Ein Aussteller braucht Unternehmen, die seine Produkte führen könnten, und nicht jedes Unternehmen in der Nähe des Messegeländes. Importeure, Großhändler und Einzelhändler haben unterschiedliche Einkaufsverantwortung. Eine Einladung an den Messestand wird nützlich, wenn der Empfänger das Produktsortiment und den Grund für ein Treffen beurteilen kann.
Dieser Leitfaden verwendet einen hypothetischen koreanischen Lebensmittelhersteller, der in Deutschland ausstellt und deutsche Lebensmittelimporteure sucht. Die Angaben zur Messe müssen durch die bestätigten Informationen des Ausstellers ersetzt werden. Es wird kein Ergebnis bei der Gewinnung von Einkäufern behauptet. Outreach unterstützt die Unternehmensliste und den Kontaktablauf; Menschen beurteilen weiterhin die geschäftliche Passung und bestätigen die Termine.
Wie sieht der vollständige Ablauf der Messe-Akquise aus?
Der Aussteller sucht nach passenden Importeuren, prüft öffentliche Kontakte, testet eine Einladung zu einem Standtermin und verwaltet die Antworten. Bereiten Sie beim Lebensmittelbeispiel in Deutschland zuerst die Produktkategorie, die Lageranforderungen und realistische Lieferbedingungen vor. Ein Unternehmen, das in einer Suche erscheint, ist weiterhin nur ein Kandidat: Bestätigen Sie seine Importrolle und den Weg, über den neue Produkte geprüft werden. Verwenden Sie die tatsächlichen Zutrittshinweise des Messeveranstalters. Outreach stellt keine offizielle Einkäuferliste der Messe bereit und genehmigt auch keinen Zutritt zum Messegelände.
Outreach verbindet die Suche nach Unternehmen, das Sammeln öffentlicher Kontakte, die Prüfung der Liste, den E-Mail-Versand und die Antwortprotokolle innerhalb eines Projekts. Keyword-Gruppen können ein Land, eine Region, gemeinsame Suchbegriffe und eine Zielanzahl enthalten. Der Dienst findet veröffentlichte Geschäftskontakte; er garantiert nicht die private E-Mail-Adresse eines namentlich bekannten Entscheiders.
Wie unterscheiden Sie einen Importeur von einem Einzelhändler?
Achten Sie auf eine ausdrückliche Rolle im Import, Großhandel oder Vertrieb und nicht nur auf ein Geschäft, das ähnliche Lebensmittel verkauft. Wenn das hypothetische Produkt eine lagerstabile Sauce ist, kann ein Importeur, der nur mit Tiefkühlware handelt, ungeeignet sein. Prüfen Sie das angegebene Produktsortiment und die Vertriebskanäle. Koreanischsprachiges Material oder eine koreanische Produktseite belegt weder ein Einkaufsbudget noch eine Importbefugnis. Das allgemeine Postfach eines großen Distributors muss möglicherweise an eine andere Abteilung weitergeleitet werden. Fragen Sie nach dem passenden Ansprechpartner für die Produktprüfung, statt zu behaupten, Sie hätten den Einkäufer bereits ausgemacht.
Wie wählen Sie lokale Suchbegriffe und das Gebiet aus?
Verwenden Sie Begriffe, die lokale Importeure selbst verwenden, etwa Lebensmittelimporteur oder asiatische Lebensmittel Großhandel, und prüfen Sie, was sie liefern. Die Messestadt und der Hauptsitz eines Einkäufers müssen nicht derselbe Ort sein. Wer die Suche auf die Stadt der Messe beschränkt, übersieht möglicherweise relevante Importeure anderswo; eine Ausweitung auf ganz Deutschland bedeutet nicht, dass diese Unternehmen die Messe besuchen wollen. Richten Sie die Gruppen am Handelsmarkt aus und nennen Sie in der Einladung die bestätigte Messestadt und den Standort des Messestands. Prüfen Sie bei einem anderen Land zusätzlich Sprache und Eignung für die Lieferung.
Legen Sie im Keyword-Bereich des Tabs Collect (Sammeln) die Suche fest und fordern Sie die Liste an. Geben Sie jeder geografischen Gruppe Bedingungen, die dazu passen, wo Sie das Angebot tatsächlich erbringen können. Ein Projekt kann Gruppen für verschiedene Länder enthalten. Ähnliche Suchbegriffe bedeuten nicht gleiche Kaufbedürfnisse; daher geht die Qualifizierung nach der Sammlung weiter.
Welche Kontaktfelder von Einkäufern sollten Sie anfordern?
Stellen Sie Email (E-Mail-Adresse) auf Required (Erforderlich), wenn die Einladung und die Produktinformationen per E-Mail gesendet werden. Kaufen Sie Telefonnummern nur, wenn jemand in der jeweiligen Sprache und Zeitzone ein angemessenes Gespräch führen kann. Eine Nummer liefert diese Fähigkeit nicht. Instagram-Aktivität ist hier meist weniger aussagekräftig als ein veröffentlichter Geschäftskontakt für Produktvorschläge. Beachten Sie, dass eine E-Mail-Pflicht ansonsten relevante Unternehmen ohne öffentliche E-Mail ausschließt. Planen Sie den Kauf von Kontakten und die Kampagne gemeinsam, statt das Sammelziel als gesamtes Budget zu betrachten.
Wählen Sie für Email, Phone (Telefon), Instagram handle (Benutzername) und LinkedIn jeweils Skip (Überspringen), If available (Falls vorhanden) oder Required. Jedes erforderliche Feld muss vorhanden sein; ein fehlendes optionales Feld allein schließt kein Unternehmen aus. Skip bedeutet, dass Sie dieses Feld weder kaufen noch erhalten. Jedes erhaltene Kontaktfeld kostet 1 Credit; wer also sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer kauft, zahlt für dieses Unternehmen 2 Credits.
Welche Prüfungen der Produktpassung folgen auf die Sammlung?
Prüfen Sie Produktsortiment, Vertriebskanal und Importrolle, bevor Sie Empfänger auswählen. Ein Unternehmen, das allgemein als Lebensmittelimporteur beschrieben wird, handelt möglicherweise nur mit Getränken und passt nicht zur hypothetischen Sauce. Halten Sie diesen Ausschlussgrund fest. Behaupten Sie keine Zertifizierung und keine Einhaltung von Kennzeichnungsvorschriften, solange sie nicht tatsächlich überprüft wurden. Bieten Sie stattdessen geeignete Prüfunterlagen für das Treffen an. Halten Sie in der Prüfdatei eines Kollegen Produktpassung, Rolle des Unternehmens und Weiterleitung der Kontakte getrennt. Eine unbekannte Abteilung entwertet das Unternehmen nicht zwingend, aber eine öffentliche E-Mail-Adresse macht eine schlechte Produktpassung nicht wett.
Start collecting (Sammlung starten) sammelt Kandidaten zur Prüfung in Collection results (Sammelergebnisse). Behalten Sie in der Sendeliste nur geeignete Unternehmen. Download to Excel (Als Excel herunterladen) erzeugt eine Excel-kompatible CSV-Datei; Felder, die Sie nicht gekauft haben, bleiben leer. Ein Kollege kann die exportierte Datei prüfen und ungeeignete Unternehmen markieren.
Wie schreiben Sie eine Einladung zu einem Standtermin?
Beginnen Sie mit dem Produkt und dem Zweck des Gesprächs und ergänzen Sie dann bestätigte Informationen zur Messe. Dieser hypothetische Entwurf braucht vor der Verwendung echte Angaben:
Betreff: Gespräch über Lebensmittelprodukte mit {company_name} an unserem Messestand Guten Tag, ich vertrete einen koreanischen Lebensmittelhersteller, der in Deutschland ausstellt. Wir möchten unsere lagerstabilen Saucen und die Lieferbedingungen vorstellen. Tragen Sie hier den bestätigten Namen der Messe, die Termine und den Standort des Messestands ein. Könnte das für Import oder Prüfung von Lebensmitteln zuständige Team in Betracht ziehen, Informationen zu erhalten und ein Gespräch zu vereinbaren? Einen Gesprächstermin können wir per Antwort abstimmen.
Erwecken Sie nicht den Eindruck einer Empfehlung durch den Messeveranstalter oder einer bestehenden Beziehung zu einem Einkäufer.
In Write your message (Nachricht schreiben) wird {company_name} im Betreff oder Text zum Namen des Empfängerunternehmens. Sie können Texte für den Erstkontakt und fürs Nachfassen speichern. Das Einsetzen eines Namens belegt keine Vertrautheit mit einem Unternehmen. Vermeiden Sie die Behauptung eines ungeprüften Umsatzes, eines Personalproblems oder einer bestehenden Lieferantenbeziehung.
Verbinden Sie vor dem Senden Ihr eigenes Postfach unter Settings (Einstellungen) → Connect email (E-Mail verbinden) und speichern Sie Ihre Einstellungen. Folgen Sie den dort angezeigten anbieterspezifischen Anweisungen und senden Sie dann einen Selbsttest an Ihren eigenen Posteingang. Verwenden Sie das Konto, das die Antworten auf diese Kampagne bearbeiten wird.
Was sollten Sie an der Termineinladung testen?
Testen Sie die Produktvorstellung, den Standort des Messestands und die Terminanfrage in Ihrem eigenen Postfach. Lassen Sie eine fachkundige Person die englischen oder deutschen Formulierungen sowie Datum und Uhrzeit der Messe vor Ort prüfen. Wenn Sie auf Produktunterlagen verlinken, bestätigen Sie, dass sie sich zur Weitergabe nach außen eignen und keine vertraulichen Konditionen eines anderen Kunden offenlegen. Das Bereitstellen eines Dokuments ist kein Beweis dafür, dass ein Einkäufer es geprüft hat. Der E-Mail-Test prüft die Kommunikation und die Absenderangaben; die Importzulässigkeit des Produkts braucht eine eigene Prüfung.
Nutzen Sie Preview (Vorschau) und dann Send yourself a test first (Zuerst einen Test an sich selbst senden), um die Nachricht in Ihrem eigenen verbundenen Posteingang zu erhalten. Prüfen Sie Firmenname, Links, Absenderangaben und Antwortweg. Ein Selbsttest ist keine gewöhnliche kostenpflichtige Interessentenkampagne und kein Weg, tatsächliche Kunden zu sammeln. Dass Sie die Nachricht selbst erhalten, belegt nicht, dass sie bei einem anderen Unternehmen ankommt.
Wann sollten Sie mit den Einladungen zu einer Messe im Ausland beginnen?
Planen Sie Zeit für die Reiseplanung, für Produktfragen und für ein Antwortgespräch ein. Wer erst kurz vor der Abreise sendet, lässt wenig Raum, Termine zu vereinbaren. Sobald die Angaben zur Messe bestätigt sind, bereiten Sie Produktunterlagen vor, die sich weitergeben lassen, und planen Sie eine realistische Verfügbarkeit. Bieten Sie nach einer Antwort einen Zeitpunkt an und holen Sie dann die Bestätigung ein. Vermeiden Sie es, dieselbe Anfrage sofort per E-Mail an dasselbe Unternehmen zu wiederholen. Nennen Sie den tatsächlichen Absender und respektieren Sie die Bitte, nicht weiter kontaktiert zu werden. Die Erreichbarkeit der Kontakte und die Regeln für den Versand sind getrennte Prüfungen.
Eine E-Mail kostet 2 Credits. Sendeabstand und Tageslimit sind einstellbar, und eine zufällige Taktung ist verfügbar; gehen Sie also nicht davon aus, dass die gesamte Auswahl sofort rausgeht. Wer ein Telefonfeld kauft, erhält eine Nummer; das bedeutet nicht, dass Outreach Anrufe tätigt.
Eine veröffentlichte Adresse ist keine Einwilligung in Werbung. Prüfen Sie vor dem Senden die Anforderungen des Empfängerlandes an Einwilligung, Werbekennzeichnung, Absenderangaben und Abmeldung. Informationen finden Sie im KISA-Leitfaden für Korea und im FTC-Leitfaden für die Vereinigten Staaten. Ein Werbehinweis allein berechtigt nicht zu jeder unaufgeforderten Nachricht.
Wann wird aus einer Antwort ein bestätigter Termin?
Bestätigen Sie einen Termin erst, wenn beide Seiten Zeit und Ort vereinbart haben. Eine Anfrage nach Produktinformationen ist Interesse und keine Buchung eines Termins am Stand. Senden Sie die Unterlagen, bestätigen Sie das zuständige Team und besprechen Sie die Verfügbarkeit. Halten Sie Terminzusagen im eigenen Terminplan des Ausstellers fest; ein Linkklick ist weder Anwesenheit noch Kaufabsicht. Unterscheiden Sie nach der Messe Gespräche, Musteranfragen, Geschäftsverhandlungen und Bestellungen. Eine manuelle Erinnerung an einen Empfänger ohne Antwort sollte einen nützlichen, kurzen Hinweis auf Produkt und Veranstaltung ergänzen, statt die gesamte erste Nachricht zu wiederholen.
Wenn ein Importeur ein Treffen in Betracht zieht, bestätigen Sie seine Produktrolle und vereinbaren Sie die Verfügbarkeit nach Ortszeit. Halten Sie den tatsächlichen Messestand, die Teilnehmer und die Unterlagen, die Sie weitergeben, fest und pflegen Sie Änderungen in Ihren Terminplan ein. Klären Sie, welche Muster Sie bereitstellen können, und beantworten Sie Fragen zur Regelkonformität nur anhand überprüfter Dokumente. Senden Sie nach der Messe die angeforderten Spezifikationen und unterscheiden Sie ein Angebot von einer bestätigten Bestellung. Mit diesen Aufzeichnungen kann das Standteam die tatsächliche Anfrage des Einkäufers genau weitergeben.
Nutzen Sie in Already sent (Bereits gesendet) die Filter unter Sent (Gesendet) für die letzten 7, 30 oder 90 Tage, die Anzahl der Sendungen, Clicks (Klicks) und den Antwortstatus, um eine Liste für manuelles Nachfassen einzugrenzen. Senden Sie ausgewählten Unternehmen einen gesonderten Text für die Follow-up message (Nachfassnachricht). Prüfen Sie Zustellfehler, bevor Sie erneut Kontakt aufnehmen. Ein Fehlerprotokoll führt nicht automatisch zu einem erneuten Versand einer E-Mail.
Wie starten Sie das erste Projekt zur Einladung von Einkäufern?
Beginnen Sie mit einer Produktkategorie und einem Markt, die Sie persönlich prüfen können. Prüfen Sie, ob die Begriffe Importeure lagerstabiler Lebensmittel erfassen, und verfeinern Sie nicht passende Ergebnisse, bevor Sie das Ziel erhöhen. Halten Sie gesammelte Unternehmen, tatsächliche Einladungen, Antworten und bestätigte Treffen getrennt fest. Eine kurze Liste mit fachfremden Branchen aufzufüllen schafft Arbeit, ohne den Messeplan zu verbessern. Nutzen Sie das Startguthaben, um die Produktpassung und den Ablauf der Kommunikation zu beurteilen, und entscheiden Sie dann nach dem, was Ihr Team tatsächlich bewältigen kann, über weitere Kontaktkäufe oder Nachfassaktionen.
Bei der Registrierung erhalten Sie 100 kostenlose Credits, ohne Monatsabonnement. Hypothetisch kosten der Kauf von 30 E-Mail-Feldern und der Versand von 30 E-Mails 30 plus 60, also 90 Credits. Das ist eine Rechnung und kein Versprechen, dass es 30 passende Unternehmen gibt oder dass jede E-Mail zugestellt wird.
Den üblichen Ablauf der Bildschirme finden Sie in der Outreach-Anleitung. Zum Aufbau von Erstkontakt und Nachfassen siehe die B2B-E-Mail-Beispiele. Erstellen Sie ein Konto und starten Sie Ihr erstes Projekt.
