企業邀請函需要先有一個讓人願意出席的理由，才需要一份龐大的寄送名單。供應商說明會、產品展示會和高階主管招待會，可能針對同一個產業，但邀請的賓客卻大不相同。即使日期寫得再清楚，也救不了一封寄給實際上沒有理由參加的公司的邀請函。
貫穿本指南的假想範例，是一家包裝供應商，為首爾的食品製造商舉辦現場產品說明會。文中並未宣稱任何行銷活動、客戶或出席的結果。Outreach 協助您發掘公司並管理聯絡；實際的報名和出席記錄，則由主辦單位自行保管。
Outreach 如何支援邀請行銷活動？
主辦單位使用 Outreach 找出合適的公司、檢視對方的公開聯絡管道，並寄出邀請函。以首爾的包裝說明會為例，請先寫下食品製造商能從中學到什麼，例如現有的包裝形式和索取樣品的流程。收集的結果是潛在的受邀對象，而不是已確認的出席者。場地安排、活動時間和負責回答問題的人選，請放在主辦單位自己的計畫中。這些細節是邀請函的內容來源，並不是聯絡工具能替您完成的工作。這樣區分，也能避免只憑聯絡名單的大小，就做出誤導性的出席規模預測。
Outreach 在一個專案內，串連公司發掘、公開聯絡資料的收集、名單檢視、電子郵件寄送和回覆記錄。關鍵字群組可以設定國家、地區、共用搜尋詞和目標數量。這項服務找到的是公開的公司聯絡資料；它不保證能提供指名決策者的私人電子郵件地址。
哪些公司應該列入邀請名單？
請優先考慮產品和生產地點與供應商的包裝方案相符的食品製造商。雜貨零售商或餐廳可能也會使用包裝，但採購流程不同，所以不要把它們當成同等的受邀對象。在決定之前，請先查看對方公開的產品範圍。公司的聯絡信箱只是進入這家公司的管道，並不能證明採購經理會收到這封信。如果不清楚收件者是誰，請詢問這封邀請函能否轉寄給相關的團隊。請透過回覆來確認適當的職務，而不是自己編造聯絡人姓名，或假設員工人數或預算。
搜尋詞該如何反映活動地點？
請搜尋您想邀請的公司，而不是活動名稱。假想的搜尋詞包括食品製造商、醬料製造商和包裝食品生產商，並在適當時使用當地語言的對應說法。請依照親自前往首爾合理可及的範圍來設定地理範圍，如果您選擇納入鄰近地區，請另外檢視。對於市區以外的公司，請清楚說明活動地點。請檢查結果中是否出現競爭的包裝供應商，而不是食品製造商，並據此修改搜尋詞。目標數量是主辦單位自己的檢視選擇，並不是對市場規模或將坐滿的座位數的估計。
請使用 Collect（收集）分頁中的 Keyword（關鍵字）區塊，來定義搜尋並要求名單。請為每個地區群組設定與您實際能夠提供服務的地點相符的條件。一個專案可以包含不同國家的群組。相似的搜尋詞並不代表相同的採購需求，所以收集之後還要繼續評估。
邀請需要哪些聯絡欄位？
如果這場說明會透過電子郵件邀請，請把 Email（電子郵件）設為 Required（必須有），除非您有特定用途，否則請略過 Phone（電話）和 Instagram handle（帳號）。這會選出有公開電子郵件管道的公司；並不代表已找到每一家合適的製造商。只有在有人會用電話討論出席事宜，或確認相關部門時，才加入電話欄位。在這裡，活躍的 Instagram 帳號，不如產品範圍和合適的公司聯絡窗口重要。同時要求電子郵件、電話和 Instagram，會排除只公開其中一兩項的製造商。請把這次行銷活動所必需的資訊，與只是讓人覺得有趣的資訊區分開來。
對於 Email、Phone、Instagram handle和 LinkedIn，請選擇 Skip（略過）、If available（有則收集）或 Required。每個必填欄位都必須有資料；光是缺少選填欄位，並不會排除一家公司。Skip 代表您不購買也不接收該欄位。每個實際取得的聯絡欄位，費用是 1 點，所以同時購買電子郵件和電話號碼，該公司的費用就是 2 點。
檢視結果時，該剔除哪些公司？
請依據活動目的，檢視這家公司和它的聯絡管道。請剔除競爭的包裝銷售商、活動名錄，以及相關業務不在您所選地區內的公司。同一家公司有多個地址，並不代表自動就該寄出多封邀請。如果代理商的同事要檢視匯出的檔案，請在檢視檔案中記錄產品範圍、邀請的理由和排除的理由。不明的收件者職務，請明確標示為不明。一個看起來合理的電子郵件地址，完全無法說明製造商是否對包裝說明會有興趣。主辦單位需要的是可用的聯絡管道，以及邀請那家公司的站得住腳的理由。
Start collecting（開始收集）會把候選公司收集起來，供您在 Collection results（收集結果）中檢視。請只把合適的公司留在寄送名單中。Download to Excel（下載成 Excel）會產生一個與 Excel 相容的 CSV 檔案；您沒有購買的欄位會保持空白。同事可以檢視匯出的檔案，並標出不合適的公司。
活動邀請函該包含什麼？
請告訴收件者主辦單位、活動主題、已確認的時間和地點、參加條件，以及一個明確的下一步行動。下面這份可調整的假想草稿，在填入活動細節之前還不能寄出：
主旨：給 {company_name} 的食品包裝說明會 您好，我負責統籌包裝供應商為食品製造商舉辦的產品說明會。我們將說明包裝品項，以及樣品索取的處理方式。寄出之前，請在這裡填入已確認的活動時間、地點和參加條件。如果相關團隊想了解邀請函的詳細資訊，請回覆這封電子郵件。
請把提示行換成真實的資訊。請不要暗示一定要出席，也不要列出尚未同意參加的講者。
在 Write your message（撰寫信件）中，主旨或內文裡的 {company_name} 會變成收件公司的名稱。您可以儲存第一封信和追蹤信的內容。代入名稱，並不代表您熟悉那家公司。請避免斷言未經驗證的營收數字、人員問題或目前的供應商關係。
寄信之前，請在 Settings（設定）→ Connect email（連結電子郵件）連結您自己的信箱，並儲存設定。請依照畫面上顯示的各電子郵件服務商專屬說明操作，然後寄一封測試信到您自己的收件匣。請使用將負責處理這次行銷活動回覆的帳號。
主辦單位在寄出前該測試什麼？
在聯絡公司之前，請先把邀請函寄給自己，並檢查活動細節和回覆管道。以包裝說明會的範例來說，請確認公司名稱的代入、用手機閱讀是否清楚，以及日期是否與所寫的星期相符。如果您附上報名連結，請點進去看，並另外確認實際的活動資訊。邀請函寄出期間，請指派專人留意已連結的收件匣。關於填入場地的提示文字，不能留在正式寄出的信件中。同時也請如實標示寄件者身分：如果是代理商代表供應商籌辦活動，請說明這層關係，而不是隱瞞是誰在聯絡收件者。
請使用 Preview（預覽），然後使用 Send yourself a test first（先寄測試信給自己），在您自己已連結的收件匣收到這封信。請檢查公司名稱、連結、寄件者資料和回覆管道。自我測試並不是一般的付費潛在客戶行銷活動，也不是收集實際客戶的方式。自己收到這封信，並不能證實它會送達另一家公司。
如何在活動截止日之前規劃寄送？
請從報名截止日往回推算，除了寄送之外，也要留出檢視和處理回覆的時間。請不要打算在活動前夕才聯絡整份名單。請為自我測試、邀請行銷活動和收件匣的處理，安排好工作時間。請尊重對方不要再寄邀請的要求。更改寄送間隔，並不會讓主辦單位的截止日變成收件者的承諾，也不保證信件會送達。邀請函仍然是需要審慎規劃的商務溝通。
每封電子郵件的費用是 2 點。寄送間隔和每日上限都可以調整，並提供隨機化的時間安排，所以不要以為整批信會立刻寄出。購買電話欄位會取得一個號碼；這並不表示 Outreach 會替您打電話。
公開的地址，並不等於同意接收行銷信。寄信之前，請檢查收件者所在國家對同意、廣告標示、寄件者資料和取消訂閱的要求。韓國請參考 KISA 指引，美國請參考 FTC 指南。光是標示廣告，並不能授權每一封未經請求寄出的郵件。
如何區分回覆和實際出席？
請把點擊、回覆、完成的報名和實際出席，分別當成不同的記錄。首爾的製造商詢問場地，只是回覆了，不一定已經報名。即使對方表示有意出席，也和當天實際到場是兩回事。請在主辦單位的報名記錄中，確認相關部門、賓客人數和所需的資訊。對於沒有回覆的對象，請決定是否適合寄一封簡短的提醒。Outreach 的回應記錄不會自動與活動報名系統同步。請不要把點擊次數當成出席人數回報。說明會結束後，索取簡報、索取樣品和商業洽談，也各自需要有自己的狀態。
收到正面的回覆時，請在您的報名記錄中，記下部門、賓客人數和已確認的聯絡人。請寄出實用的到場資訊，以及回報變更的管道。請把索取資料和確認席位區分開來，更新取消的情況，並在當天確認實際到場的人。事後，請把樣品需求和出席分開確認。這樣可以讓活動人員和業務人員，對每家公司實際同意了什麼，有一致的說法。
在 Already sent（已寄送）中，可以用 Sent（寄出時間）篩選最近 7、30 或 90 天，再搭配寄送次數、Clicks（點擊）和回覆狀態，縮小手動追蹤的名單。請對選出的公司寄出另外的 Follow-up message（追蹤信）內容。再次聯絡之前，請先檢查寄送失敗的記錄。失敗記錄並不會自動重試寄信。
第一個實際可行的邀請專案該是什麼樣子？
請從一場活動和一個主辦單位能親自檢視的公司類別開始。以這個範例來說，請先確認所選的搜尋詞找到的是食品製造商，而不是零售商。如果名單不合適，請先修改搜尋詞和地區，再要求更大的目標數量。請把點數留一部分給寄送使用，而不是把整個起始餘額都花在聯絡欄位上。有用的第一次嘗試，能確認受眾是否合適，以及邀請函是否清楚說明了活動。它並不是出席人數的預測。下方的費用說明，有助於規劃工作流程，並不表示有任何活動招募的結果，也不保證合適的受邀對象數量。
註冊時您會收到 100 點免費點數，沒有月費訂閱。假設購買 30 個電子郵件欄位，再寄出 30 封電子郵件，費用是 30 加 60，也就是 90 點。這只是算術，並不保證一定有 30 家符合條件的公司，也不保證每封信都會送達。
想了解常見的畫面順序，請參考Outreach 使用教學。想了解第一封信和追蹤信的結構，請參考 B2B 電子郵件範例。建立帳號並開始您的第一個專案。
