Một agency có thể đề xuất công việc hữu ích mà không cần biết doanh thu của khách hàng tiềm năng. Agency không nên khẳng định hiệu quả quảng cáo kém hay việc mất khách hàng khi không có bằng chứng. Việc tiếp cận khách hàng mới bắt đầu từ phạm vi dịch vụ rõ ràng và lời giải thích trung thực về thông tin công khai làm cơ sở cho lần liên hệ.
Bài hướng dẫn giả định này theo chân một agency nhỏ cung cấp dịch vụ sản xuất nội dung quảng bá hằng tháng cho các studio Pilates độc lập ở Seoul. Bài viết không đưa ra khẳng định nào về kết quả quảng cáo hay số lượng học viên đăng ký. Outreach hỗ trợ các thông tin liên hệ doanh nghiệp đã được công bố và bản ghi gửi thư; kế hoạch của studio và nhu cầu thuê ngoài được xác nhận qua các thư trả lời.
Quy trình tìm kiếm khách hàng hoàn chỉnh của agency gồm những gì?
Hãy xác định dịch vụ và lĩnh vực, thu thập doanh nghiệp, xem xét mức độ phù hợp, thử nghiệm đề xuất và xử lý các thư trả lời. Trong ví dụ này, phạm vi là sản xuất nội dung hằng tháng cho các studio Pilates. Đừng gộp quản lý quảng cáo, phát triển web và chụp ảnh vào đề xuất trừ khi bạn thực sự cung cấp những dịch vụ đó. Hãy lưu thông tin liên hệ và lịch sử gửi trong dự án, rồi xác nhận khối lượng sản xuất và việc phê duyệt sau khi có thư trả lời. Một studio đã thu thập được không phải là bằng chứng cho thấy họ gặp vấn đề về nội dung. Nếu bạn liên hệ với các doanh nghiệp thay mặt một khách hàng khác, hãy nói rõ cả người gửi thực tế lẫn đơn vị cung cấp dịch vụ.
Outreach kết nối việc tìm doanh nghiệp, thu thập thông tin liên hệ công khai, xem xét danh sách, gửi email và các bản ghi phản hồi trong một dự án. Các nhóm từ khóa có thể chứa một quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và một mục tiêu. Dịch vụ này tìm các thông tin liên hệ doanh nghiệp đã được công bố; nó không đảm bảo địa chỉ email riêng của một người ra quyết định cụ thể.
Những studio nào là ứng viên khách hàng phù hợp?
Hãy xác nhận doanh nghiệp đó thực sự tổ chức các lớp Pilates và phân biệt với các trường đào tạo chứng chỉ huấn luyện viên hoặc nơi bán thiết bị. Thông tin công khai về vị trí và các lớp học có thể cho thấy mức độ phù hợp. Việc ít đăng bài không chứng minh có khó khăn về marketing hay ngân sách hạn chế. Một studio nhượng quyền có thể cần sự phê duyệt của trụ sở chính, vì vậy hãy xác định thẩm quyền thuê ngoài trong cuộc trao đổi. Hãy phân biệt tài khoản chính thức của doanh nghiệp với tài khoản cá nhân của ai đó. Hãy dùng thông tin dịch vụ có thể kiểm chứng để đánh giá điều kiện, thay vì gán cho doanh nghiệp những con số thành viên, doanh thu hay năng lực marketing mà bạn chỉ phỏng đoán.
Các từ tìm kiếm khớp với khu vực cung cấp dịch vụ của agency như thế nào?
Hãy tìm theo ngành của khách hàng: studio Pilates, trung tâm Pilates hoặc Pilates dụng cụ, dùng cách nói tương đương tại địa phương. Tìm kiếm các agency marketing sẽ ra những nhà cung cấp chứ không phải khách hàng. Hãy đặt khu vực địa lý Seoul tùy theo việc dịch vụ của bạn có cần đến tận nơi hay không. Nếu không bao gồm chụp ảnh tại chỗ, hãy nói rõ điều đó và trao đổi xem ai cung cấp hình ảnh. Sản xuất từ xa không khiến mọi khu vực hay ngành nghề đều phù hợp như nhau. Hãy xem các từ tìm kiếm trả về studio, trường đào tạo huấn luyện viên hay cửa hàng thiết bị, rồi điều chỉnh chúng. Mục tiêu thu thập không phải là dự báo số hợp đồng của agency.
Hãy dùng phần từ khóa trong tab Collect (Thu thập) để xác định tìm kiếm và yêu cầu danh sách. Hãy đặt cho mỗi nhóm khu vực địa lý những điều kiện khớp với nơi bạn thực sự có thể cung cấp đề xuất. Một dự án có thể chứa các nhóm cho nhiều quốc gia khác nhau. Các từ tìm kiếm tương tự không có nghĩa là nhu cầu mua giống hệt nhau, vì vậy việc đánh giá điều kiện vẫn tiếp tục sau khi thu thập.
Agency nên mua thông tin liên hệ email hay Instagram?
Hãy chọn các trường theo kênh tiếp nhận đề xuất mà doanh nghiệp thực sự công bố. Hãy yêu cầu bắt buộc Email khi phạm vi được trình bày bằng văn bản, và quyết định riêng xem có nên bắt buộc cả tên người dùng Instagram hay không. Việc bắt buộc cả hai sẽ loại bỏ những doanh nghiệp phù hợp nhưng chỉ công bố một kênh. Chỉ mua số điện thoại cho những cuộc trao đổi đã có kế hoạch. Các trường thông tin liên hệ được mua để truyền đạt một đề xuất, chứ không phải để xác định số liệu đăng bài của một studio. Hãy lập ngân sách cho các trường đã chọn và lần gửi sau đó cùng nhau. Hãy bỏ qua những thông tin mà agency không có kế hoạch sử dụng.
Với Email, Phone (Số điện thoại), Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn, hãy chọn Skip (Bỏ qua), If available (Nếu có) hoặc Required (Bắt buộc). Mọi trường bắt buộc đều phải có; chỉ riêng một trường tùy chọn bị thiếu thì không loại trừ một doanh nghiệp. Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường đó. Mỗi trường thông tin liên hệ nhận được tốn 1 credit, nên việc mua cả email lẫn số điện thoại tốn 2 credit cho doanh nghiệp đó.
Agency nên ghi lại những gì khi xem xét danh sách?
Hãy ghi lại các dịch vụ, vị trí, kênh liên hệ công khai và lý do đề xuất này phù hợp. Một studio có các lớp nhóm và lớp riêng thì có nhiều chủ đề để làm nội dung; điều đó không phải là bằng chứng cho thấy hoạt động marketing hiện tại của họ đã thất bại. Nếu nhiều chi nhánh thuộc cùng một thương hiệu, hãy xác định ai chịu trách nhiệm phê duyệt trước khi liên hệ nhiều lần với từng địa điểm. Hãy ghi lý do loại trừ trong tệp xem xét để giảm việc kiểm tra lặp lại. Một đồng nghiệp xem xét nội dung công khai vẫn không biết ngân sách hay khả năng ký hợp đồng. Hãy kiểm tra đề xuất theo từng lĩnh vực trước khi dựa vào việc thay thế tên công ty.
Start collecting (Bắt đầu thu thập) gom các ứng viên để xem xét trong Collection results (Kết quả thu thập). Chỉ giữ các doanh nghiệp phù hợp trong danh sách gửi. Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel; các trường bạn không mua sẽ để trống. Một đồng nghiệp có thể xem xét tệp đã xuất và đánh dấu các doanh nghiệp không phù hợp.
Làm thế nào để đề xuất của agency trở nên cụ thể?
Hãy giải thích những gì bạn sản xuất và những gì khách hàng cung cấp. Ví dụ:
Tiêu đề: Nội dung giới thiệu lớp học dành cho {company_name} Xin chào, agency của chúng tôi hỗ trợ các studio Pilates sản xuất nội dung quảng bá. Chúng tôi đề xuất một phạm vi nội dung hằng tháng gồm các loại lớp học và thông tin thiết thực cho khách đến tập, sử dụng tư liệu và hình ảnh do đội ngũ của quý studio cung cấp và do quý studio phê duyệt. Nếu quý studio đang cân nhắc thuê ngoài sản xuất, chúng tôi có thể gửi phạm vi đề xuất được không? Đề xuất này không bao gồm quản lý quảng cáo và chụp ảnh tại chỗ.
Đừng đảm bảo doanh thu hay mức tăng người theo dõi, cũng đừng tuyên bố rằng bạn đã hoàn thành một bản phân tích mà thực ra bạn chưa thực hiện.
Trong Write your message (Soạn nội dung), {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung sẽ trở thành tên doanh nghiệp của người nhận. Bạn có thể lưu nội dung liên hệ lần đầu và nội dung theo dõi. Việc thay một cái tên không chứng tỏ bạn đã hiểu rõ doanh nghiệp đó. Hãy tránh khẳng định một con số doanh thu, vấn đề nhân sự hay quan hệ nhà cung cấp hiện tại chưa được xác minh.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Bạn nên kiểm tra những gì trong lần tự gửi thử đề xuất?
Hãy kiểm tra xem cả phần công việc được bao gồm lẫn phần bị loại trừ đều dễ đọc. Trong ví dụ sản xuất nội dung, yêu cầu khách hàng tự cung cấp ảnh không được biến mất khỏi đề xuất. Hãy xác minh quyền sử dụng và phạm vi thực tế của mọi ví dụ trong hồ sơ năng lực mà bạn gắn liên kết. Đừng tiết lộ tư liệu của một khách hàng khác khi chưa được phép. Hãy sửa mọi cách diễn đạt gợi ý rằng bạn đã đến studio hoặc đã phân tích tài khoản của họ trong khi thực tế bạn chưa làm. Người xử lý thư trả lời cần sẵn sàng giải thích các điều kiện sản xuất và phê duyệt. Không được trình bày hồ sơ hay phản hồi của các công ty minh họa như là kết quả của agency.
Hãy dùng Preview (Xem trước), rồi Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) để nhận thư trong hộp thư đến đã kết nối của chính bạn. Hãy kiểm tra tên công ty, các liên kết, thông tin người gửi và kênh nhận phản hồi. Một lần tự gửi thử không phải là một chiến dịch có trả phí thông thường gửi cho khách hàng tiềm năng, cũng không phải cách để thu thập khách hàng thực tế. Việc tự mình nhận được thư không xác lập việc thư đã được chuyển đến một doanh nghiệp khác.
Agency nên lên kế hoạch gửi thư liên hệ lần đầu như thế nào?
Hãy gửi cho một danh sách đã xem xét, đủ nhỏ để xử lý các thư trả lời một cách có ý nghĩa. Hãy tôn trọng các yêu cầu không liên hệ. Đừng yêu cầu dữ liệu cá nhân của hội viên trong thư trả lời đầu tiên. Hãy kiểm tra thời điểm thay vì hứa sẽ tiếp cận ngay lập tức toàn bộ danh sách. Khi hành động thay mặt một khách hàng, việc tìm thông tin liên hệ công khai và quyền được gửi vẫn cần được cân nhắc riêng.
Mỗi email tốn 2 credit. Khoảng cách gửi và giới hạn hằng ngày có thể điều chỉnh, kèm thời gian ngẫu nhiên hóa, vì vậy đừng cho rằng cả một đợt sẽ được gửi ngay lập tức. Mua một trường điện thoại chỉ cho bạn một số điện thoại; điều đó không khiến Outreach gọi điện.
Một địa chỉ được công bố không phải là sự đồng ý nhận tiếp thị. Trước khi gửi, hãy kiểm tra các yêu cầu của quốc gia người nhận về sự đồng ý, nhận diện quảng cáo, thông tin người gửi và việc từ chối nhận. Hãy xem hướng dẫn của KISA đối với Hàn Quốc và hướng dẫn của FTC đối với Hoa Kỳ. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để cho phép mọi thư không được yêu cầu.
Agency nên hiểu các lượt nhấp và thư trả lời như thế nào?
Một lượt nhấp chỉ ghi nhận việc truy cập vào tài liệu, không phải một khách hàng đã chốt. Nếu studio giả định hỏi về giá, hãy trao đổi về khối lượng, tư liệu do khách hàng cung cấp, việc phê duyệt và điều kiện hợp đồng trước khi báo giá. Đừng báo cáo lượt nhấp hay thư trả lời như là khách hàng đã có được. Hãy theo dõi việc gửi đề xuất, thỏa thuận, việc bắt đầu thực hiện và thanh toán trong sổ sách riêng của agency. Với một số người chưa trả lời được chọn, một email theo dõi thủ công có thể nhắc lại ngắn gọn phạm vi hữu ích. Hãy trả lời những câu hỏi thực tế của các doanh nghiệp đang trao đổi. Đừng ngụ ý rằng các bản ghi liên hệ tự động đồng bộ với một hệ thống quản lý khách hàng bên ngoài.
Sau khi có sự quan tâm, hãy xác nhận các lớp học sẽ được giới thiệu, nguồn hình ảnh, trách nhiệm phê duyệt, khối lượng sản xuất và điều kiện chỉnh sửa. Hãy phân biệt việc giao nội dung với công việc đăng bài. Khi cần, hãy thỏa thuận riêng về quyền truy cập tài khoản; đừng yêu cầu mật khẩu trong thư trả lời bán hàng đầu tiên. Hãy kiểm tra quyền sử dụng hình ảnh và quyền riêng tư của hội viên. Hãy lên lịch riêng cho việc cung cấp tư liệu và phê duyệt, rồi phân biệt nội dung đã được phê duyệt, việc đăng tải và các yêu cầu đã được khách hàng xác nhận. Phạm vi quảng cáo bổ sung cần một thỏa thuận riêng.
Trong Already sent (Đã gửi), hãy dùng các bộ lọc Sent (Thời gian gửi) cho 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây, số lần gửi, Clicks (Lượt nhấp) và trạng thái phản hồi để thu hẹp một danh sách theo dõi thủ công. Hãy gửi cho các doanh nghiệp đã chọn nội dung Follow-up message (Thư theo dõi) riêng. Hãy xem lại các lần gửi thất bại trước khi liên hệ lại. Một bản ghi thất bại không tự động gửi lại một email.
Một agency nhỏ nên rút ra điều gì từ lần chạy đầu tiên?
Lần chạy đầu tiên nên cho bạn biết liệu bạn có tìm được các studio Pilates đang hoạt động hay không và đề xuất sản xuất đã rõ ràng chưa. Hãy điều chỉnh các từ tìm kiếm nếu các trường đào tạo chứng chỉ chiếm đa số. Những câu hỏi về chụp ảnh có thể cho thấy phần loại trừ cần được diễn đạt rõ hơn. Hãy đặt mục tiêu theo khả năng xem xét của bạn, chứ không theo một dự báo hợp đồng được tuyên bố. Hãy lập ngân sách riêng cho việc thu thập, gửi thư và mọi lần theo dõi sau đó. Nếu có ít doanh nghiệp phù hợp, hãy tinh chỉnh dịch vụ và nhóm đối tượng thay vì lấp đầy danh sách bằng những doanh nghiệp không liên quan. Ví dụ dưới đây giải thích một mức chi phí khởi đầu; nó không đảm bảo có khách hàng hay hiệu quả marketing.
Bạn nhận được 100 credit miễn phí khi đăng ký, không có gói đăng ký hằng tháng. Giả sử mua 30 trường email và gửi 30 email thì tốn 30 cộng 60, tức 90 credit. Đó là phép tính, chứ không phải lời hứa rằng sẽ có 30 doanh nghiệp phù hợp hay mọi email đều được chuyển đến.
Để xem trình tự màn hình thông dụng, hãy xem hướng dẫn dịch vụ Outreach. Để xem cấu trúc email liên hệ lần đầu và email theo dõi, hãy xem các ví dụ email B2B. Tạo tài khoản và bắt đầu dự án đầu tiên của bạn.
