法人向けの招待に必要なのは、大きな配信リストよりも先に、参加する理由です。取引先向けの説明会、製品のデモンストレーション、経営層向けのレセプションは、同じ業界でも、招待すべき相手がまったく異なることがあります。日程がはっきりしていても、参加する実際的な理由のない企業に向けた招待では、うまくいきません。
このガイドで一貫して使う架空の例は、包装資材の供給会社が、ソウルの食品メーカーを対象に、会場での製品説明会を開くというものです。キャンペーンの結果も、顧客の実績も、出席の結果も、示してはいません。Outreachは企業の発見と連絡の管理を助けますが、実際の申し込みと出席の記録は、主催者が管理します。
Outreachは、招待のキャンペーンをどのように支援しますか？
主催者は、Outreachを使って、適した企業を探し、その企業の公開されている連絡先を確認し、招待を送ります。ソウルの包装資材の説明会では、まず、食品メーカーが何を知ることになるのか、たとえば用意できる包装の種類やサンプルを依頼する手順を、書き出します。収集で得られるのは招待の候補であり、出席が決まった人ではありません。会場の手配、イベントの時期、質問に答える担当者は、主催者自身の計画の中で管理します。これらは招待の内容に反映する情報であり、連絡先のツールが代わりに行う作業ではありません。この区別は、連絡先リストの大きさだけを根拠に、収容人数を誤って見込むことを防ぐ意味もあります。
Outreachは、プロジェクトの中で、企業の発見、公開されている連絡先の収集、リストの確認、メールの送信、反応の記録をつなぎます。キーワードのグループには、国、地域、共通の検索語、目標数を設定できます。このサービスが見つけるのは公開されている企業の連絡先であり、名前の分かる決裁者の個人のメールアドレスを保証するものではありません。
招待のリストには、どの企業を入れるべきですか？
供給会社の包装の提案に、製品と生産拠点が合う食品メーカーを優先します。食料品の小売店や飲食店も包装資材を使うことはありますが、購買の手順が異なるため、同じ招待先として扱ってはいけません。決める前に、公開されている製品の種類を確認します。企業の問い合わせ用の受信先は、その企業への入り口であって、購買の担当者がそのメッセージを受け取ることの証明ではありません。受信者が誰か分からない場合は、招待を関係するチームに転送してもらえるかを尋ねます。連絡先の名前を作り上げたり、従業員数や予算を思い込んだりせず、返信を通じて適切な担当の役割を確かめます。
検索語には、イベントの開催場所をどう反映させればよいですか？
イベントの名前ではなく、招待したい企業を検索します。架空の検索語としては、食品メーカー、ソース製造会社、包装食品の製造会社があり、適切な場合は、その国の言葉の同じ意味の語を使います。地域は、ソウルまで会場に足を運べる現実的な範囲を基準に設定し、周辺の地域も含める場合は、別に確認します。市内のすぐ近くにない企業には、会場の場所をわかりやすく説明します。結果に、食品メーカーではなく競合する包装資材の供給会社が含まれていないかを調べ、それに応じて検索語を見直します。目標数は、主催者が確認できる件数として選ぶものであり、市場の規模や、埋まる席の数の見込みではありません。
Collect（収集）タブのKeyword（キーワード）セクションで、検索の条件を定め、リストの収集を依頼します。地域ごとのグループには、実際に提案を届けられる場所に合う条件を設定してください。1つのプロジェクトに、異なる国のグループを含めることもできます。検索語が似ていても、購買のニーズが同じとは限らないため、見極めは収集のあとも続きます。
招待には、どの連絡先の項目が必要ですか？
この説明会でメールによる招待を使うなら、Email（メール）をRequired（必須）にし、具体的な使い道がない限り、Phone（電話番号）とInstagram handle（アカウント名）はSkip（取得しない）にします。これは、公開されているメールの連絡先がある企業を選ぶ設定であり、適したメーカーをすべて見つけたという意味ではありません。電話番号の項目を加えるのは、参加について話し合ったり、関係する部署を確認したりするために、誰かが実際に使う場合だけにします。ここでは、Instagramのアカウントが活発かどうかよりも、製品の種類と、適した企業の窓口があることのほうが重要です。メール、電話番号、Instagramをすべて必須にすると、そのうち1つか2つしか公開していないメーカーが除外されます。キャンペーンに必要な情報と、ただ興味深いだけの情報を分けて考えます。
Email、Phone、Instagram handle、LinkedInのそれぞれについて、Skip、If available（あれば取得）、Requiredのいずれかを選びます。必須の項目はすべて存在している必要がありますが、任意の項目が欠けているだけで企業が除外されることはありません。Skipは、その項目を購入せず、受け取らないことを意味します。受け取った連絡先の項目1つにつき1クレジットかかるため、メールと電話番号の両方を購入すると、その企業について2クレジットかかります。
結果を確認するとき、何を除外すべきですか？
企業とその連絡先を、イベントの目的に照らして確認します。競合する包装資材の販売会社、イベントの一覧サイト、関係する事業が選んだエリアの外にある企業は、除外します。同じ企業のアドレスが複数あっても、それだけで複数の招待を送ってよいことにはなりません。代理店の同僚が書き出したファイルを確認する場合は、確認用のファイルに、製品の種類、招待する理由、除外する理由を書き込みます。受信者の役割が分からないときは、分からないままにしておきます。それらしいメールアドレスがあっても、そのメーカーが包装資材の説明会に関心を持っているかどうかは分かりません。主催者には、使える連絡先と、その企業を招待する納得のいく理由の両方が必要です。
Start collecting（収集開始）を選ぶと、確認用の候補がCollection results（収集結果）に集まります。送信リストには、適した企業だけを残します。Download to Excel（Excelにダウンロード）は、Excelで開けるCSVファイルを作成し、購入しなかった項目は空欄のままです。同僚が書き出したファイルを確認し、適さない企業に印をつけることができます。
イベントの招待には、何を入れるべきですか？
受信者には、主催者、内容、確定した日時と会場、参加の条件、そして次に取ってほしい行動を1つだけ伝えます。書き換えて使える次の架空の下書きは、イベントの詳細を入れるまで、送信できる状態ではありません。
件名：{company_name}様向け 食品用包装の説明会のご案内 はじめまして、包装資材の供給会社が食品メーカーの皆様向けに開く、製品説明会の運営を担当しております。当日は、包装の品ぞろえと、サンプルの依頼の対応についてご説明いたします。ここに、確定したイベントの日時、会場、参加の条件を入れてから送信してください。関係するチームにご案内の詳細をお送りしてもよろしければ、このメールにご返信ください。
案内の指示にあたる行は、実際の情報に置き換えてください。参加が義務であるかのように示したり、まだ参加に同意していない登壇者の名前を挙げたりしてはいけません。
Write your message（メッセージ作成）では、件名または本文の{company_name}が、受信者の企業名になります。最初の連絡用の文面と、フォローアップ用の文面を保存できます。名前を差し込んだからといって、その企業をよく知っていることにはなりません。確認していない売上の数字、人手の問題、現在の取引先との関係を、断定するのは避けます。
送信する前に、Settings（設定）→ Connect email（メール連携）でご自身のメールボックスを接続し、設定を保存します。そこに表示されるプロバイダーごとの手順に従い、ご自身の受信トレイにテスト送信を行ってください。このキャンペーンの返信を受け取るアカウントを使ってください。
送信する前に、主催者は何をテストすべきですか？
企業に連絡する前に、招待をご自身に送り、イベントの詳細と返信の経路を確認します。包装資材の例では、企業名の差し込み、スマートフォンでの読みやすさ、そして、日付が記載した曜日と合っているかを確認します。申し込みのリンクを入れる場合は、そのリンクを開いて、実際のイベントの情報は別に確かめます。招待を送っている間は、連携した受信トレイを確認する担当者を割り当てておきます。会場を入れるよう指示する行が、実際のメッセージに残っていてはいけません。また、送信者の名乗りは事実に即して選び、代理店が供給会社に代わってイベントを運営している場合は、受信者に連絡しているのが誰なのかを隠さず、その関係を説明します。
Preview（プレビュー）を使ってから、Send yourself a test first（まず自分にテスト送信）で、連携したご自身の受信トレイにメッセージを受け取ります。企業名、リンク、送信者の情報、返信先を確認してください。このテスト送信は、通常の有料の見込み客向けキャンペーンではなく、実際の顧客を集める方法でもありません。ご自身で受け取れたからといって、他の企業にも届くことが確認できたわけではありません。
イベントの期限に向けて、送信はどう計画すればよいですか？
申し込みの締め切りから逆算し、送信だけでなく、確認と返信への対応にも時間を見込みます。イベントの直前に、リスト全体へ連絡する計画は立てないでください。自分へのテスト送信、招待のキャンペーン、受信トレイの対応のために、作業の時間を確保します。今後の招待を望まないという依頼は、尊重します。送信の間隔を変えても、主催者の締め切りが受信者にとっての約束になるわけではなく、配信が保証されるわけでもありません。招待は、よく考えて計画する必要のある、ビジネスの連絡であることに変わりはありません。
メール1通につき2クレジットかかります。送信の間隔と1日の上限は調整でき、ランダムなタイミングも使えるため、一括の送信がすぐに終わるとは考えないでください。電話番号の項目を購入すると番号が手に入りますが、Outreachが電話をかけるわけではありません。
公開されているアドレスは、マーケティングへの同意ではありません。送信する前に、受信者の所在国の同意、広告であることの表示、送信者の情報、配信停止に関する要件を確認してください。韓国についてはKISAのガイダンス、米国についてはFTCのガイドを参照してください。広告であることを示す表示だけでは、一方的なメッセージのすべてが認められるわけではありません。
返信と出席は、どう区別しますか？
クリック、返信、完了した申し込み、実際の出席は、別々の記録として残します。会場について尋ねてきたソウルのメーカーは、返信はしていますが、申し込みを済ませたとは限りません。出席する意思を示していても、当日に会場へ来ることとは別です。関係する部署、同行する人数、必要な情報は、主催者の申し込みの記録で確認します。返信のない企業には、簡潔なリマインドを1回送るのが適切かどうかを判断します。Outreachの反応の記録が、イベントの申し込みシステムと自動で同期されることはありません。クリックの数を、出席の数として報告してはいけません。説明会のあとの、資料の依頼、サンプルの依頼、商談の話し合いも、それぞれ別の状況として管理する必要があります。
前向きな返信があった場合は、部署、人数、確認できた連絡先を、申し込みの記録に残します。会場への行き方など、来場に必要な情報と、変更を知らせる方法を送ります。資料の依頼と席の確定は区別し、キャンセルは記録を更新し、実際に来場した人を当日に確認します。そのあとで、サンプルの条件は、参加とは別に確かめます。こうしておくと、イベントの担当者と営業の担当者が、各企業が実際に何に同意したのかについて、同じ認識を持てます。
Already sent（送信済み）で、Sent（送信日）の直近7日・30日・90日、送信回数、Clicks（リンクのクリック）、返信の状況を使って、手動のフォローアップの対象リストを絞り込みます。選んだ企業には、別のFollow-up message（フォローアップのメッセージ）を送ります。もう一度連絡する前に、配信の失敗を確認してください。失敗の記録があっても、メールが自動で再送されることはありません。
実際に始めやすい最初の招待のプロジェクトとは、どのようなものですか？
主催者が自分で確認できる、1つのイベントと1つの業種から始めます。この例では、選んだ検索語が、小売店ではなく食品メーカーを見つけているかを、最初に確認します。リストが適していなければ、目標数を増やして依頼する前に、検索語と地域を変更します。最初の残高をすべて連絡先の項目に使わず、送信のためのクレジットを残しておきます。役に立つ最初の実行とは、対象が合っているかどうかと、招待がイベントをはっきり説明できているかどうかが分かるものです。これは、出席の見込みではありません。次の費用の例は、イベントの集客の結果や、適した招待先の数の保証を示すものではなく、作業の流れを計画するのに役立ちます。
新規登録時に100クレジットの無料分がもらえ、月額のサブスクリプションはありません。仮に、メールの項目30件を購入して30通のメールを送信すると、30 + 60、つまり90クレジットかかります。これは単なる計算であり、条件に合う企業が30社存在することや、すべてのメールが届くことを約束するものではありません。
画面の標準的な流れは、Outreachのガイドをご覧ください。最初の連絡とフォローアップの構成は、B2Bメールの例をご覧ください。アカウントを作成して、最初のプロジェクトを始めましょう。
