該什麼時候開始寄出？
請留出時間，給旅行規劃、產品問題和回覆後的對話。在出發前夕才寄出，幾乎沒有空間來約定會面。展覽細節確認之後，請準備可分享的產品資料和實際可行的時間。請在收到回覆後提出一個時間，再取得確認。請避免立刻對同一家公司，重複以電子郵件提出相同的要求。請標明真實的寄件者，並尊重對方不要再聯絡的要求。是否取得聯絡資料，和寄送的規則，是兩項不同的檢查。
每封電子郵件的費用是 2 點。寄送間隔和每日上限都可以調整，並提供隨機化的時間安排，所以不要以為整批信會立刻寄出。購買電話欄位會取得一個號碼；這並不表示 Outreach 會替您打電話。
公開的地址，並不等於同意接收行銷信。寄信之前，請檢查收件者所在國家對同意、廣告標示、寄件者資料和取消訂閱的要求。韓國請參考 KISA 指引，美國請參考 FTC 指南。光是標示廣告，並不能授權每一封未經請求寄出的郵件。
回覆在什麼時候才算變成已確認的約定？
只有在雙方都同意時間和地點之後，才能確認約定。索取產品資訊，代表的是興趣，而不是攤位預約。請寄出資料、確認相關團隊，並討論可行的時間。請把會面的承諾記在參展商自己的行程表中；點擊連結，既不代表出席，也不代表購買意願。展覽結束後，請區分洽談、索取樣品、商業協商和訂單。對沒有回覆的對象寄出手動提醒時，應該加入對產品和展覽的簡短而有用的提及，而不是重複第一封信的全部內容。
當進口商考慮會面時，請確認它的產品角色，並以當地時間約定可行的時段。請記錄實際的攤位、出席者和要分享的資料，並把變更更新到您的行程表中。請確認您能提供哪些樣品，並且只根據查證過的文件，回答法規相關的問題。展覽結束後，請寄出對方要求的規格，並區分報價和已確認的訂單。這些記錄，能讓攤位團隊準確地交接買家的真實需求。
在 Already sent（已寄送）中，可以用 Sent（寄出時間）篩選最近 7、30 或 90 天，再搭配寄送次數、Clicks（點擊）和回覆狀態，縮小手動追蹤的名單。請對選出的公司寄出另外的 Follow-up message（追蹤信）內容。再次聯絡之前，請先檢查寄送失敗的記錄。失敗記錄並不會自動重試寄信。
如何開始第一個買家邀請專案？
請從一個產品類別和一個您能親自檢視的市場開始。請檢查搜尋詞找到的是否是常溫保存食品的進口商，然後在提高目標數量之前，先調整不相符的結果。請分別記錄收集到的公司、實際寄出的邀請、回覆和已確認的會面。用不相關的產業填滿一份短名單，只會增加工作量，卻無法改善展覽計畫。請使用起始點數來評估產品適配度和溝通流程，再根據您的團隊實際能夠處理的量，決定是否多購買聯絡資料或進行追蹤。
註冊時您會收到 100 點免費點數，沒有月費訂閱。假設購買 30 個電子郵件欄位，再寄出 30 封電子郵件，費用是 30 加 60，也就是 90 點。這只是算術，並不保證一定有 30 家符合條件的公司，也不保證每封信都會送達。
想了解常見的畫面順序，請參考Outreach 使用教學。想了解第一封信和追蹤信的結構，請參考 B2B 電子郵件範例。建立帳號並開始您的第一個專案。
