Một nhà trưng bày cần những doanh nghiệp có thể phân phối sản phẩm của mình, chứ không phải mọi công ty gần địa điểm triển lãm. Nhà nhập khẩu, nhà bán buôn và nhà bán lẻ có những trách nhiệm mua hàng khác nhau. Một lời mời đến gian hàng trở nên hữu ích khi người nhận có thể đánh giá dòng sản phẩm và lý do của cuộc gặp.
Hướng dẫn này dùng ví dụ giả định về một nhà sản xuất thực phẩm Hàn Quốc trưng bày tại Đức và tìm các nhà nhập khẩu thực phẩm Đức. Thông tin về triển lãm phải được thay bằng thông tin đã xác nhận của nhà trưng bày. Không có kết quả tìm người mua nào được nêu ra. Outreach hỗ trợ danh sách doanh nghiệp và quy trình liên hệ; con người vẫn phải đánh giá mức độ phù hợp thương mại và xác nhận việc sắp xếp cuộc gặp.
Quy trình tiếp cận tại triển lãm hoàn chỉnh là gì?
Nhà trưng bày tìm các nhà nhập khẩu liên quan, xem xét thông tin liên hệ công khai, kiểm tra thư mời gặp tại gian hàng và quản lý các phản hồi. Với ví dụ thực phẩm Đức, trước hết hãy chuẩn bị nhóm sản phẩm, yêu cầu bảo quản và điều kiện cung cấp thực tế. Một công ty xuất hiện trong kết quả tìm kiếm vẫn chỉ là một ứng viên: hãy xác nhận vai trò nhập khẩu của họ và kênh xem xét sản phẩm mới. Hãy dùng hướng dẫn vào cửa thực tế của ban tổ chức triển lãm. Outreach không cung cấp danh sách người mua chính thức của triển lãm và không phê duyệt việc vào địa điểm tổ chức.
Outreach kết nối việc tìm doanh nghiệp, thu thập thông tin liên hệ công khai, xem xét danh sách, gửi email và các bản ghi phản hồi trong một dự án. Các nhóm từ khóa có thể chứa một quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và một mục tiêu. Dịch vụ này tìm các thông tin liên hệ doanh nghiệp đã được công bố; nó không đảm bảo địa chỉ email riêng của một người ra quyết định cụ thể.
Làm sao để phân biệt nhà nhập khẩu với nhà bán lẻ?
Hãy tìm vai trò nhập khẩu, bán buôn hoặc phân phối được nêu rõ, chứ không chỉ là một cửa hàng bán thực phẩm tương tự. Nếu sản phẩm giả định là một loại nước sốt bảo quản ở nhiệt độ thường, một nhà nhập khẩu chỉ kinh doanh hàng đông lạnh có thể không phù hợp. Hãy kiểm tra dòng sản phẩm và các kênh phân phối mà họ nêu. Tài liệu bằng tiếng Hàn hay một trang sản phẩm Hàn Quốc không xác lập ngân sách mua hàng hay thẩm quyền nhập khẩu. Hộp thư chung của một nhà phân phối lớn có thể cần được chuyển đến một bộ phận khác. Hãy hỏi đầu mối xem xét sản phẩm phù hợp thay vì khẳng định đã xác định được người mua.
Làm sao để chọn từ khóa địa phương và khu vực?
Hãy dùng các từ mà nhà nhập khẩu địa phương dùng, chẳng hạn Lebensmittelimporteur hoặc asiatische Lebensmittel Großhandel, và xem xét kết quả mà chúng trả về. Thành phố tổ chức triển lãm và trụ sở của người mua không nhất thiết là cùng một nơi. Giới hạn tìm kiếm ở thành phố chủ nhà có thể bỏ sót các nhà nhập khẩu liên quan ở nơi khác; việc mở rộng ra khắp nước Đức không có nghĩa là các công ty đó có ý định tham dự. Hãy đặt các nhóm theo thị trường thương mại và nêu thành phố triển lãm cùng vị trí gian hàng đã xác nhận trong thư mời. Với một quốc gia khác, hãy xem xét thêm ngôn ngữ và mức độ phù hợp về nguồn cung.
Hãy dùng phần từ khóa trong tab Collect (Thu thập) để xác định tìm kiếm và yêu cầu danh sách. Hãy đặt cho mỗi nhóm khu vực địa lý những điều kiện khớp với nơi bạn thực sự có thể cung cấp đề xuất. Một dự án có thể chứa các nhóm cho nhiều quốc gia khác nhau. Các từ tìm kiếm tương tự không có nghĩa là nhu cầu mua giống hệt nhau, vì vậy việc đánh giá điều kiện vẫn tiếp tục sau khi thu thập.
Nên yêu cầu những trường thông tin liên hệ nào của người mua?
Hãy yêu cầu bắt buộc Email nếu thư mời và thông tin sản phẩm sẽ được gửi qua email. Chỉ mua số điện thoại nếu có người có thể gọi điện phù hợp bằng ngôn ngữ và múi giờ liên quan. Một con số không mang lại khả năng đó. Hoạt động trên Instagram thường ít cung cấp thông tin hơn ở đây so với một thông tin liên hệ doanh nghiệp được công bố cho các đề xuất sản phẩm. Hãy hiểu rằng yêu cầu bắt buộc email sẽ loại các công ty liên quan nhưng không có email công khai. Hãy lên kế hoạch cho việc mua thông tin liên hệ và chiến dịch cùng nhau thay vì coi mục tiêu thu thập là toàn bộ ngân sách.
Với Email, Phone (Số điện thoại), Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn, hãy chọn Skip (Bỏ qua), If available (Nếu có) hoặc Required (Bắt buộc). Mọi trường bắt buộc đều phải có; chỉ riêng một trường tùy chọn bị thiếu thì không loại trừ một doanh nghiệp. Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường đó. Mỗi trường thông tin liên hệ nhận được tốn 1 credit, nên việc mua cả email lẫn số điện thoại tốn 2 credit cho doanh nghiệp đó.
Những bước kiểm tra độ phù hợp sản phẩm nào cần làm sau khi thu thập?
Hãy kiểm tra dòng sản phẩm, kênh bán hàng và vai trò nhập khẩu trước khi chọn người nhận. Một doanh nghiệp được mô tả chung là nhà nhập khẩu thực phẩm có thể chỉ kinh doanh đồ uống và không phù hợp với loại nước sốt giả định. Hãy ghi lại lý do loại đó. Đừng khẳng định có chứng nhận hay tuân thủ nhãn mác trừ khi điều đó đã thực sự được xác minh. Thay vào đó, hãy cung cấp các tài liệu xem xét phù hợp cho cuộc gặp. Trong tệp xem xét của đồng nghiệp, hãy tách riêng mức độ phù hợp của sản phẩm, vai trò của công ty và việc chuyển tiếp liên hệ đến đúng bộ phận. Việc chưa biết bộ phận phụ trách không nhất thiết khiến doanh nghiệp không còn phù hợp, nhưng một email công khai không bù đắp được sự không phù hợp về sản phẩm.
Start collecting (Bắt đầu thu thập) gom các ứng viên để xem xét trong Collection results (Kết quả thu thập). Chỉ giữ các doanh nghiệp phù hợp trong danh sách gửi. Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel; các trường bạn không mua sẽ để trống. Một đồng nghiệp có thể xem xét tệp đã xuất và đánh dấu các doanh nghiệp không phù hợp.
Làm sao để viết thư mời gặp tại gian hàng?
Hãy mở đầu bằng sản phẩm và mục đích của cuộc trao đổi, rồi bổ sung thông tin đã xác nhận về triển lãm. Bản nháp giả định này cần thông tin thực tế trước khi sử dụng:
Tiêu đề: Trao đổi về sản phẩm thực phẩm với {company_name} tại gian hàng triển lãm của chúng tôi Xin chào, tôi đại diện cho một nhà sản xuất thực phẩm Hàn Quốc đang trưng bày tại Đức. Chúng tôi muốn giới thiệu các loại nước sốt bảo quản ở nhiệt độ thường và điều kiện cung cấp của chúng tôi. Hãy điền tên triển lãm, ngày tổ chức và vị trí gian hàng đã xác nhận vào đây. Bộ phận phụ trách nhập khẩu hoặc xem xét sản phẩm thực phẩm có thể cân nhắc nhận thông tin chi tiết và sắp xếp một buổi trao đổi không? Chúng ta có thể thống nhất thời gian gặp qua phản hồi.
Đừng ngụ ý rằng có sự chứng thực của ban tổ chức triển lãm hay một mối quan hệ mua bán hiện có.
Trong Write your message (Soạn nội dung), {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung sẽ trở thành tên doanh nghiệp của người nhận. Bạn có thể lưu nội dung liên hệ lần đầu và nội dung theo dõi. Việc thay một cái tên không chứng tỏ bạn đã hiểu rõ doanh nghiệp đó. Hãy tránh khẳng định một con số doanh thu, vấn đề nhân sự hay quan hệ nhà cung cấp hiện tại chưa được xác minh.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Bạn nên kiểm tra gì trong thư mời gặp?
Hãy kiểm tra phần giới thiệu sản phẩm, vị trí gian hàng và đề nghị gặp trong hộp thư đến của chính bạn. Hãy nhờ một người xem xét có năng lực kiểm tra cách diễn đạt tiếng Anh hoặc tiếng Đức cũng như ngày giờ theo giờ địa phương của sự kiện. Nếu bạn liên kết đến tài liệu sản phẩm, hãy xác nhận rằng chúng phù hợp để chia sẻ ra bên ngoài và không tiết lộ điều khoản bảo mật của một khách hàng khác. Việc cung cấp một tài liệu không phải bằng chứng rằng người mua đã đánh giá nó. Email thử kiểm tra việc trao đổi và thông tin người gửi; việc sản phẩm có đủ điều kiện nhập khẩu hay không cần được xem xét tách biệt.
Hãy dùng Preview (Xem trước), rồi Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) để nhận thư trong hộp thư đến đã kết nối của chính bạn. Hãy kiểm tra tên công ty, các liên kết, thông tin người gửi và kênh nhận phản hồi. Một lần tự gửi thử không phải là một chiến dịch có trả phí thông thường gửi cho khách hàng tiềm năng, cũng không phải cách để thu thập khách hàng thực tế. Việc tự mình nhận được thư không xác lập việc thư đã được chuyển đến một doanh nghiệp khác.
Khi nào nên bắt đầu gửi thư mời ra nước ngoài?
Hãy dành thời gian cho việc lên kế hoạch di chuyển, các câu hỏi về sản phẩm và cuộc trao đổi sau phản hồi. Việc gửi ngay trước ngày khởi hành để lại rất ít chỗ để thống nhất các cuộc gặp. Khi thông tin triển lãm đã được xác nhận, hãy chuẩn bị tài liệu sản phẩm có thể chia sẻ và khả năng đáp ứng thực tế. Hãy đề xuất một thời điểm sau khi có phản hồi, rồi xin xác nhận. Hãy tránh lặp lại ngay cùng một yêu cầu qua email cho cùng một doanh nghiệp. Hãy nêu rõ danh tính người gửi thật và tôn trọng yêu cầu không liên hệ thêm. Khả năng liên hệ được và các quy định về việc gửi là hai việc kiểm tra tách biệt.
Mỗi email tốn 2 credit. Khoảng cách gửi và giới hạn hằng ngày có thể điều chỉnh, kèm thời gian ngẫu nhiên hóa, vì vậy đừng cho rằng cả một đợt sẽ được gửi ngay lập tức. Mua một trường điện thoại chỉ cho bạn một số điện thoại; điều đó không khiến Outreach gọi điện.
Một địa chỉ được công bố không phải là sự đồng ý nhận tiếp thị. Trước khi gửi, hãy kiểm tra các yêu cầu của quốc gia người nhận về sự đồng ý, nhận diện quảng cáo, thông tin người gửi và việc từ chối nhận. Hãy xem hướng dẫn của KISA đối với Hàn Quốc và hướng dẫn của FTC đối với Hoa Kỳ. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để cho phép mọi thư không được yêu cầu.
Khi nào một phản hồi trở thành một cuộc hẹn đã xác nhận?
Chỉ xác nhận một cuộc hẹn sau khi cả hai bên đã thống nhất về thời gian và địa điểm. Một yêu cầu cung cấp thông tin sản phẩm là sự quan tâm, không phải là việc đặt lịch tại gian hàng. Hãy gửi tài liệu, xác nhận bộ phận liên quan và thảo luận về thời gian rảnh. Hãy giữ các cam kết gặp mặt trong lịch của chính nhà trưng bày; một lượt nhấp vào liên kết không phải là việc tham dự hay ý định mua. Sau triển lãm, hãy phân biệt các cuộc trao đổi, yêu cầu mẫu thử, đàm phán thương mại và đơn hàng. Một lời nhắc thủ công gửi cho người chưa trả lời nên thêm một nội dung nhắc ngắn gọn, hữu ích về sản phẩm và sự kiện thay vì lặp lại toàn bộ thư đầu tiên.
Khi một nhà nhập khẩu cân nhắc một cuộc gặp, hãy xác nhận vai trò sản phẩm của họ và thống nhất thời gian rảnh theo giờ địa phương. Hãy ghi lại gian hàng thực tế, những người tham dự và tài liệu sẽ chia sẻ, đồng thời cập nhật các thay đổi trong lịch của bạn. Hãy xác định những mẫu thử bạn có thể cung cấp và chỉ trả lời các câu hỏi về tuân thủ dựa trên tài liệu đã được xác minh. Sau triển lãm, hãy gửi các thông số kỹ thuật được yêu cầu và phân biệt báo giá với đơn hàng đã xác nhận. Những bản ghi này giúp đội gian hàng bàn giao chính xác yêu cầu thực sự của người mua.
Trong Already sent (Đã gửi), hãy dùng các bộ lọc Sent (Thời gian gửi) cho 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây, số lần gửi, Clicks (Lượt nhấp) và trạng thái phản hồi để thu hẹp một danh sách theo dõi thủ công. Hãy gửi cho các doanh nghiệp đã chọn nội dung Follow-up message (Thư theo dõi) riêng. Hãy xem lại các lần gửi thất bại trước khi liên hệ lại. Một bản ghi thất bại không tự động gửi lại một email.
Làm sao để bắt đầu dự án mời người mua đầu tiên?
Hãy bắt đầu với một nhóm sản phẩm và một thị trường mà bạn có thể tự mình xem xét. Hãy kiểm tra xem các từ tìm kiếm có xác định được các nhà nhập khẩu thực phẩm bảo quản ở nhiệt độ thường hay không, rồi tinh chỉnh các kết quả không khớp trước khi tăng mục tiêu. Hãy ghi lại riêng các doanh nghiệp đã thu thập, các thư mời thực tế, phản hồi và các cuộc gặp đã xác nhận. Việc lấp đầy một danh sách ngắn bằng các ngành không liên quan chỉ tạo thêm việc mà không cải thiện kế hoạch tham gia triển lãm. Hãy dùng số credit ban đầu để đánh giá mức độ phù hợp của sản phẩm và quy trình trao đổi, rồi quyết định mua thêm thông tin liên hệ hay theo dõi dựa trên những gì đội của bạn thực sự xử lý được.
Bạn nhận được 100 credit miễn phí khi đăng ký, không có gói đăng ký hằng tháng. Giả sử mua 30 trường email và gửi 30 email thì tốn 30 cộng 60, tức 90 credit. Đó là phép tính, chứ không phải lời hứa rằng sẽ có 30 doanh nghiệp phù hợp hay mọi email đều được chuyển đến.
Để xem trình tự màn hình thông dụng, hãy xem hướng dẫn dịch vụ Outreach. Để xem cấu trúc email liên hệ lần đầu và email theo dõi, hãy xem các ví dụ email B2B. Tạo tài khoản và bắt đầu dự án đầu tiên của bạn.
