Dostawca obsługi seminariów potrzebuje firm, które prowadzą wydarzenia, a nie osób, które mogłyby w nich uczestniczyć. Wyszukiwanie wyłącznie seminariów może dać ogłoszenia, stare harmonogramy i opisy kursów. Propozycję obsługi całego wydarzenia trudno ocenić, gdy dostawca nie określił oferowanego wsparcia.
Hipotetyczny przykład to seulski zespół operacyjny oferujący obsługę recepcji na miejscu i prowadzenie gości firmom z branży oprogramowania, które organizują seminaria produktowe dla klientów korporacyjnych. Nie zakłada się, że jakiekolwiek przyszłe wydarzenie lub problem operacyjny został zweryfikowany. Outreach wspiera wyszukiwanie firm i kontakt; rzeczywisty harmonogram i potrzeby w zakresie wsparcia trzeba potwierdzić w odpowiedziach.
Gdzie zaczyna się sprzedaż organizatorom seminariów?
Należy określić pracę, którą można wykonać, a potem znaleźć firmy, które mogłyby ją kupić. W tym przykładzie usługą jest recepcja na miejscu i prowadzenie gości na seminarium produktowym firmy programistycznej. Nie wolno sugerować, że firma zapewnia też prelegentów, promocję lub pełną strategię wydarzenia, jeśli to nieprawda. Po zebraniu trzeba zweryfikować, czy firma jest organizatorem, i sprawdzić drogę kontaktu. Lista jest punktem wyjścia do rozmowy, a nie potwierdzoną pracą operacyjną. To docieranie do firm, a nie zbieranie prywatnych danych uczestników. Pierwsza rozmowa powinna ustalić rzeczywisty harmonogram i zakres wsparcia.
Outreach łączy w jednym projekcie wyszukiwanie firm, zbieranie publicznych kontaktów, przegląd listy, wysyłanie e-maili i zapisy odpowiedzi. Grupy słów kluczowych mogą zawierać kraj, region, wspólne słowa wyszukiwania i docelową liczbę firm. Usługa znajduje opublikowane kontakty firmowe; nie gwarantuje prywatnego adresu e-mail wskazanej osoby decyzyjnej.
Jak odróżnić organizatorów od dostawców usług eventowych?
Należy szukać dowodów, że firma programistyczna organizowała seminaria dla klientów, a nie tylko je sponsorowała lub w nich uczestniczyła. Firma wynajmująca sale i katalog wydarzeń to inni potencjalni klienci. Odbyte seminarium ustala kontekst, a nie przyszłą rezerwację. Trzeba sprawdzić wskazanego organizatora i ewentualne firmy wspierające. Oferta jest przeznaczona dla zespołu odpowiedzialnego za obsługę, a nie dla każdej firmy wymienionej w ogłoszeniu. Informacje publiczne mogą nie ujawniać, czy prace są wykonywane wewnętrznie, czy przez agencję. Należy pytać o potrzeby wsparcia, zamiast zakładać ustalenia dotyczące zlecania prac na zewnątrz.
Jak słowa wyszukiwania powinny łączyć branżę i kontekst wydarzenia?
Należy połączyć branżę potencjalnego kupca z odpowiednim kontekstem wydarzenia. Hipotetyczne lokalne terminy to firma oprogramowania dla przedsiębiorstw, dostawca oprogramowania biznesowego i seminarium dla klientów oprogramowania. Wyszukiwanie samej obsługi seminariów mogłoby wskazać konkurentów. Trzeba przejrzeć rolę każdego wyniku. Obszar geograficzny należy ustawić według tego, gdzie może pracować ekipa, pamiętając jednak, że firma z siedzibą w Seulu może organizować wydarzenie gdzie indziej. Filtr lokalizacji firmy nie potwierdza miejsca wydarzenia. Cel należy wybrać jako liczbę kandydatów możliwą do przejrzenia, a nie oszacowanie nadchodzących seminariów.
Do zdefiniowania wyszukiwania i zamówienia listy służy sekcja Keyword (słowo kluczowe) w zakładce Collect (Zbieranie). Każdej grupie geograficznej należy nadać warunki odpowiadające miejscom, w których faktycznie można zrealizować ofertę. Projekt może zawierać grupy dla różnych krajów. Podobne słowa wyszukiwania nie oznaczają identycznych potrzeb zakupowych, więc kwalifikacja trwa także po zebraniu.
Jakie drogi kontaktu pasują do propozycji obsługi?
W przypadku pisemnego zarysu obsługi należy wymagać Email (e-mail). Phone (telefon) warto dodać tylko wtedy, gdy ktoś może poprowadzić rozmowę. Wskazany z nazwiska pracownik na stronie wydarzenia nie oznacza, że zebrany adres jest jego służbową skrzynką. Jeśli używana jest ogólna droga kontaktu, należy zapytać, czy propozycja może trafić do zespołu obsługi seminariów. Instagram nie jest w tym przykładzie z oprogramowaniem niezbędny i można go pominąć, gdy nie jest używany. Trzeba pamiętać, że wymóg e-maila wyklucza firmy bez opublikowanego e-maila. Pola należy dobierać według celu, zamiast wymagać wszystkiego, by stworzyć pozornie bogatszą listę.
Dla Email, Phone, Instagram handle (nazwa użytkownika) i LinkedIn należy wybrać Skip (Pomiń), If available (Jeśli dostępne) lub Required (Wymagane). Każde wymagane pole musi być obecne; sam brak opcjonalnego pola nie wyklucza firmy. Skip oznacza, że danego pola nie kupuje się ani nie otrzymuje. Każde otrzymane pole kontaktowe kosztuje 1 kredyt, więc zakup zarówno e-maila, jak i numeru telefonu kosztuje 2 kredyty za tę firmę.
Jak informacje o wcześniejszych wydarzeniach powinny wpływać na przegląd listy?
Materiały z wcześniejszych wydarzeń należy traktować jako dowód dopasowania firmy do oferty, a nie dowód bieżącego harmonogramu czy budżetu. Zeszłoroczne seminarium dla klientów może ustalić użyteczny kontekst; kolejny termin i potrzeba zewnętrznego personelu pozostają pytaniami. Prezentacja rekrutacyjna może nie pasować do oferty dla seminarium produktowego dla klientów. W pliku przeglądu należy zapisać rodzaj wydarzenia, datę źródła i nieznane warunki operacyjne. Nie wolno wnioskować o nadchodzącym wydarzeniu ze starej strony ani szacować dostępnego budżetu z liczby osób na zdjęciu.
Start collecting (Rozpocznij zbieranie) zbiera kandydatów do przeglądu w Collection results (Wyniki zbierania). Na liście wysyłki należy zostawić tylko odpowiednie firmy. Download to Excel (Pobierz do Excela) tworzy plik CSV zgodny z Excelem; pola, których nie kupiono, pozostają puste. Współpracownik może przejrzeć wyeksportowany plik i oznaczyć nieodpowiednie firmy.
Jak napisać ofertę obsługi o jasno określonym zakresie?
Należy podać, jakie prace są objęte ofertą, i zapytać, czy odpowiedzialny zespół chce otrzymać zarys. Na przykład:
Temat: Wsparcie na miejscu podczas seminariów dla klientów firmy {company_name} Dzień dobry, obsługujemy recepcje i prowadzenie gości na seminariach korporacyjnych w Seulu. Jeśli firma przygotowuje wydarzenie produktowe dla klientów i potrzebuje personelu na miejscu, chcielibyśmy przedstawić nasz zakres. Czy jest planowany termin albo zespół, który mógłby rozważyć zarys obsługi? Strategia wydarzenia i przygotowanie prezentacji nie wchodzą w zakres tej oferty.
Należy użyć rzeczywistego zakresu i nie wstawiać niezweryfikowanej daty wydarzenia ani nie zarzucać firmie bieżących problemów operacyjnych.
W sekcji Write your message (Napisz wiadomość) {company_name} w temacie lub treści zamienia się w nazwę firmy odbiorcy. Można zapisać treść pierwszego kontaktu i wiadomości uzupełniającej. Podstawienie nazwy nie świadczy o znajomości firmy. Należy unikać twierdzeń o niezweryfikowanych przychodach, problemach kadrowych lub obecnych relacjach z dostawcami.
Przed wysyłką należy podłączyć własną skrzynkę pocztową w Settings (Ustawienia) → Connect email (Połącz e-mail) i zapisać ustawienia. Trzeba postępować zgodnie z instrukcjami właściwymi dla dostawcy poczty, wyświetlanymi w tym miejscu, a potem wysłać test do własnej skrzynki odbiorczej. Należy użyć konta, które będzie obsługiwać odpowiedzi na tę kampanię.
Jakie sprawdzenia zakresu należą do testu do siebie?
Należy sprawdzić zgodność tematu, treści i materiałów pomocniczych. Oferta recepcji i prowadzenia gości nie może prowadzić linkiem do dokumentu sugerującego pełne zarządzanie wydarzeniem. Trzeba sprawdzić obszar usług w Seulu i kontakt do odpowiedzi. Należy udostępniać tylko materiały z portfolio, do których firma ma prawo, bez listy gości innego organizatora. Trzeba upewnić się, że podstawienie nazwy firmy nie sprawia, iż wiadomość brzmi jak wcześniejsza współpraca. Test nie weryfikuje planów wydarzeń odbiorcy; harmonogram i zakres pozostają pytaniami na pierwszą rozmowę.
Należy użyć Preview (Podgląd), a potem Send yourself a test first (Najpierw wyślij sobie test), aby otrzymać wiadomość we własnej podłączonej skrzynce odbiorczej. Trzeba sprawdzić nazwę firmy, linki, dane nadawcy i drogę odpowiedzi. Test do siebie nie jest zwykłą płatną kampanią do potencjalnych klientów ani sposobem na pozyskanie prawdziwych klientów. Otrzymanie wiadomości samemu nie dowodzi dostarczenia jej innej firmie.
Czy można skontaktować się z firmą, zanim jej następne wydarzenie zostanie potwierdzone?
Można zapytać, czy zespół chce otrzymać zarys, jasno zaznaczając, że jego następny harmonogram jest nieznany. Nie wolno sugerować bliskiego wydarzenia ani obiecywać niepotwierdzonej dostępności ekipy. Po odpowiedzi trzeba porównać miejsce, datę, wymagania dotyczące personelu i godziny z tym, co zespół jest w stanie zapewnić. Duża lista kontaktów nie zwiększa możliwości prowadzenia jednoczesnych wydarzeń. Należy wybierać odpowiednie drogi kontaktu, zamiast wielokrotnie wysyłać tę samą prośbę różnymi kanałami. Prośbę o zaprzestanie kontaktu trzeba uwzględnić przy późniejszym wyborze odbiorców i sprawdzić obowiązujące wymagania przed wysyłką.
Każdy e-mail kosztuje 2 kredyty. Odstęp wysyłki i dzienny limit można dostosować, dostępne jest też losowanie czasu, więc nie należy zakładać, że cała partia wychodzi natychmiast. Zakup pola telefonu daje numer; nie sprawia, że Outreach wykonuje połączenia.
Opublikowany adres nie jest zgodą na komunikację marketingową. Przed wysyłką należy sprawdzić wymagania kraju odbiorcy dotyczące zgody, oznaczeń reklamowych, danych nadawcy i rezygnacji z wiadomości. W przypadku Korei warto zajrzeć do wytycznych KISA, a w przypadku Stanów Zjednoczonych do poradnika FTC. Samo oznaczenie reklamowe nie uprawnia do każdej niezamówionej wiadomości.
Jak odróżnić reakcje od umowy na obsługę wydarzenia?
Kliknięcia linków, odpowiedzi, rozmowy o zakresie i podpisane zlecenia należy rozdzielać. Pytanie o ceny personelu nie jest potwierdzoną umową na wydarzenie. Przed wyceną i zawarciem umowy trzeba ustalić datę, zadania, obsadę i warunki usługi. Kliknięcie oznacza przejście do materiału, a nie zgodę na zlecenie prac na zewnątrz. Potwierdzone prace i zmiany warunków należy zapisywać we własnej dokumentacji umów. Krótka ręczna wiadomość uzupełniająca może zapytać o harmonogram planowania, ale brak odpowiedzi nie dowodzi, że wydarzenie nie istnieje. Tam, gdzie rozmowa już się zaczęła, należy odpowiadać na rzeczywiste pytania, zamiast powtarzać ogólne wiadomości kontaktowe.
Przed wyceną należy potwierdzić miejsce, godziny i rzeczywiste obowiązki recepcji. Trzeba uzgodnić, czy personel sprawdza nazwiska, prowadzi gości, czy zajmuje się rozmieszczeniem miejsc. Jeśli potrzebne są dane uczestników, należy określić dostęp oraz instrukcje organizatora dotyczące ich zwrotu lub przechowywania. Trzeba wskazać organizatora, który może decydować o zmianach w dniu wydarzenia. Należy określić obowiązki ekipy dotyczące przybycia, briefingu i zakończenia pracy. Dodatkową promocję lub przygotowanie prezentacji trzeba traktować jako odrębną rozmowę o zakresie, a potem zweryfikować rzeczywiste wykonanie względem uzgodnionych zadań.
W Already sent (Już wysłane) należy użyć filtrów Sent (Wysłane) z ostatnich 7, 30 lub 90 dni, liczby wysyłek, Clicks (Kliknięcia) i statusu odpowiedzi, aby zawęzić ręczną listę wiadomości uzupełniających. Wybranym firmom należy wysłać osobną wiadomość uzupełniającą. Przed ponownym kontaktem trzeba przejrzeć niedostarczone wiadomości. Zapis niepowodzenia nie powoduje automatycznego ponowienia e-maila.
Jak powinna wyglądać pierwsza lista organizatorów?
Należy zacząć od jednej branży, w której można zweryfikować rolę organizatora, na przykład od dostawców oprogramowania prowadzących seminaria dla klientów. Trzeba sprawdzić, czy lokalizacje firm nie są mylone z miejscami wydarzeń, a stare ogłoszenia nie są zapisywane jako przyszłe terminy. Jeśli lista jest niewielka, należy wrócić do oferty i słów wyszukiwania, zanim doda się niezwiązane branże. Koszty pól kontaktowych i wysyłki propozycji trzeba planować razem. Docelowa liczba odzwierciedla możliwości przeglądu, a nie liczbę nadchodzących seminariów ani prawdopodobnych umów. Poniższy przykład kosztów wyjaśnia pierwszy proces pracy, nie obiecując harmonogramu wydarzeń ani zarezerwowanego zlecenia obsługi.
Przy rejestracji otrzymuje się 100 darmowych kredytów, bez miesięcznej subskrypcji. Hipotetycznie zakup 30 pól e-mail i wysłanie 30 e-maili kosztuje 30 plus 60, czyli 90 kredytów. To arytmetyka, a nie obietnica, że będzie 30 pasujących firm ani że każdy e-mail zostanie dostarczony.
Typową kolejność ekranów opisuje przewodnik po Outreach. Strukturę pierwszego kontaktu i wiadomości uzupełniającej pokazują przykłady e-maili B2B. Załóż konto i rozpocznij pierwszy projekt.
