Eine Einladung an Unternehmen braucht einen Anlass zur Teilnahme, bevor sie einen großen Verteiler braucht. Ein Lieferantenbriefing, eine Produktvorführung und ein Empfang für Führungskräfte können dieselbe Branche betreffen, aber ganz unterschiedliche Gäste. Ein klarer Termin kann eine Einladung nicht retten, die sich an Unternehmen ohne praktischen Grund zur Teilnahme richtet.
Das hypothetische Beispiel in diesem Leitfaden ist ein Verpackungslieferant, der in Seoul ein Produktbriefing vor Ort für Lebensmittelhersteller veranstaltet. Es wird kein Ergebnis einer Kampagne, von Kunden oder von Teilnehmerzahlen behauptet. Outreach hilft dabei, Unternehmen zu finden und den Kontakt zu verwalten; die tatsächlichen Anmelde- und Teilnahmeunterlagen führt der Veranstalter selbst.
Wie unterstützt Outreach eine Einladungskampagne?
Der Veranstalter nutzt Outreach, um passende Unternehmen zu finden, deren öffentliche Kontaktwege zu prüfen und eine Einladung zu senden. Halten Sie für das Verpackungsbriefing in Seoul zuerst schriftlich fest, was ein Lebensmittelhersteller dort lernen würde, zum Beispiel die verfügbaren Verpackungsformate und den Ablauf für Musteranfragen. Die Sammlung liefert mögliche Eingeladene, keine bestätigten Teilnehmer. Die Vorbereitungen am Veranstaltungsort, den Zeitpunkt der Veranstaltung und die Person, die Fragen beantwortet, halten Sie in der eigenen Planung des Veranstalters fest. Diese Angaben sind Bausteine der Einladung, keine Aufgaben, die das Kontaktwerkzeug erledigt. Diese Unterscheidung verhindert außerdem eine irreführende Kapazitätsprognose, die sich allein auf die Größe der Kontaktliste stützt.
Outreach verbindet die Suche nach Unternehmen, das Sammeln öffentlicher Kontakte, die Prüfung der Liste, den E-Mail-Versand und die Antwortprotokolle innerhalb eines Projekts. Keyword-Gruppen können ein Land, eine Region, gemeinsame Suchbegriffe und eine Zielanzahl enthalten. Der Dienst findet veröffentlichte Geschäftskontakte; er garantiert nicht die private E-Mail-Adresse eines namentlich bekannten Entscheiders.
Welche Unternehmen gehören auf die Einladungsliste?
Räumen Sie Lebensmittelherstellern Vorrang ein, deren Produkte und Produktionsstandorte zum Verpackungsangebot des Lieferanten passen. Ein Lebensmitteleinzelhändler oder ein Restaurant kann Verpackungen verwenden, hat aber einen anderen Einkaufsprozess; behandeln Sie sie daher nicht als gleichwertige Eingeladene. Prüfen Sie das veröffentlichte Produktsortiment, bevor Sie entscheiden. Ein allgemeines Firmenpostfach ist ein Zugang zum Unternehmen, aber kein Beleg dafür, dass ein Einkaufsleiter die Nachricht erhält. Fragen Sie, ob die Einladung an das zuständige Team weitergeleitet werden kann, wenn der Empfänger unbekannt ist. Klären Sie die passende Rolle über eine Antwort, statt einen Ansprechpartner zu erfinden oder eine Mitarbeiterzahl oder ein Budget anzunehmen.
Wie sollten die Suchbegriffe den Veranstaltungsort berücksichtigen?
Suchen Sie nach den Unternehmen, die Sie einladen möchten, und nicht nach dem Namen der Veranstaltung. Hypothetische Begriffe sind Lebensmittelhersteller, Saucenhersteller und Hersteller verpackter Lebensmittel, gegebenenfalls mit Entsprechungen in der Landessprache. Legen Sie die Region so fest, dass die Anreise nach Seoul vor Ort zumutbar ist, und prüfen Sie nahegelegene Gebiete getrennt, wenn Sie sie einbeziehen möchten. Erklären Sie Unternehmen außerhalb der unmittelbaren Stadt den Veranstaltungsort deutlich. Prüfen Sie, ob die Ergebnisse konkurrierende Verpackungslieferanten statt Lebensmittelhersteller enthalten, und passen Sie die Begriffe entsprechend an. Eine Zielanzahl ist eine Prüfentscheidung des Veranstalters; sie ist keine Schätzung der Marktgröße oder der Zahl der Plätze, die besetzt werden.
Legen Sie im Keyword-Bereich des Tabs Collect (Sammeln) die Suche fest und fordern Sie die Liste an. Geben Sie jeder geografischen Gruppe Bedingungen, die dazu passen, wo Sie das Angebot tatsächlich erbringen können. Ein Projekt kann Gruppen für verschiedene Länder enthalten. Ähnliche Suchbegriffe bedeuten nicht gleiche Kaufbedürfnisse; daher geht die Qualifizierung nach der Sammlung weiter.
Welche Kontaktfelder brauchen Sie für Einladungen?
Wenn Sie für dieses Briefing per E-Mail einladen, setzen Sie Email (E-Mail-Adresse) auf Required (Erforderlich) und verzichten Sie auf Phone (Telefon) und Instagram handle (Benutzername), sofern Sie dafür keinen konkreten Zweck haben. Damit wählen Sie Unternehmen mit öffentlichen E-Mail-Wegen aus; das bedeutet nicht, dass jeder geeignete Hersteller gefunden wurde. Fügen Sie nur dann ein Telefonfeld hinzu, wenn jemand es nutzen wird, um über die Teilnahme zu sprechen oder die zuständige Abteilung zu bestätigen. Ein aktives Instagram-Konto ist hier weniger wichtig als das Produktsortiment und ein geeigneter Geschäftskontakt. Würden Sie E-Mail, Telefon und Instagram zusammen zur Pflicht machen, blieben Hersteller ausgeschlossen, die nur eines oder zwei davon veröffentlichen. Trennen Sie Angaben, die für die Kampagne notwendig sind, von solchen, die nur interessant sind.
Wählen Sie für Email, Phone, Instagram handle und LinkedIn jeweils Skip (Überspringen), If available (Falls vorhanden) oder Required. Jedes erforderliche Feld muss vorhanden sein; ein fehlendes optionales Feld allein schließt kein Unternehmen aus. Skip bedeutet, dass Sie dieses Feld weder kaufen noch erhalten. Jedes erhaltene Kontaktfeld kostet 1 Credit; wer also sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer kauft, zahlt für dieses Unternehmen 2 Credits.
Was sollten Sie bei der Prüfung der Ergebnisse entfernen?
Prüfen Sie das Unternehmen und den Kontaktweg im Hinblick auf den Zweck der Veranstaltung. Entfernen Sie konkurrierende Verpackungsanbieter, Veranstaltungsverzeichnisse und Unternehmen, deren relevanter Betrieb außerhalb Ihres gewählten Gebiets liegt. Mehrere Adressen desselben Unternehmens rechtfertigen nicht automatisch mehrere Einladungen. Wenn ein Kollege aus der Agentur die exportierte Datei prüft, halten Sie in der Prüfdatei Produktsortiment, Einladungsgrund und Ausschlussgrund fest. Lassen Sie unbekannte Rollen von Empfängern ausdrücklich unbekannt. Eine plausible E-Mail-Adresse sagt nichts über das Interesse eines Herstellers an einem Verpackungsbriefing aus. Der Veranstalter braucht sowohl einen brauchbaren Kontaktweg als auch einen vertretbaren Grund, dieses Unternehmen einzuladen.
Start collecting (Sammlung starten) sammelt Kandidaten zur Prüfung in Collection results (Sammelergebnisse). Behalten Sie in der Sendeliste nur geeignete Unternehmen. Download to Excel (Als Excel herunterladen) erzeugt eine Excel-kompatible CSV-Datei; Felder, die Sie nicht gekauft haben, bleiben leer. Ein Kollege kann die exportierte Datei prüfen und ungeeignete Unternehmen markieren.
Was gehört in die Einladung zur Veranstaltung?
Nennen Sie dem Empfänger den Veranstalter, das Thema, Zeit und Ort in bestätigter Form, die Teilnahmebedingungen und genau einen nächsten Schritt. Dieser anpassbare, hypothetische Entwurf ist erst versandfertig, wenn die Veranstaltungsdetails ergänzt sind:
Betreff: Ein Briefing zu Lebensmittelverpackungen für {company_name} Guten Tag, ich koordiniere das Produktbriefing eines Verpackungslieferanten für Lebensmittelhersteller. Wir erklären das Verpackungssortiment und den Ablauf von Musteranfragen. Tragen Sie hier vor dem Versand die bestätigte Zeit, den Veranstaltungsort und die Teilnahmebedingungen ein. Wenn das zuständige Team die Einladungsdetails möchte, antworten Sie bitte auf diese E-Mail.
Ersetzen Sie die Anweisungszeile durch echte Angaben. Erwecken Sie nicht den Eindruck, die Teilnahme sei verpflichtend, und nennen Sie keine Redner, die einer Mitwirkung nicht zugestimmt haben.
In Write your message (Nachricht schreiben) wird {company_name} im Betreff oder Text zum Namen des Empfängerunternehmens. Sie können Texte für den Erstkontakt und fürs Nachfassen speichern. Das Einsetzen eines Namens belegt keine Vertrautheit mit einem Unternehmen. Vermeiden Sie die Behauptung eines ungeprüften Umsatzes, eines Personalproblems oder einer bestehenden Lieferantenbeziehung.
Verbinden Sie vor dem Senden Ihr eigenes Postfach unter Settings (Einstellungen) → Connect email (E-Mail verbinden) und speichern Sie Ihre Einstellungen. Folgen Sie den dort angezeigten anbieterspezifischen Anweisungen und senden Sie dann einen Selbsttest an Ihren eigenen Posteingang. Verwenden Sie das Konto, das die Antworten auf diese Kampagne bearbeiten wird.
Was sollte der Veranstalter vor dem Versand testen?
Senden Sie die Einladung an sich selbst und prüfen Sie die Veranstaltungsdetails und den Antwortweg, bevor Sie Unternehmen kontaktieren. Bestätigen Sie beim Verpackungsbeispiel die Einsetzung des Firmennamens, die Lesbarkeit auf dem Smartphone und dass das Datum zum genannten Wochentag passt. Wenn Sie einen Anmeldelink einfügen, folgen Sie ihm und überprüfen Sie die tatsächlichen Veranstaltungsinformationen gesondert. Bestimmen Sie jemanden, der das verbundene Postfach überwacht, während die Einladungen rausgehen. Eine Anweisung zum Einfügen des Veranstaltungsorts darf nicht in der echten Nachricht stehen bleiben. Wählen Sie außerdem eine wahrheitsgemäße Absenderidentität: Wenn eine Agentur die Veranstaltung im Auftrag des Lieferanten koordiniert, erklären Sie diese Beziehung, statt zu verschleiern, wer den Empfänger kontaktiert.
Nutzen Sie Preview (Vorschau) und dann Send yourself a test first (Zuerst einen Test an sich selbst senden), um die Nachricht in Ihrem eigenen verbundenen Posteingang zu erhalten. Prüfen Sie Firmenname, Links, Absenderangaben und Antwortweg. Ein Selbsttest ist keine gewöhnliche kostenpflichtige Interessentenkampagne und kein Weg, tatsächliche Kunden zu sammeln. Dass Sie die Nachricht selbst erhalten, belegt nicht, dass sie bei einem anderen Unternehmen ankommt.
Wie planen Sie den Versand vor der Anmeldefrist der Veranstaltung?
Planen Sie von der Anmeldefrist aus rückwärts und lassen Sie neben dem Versand auch Zeit für die Prüfung und die Antworten. Planen Sie nicht, kurz vor der Veranstaltung eine ganze Liste zu kontaktieren. Reservieren Sie Arbeitszeit für den Selbsttest, die Einladungskampagne und die Bearbeitung des Postfachs. Respektieren Sie den Wunsch, keine weiteren Einladungen zu erhalten. Dass Sie den Sendeabstand ändern, macht die Frist des Veranstalters nicht zu einer Verpflichtung der Empfänger und garantiert auch keine Zustellung. Einladungen bleiben geschäftliche Kommunikation, die sorgfältige Planung erfordert.
Eine E-Mail kostet 2 Credits. Sendeabstand und Tageslimit sind einstellbar, und eine zufällige Taktung ist verfügbar; gehen Sie also nicht davon aus, dass die gesamte Auswahl sofort rausgeht. Wer ein Telefonfeld kauft, erhält eine Nummer; das bedeutet nicht, dass Outreach Anrufe tätigt.
Eine veröffentlichte Adresse ist keine Einwilligung in Werbung. Prüfen Sie vor dem Senden die Anforderungen des Empfängerlandes an Einwilligung, Werbekennzeichnung, Absenderangaben und Abmeldung. Informationen finden Sie im KISA-Leitfaden für Korea und im FTC-Leitfaden für die Vereinigten Staaten. Ein Werbehinweis allein berechtigt nicht zu jeder unaufgeforderten Nachricht.
Wie unterscheiden Sie Antworten von der Teilnahme?
Führen Sie Klicks, Antworten, abgeschlossene Anmeldungen und tatsächliche Teilnahme als getrennte Datensätze. Ein Hersteller aus Seoul, der nach dem Veranstaltungsort fragt, hat geantwortet, sich aber nicht unbedingt angemeldet. Selbst eine geäußerte Teilnahmeabsicht ist etwas anderes als das Erscheinen am Tag selbst. Bestätigen Sie die zuständige Abteilung, die Gästezahl und die nötigen Angaben in den eigenen Anmeldeunterlagen des Veranstalters. Entscheiden Sie bei Empfängern ohne Antwort, ob eine kurze Erinnerung angemessen ist. Die Reaktionsprotokolle von Outreach werden nicht automatisch mit einem Anmeldesystem für Veranstaltungen abgeglichen. Geben Sie Klickzahlen nicht als Teilnahme aus. Nach dem Briefing brauchen auch Anfragen nach Folien, Anfragen nach Mustern und geschäftliche Gespräche jeweils einen eigenen Status.
Halten Sie bei einer positiven Antwort Abteilung, Gästezahl und bestätigten Kontakt in Ihren Anmeldeunterlagen fest. Senden Sie praktische Anreiseinformationen und einen Weg, um Änderungen zu melden. Trennen Sie die Anfrage nach Unterlagen von einer Platzbestätigung, aktualisieren Sie Absagen und prüfen Sie am Veranstaltungstag, wer tatsächlich erschienen ist. Klären Sie danach den Musterbedarf getrennt von der Teilnahme. So haben Veranstaltungs- und Vertriebsmitarbeiter eine einheitliche Darstellung dessen, wozu sich jedes Unternehmen tatsächlich bereit erklärt hat.
Nutzen Sie in Already sent (Bereits gesendet) die Filter unter Sent (Gesendet) für die letzten 7, 30 oder 90 Tage, die Anzahl der Sendungen, Clicks (Klicks) und den Antwortstatus, um eine Liste für manuelles Nachfassen einzugrenzen. Senden Sie ausgewählten Unternehmen einen gesonderten Text für die Follow-up message (Nachfassnachricht). Prüfen Sie Zustellfehler, bevor Sie erneut Kontakt aufnehmen. Ein Fehlerprotokoll führt nicht automatisch zu einem erneuten Versand einer E-Mail.
Wie sieht ein praktisches erstes Einladungsprojekt aus?
Beginnen Sie mit einer Veranstaltung und einer Unternehmenskategorie, die der Veranstalter persönlich prüfen kann. Prüfen Sie in diesem Beispiel zuerst, ob die gewählten Begriffe Lebensmittelhersteller statt Einzelhändler finden. Wenn die Liste ungeeignet ist, ändern Sie die Begriffe und die Region, bevor Sie ein größeres Ziel anfordern. Reservieren Sie Credits für den Versand, statt das gesamte Startguthaben für Kontaktfelder auszugeben. Ein nützlicher erster Durchlauf zeigt, ob die Zielgruppe passt und ob die Einladung die Veranstaltung klar erklärt. Er ist keine Prognose der Teilnehmerzahl. Die folgende Kostenrechnung hilft, den Ablauf zu planen, ohne ein Ergebnis bei der Gewinnung von Teilnehmern oder eine garantierte Zahl geeigneter Eingeladener nahezulegen.
Bei der Registrierung erhalten Sie 100 kostenlose Credits, ohne Monatsabonnement. Hypothetisch kosten der Kauf von 30 E-Mail-Feldern und der Versand von 30 E-Mails 30 plus 60, also 90 Credits. Das ist eine Rechnung und kein Versprechen, dass es 30 passende Unternehmen gibt oder dass jede E-Mail zugestellt wird.
Den üblichen Ablauf der Bildschirme finden Sie in der Outreach-Anleitung. Zum Aufbau von Erstkontakt und Nachfassen siehe die B2B-E-Mail-Beispiele. Erstellen Sie ein Konto und starten Sie Ihr erstes Projekt.
