Nhà xuất khẩu nên bắt đầu tìm nhà phân phối nước ngoài như thế nào?
Hãy xác định một thị trường và vai trò trong kênh phân phối trước khi thu thập thông tin liên hệ. Nhà phân phối mua hoặc xử lý sản phẩm để cung cấp cho các nhà bán khác hoặc khách hàng; việc ở nước ngoài tự nó không xác lập thẩm quyền nhập khẩu hay mức độ phù hợp của sản phẩm. Outreach kết nối việc tìm khách hàng tiềm năng, việc tiếp cận qua email và việc xem xét phản hồi, trong khi doanh nghiệp của bạn vẫn chịu trách nhiệm về tính khả thi của việc xuất khẩu.
Ví dụ giả định là một nhà sản xuất đồ ăn vặt đóng gói của Hàn Quốc tìm các nhà phân phối thực phẩm ở California. Các sản phẩm và cuộc trao đổi ở đây mang tính minh họa, không phải kết quả xuất khẩu, và ảnh chụp màn hình chứa các bản ghi mẫu. Quy trình đầy đủ gồm chọn thị trường, thuật ngữ của người mua, các trường thông tin liên hệ, đánh giá điều kiện, một đề xuất được địa phương hóa, tự gửi thử, gửi, theo dõi và chi phí. Thư đầu tiên kiểm tra mức độ liên quan của nhóm sản phẩm và kênh xem xét thay vì khẳng định một thỏa thuận nhập khẩu.
Outreach giúp bạn tìm các đầu mối liên hệ kinh doanh công khai, xem xét kết quả, gửi email qua chính tài khoản đã kết nối của bạn, và kiểm tra các bản ghi gửi và phản hồi. Một dự án gồm các nhóm từ khóa, mỗi nhóm có quốc gia, khu vực, các từ tìm kiếm chung và số lượng mục tiêu riêng.
Làm sao để chọn quốc gia, khu vực và từ ngữ của người mua địa phương?
Hãy bắt đầu ở một thị trường mà doanh nghiệp của bạn có thể đánh giá một cách thực tế. Ví dụ này dùng Hoa Kỳ và California. Đừng mở rộng sang các quốc gia mà điều kiện sản phẩm và vận chuyển chưa được giải quyết chỉ vì bạn có thể tìm kiếm ở đó. Các nhóm từ khóa riêng biệt có thể đại diện cho các quốc gia khác nhau trong một dự án, nhưng mỗi thị trường vẫn cần được xem xét về ngôn ngữ và thương mại của riêng nó.
Hãy dùng các từ như nhà phân phối thực phẩm, nhà bán buôn đồ ăn vặt và nhà phân phối thực phẩm châu Á, mô tả người mua thay vì chỉ tìm đồ ăn vặt xuất khẩu. Hãy tách riêng nhà nhập khẩu, nhà bán buôn và nhà bán lẻ khi vai trò của họ khác nhau. Việc bán thực phẩm châu Á không chứng minh quyền sở hữu của người Hàn Quốc; chỉ áp dụng điều kiện về chủ sở hữu nếu nó quan trọng với mục tiêu thực tế của bạn. Vị trí văn phòng của một nhà phân phối cũng không xác lập lãnh thổ bán hàng của họ. Hãy xác minh sự khác biệt đó qua thông tin công khai và cuộc trao đổi sau đó.
Nên nhận những trường thông tin liên hệ nào cho việc tiếp cận ở nước ngoài?
Hãy đặt Email thành Required (Bắt buộc) khi bước đầu tiên là gửi danh mục sản phẩm và thảo luận các điều kiện sản phẩm. Hãy chọn Skip (Bỏ qua) cho điện thoại và Instagram nếu chúng chưa có vai trò trước mắt. Hãy chuẩn bị tiếng Anh dễ đọc cho người mua giả định ở Hoa Kỳ. Outreach cũng có giao diện tiếng Anh, vì vậy quy trình không yêu cầu mọi người dùng phải làm việc qua các nhãn tiếng Hàn.
Một địa chỉ công khai có thể là hộp thư chung của doanh nghiệp chứ không phải liên hệ cá nhân của một giám đốc mua hàng có tên cụ thể. Hãy hỏi xem hộp thư đó có xử lý việc xem xét sản phẩm mới hay không. Việc dùng điện thoại còn cần một kế hoạch về múi giờ, ngôn ngữ và mục đích. Việc yêu cầu bắt buộc nhiều trường sẽ loại những công ty thiếu bất kỳ trường bắt buộc nào. Nếu email là kênh bắt đầu thực tế của bạn, hãy tập trung vào tài liệu sản phẩm chính xác và việc đánh giá người mua, thay vì mua những kênh không dùng để thay cho việc hiểu vai trò của nhà phân phối.
Các lựa chọn thông tin liên hệ hiện có là Email, Phone (Số điện thoại), Instagram handle (Tên người dùng) và LinkedIn. Hãy chọn Skip, If available (Nếu có) hoặc Required cho từng mục. Mọi trường bắt buộc đều phải có; một trường tùy chọn bị thiếu không ngăn bạn nhận được doanh nghiệp đó.
Skip nghĩa là bạn không mua và không nhận trường thông tin liên hệ đó. Mỗi trường thông tin liên hệ thực sự nhận được tốn một credit.
Bạn nên xác minh điều gì trong kết quả nhà phân phối?
Hãy kiểm tra hoạt động phân phối thực phẩm thực tế của công ty, các nhóm sản phẩm, vai trò trong kênh và bên sở hữu thông tin liên hệ. Với ví dụ đồ ăn vặt, danh mục sản phẩm và mô tả công ty có thể xác lập mức độ liên quan về nhóm sản phẩm. Một nhà hàng, một nhà bán lẻ tiêu dùng và một trang danh bạ không phải là những nơi mua hàng có thể thay thế cho nhau. Việc kinh doanh thực phẩm không chứng minh công ty nhập khẩu trực tiếp.
Hãy xem xét các điều kiện bảo quản, dán nhãn, hồ sơ, hạn sử dụng và đặt hàng của chính bạn đối với thị trường đó. Ảnh sản phẩm không thể xác lập sự phù hợp về quy định. Một địa chỉ liên hệ không xác minh thẩm quyền nhập khẩu hay độ tín nhiệm tài chính. Khi đồng nghiệp xem xét dữ liệu đã xuất, hãy tách các nhóm sản phẩm đã được xác minh công khai khỏi các câu hỏi về trách nhiệm nhập khẩu. Một văn phòng ở California không chứng minh việc phân phối trên toàn quốc. Hãy tránh phóng đại phạm vi phủ sóng hoặc cho rằng một công ty liên quan ở địa phương có thể thực hiện toàn bộ quy trình nhập khẩu mà không cần xác minh thêm.
Collection results (Kết quả thu thập) chứa các đầu mối liên hệ kinh doanh công khai, không phải địa chỉ cá nhân được đảm bảo của những giám đốc mua hàng có tên cụ thể. Hãy xem xét doanh nghiệp và nơi nhận liên hệ trước khi chọn người nhận. Một email được công bố và thẩm quyền quyết định mua hàng là hai việc riêng biệt.
Download to Excel (Tải xuống Excel) tạo ra một tệp CSV tương thích với Excel. Các trường bạn không mua sẽ để trống. Bạn có thể chia sẻ tệp để đồng nghiệp xem xét.
Email đầu tiên gửi nhà phân phối nên nói gì?
Hãy mô tả một nhóm sản phẩm và hỏi xem người nhận có xem xét nhóm đó hay không. Hãy dùng thông tin sản phẩm đã được xác minh, không phải các chứng nhận bịa đặt hay kết quả bán hàng ở thị trường nước ngoài. Hãy chuẩn bị sẵn tài liệu về đóng gói, bảo quản và đặt hàng, nhưng đừng hứa một mức giá chưa được xác nhận hay quyền độc quyền trong lần tiếp cận đầu tiên.
Ví dụ có thể điều chỉnh: “Tiêu đề: Xem xét đồ ăn vặt đóng gói dành cho {company_name}. Xin chào, tôi là [tên] của [nhà sản xuất] tại Hàn Quốc. Chúng tôi sản xuất đồ ăn vặt đóng gói và muốn hỏi xem quý công ty có xem xét các sản phẩm mới thuộc nhóm này hay không. Tôi có thể gửi danh mục sản phẩm cùng thông tin đóng gói và bảo quản hiện có không? Điều kiện xuất khẩu và thời gian cung cấp sẽ được xác nhận sau khi trao đổi về yêu cầu của quý công ty.” Hãy thay các dấu ngoặc vuông bằng thông tin thực tế. Phản hồi nên làm rõ vai trò và quy trình xem xét của nhà phân phối. Đừng mở rộng đề xuất danh mục thành những sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn thực sự không thể cung cấp.
Trước khi gửi, hãy kết nối hộp thư của chính bạn trong Settings (Cài đặt) → Connect email (Kết nối email) và lưu các thiết lập. Hãy làm theo hướng dẫn riêng cho nhà cung cấp hiển thị ở đó, rồi gửi một email thử cho chính hộp thư đến của bạn. Hãy dùng tài khoản sẽ xử lý các thư trả lời của chiến dịch này.
Hãy dùng {company_name} trong tiêu đề hoặc nội dung để thay bằng tên doanh nghiệp. Hãy lưu thư đầu tiên và các thư theo dõi, kiểm tra Preview (Xem trước), và dùng Send yourself a test first (Tự gửi thử cho mình trước) để nhận một email thử trong hộp thư đến đã kết nối của chính bạn.
Bạn nên kiểm tra gì khi thử các thư đã được địa phương hóa?
Hãy xác minh rằng thư tiếng Anh và danh mục sản phẩm mô tả cùng các sản phẩm, quy cách đóng gói và điều kiện bảo quản. Hãy kiểm tra việc thay tên công ty, các liên kết danh mục và kênh nhận phản hồi thông qua Preview và email thử mà chính bạn nhận được. Hãy loại bỏ những cách diễn đạt có thể ngụ ý phạm vi sản phẩm hay chứng nhận rộng hơn những gì bằng chứng của bạn hỗ trợ.
Hãy giữ các đơn vị trọng lượng và đóng gói nhất quán, và giải thích chúng khi cần. Nếu có thông tin về giá, hãy nêu rõ đơn vị tiền tệ và các điều kiện áp dụng. Hãy nhờ một người am hiểu sản phẩm và các điều khoản đánh giá phần ngôn ngữ chưa quen, mà không khẳng định có bản dịch hay việc xem xét chuyên nghiệp chưa hề diễn ra. Một lần tự gửi thử không đo được mức độ quan tâm của nhà phân phối và cũng không xác minh việc tuân thủ nhập khẩu. Hãy hoàn tất việc kiểm tra nội dung trao đổi và việc xem xét điều kiện thị trường trước khi chọn những người nhận phù hợp cho chiến dịch thật.
Bạn nên xử lý múi giờ và các yêu cầu khi gửi ra nước ngoài như thế nào?
Hãy xem xét các yêu cầu của quốc gia người nhận và chỉ định người phụ trách phản hồi trước khi gửi. Trong ví dụ, hãy cân nhắc giờ làm việc ở Hoa Kỳ cùng với khả năng xử lý phản hồi của đội ở Hàn Quốc. Thời điểm gửi là một lựa chọn vận hành, không phải bằng chứng rằng một thời điểm gửi cụ thể đảm bảo thư được chuyển đến hay có phản hồi.
Email là kênh chính. Chỉ thêm một kênh liên hệ khác, chẳng hạn điện thoại, sau khi đánh giá mức độ liên quan và sự cho phép trong kinh doanh, thay vì liên hệ lặp lại qua nhiều kênh chỉ vì chưa có phản hồi. Hãy tôn trọng lời từ chối và yêu cầu dừng lại. Hãy xem lại các bản ghi thất bại trước khi tiếp cận lần nữa. Việc gửi một thư không chứng minh rằng một người ra quyết định ở địa phương đã xem xét thư đó hay đã chấp thuận việc nhập khẩu. Khi có câu trả lời thực sự, hãy dùng chính những câu hỏi trong đó để định hướng cuộc thảo luận tiếp theo và chỉ cung cấp các thông tin danh mục và điều kiện thương mại mà doanh nghiệp của bạn đã xác minh.
Mỗi email đã gửi tốn hai credit. Khoảng cách mặc định là khoảng mười phút, với thời gian có thể điều chỉnh và ngẫu nhiên hóa. Việc chọn số lượng mục tiêu không làm mọi email được gửi đi ngay lập tức, và một email đã gửi không phải là lời hứa về việc được chuyển đến hay được phản hồi.
Nhận một số điện thoại tốn một credit; việc nhận số đó không phải là dịch vụ bán hàng qua điện thoại tự động.
Việc tìm thấy một thông tin liên hệ công khai không tạo ra quyền gửi email tiếp thị. Trước khi gửi, hãy kiểm tra các yêu cầu về sự đồng ý, quảng cáo, nhận diện người gửi và từ chối nhận của quốc gia người nhận. Hãy tham khảo hướng dẫn của KISA đối với Hàn Quốc và hướng dẫn của FTC đối với Hoa Kỳ. Chỉ gắn nhãn quảng cáo thì chưa đủ để được phép liên hệ khi người nhận không yêu cầu.
Nên quản lý các phản hồi và việc theo dõi thủ công như thế nào?
Hãy tách riêng các yêu cầu danh mục sản phẩm, việc xem xét sản phẩm, các cuộc thảo luận về điều kiện nhập khẩu và các giao dịch. Một nhà phân phối yêu cầu thông tin vẫn đang ở giai đoạn thông tin. Hãy xác nhận bên nhập khẩu, các kênh, hồ sơ và nhu cầu sản phẩm, rồi trả lời bằng tài liệu mà bạn thực sự có thể cung cấp. Đừng ghi nhận một thỏa thuận xuất khẩu trước khi số lượng, thanh toán, vận chuyển và thời gian được thống nhất.
Một lượt nhấp vào liên kết danh mục khác với ý định nhập khẩu hay một đơn hàng. Với những liên hệ phù hợp chưa có phản hồi, một email theo dõi thủ công thích hợp có thể nhắc đến thư trước và hỏi xem thư đó đã đến đúng kênh xem xét nhóm sản phẩm chưa. Hãy duy trì các đề xuất riêng cho từng thị trường dựa trên điều kiện sản phẩm thực tế. Doanh nghiệp của bạn phải tự quản lý riêng các mẫu thử, báo giá, hợp đồng, lô hàng và thanh toán; Outreach không hàm ý có tích hợp tự động với chứng từ xuất khẩu hay hệ thống đơn hàng. Hãy đưa các yêu cầu độc quyền vào một cuộc xem xét thương mại thực sự thay vì hứa quyền lợi chỉ từ một cuộc trao đổi qua email.
Already sent (Đã gửi) có thể được lọc theo Sent (Thời gian gửi) trong 7, 30 hoặc 90 ngày gần đây, số lần gửi, Clicks (Lượt nhấp) và đã trả lời hoặc chưa trả lời. Hãy tự chọn người nhận và dùng một Follow-up message (Thư theo dõi) riêng. Quy trình thủ công này không phải là một chuỗi gửi đang tự động hoạt động.
Dự án thị trường đầu tiên và ngân sách nên gồm những gì?
Hãy chuẩn bị một nhóm sản phẩm cho một thị trường mà bạn có thể đánh giá. Hoa Kỳ được chọn ở đây để giữ cho ví dụ giả định nhất quán, không phải vì nó được khuyến nghị là thị trường tốt nhất cho mọi nhà xuất khẩu. Con số 30 khách hàng tiềm năng cũng chỉ là một minh họa chi phí tùy ý. Hãy chọn phạm vi thực tế dựa trên việc đánh giá điều kiện sản phẩm và năng lực xử lý phản hồi.
Các trường thông tin liên hệ bổ sung làm tăng chi phí, vì vậy hãy xem xét ngân sách theo từng thị trường và những người nhận đã chọn một cách riêng biệt. Mục tiêu thu thập không phải là số nhà phân phối đã đạt được. Hãy tham khảo hướng dẫn tìm người mua ở nước ngoài và quy trình dịch vụ để biết thêm bối cảnh. Để bắt đầu ngay, hãy đăng ký, chọn quốc gia và khu vực của bạn, thêm các từ khóa nhà phân phối địa phương, chọn các yêu cầu về email và thay ví dụ bằng thông tin sản phẩm và xem xét xuất khẩu đã được xác minh.
Đăng ký đã bao gồm 100 credit miễn phí, không có gói đăng ký hằng tháng. Giả sử 30 trường email cộng 30 email đã gửi thì dùng 30 + 60 = 90 credit. Phép tính này không đảm bảo có đủ 30 doanh nghiệp phù hợp, cũng không đảm bảo mọi email đều được chuyển đến.
Cần thay đổi gì khi điều kiện sản phẩm hoặc nhập khẩu không phù hợp?
Hãy xác minh thông tin dán nhãn hoặc chứng nhận được yêu cầu trước khi trả lời. Đừng hứa một chứng nhận trong tương lai chưa được xác nhận. Một nhà bán lẻ không nhập khẩu cần một đánh giá kênh khác và không nên được ghi nhận là nhà nhập khẩu. Hãy thử các từ khóa nhà phân phối địa phương phù hợp trước khi thêm một thị trường khác cần được xem xét lại từ đầu về ngôn ngữ, quy định và vận chuyển.
Hãy xác nhận rằng sản phẩm thay thế được yêu cầu thực sự có sẵn. Hãy đưa các câu hỏi về thanh toán hoặc độc quyền vào quy trình thương mại của bạn. Hãy dùng các câu hỏi danh mục lặp lại để cải thiện tài liệu, nhưng đừng khái quát phản hồi của một nhà phân phối ở California cho toàn bộ Hoa Kỳ. Hãy giải thích các điều kiện sản phẩm đã thay đổi trong những đề xuất sau. Yêu cầu danh mục, mẫu thử, đơn hàng, lô hàng và thanh toán là những kết quả riêng biệt, không phải các thước đo có thể thay thế cho nhau của doanh thu xuất khẩu.
Một liên hệ nhà phân phối có nghĩa là sản phẩm có thể xuất khẩu không?
Không. Nó chỉ cho bạn một kênh để thảo luận. Giao dịch thực tế đòi hỏi sản phẩm phù hợp, một bên nhập khẩu và các điều kiện về giá, đặt hàng và vận chuyển đã được thống nhất. Việc gửi một danh mục đồ ăn vặt tự nó không đáp ứng các yêu cầu sản phẩm của địa phương. Đừng đưa vào những chứng nhận hay thẩm quyền nhập khẩu mà công ty bạn chưa xác minh.
Một dự án có thể bao gồm nhiều quốc gia không? Các nhóm có thể chỉ định quốc gia và khu vực riêng của mình; hãy xem xét ngôn ngữ và điều kiện sản phẩm cho từng nơi. Giao diện chỉ có tiếng Hàn sao? Không, có giao diện tiếng Anh. Một yêu cầu danh mục có phải là ý định mua không? Nó có thể mở đầu một cuộc trao đổi nhưng không phải là một đơn hàng đã xác nhận. Bạn có bắt buộc phải nhắm đến các nhà phân phối do người Hàn Quốc sở hữu không? Chỉ khi điều kiện đó phù hợp với mục tiêu của bạn; phân phối thực phẩm châu Á và quyền sở hữu của người Hàn Quốc là những đặc điểm riêng biệt.
