Một đơn vị vận hành hội thảo cần tìm các công ty tổ chức sự kiện, chứ không phải những người có thể tham dự. Chỉ tìm kiếm theo từ hội thảo có thể ra các thông báo, lịch cũ và mô tả khóa học. Một đề xuất đảm nhận toàn bộ một sự kiện rất khó đánh giá khi đơn vị cung cấp chưa xác định rõ phần hỗ trợ mà mình đưa ra.
Ví dụ giả định là một đội vận hành ở Seoul cung cấp dịch vụ lễ tân tại chỗ và hướng dẫn khách cho các doanh nghiệp phần mềm tổ chức hội thảo sản phẩm cho khách hàng doanh nghiệp. Không có sự kiện tương lai hay vấn đề vận hành nào được coi là đã xác minh. Outreach hỗ trợ việc tìm công ty và liên hệ; lịch trình thực tế và yêu cầu hỗ trợ phải được xác nhận qua các thư trả lời.
Việc bán dịch vụ cho các đơn vị tổ chức hội thảo bắt đầu từ đâu?
Hãy xác định công việc bạn có thể thực hiện, rồi tìm các công ty có thể mua dịch vụ đó. Ở đây, dịch vụ là lễ tân tại chỗ và hướng dẫn khách cho một hội thảo sản phẩm phần mềm. Đừng ngụ ý rằng bạn còn cung cấp diễn giả, quảng bá hay chiến lược sự kiện toàn diện trừ khi điều đó đúng. Sau khi thu thập, hãy xác minh mức độ liên quan của đơn vị tổ chức và kênh liên hệ. Danh sách chỉ là điểm khởi đầu cho cuộc trao đổi, không phải công việc vận hành đã được xác nhận. Đây là việc tiếp cận doanh nghiệp, không phải thu thập thông tin cá nhân của người tham dự. Cuộc trao đổi đầu tiên nên xác lập lịch trình thực tế và phạm vi hỗ trợ.
Outreach kết nối việc tìm doanh nghiệp, thu thập thông tin liên hệ công khai, xem xét danh sách, gửi email và các bản ghi phản hồi trong một dự án. Các nhóm từ khóa có thể chứa một quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và một mục tiêu. Dịch vụ này tìm các thông tin liên hệ doanh nghiệp đã được công bố; nó không đảm bảo địa chỉ email riêng của một người ra quyết định cụ thể.
Làm thế nào để phân biệt đơn vị tổ chức với nhà cung cấp dịch vụ sự kiện?
Hãy tìm bằng chứng cho thấy doanh nghiệp phần mềm đã tổ chức các hội thảo dành cho khách hàng, chứ không chỉ tài trợ hay tham dự. Một doanh nghiệp cho thuê địa điểm và một trang danh bạ sự kiện là những khách hàng tiềm năng khác nhau. Một hội thảo đã diễn ra chỉ cho thấy bối cảnh, không phải một lịch đặt trong tương lai. Hãy kiểm tra đơn vị tổ chức được nêu và các công ty hỗ trợ đi kèm. Đề xuất của bạn dành cho nhóm phụ trách vận hành, không phải mọi công ty được nêu tên trong thông báo. Thông tin công khai có thể không cho biết công việc do nội bộ hay một agency đảm nhận. Hãy hỏi về nhu cầu hỗ trợ thay vì cho rằng đã có sắp xếp thuê ngoài.
Các từ tìm kiếm nên kết hợp ngành nghề và bối cảnh sự kiện như thế nào?
Hãy kết hợp ngành của người mua tiềm năng với bối cảnh sự kiện liên quan. Các từ địa phương giả định gồm công ty phần mềm doanh nghiệp, nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp và hội thảo khách hàng phần mềm. Chỉ tìm theo vận hành hội thảo có thể ra các đối thủ cạnh tranh. Hãy xem xét vai trò của từng kết quả. Hãy đặt khu vực địa lý theo nơi đội của bạn có thể làm việc, nhưng nhớ rằng một công ty có trụ sở ở Seoul có thể tổ chức sự kiện ở nơi khác. Bộ lọc vị trí công ty không xác nhận địa điểm tổ chức. Hãy chọn mục tiêu là một số ứng viên vừa đủ để xem xét, không phải một ước tính về số hội thảo sắp diễn ra.
Hãy dùng phần từ khóa trong tab Collect (Thu thập) để xác định tìm kiếm và yêu cầu danh sách. Hãy đặt cho mỗi nhóm khu vực địa lý những điều kiện khớp với nơi bạn thực sự có thể cung cấp đề xuất. Một dự án có thể chứa các nhóm cho nhiều quốc gia khác nhau. Các từ tìm kiếm tương tự không có nghĩa là nhu cầu mua giống hệt nhau, vì vậy việc đánh giá điều kiện vẫn tiếp tục sau khi thu thập.
Những kênh liên hệ nào phù hợp với một đề xuất vận hành?
Với một bản phác thảo vận hành bằng văn bản, hãy yêu cầu bắt buộc Email. Chỉ thêm số điện thoại nếu có người xử lý được cuộc trao đổi. Một nhân viên được nêu tên trên trang sự kiện không có nghĩa là địa chỉ thu thập được là hộp thư công việc của người đó. Nếu dùng một kênh chung, hãy hỏi xem đề xuất có thể đến được nhóm vận hành hội thảo hay không. Instagram không thiết yếu trong ví dụ phần mềm này và có thể bỏ qua khi không dùng. Hãy nhận thức rằng yêu cầu bắt buộc email sẽ loại những công ty không công bố email. Hãy chọn các trường theo mục đích, thay vì bắt buộc mọi thứ để tạo ra một danh sách trông có vẻ phong phú hơn.
Với Email, Phone (Số điện thoại), Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn, hãy chọn Skip (Bỏ qua), If available (Nếu có) hoặc Required (Bắt buộc). Mọi trường bắt buộc đều phải có; chỉ riêng một trường tùy chọn bị thiếu thì không loại trừ một doanh nghiệp. Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường đó. Mỗi trường thông tin liên hệ nhận được tốn 1 credit, nên việc mua cả email lẫn số điện thoại tốn 2 credit cho doanh nghiệp đó.
Thông tin về các sự kiện trước đây nên được dùng như thế nào khi xem xét danh sách?
Hãy dùng tư liệu về các sự kiện trước đây làm bằng chứng về mức độ liên quan, không phải bằng chứng về lịch trình hay ngân sách hiện tại. Hội thảo khách hàng năm ngoái có thể cho thấy bối cảnh hữu ích; ngày tổ chức tiếp theo và nhu cầu về nhân sự bên ngoài vẫn còn là câu hỏi. Một buổi thuyết trình tuyển dụng có thể không phù hợp với đề xuất cho hội thảo sản phẩm dành cho khách hàng. Trong tệp xem xét, hãy ghi lại loại sự kiện, ngày của nguồn thông tin và các điều kiện vận hành chưa biết. Đừng suy ra một sự kiện sắp tới từ một trang cũ hay ước tính ngân sách khả dụng từ số người trong một bức ảnh.
Start collecting (Bắt đầu thu thập) gom các ứng viên để xem xét trong Collection results (Kết quả thu thập). Chỉ giữ các doanh nghiệp phù hợp trong danh sách gửi. Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel; các trường bạn không mua sẽ để trống. Một đồng nghiệp có thể xem xét tệp đã xuất và đánh dấu các doanh nghiệp không phù hợp.
Làm thế nào để viết một đề xuất vận hành có phạm vi rõ ràng?
Hãy nêu rõ công việc được bao gồm và hỏi xem nhóm phụ trách có muốn nhận một bản phác thảo hay không. Ví dụ:
Tiêu đề: Hỗ trợ tại chỗ cho các hội thảo khách hàng của {company_name} Xin chào, chúng tôi hỗ trợ quầy lễ tân và hướng dẫn khách cho các hội thảo doanh nghiệp tại Seoul. Nếu quý công ty đang chuẩn bị một sự kiện sản phẩm dành cho khách hàng và cần nhân sự tại chỗ, chúng tôi muốn giới thiệu phạm vi dịch vụ của mình. Quý công ty có lịch sắp tới hoặc một nhóm có thể xem xét bản phác thảo vận hành không? Chiến lược sự kiện và sản xuất bài thuyết trình nằm ngoài đề xuất này.
Hãy dùng phạm vi thực tế của bạn và đừng chèn một ngày sự kiện chưa được xác minh hay cáo buộc những vấn đề vận hành hiện tại.
Trong Write your message (Soạn nội dung), {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung sẽ trở thành tên doanh nghiệp của người nhận. Bạn có thể lưu nội dung liên hệ lần đầu và nội dung theo dõi. Việc thay một cái tên không chứng tỏ bạn đã hiểu rõ doanh nghiệp đó. Hãy tránh khẳng định một con số doanh thu, vấn đề nhân sự hay quan hệ nhà cung cấp hiện tại chưa được xác minh.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Lần tự gửi thử cần kiểm tra những gì về phạm vi?
Hãy kiểm tra sự thống nhất giữa tiêu đề, nội dung và tài liệu đi kèm. Một đề xuất lễ tân và hướng dẫn khách không được dẫn liên kết đến một tài liệu ngụ ý quản lý sự kiện trọn gói. Hãy kiểm tra khu vực phục vụ ở Seoul và đầu mối nhận thư trả lời. Chỉ chia sẻ những tài liệu năng lực mà bạn có quyền sử dụng, không kèm danh sách khách mời của một đơn vị tổ chức khác. Hãy xác nhận rằng việc thay tên công ty không khiến thư nghe như đã có quan hệ làm việc trước đó. Lần thử này không xác minh kế hoạch sự kiện của người nhận; lịch trình và phạm vi vẫn là câu hỏi cho cuộc trao đổi đầu tiên.
Hãy dùng Preview (Xem trước), rồi Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) để nhận thư trong hộp thư đến đã kết nối của chính bạn. Hãy kiểm tra tên công ty, các liên kết, thông tin người gửi và kênh nhận phản hồi. Một lần tự gửi thử không phải là một chiến dịch có trả phí thông thường gửi cho khách hàng tiềm năng, cũng không phải cách để thu thập khách hàng thực tế. Việc tự mình nhận được thư không xác lập việc thư đã được chuyển đến một doanh nghiệp khác.
Bạn có thể liên hệ một công ty trước khi sự kiện tiếp theo của họ được xác nhận không?
Bạn có thể hỏi xem nhóm có muốn nhận một bản phác thảo hay không, đồng thời nêu rõ rằng lịch trình tiếp theo của họ chưa được biết. Đừng ngụ ý rằng sắp có một sự kiện hay hứa nhân sự khi chưa xác nhận được. Sau khi có thư trả lời, hãy đối chiếu địa điểm, ngày, yêu cầu nhân sự và giờ làm việc với những gì đội của bạn có thể đáp ứng. Một danh sách liên hệ lớn không làm tăng năng lực tổ chức nhiều sự kiện cùng lúc của bạn. Hãy chọn các kênh liên hệ phù hợp thay vì gửi đi gửi lại cùng một yêu cầu qua nhiều kênh. Hãy phản ánh yêu cầu ngừng liên hệ vào các lựa chọn người nhận sau đó và kiểm tra các yêu cầu áp dụng trước khi gửi.
Mỗi email tốn 2 credit. Khoảng cách gửi và giới hạn hằng ngày có thể điều chỉnh, kèm thời gian ngẫu nhiên hóa, vì vậy đừng cho rằng cả một đợt sẽ được gửi ngay lập tức. Mua một trường điện thoại chỉ cho bạn một số điện thoại; điều đó không khiến Outreach gọi điện.
Một địa chỉ được công bố không phải là sự đồng ý nhận tiếp thị. Trước khi gửi, hãy kiểm tra các yêu cầu của quốc gia người nhận về sự đồng ý, nhận diện quảng cáo, thông tin người gửi và việc từ chối nhận. Hãy xem hướng dẫn của KISA đối với Hàn Quốc và hướng dẫn của FTC đối với Hoa Kỳ. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để cho phép mọi thư không được yêu cầu.
Làm thế nào để phân biệt các phản ứng với một hợp đồng sự kiện?
Hãy giữ riêng các lượt nhấp liên kết, thư trả lời, các cuộc thảo luận về phạm vi và công việc đã ký. Một câu hỏi về giá nhân sự không phải là một hợp đồng sự kiện đã được xác nhận. Hãy xác lập ngày, nhiệm vụ, nhân sự và điều kiện dịch vụ trước khi báo giá và ký hợp đồng. Một lượt nhấp chỉ có nghĩa là đã truy cập tài liệu, không phải sự chấp thuận thuê ngoài. Hãy ghi lại công việc đã xác nhận và các điều kiện thay đổi trong hồ sơ hợp đồng của riêng bạn. Một email theo dõi thủ công ngắn gọn có thể hỏi về lịch lên kế hoạch, nhưng sự im lặng không chứng minh rằng không có sự kiện nào. Khi một cuộc trao đổi đã bắt đầu, hãy trả lời những câu hỏi thực tế thay vì lặp lại lời tiếp cận chung chung.
Hãy xác nhận địa điểm, giờ làm việc và các nhiệm vụ lễ tân thực tế trước khi báo giá. Hãy thống nhất xem nhân sự sẽ kiểm tra tên, hướng dẫn khách hay xử lý chỗ ngồi. Nếu cần thông tin người tham dự, hãy xác định quyền truy cập và hướng dẫn của đơn vị tổ chức về việc trả lại hoặc lưu giữ. Hãy xác định người của đơn vị tổ chức có thể quyết định các thay đổi vào ngày diễn ra. Hãy nêu rõ trách nhiệm về giờ đến của nhân sự, buổi phổ biến công việc và việc bàn giao khi kết thúc. Hãy coi công việc quảng bá hay trình bày bổ sung là một cuộc thảo luận phạm vi riêng, rồi đối chiếu việc thực hiện thực tế với các nhiệm vụ đã thỏa thuận.
Trong Already sent (Đã gửi), hãy dùng các bộ lọc Sent (Thời gian gửi) cho 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây, số lần gửi, Clicks (Lượt nhấp) và trạng thái phản hồi để thu hẹp một danh sách theo dõi thủ công. Hãy gửi cho các doanh nghiệp đã chọn nội dung Follow-up message (Thư theo dõi) riêng. Hãy xem lại các lần gửi thất bại trước khi liên hệ lại. Một bản ghi thất bại không tự động gửi lại một email.
Danh sách đầu tiên về các đơn vị tổ chức nên trông như thế nào?
Hãy bắt đầu với một lĩnh vực mà bạn có thể xác minh vai trò tổ chức, chẳng hạn các nhà cung cấp phần mềm tổ chức hội thảo cho khách hàng. Hãy kiểm tra để vị trí công ty không bị nhầm với địa điểm tổ chức và các thông báo cũ không bị ghi nhận là ngày trong tương lai. Nếu danh sách nhỏ, hãy xem lại đề xuất và các từ tìm kiếm trước khi thêm những ngành không liên quan. Hãy lập ngân sách cho các trường thông tin liên hệ và việc gửi đề xuất cùng nhau. Số lượng mục tiêu phản ánh khả năng xem xét của bạn, không phải số hội thảo sắp diễn ra hay số hợp đồng có thể có. Phần minh họa chi phí dưới đây giải thích một quy trình đầu tiên mà không hứa hẹn lịch sự kiện hay một công việc vận hành đã được đặt.
Bạn nhận được 100 credit miễn phí khi đăng ký, không có gói đăng ký hằng tháng. Giả sử mua 30 trường email và gửi 30 email thì tốn 30 cộng 60, tức 90 credit. Đó là phép tính, chứ không phải lời hứa rằng sẽ có 30 doanh nghiệp phù hợp hay mọi email đều được chuyển đến.
Để xem trình tự màn hình thông dụng, hãy xem hướng dẫn dịch vụ Outreach. Để xem cấu trúc email liên hệ lần đầu và email theo dõi, hãy xem các ví dụ email B2B. Tạo tài khoản và bắt đầu dự án đầu tiên của bạn.
