Undangan perusahaan membutuhkan alasan untuk hadir sebelum membutuhkan daftar distribusi yang besar. Sesi pengarahan pemasok, demonstrasi produk, dan resepsi eksekutif bisa melibatkan industri yang sama, tetapi tamunya sangat berbeda. Tanggal yang jelas tidak dapat menyelamatkan undangan yang ditujukan kepada bisnis yang tidak punya alasan praktis untuk bergabung.
Contoh hipotetis di sepanjang panduan ini adalah pemasok kemasan yang mengadakan pengarahan produk secara langsung untuk produsen makanan di Seoul. Tidak ada hasil kampanye, pelanggan, atau kehadiran yang diklaim. Outreach membantu menemukan bisnis dan mengelola kontak; penyelenggara tetap memegang catatan pendaftaran dan kehadiran yang sebenarnya.
Bagaimana Outreach mendukung kampanye undangan?
Penyelenggara memakai Outreach untuk menemukan bisnis yang sesuai, meninjau jalur kontak publik mereka, dan mengirim undangan. Untuk pengarahan kemasan di Seoul, tuliskan dulu apa yang akan dipelajari produsen makanan: misalnya, format kemasan yang tersedia dan proses permintaan sampel. Pengumpulan menghasilkan calon undangan, bukan peserta yang sudah terkonfirmasi. Simpan pengaturan tempat, waktu acara, dan orang yang menjawab pertanyaan dalam rencana penyelenggara sendiri. Rincian itu merupakan masukan untuk undangan, bukan tugas yang diselesaikan oleh alat kontak. Pembedaan ini juga mencegah perkiraan kapasitas yang menyesatkan yang hanya didasarkan pada besarnya daftar kontak.
Outreach menghubungkan pencarian bisnis, pengumpulan kontak publik, peninjauan daftar, pengiriman email, dan catatan tanggapan dalam satu proyek. Grup kata kunci dapat memuat negara, wilayah, kata pencarian bersama, dan target. Layanan ini menemukan kontak bisnis yang dipublikasikan; layanan ini tidak menjamin alamat email pribadi pengambil keputusan tertentu.
Bisnis mana yang layak masuk daftar undangan?
Prioritaskan produsen makanan yang produk dan lokasi produksinya sesuai dengan penawaran kemasan pemasok. Toko kelontong atau restoran mungkin memakai kemasan tetapi memiliki proses pembelian yang berbeda, jadi jangan perlakukan mereka sebagai undangan yang setara. Periksa rangkaian produk yang dipublikasikan sebelum memutuskan. Kotak masuk kontak perusahaan adalah jalur menuju bisnis, bukan bukti bahwa manajer pembelian menerima pesan itu. Tanyakan apakah undangan dapat diteruskan ke tim yang relevan ketika penerimanya belum diketahui. Tentukan peran yang tepat lewat balasan, jangan mengarang nama kontak atau mengasumsikan jumlah karyawan maupun anggaran.
Bagaimana istilah pencarian mencerminkan lokasi acara?
Cari bisnis yang ingin Anda undang, bukan nama acaranya. Istilah hipotetisnya antara lain produsen makanan, produsen saus, dan produsen makanan kemasan, dengan padanan bahasa lokal jika sesuai. Tetapkan wilayah berdasarkan perjalanan langsung yang wajar menuju Seoul, dan tinjau area sekitarnya secara terpisah jika Anda memilih untuk memasukkannya. Jelaskan lokasi acara dengan jelas kepada bisnis di luar kota terdekat. Periksa apakah hasilnya memuat pemasok kemasan pesaing alih-alih produsen makanan, lalu revisi istilahnya. Jumlah target adalah pilihan peninjauan penyelenggara; angka itu bukan perkiraan ukuran pasar atau jumlah kursi yang akan terisi.
Gunakan bagian Keyword (kata kunci) di tab Collect (Kumpulkan) untuk menentukan pencarian dan meminta daftar. Beri setiap grup geografis kondisi yang sesuai dengan tempat Anda benar-benar dapat menyampaikan penawaran. Sebuah proyek dapat memuat grup untuk negara yang berbeda. Istilah pencarian yang mirip tidak berarti kebutuhan pembelian yang identik, sehingga kualifikasi berlanjut setelah pengumpulan.
Kolom kontak mana yang diperlukan untuk undangan?
Jika pengarahan ini memakai undangan lewat email, atur Email ke Required (Wajib) dan lewati Phone (telepon) serta Instagram handle (nama pengguna) kecuali Anda punya kegunaan khusus untuk keduanya. Pengaturan itu memilih bisnis yang memiliki jalur email publik; itu tidak berarti setiap produsen yang sesuai sudah ditemukan. Tambahkan kolom telepon hanya jika ada yang akan memakainya untuk membahas partisipasi atau mengonfirmasi departemen yang relevan. Akun Instagram yang aktif kurang penting di sini dibandingkan rangkaian produk dan kontak bisnis yang sesuai. Mewajibkan email, telepon, dan Instagram sekaligus akan mengecualikan produsen yang hanya mencantumkan satu atau dua di antaranya. Pisahkan informasi yang diperlukan untuk kampanye dari informasi yang sekadar menarik.
Untuk masing-masing Email, Phone, Instagram handle, dan LinkedIn, pilih Skip (Lewati), If available (Jika tersedia), atau Required. Setiap kolom wajib harus ada; kolom opsional yang tidak ada saja tidak mengecualikan sebuah bisnis. Skip berarti Anda tidak membeli atau menerima kolom tersebut. Setiap kolom kontak yang diterima dikenai biaya 1 kredit, sehingga membeli email dan nomor telepon sekaligus berarti 2 kredit untuk bisnis tersebut.
Apa yang sebaiknya dihapus saat meninjau hasil?
Tinjau bisnis dan jalur kontaknya terhadap tujuan acara. Hapus penjual kemasan pesaing, direktori acara, dan bisnis yang operasi relevannya berada di luar area pilihan Anda. Beberapa alamat untuk perusahaan yang sama tidak otomatis membenarkan beberapa undangan. Jika rekan dari agensi meninjau hasil ekspor, catat rangkaian produk, alasan mengundang, dan alasan mengecualikan dalam file peninjauan. Biarkan peran penerima yang belum diketahui tetap tercatat sebagai belum diketahui. Alamat email yang tampak masuk akal tidak mengatakan apa pun tentang minat produsen terhadap pengarahan kemasan. Penyelenggara memerlukan jalur kontak yang dapat dipakai sekaligus alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk mengundang bisnis tersebut.
Start collecting (Mulai mengumpulkan) mengumpulkan kandidat untuk ditinjau di Collection results (Hasil pengumpulan). Simpan hanya bisnis yang sesuai di daftar kirim. Download to Excel (Unduh ke Excel) menghasilkan file CSV yang kompatibel dengan Excel; kolom yang tidak Anda beli tetap kosong. Rekan kerja dapat meninjau file yang diekspor dan menandai bisnis yang tidak sesuai.
Apa yang harus ada dalam undangan acara?
Berikan kepada penerima informasi tentang penyelenggara, pokok bahasan, waktu dan tempat yang sudah dikonfirmasi, ketentuan partisipasi, dan satu langkah berikutnya. Draf hipotetis yang dapat disesuaikan ini belum siap dikirim sebelum rincian acara dilengkapi:
Subjek: Pengarahan kemasan makanan untuk {company_name} Halo, saya mengoordinasikan pengarahan produk pemasok kemasan untuk produsen makanan. Kami akan menjelaskan rangkaian kemasan dan cara permintaan sampel ditangani. Tambahkan waktu acara, tempat, dan ketentuan partisipasi yang sudah dikonfirmasi di sini sebelum mengirim. Jika tim yang relevan menginginkan rincian undangan, silakan balas email ini.
Ganti baris petunjuk dengan informasi yang sebenarnya. Jangan menyiratkan bahwa kehadiran bersifat wajib atau menyebutkan pembicara yang belum setuju untuk berpartisipasi.
Di Write your message (Tulis pesan Anda), {company_name} pada subjek atau isi email menjadi nama bisnis penerima. Anda dapat menyimpan teks kontak pertama dan tindak lanjut. Mengganti nama tidak menunjukkan bahwa Anda mengenal sebuah bisnis. Hindari menyatakan angka pendapatan, masalah staf, atau hubungan pemasok saat ini yang belum terverifikasi.
Sebelum mengirim, hubungkan kotak surat Anda sendiri di Settings (Pengaturan) → Connect email (Hubungkan email) dan simpan pengaturan Anda. Ikuti petunjuk khusus penyedia yang ditampilkan di sana, lalu kirim tes ke kotak masuk Anda sendiri. Gunakan akun yang akan menangani balasan untuk kampanye ini.
Apa yang sebaiknya diuji penyelenggara sebelum mengirim?
Kirim undangan ke diri Anda sendiri dan periksa rincian acara serta jalur balasan sebelum menghubungi bisnis. Untuk contoh kemasan, pastikan penggantian nama perusahaan berjalan benar, pesan terbaca dengan baik di ponsel, dan tanggal sesuai dengan hari yang tertulis. Jika Anda menyertakan tautan pendaftaran, buka tautan itu dan verifikasi informasi acara yang sebenarnya secara terpisah. Tunjuk seseorang untuk memantau kotak masuk yang terhubung selama undangan dikirim. Petunjuk untuk menyisipkan tempat acara tidak boleh tertinggal dalam pesan yang sebenarnya. Pilih juga identitas pengirim yang jujur: jika sebuah agensi mengoordinasikan acara atas nama pemasok, jelaskan hubungan itu dan jangan menyamarkan siapa yang menghubungi penerima.
Gunakan Preview (Pratinjau), lalu Send yourself a test first (Kirim tes ke diri sendiri dulu) untuk menerima pesan di kotak masuk Anda sendiri yang terhubung. Periksa nama perusahaan, tautan, detail pengirim, dan jalur balasan. Tes mandiri bukan kampanye prospek berbayar biasa atau cara untuk mengumpulkan pelanggan yang sebenarnya. Menerimanya sendiri tidak membuktikan bahwa pesan sampai ke bisnis lain.
Bagaimana merencanakan pengiriman sebelum batas waktu acara?
Hitung mundur dari batas waktu pendaftaran, dengan menyediakan waktu untuk peninjauan dan balasan selain untuk pengiriman. Jangan berencana menghubungi seluruh daftar tepat sebelum acara. Alokasikan waktu kerja untuk tes mandiri, kampanye undangan, dan penanganan kotak masuk. Hormati permintaan untuk tidak menerima undangan lagi. Mengubah jeda pengiriman tidak menjadikan batas waktu penyelenggara sebagai komitmen penerima, dan tidak menjamin pesan terkirim. Undangan tetap merupakan komunikasi bisnis yang memerlukan perencanaan yang disengaja.
Satu email dikenai biaya 2 kredit. Jeda pengiriman dan batas harian dapat disesuaikan, dengan pengaturan waktu acak yang tersedia, jadi jangan berasumsi seluruh kelompok langsung terkirim. Membeli kolom telepon memberi Anda sebuah nomor; itu tidak membuat Outreach melakukan panggilan.
Alamat yang dipublikasikan bukan persetujuan untuk pemasaran. Periksa persyaratan negara penerima mengenai persetujuan, identifikasi iklan, detail pengirim, dan cara berhenti berlangganan sebelum mengirim. Lihat panduan KISA untuk Korea dan panduan FTC untuk Amerika Serikat. Label iklan saja tidak mengizinkan setiap pesan yang tidak diminta.
Bagaimana membedakan balasan dari kehadiran?
Pisahkan klik, balasan, pendaftaran yang selesai, dan kehadiran yang sebenarnya sebagai catatan tersendiri. Produsen di Seoul yang menanyakan tempat acara memang sudah membalas, tetapi belum tentu sudah mendaftar. Bahkan niat yang dinyatakan untuk hadir berbeda dari kedatangan pada hari acara. Konfirmasikan departemen yang relevan, jumlah tamu, dan informasi yang diperlukan dalam catatan pendaftaran penyelenggara. Untuk pihak yang tidak membalas, putuskan apakah satu pengingat singkat pantas dikirim. Catatan tanggapan Outreach tidak tersinkronisasi secara otomatis dengan sistem pendaftaran acara. Jangan melaporkan jumlah klik sebagai kehadiran. Setelah pengarahan, permintaan slide, permintaan sampel, dan diskusi komersial juga memerlukan statusnya masing-masing.
Untuk balasan positif, catat departemen, jumlah tamu, dan kontak yang sudah dikonfirmasi dalam catatan pendaftaran Anda. Kirim informasi kedatangan yang praktis dan jalur untuk melaporkan perubahan. Bedakan permintaan materi dari konfirmasi tempat duduk, perbarui pembatalan, dan verifikasi kedatangan yang sebenarnya pada hari acara. Setelah itu, tentukan kebutuhan sampel secara terpisah dari partisipasi. Dengan begitu staf acara dan staf penjualan memiliki catatan yang konsisten tentang apa yang sebenarnya disepakati setiap bisnis.
Di Already sent (Sudah terkirim), gunakan filter Sent (Terkirim) untuk 7, 30, atau 90 hari terakhir, jumlah pengiriman, Clicks (Klik), dan status balasan untuk mempersempit daftar tindak lanjut manual. Kirimkan teks Follow-up message (Pesan tindak lanjut) yang terpisah kepada bisnis terpilih. Tinjau kegagalan pengiriman pesan sebelum menghubungi lagi. Catatan kegagalan tidak otomatis mengirim ulang email.
Seperti apa proyek undangan pertama yang praktis?
Mulailah dengan satu acara dan satu kategori bisnis yang dapat ditinjau sendiri oleh penyelenggara. Dalam contoh ini, periksa dulu apakah istilah yang dipilih menemukan produsen makanan, bukan pengecer. Jika daftarnya tidak sesuai, ubah istilah dan wilayahnya sebelum meminta target yang lebih besar. Sisihkan kredit untuk pengiriman, jangan menghabiskan seluruh saldo awal untuk kolom kontak. Putaran pertama yang berguna menentukan apakah audiensnya cocok dan apakah undangan menjelaskan acara dengan jelas. Itu bukan prakiraan kehadiran. Ilustrasi biaya di bawah ini membantu merencanakan alur kerja tanpa menyiratkan hasil perekrutan peserta acara atau jumlah undangan yang sesuai yang dijamin.
Anda menerima 100 kredit gratis saat mendaftar, tanpa langganan bulanan. Secara hipotetis, membeli 30 kolom email dan mengirim 30 email memakai 30 ditambah 60, atau 90 kredit. Itu hanya perhitungan, bukan janji bahwa 30 bisnis yang cocok akan ada atau bahwa setiap email akan terkirim.
Untuk urutan layar yang umum, lihat panduan Outreach. Untuk struktur kontak pertama dan tindak lanjut, lihat contoh email B2B. Buat akun dan mulai proyek pertama Anda.
