研討會營運業者需要的是舉辦活動的公司，而不是可能參加活動的人。只搜尋研討會，可能找到的是公告、過期的時程和課程說明。當營運業者沒有界定所提供的支援內容時，要負責整場活動的提案就很難評估。
這個假想的範例，是一支首爾的營運團隊，向為企業客戶舉辦產品研討會的軟體公司，提供現場接待和來賓引導服務。這裡並不預設任何未來的活動或營運問題已經獲得證實。Outreach 支援發掘公司與聯絡；實際的時程和支援需求，必須透過對方的回覆來確認。
向研討會主辦單位銷售，要從哪裡開始？
請先界定您能提供的工作，再去找可能購買的公司。在這裡，服務內容是軟體產品研討會的現場接待和來賓引導。除非屬實，否則請不要暗示您也提供講者、宣傳或完整的活動策略。收集之後，請確認主辦單位是否相關，以及聯絡資料會送到哪個窗口。這份名單只是洽談的起點，並不是已確認的營運工作。這是針對公司的主動聯絡，而不是收集參加者的私人資料。最初的洽談應該確認實際的時程和支援範圍。
Outreach 在一個專案內，串連公司發掘、公開聯絡資料的收集、名單檢視、電子郵件寄送和回覆記錄。關鍵字群組可以設定國家、地區、共用搜尋詞和目標數量。這項服務找到的是公開的公司聯絡資料；它不保證能提供指名決策者的私人電子郵件地址。
要如何區分主辦單位與活動供應商？
請尋找證據，證明這家軟體公司曾經主辦面向客戶的研討會，而不是只有贊助或參加。場地出租業者和活動名錄，是不同的潛在客戶。過去舉辦的研討會，只能提供背景脈絡，並不代表未來有預約。請檢查公告上載明的主辦單位和任何協辦公司。您的提案是給負責營運的團隊，而不是公告上提到的每一家公司。公開資訊可能看不出工作是由內部處理，還是委託代理商處理。請詢問對方的支援需求，而不要假設有外包的安排。
搜尋詞該如何結合產業與活動情境？
請把潛在買家所屬的產業，與相關的活動情境結合起來。假想的當地搜尋詞包括企業軟體公司、商務軟體供應商和軟體客戶研討會。只搜尋研討會營運，可能找到的是競爭對手。請檢視每個結果所扮演的角色。請依照您的人員能夠前往工作的地點來設定地區範圍，但要記得，總部在首爾的公司，可能在其他地方舉辦活動。公司所在地的篩選，並不能確認活動的場地。請把目標數量，當成可以處理檢視的候選數量，而不是對即將舉行的研討會數量的估計。
請使用 Collect（收集）分頁中的 Keyword（關鍵字）區塊，來定義搜尋並要求名單。請為每個地區群組設定與您實際能夠提供服務的地點相符的條件。一個專案可以包含不同國家的群組。相似的搜尋詞並不代表相同的採購需求，所以收集之後還要繼續評估。
哪些聯絡管道適合營運提案？
如果要以書面說明營運概要，請把 Email（電子郵件）設為必要。只有在有人能處理這場對話時，才加入 Phone（電話）。活動頁面上出現的員工姓名，並不代表收集到的地址就是那個人的工作信箱。如果使用的是通用的管道，請詢問這份提案是否能送到研討會營運團隊。在這個軟體範例中，Instagram 並不是必要的，用不到時可以略過。請認清，要求電子郵件會排除沒有公開電子郵件的公司。請依用途來選擇欄位，而不是為了讓名單看起來更豐富，就把每一項都設為必要。
對於 Email、Phone、Instagram handle（帳號）和 LinkedIn，請選擇 Skip（略過）、If available（有則收集）或 Required（必須有）。每個必填欄位都必須有資料；光是缺少選填欄位，並不會排除一家公司。Skip 代表您不購買也不接收該欄位。每個實際取得的聯絡欄位，費用是 1 點，所以同時購買電子郵件和電話號碼，該公司的費用就是 2 點。
過去的活動資訊該如何影響名單檢視？
請把過去的活動資料，當成相關性的證據，而不是目前時程或預算的證明。去年的客戶研討會，可能提供有用的背景脈絡；下一次的日期，以及是否需要外部人員，仍然是待確認的問題。徵才說明會，可能不適合客戶產品研討會的提案。請在檢視檔案中，記錄活動類型、資料來源的日期，以及尚不清楚的營運條件。請不要從舊的頁面推斷即將舉行的活動，也不要從照片裡的人數，估計可用的預算。
Start collecting（開始收集）會把候選公司收集起來，供您在 Collection results（收集結果）中檢視。請只把合適的公司留在寄送名單中。Download to Excel（下載成 Excel）會產生一個與 Excel 相容的 CSV 檔案；您沒有購買的欄位會保持空白。同事可以檢視匯出的檔案，並標出不合適的公司。
要如何寫出範圍明確的營運提案？
請說明包含的工作內容，並詢問負責的團隊是否想要一份概要。例如：
主旨：{company_name} 客戶研討會的現場支援 您好，我們為首爾的企業研討會，提供接待櫃檯和來賓引導的支援。如果您正在籌備客戶產品活動，需要現場人員，我們希望向您介紹我們的服務範圍。請問是否有即將舉行的活動時程，或是可以考慮營運概要的團隊？活動策略和簡報製作，不在本提案的範圍內。
請使用您實際的服務範圍，不要加入未經查證的活動日期，也不要指稱對方目前有營運上的問題。
在 Write your message（撰寫信件）中，主旨或內文裡的 {company_name} 會變成收件公司的名稱。您可以儲存第一封信和追蹤信的內容。代入名稱，並不代表您熟悉那家公司。請避免斷言未經驗證的營收數字、人員問題或目前的供應商關係。
寄信之前，請在 Settings（設定）→ Connect email（連結電子郵件）連結您自己的信箱，並儲存設定。請依照畫面上顯示的各電子郵件服務商專屬說明操作，然後寄一封測試信到您自己的收件匣。請使用將負責處理這次行銷活動回覆的帳號。
自我測試中該包含哪些範圍檢查？
請測試主旨、內文和輔助資料之間是否一致。接待與引導的提案，不可以連結到暗示提供完整活動管理的文件。請檢查首爾的服務地區和回覆的聯絡窗口。請只分享您有權使用的作品資料，並且不要包含其他主辦單位的來賓名單。請確認公司名稱的代入，不會讓這封信聽起來像是先前就有合作關係。這項測試並不能驗證收件者的活動計畫；時程和範圍，仍然是第一次洽談時要確認的問題。
請使用 Preview（預覽），然後使用 Send yourself a test first（先寄測試信給自己），在您自己已連結的收件匣收到這封信。請檢查公司名稱、連結、寄件者資料和回覆管道。自我測試並不是一般的付費潛在客戶行銷活動，也不是收集實際客戶的方式。自己收到這封信，並不能證實它會送達另一家公司。
在對方的下一場活動確認之前，可以聯絡這家公司嗎？
您可以詢問團隊是否想要一份概要，同時清楚說明您並不知道對方的下一次時程。請不要暗示活動即將舉行，也不要承諾尚未確認的人員支援。收到回覆之後，請對照您的團隊能夠提供的服務，檢查場地、日期、人員需求和時間。很長的聯絡名單，並不會增加您同時辦理多場活動的能力。請選擇合適的聯絡管道，而不是在不同管道重複寄送同一個要求。請把對方要求不要再聯絡的意願，反映在之後的收件對象選擇上，並在寄送之前檢查適用的規定。
每封電子郵件的費用是 2 點。寄送間隔和每日上限都可以調整，並提供隨機化的時間安排，所以不要以為整批信會立刻寄出。購買電話欄位會取得一個號碼；這並不表示 Outreach 會替您打電話。
公開的地址，並不等於同意接收行銷信。寄信之前，請檢查收件者所在國家對同意、廣告標示、寄件者資料和取消訂閱的要求。韓國請參考 KISA 指引，美國請參考 FTC 指南。光是標示廣告，並不能授權每一封未經請求寄出的郵件。
要如何區分對方的反應與活動合約？
請把連結點擊、回覆、範圍討論和已簽約的工作分開處理。詢問人力費用的問題，並不是已確認的活動合約。在報價和簽約之前，請先確認日期、工作項目、人員配置和服務條件。點擊代表有人前往查看資料，並不是外包的核准。請把已確認的工作和變更條件，記錄在您自己的合約記錄中。簡短的手動追蹤，可以詢問籌備時程，但沒有回應，並不能證明沒有活動。對於已經展開洽談的公司，請回答對方實際提出的問題，而不是重複進行千篇一律的聯絡。
在報價之前，請先確認場地、時間和實際的接待工作內容。請約定工作人員是核對姓名、引導來賓，還是負責安排座位。如果需要參加者資訊，請界定可以存取的範圍，以及主辦單位對返還或保存所下的指示。請找出能在活動當天決定變更的主辦人員。請載明工作人員的抵達、行前說明和收尾的責任。額外的宣傳或簡報工作，請當成另外的範圍來討論，然後依照約定的工作項目，查驗實際提供的服務。
在 Already sent（已寄送）中，可以用 Sent（寄出時間）篩選最近 7、30 或 90 天，再搭配寄送次數、Clicks（點擊）和回覆狀態，縮小手動追蹤的名單。請對選出的公司寄出另外的 Follow-up message（追蹤信）內容。再次聯絡之前，請先檢查寄送失敗的記錄。失敗記錄並不會自動重試寄信。
第一份主辦單位名單該是什麼樣子？
請從一個您能查證其主辦角色的產業開始，例如舉辦客戶研討會的軟體供應商。請檢查是否把公司所在地誤當成活動場地，也不要把舊的公告記錄成未來的日期。如果名單很少，請在加入不相關的產業之前，先重新檢視提案和搜尋詞。請把聯絡欄位和提案寄送的費用一起編入預算。目標數量反映的是您的檢視能力，而不是即將舉行的研討會數量，或可能成交的合約數量。下面的費用示意，說明的是第一個作業流程，並不承諾活動時程，也不承諾已預訂的營運委託。
註冊時您會收到 100 點免費點數，沒有月費訂閱。假設購買 30 個電子郵件欄位，再寄出 30 封電子郵件，費用是 30 加 60，也就是 90 點。這只是算術，並不保證一定有 30 家符合條件的公司，也不保證每封信都會送達。
想了解常見的畫面順序，請參考Outreach 使用教學。想了解第一封信和追蹤信的結構，請參考 B2B 電子郵件範例。建立帳號並開始您的第一個專案。
